3 composantes d'une réunion de travail: avis, ordre du jour et procès-verbal

Les principales composantes d’une réunion de travail sont les suivantes: 1. Avis de convocation, 2. Ordre du jour et 3. Procès-verbal de la réunion

Avis de convocation:

Lorsqu'une réunion doit être convoquée, un avis doit être envoyé à tous ceux qui doivent y assister.

Il devrait satisfaire à ces conditions:

1. Il devrait être sous l'autorité appropriée

2. Il devrait indiquer le nom de l'organisation

3. Il devrait indiquer le jour, la date, l'heure et le lieu. Aussi, parfois, comment atteindre l'endroit

4. Cela devrait être bien en avance. Certains exigent un préavis de sept jours, quelque 48 heures

5. Il devrait indiquer le but et, si possible, l'ordre du jour

6. Il devrait porter la date de diffusion et la signature de l'animateur / secrétaire

7. Il devrait aller à toutes les personnes requises à la réunion

8. Il convient de mentionner le TA / DA, etc. à payer et les arrangements pour cela

En pratique, il est nécessaire de s’assurer que la notification est arrivée à temps. Cela peut être fait par téléphone. La section d'expédition et la poste sont sujettes à des retards

Nous constatons souvent qu'entre la date d'une lettre d'un grand organisme public et la note de la poste figurant sur la lettre, il s'écoule un intervalle de 10 à 12 jours. Un avis qui devrait arriver sept jours avant une compétition ne devrait pas arriver sept jours après la compétition.

Ordre du jour:

Comme indiqué précédemment, l'ordre du jour est la liste des points à examiner lors d'une réunion. On l'appelle aussi affaire ou ordre des affaires. Il vient du latin agendum (singulier) qui signifie "une chose à faire". Mais agenda (le pluriel latin) est utilisé comme un nom singulier.

C'est la feuille de route de la réunion. Les spécimens d'avis ci-dessus contiennent déjà un indice sur la façon dont ils ont été écrits. L'ordre du jour peut faire partie de l'avis ou peut être joint en annexe. L’organisateur / le secrétaire le prépare en consultation avec le président et obtient son approbation.

Les points de l'ordre du jour doivent couvrir tout ce qui est nécessaire pour être examiné à ce moment-là. Il faut du temps et des efforts pour organiser des réunions; l'ordre du jour doit donc être bien pensé.

Les articles peuvent être conçus à partir de:

a) Procès-verbal précédent

(b) Suggestions reçues

d) Correspondance de l'organisation

L'ordre du jour contient des éléments de routine ainsi que des éléments spéciaux.

Voici quelques lignes directrices pour lister les articles:

1. Excuses des membres absents (il n'est pas nécessaire de les écrire auparavant)

2. Condoléances éventuelles (écrites ou non auparavant)

3. Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière rencontre

4. Questions découlant du procès-verbal de la réunion précédente (cela ne doit pas toujours être mentionné)

5. Articles urgents et non controversés

6. Questions nécessitant une discussion et des débats plus approfondis

7. Toute nouvelle question sur place avec l'approbation du président

8. Date de la prochaine rencontre.

Le dernier point de la réunion est un vote de remerciement au président, mais il convient de le mentionner. Les articles sont mentionnés brièvement ou de manière détaillée en fonction de la pratique ou du besoin.

Le style utilisé est le suivant:

i) Nomination des auditeurs

ii) Introduction de nouveaux membres

(iii) Lecture du procès-verbal

(iv) Féliciter untel sur l'attribution de Padmashri à lui

(i) Lire et approuver le procès-verbal de la réunion précédente

ii) Examiner le projet de publicité

(iii) Organiser un camp de collecte de sang

(iv) nommer des sous-comités pour la compétition sportive et la compétition musicale

L'ordre du jour doit être gérable dans les délais impartis. Certains clubs ont une limite de temps pour la durée d'une réunion (par exemple 90 minutes), ce qui dicte automatiquement la portée de la discussion.

Minutes de la réunion:

Le procès-verbal d'une réunion est le compte rendu des discussions / décisions y figurant. Ils ont un statut officiel; ils sont utiles en droit et, dans certains cas, requis par la loi pour être écrits. Les procès-verbaux sont définitifs lorsqu'ils sont approuvés par les membres du groupe auquel ils se rapportent, généralement lors de la réunion suivante, et signés par le président.

Même s'il y a des moments d'émotion dans une compétition, les procès-verbaux sont rédigés de manière non émotive, cool, factuels, impersonnels et impartiaux. De plus, la plupart des gens sont pressés par le temps qui leur est imparti pour que les procès-verbaux soient concis et ramenés à l'essentiel.

Seules certaines organisations exigent qu’elles enregistrent également les discussions détaillées (à savoir qui a dit quoi et quelles ont été les réactions… jusqu’à ce que la décision soit prise). Normalement, le corps des enregistrements de la minute.

a) Les motions et amendements y relatifs

b) L'auteur et les motions en second

d) Recommandations

e) Décisions / résolutions

f) Tâches assignées à des personnes, des sous-comités

Le procès-verbal devrait donner:

1. Le nom de l'organisation / unité

2. Jour, date, heure et lieu

3. Nombre en ordre (p. Ex. 33 e réunion du…)

4. Nom du président et du secrétaire

5. Noms des membres présents

6. Noms des absents

7. Participants sur invitation spéciale, par exemple auditeur, traiteur, etc.

8. Enregistrement des transactions (sur les lignes directrices données ci-dessus)

9. Signature du secrétaire et, après approbation, du président.

Conseils pour rédiger des procès-verbaux:

Les procès-verbaux sont généralement rédigés par le secrétaire à partir des notes prises lors de la rencontre. Il / elle peut utiliser l'agenda comme cadre pour l'écrire et utiliser des formes abrégées, des raccourcis, etc. pour prendre des notes rapides et précises. Il sera peut-être obligé de demander aux membres de répéter leurs mots pour bien faire les choses.

Il devrait noter tous les détails nécessaires à la copie conforme du procès-verbal. Les points du procès-verbal peuvent être écrits sous de courts titres tels qu’ils sont utilisés dans l’ordre du jour.

(En ce qui concerne leur lecture, certains comités les distribuent à l'avance et les prennent comme telles. Sinon, le lecteur devrait les lire à haute voix, clairement et rapidement.)

Style sage, ils utilisent une de ces constructions:

une. Il est résolu que le procès-verbal de la réunion précédente soit approuvé.

b. Il a été décidé de créer un sous-comité pour examiner

c. A résolu qu'un camp de collecte de sang ait lieu le 15 août. (Le verbe est utilisé dans le subjonctif: “être fait, être nommé”, etc.)

Alternativement, la description est donnée au passé:

1. Procès-verbal de la dernière réunion:

La secrétaire a lu le procès-verbal de la réunion en date du… et il a été approuvé.

2. Don reçu:

Le président informe qu'il a reçu un don de Rs. 50 000 de l'ex-membre M. Gopal Rathi.

Au moment de l'approbation, le président demande: “Acceptez-vous le procès-verbal tel quel?” OU “Le procès-verbal vous a-t-il posé problème?”

Votre capacité à rédiger de bonnes minutes peut vous faire gagner un prix dans une organisation. De plus, si vous occupez un poste et que vous ne savez pas comment rédiger un procès-verbal, vous risquez de vous trouver gêné.

Conférences:

Conférer signifie consulter et organiser une conférence d’affaires, c’est la rencontre de personnes qui ont un objectif commercial commun dans le but de consulter, de conseiller ou de recommander. Comparée à une réunion, une conférence est informelle et souvent beaucoup plus grande. Son but est moins bien défini que celui d'une réunion.

Une organisation peut organiser des conférences régulières (par exemple annuelles) au cours desquelles les délégués se réunissent pour échanger leurs points de vue, discuter de leurs expériences et mettre en commun leurs idées. Le partage est la caractéristique principale d'une conférence.

Exemples de conférences: conférence de conseillers en assurance vie, conférence de concessionnaires de scooters, conférence de petits entrepreneurs, conférence de fabricants de peinture, etc.

Les délégués sont enrichis par les présentations des orateurs officiels ainsi que par les discussions informelles. Pour qu’un comité soit efficace, il devrait compter environ sept membres, alors qu’une conférence peut compter de 15 à 20 participants ou plus.

Avantages des conférences:

(i) Les points de vue et les expériences sont échangés

(ii) Différents aspects d’un problème commun sont présentés.

(iii) La direction peut rencontrer et consulter des groupes spéciaux tels que concessionnaires, clients, dirigeants syndicaux.

(iv) Des experts peuvent conseiller et éclairer les délégués.

(v) Les nouveaux développements et les nouvelles stratégies peuvent être présentés.

(vi) Les doutes peuvent être dissipés.

(vii) Les employés sont motivés par la participation.

Inconvénients des conférences:

(i) Lorsque les employés sont invités à une conférence, leur propre importance peut dépasser les objectifs et la direction peut paraître dépendante de leurs points de vue.

(ii) Si un employé est appelé à une conférence dont le niveau de compréhension est supérieur à sa compréhension, il risque de ne pas se sentir à sa place.

(iii) Si le responsable de la conférence est mal préparé, il pourrait ne pas rendre justice aux problèmes.

Types de conférences:

Sur la base de l'objectif, les conférences peuvent être classées comme suit:

1. Conférence d'information:

Dans ce type de conférence, l’objet est de donner des informations aux juniors. Nouvelles politiques, nouvelles technologies, réorganisation, etc. peuvent être transmises ultérieurement. C'est un type de communication descendante.

2. Conférence sur une solution suggérée:

Un problème ou une situation auquel l’entreprise est confrontée est discuté avec une solution possible. La direction génère une discussion sur la suggestion de connaître ses mérites.

3. Conférence de résolution de problèmes:

Ici, il n’ya pas de solution toute faite, mais les idées des participants sont invitées et ouvertes à la discussion.

4. Conférence pour budgétisation / prévision / estimation:

Lorsqu'une entreprise souhaite définir un objectif et souhaite la coopération des employés, une telle conférence est appelée. Tenant compte des objectifs généraux de l'entreprise, le budget / les prévisions / les estimations sont discutés.

Comme les employés sont impliqués dans les prévisions, ils peuvent parler de leurs environnements respectifs. En outre, il est plus facile d'obtenir leur coopération et leur engagement après une telle conférence.

5. Conférence pour la formation:

La formation est une activité continue dans une organisation progressive. Les conférences sont convoquées pour former les cadres dans de nouveaux domaines d’expertise. Une banque peut organiser une conférence de formation sur la réhabilitation industrielle pour ses agents sur le terrain.