4 principaux types de fichiers conservés dans un bureau
Cet article met en lumière les quatre principaux types de fichiers conservés dans un bureau. Ce sont: 1. Fichier simple 2. Fichier plat 3. Fichier bidirectionnel 4. Fichier de levier.
Fichier géré dans un type de bureau n ° 1. Fichier simple:
Il ne contient qu'un épais couvercle avec deux trous insérés comme indiqué sur la figure. Il n’a qu’un côté de la couverture, et non deux comme dans le cas d’un fichier plat.
Toutes les lettres sont perforées et, avec l'aide d'une étiquette, sont archivées dans le fichier. Les étiquettes sont insérées dans la lettre qui doit être archivée, puis insérées dans le trou comme indiqué sur la figure et sont lacées ou nouées.
Ce système de classement est répandu dans les bureaux des municipalités, où les dossiers ne doivent être traités que par la personne responsable de l’examen des dossiers. Cependant, cette méthode de classement est obsolète, obsolète et n'est plus à la mode de nos jours.
Fichier conservé dans un bureau de type n ° 2. Fichier plat:
Un diagramme d'un fichier plat est montré dans la figure.
Dans ce diagramme de fichier plat, il y a deux couvertures marquées A et B, comme indiqué dans le diagramme. Les couvertures sont épaisses et dures. Entre les deux capots, et plus précisément, sur le capot latéral droit, marqué B, se trouve un système de clipsage.
Comme le montre la figure, la bande d’acier ou d’aluminium présente deux trous et deux fixateurs. Comme le montre la figure, il y a deux clips mobiles qui fonctionnent sur la bande d’aluminium. Pour ouvrir les fixateurs, le clip est déplacé vers le haut afin que le papier perforé puisse être inséré dans les fixateurs. Une fois que les papiers perforés sont insérés dans les fichiers, vous pouvez afficher les clips afin que les papiers soient corrigés et classés correctement.
Tout le papier à remplir est fixé dans la partie droite du fichier, comme indiqué par B dans la figure.
Fichier conservé dans un type de bureau n ° 3. Fichier à deux voies:
Ce type de système de classement est répandu dans les administrations publiques, à la fois les administrations centrale et des États, les entreprises du secteur public et les organismes autonomes. Un diagramme montrera tout sur le fichier.
Ici, comme dans le diagramme précédent, le fichier a deux faces A et B, comme indiqué sur la figure.
Il comporte en conséquence deux jeux de trous qui est montré dans la figure. (B) et (A) l'ont, comme le montre clairement la figure. Les deux faces du fichier (A) et (B) sont épaisses, dures et ici, sur les deux faces, le papier est classé.
Les papiers ou lettres entrants doivent être classés au recto B et correctement numérotés. Les notes à faire sont classées côté A.
Les lettres rédigées après les annotations sont terminées ou sont consignées. la lettre qui doit être renvoyée en réponse peut être classée en tant que preuve sur la face B. Toutefois, une copie de la lettre doit être archivée dans le fichier à plat respectif.
Ce type de fichier est nécessaire lorsqu'une note détaillée est requise avant de répondre à une lettre.
Fichier conservé dans un type de bureau n ° 4. Fichier à levier:
Ceci est démontré dans la figure.
Comme le montre le diagramme, ce fichier a les faces A, B et C, il s’agit donc d’un fichier tridimensionnel. Les faces A et B s'expliquent d'elles-mêmes. Ce sont des fichiers durs, plus épais et plus lourds, utilisés essentiellement pour classer les pièces justificatives, les bilans, les soldes d'essai, etc. par la section des comptes du bureau. Des copies plus grandes de déclarations, etc., qui ne peuvent pas être classées et stockées correctement dans un fichier plat, sont stockées dans ce fichier.
Si vous examinez correctement la figure, vous découvrirez une bande d’aluminium recouvrant l’arche. Il s’agit d’un objet en forme de V fixé dans le dossier sur la face C. Une poignée, comme indiqué sur la figure, est relevée et bande est exécuté sur la voûte, pour ouvrir le fichier. Une fois que le document est classé, la poignée est enfoncée, la bande d'aluminium est abaissée et les arches sont alignées pour archiver correctement le document.
Ce sont les quatre formes de fichier de papeterie qui prévalent principalement dans les bureaux indiens. L'ordinateur a pris une place de choix dans la plupart des multinationales et des sociétés de premier ordre.
