5 Lignes directrices à l'intention des groupes et des membres d'une organisation pour obtenir des résultats effectifs

Pour que les groupes obtiennent des résultats effectifs et que les membres parviennent à un consensus, certaines directives utiles ont été prescrites et doivent être respectées.

Cyril O'Donnell suggère quelques lignes directrices pour la formation des groupes et les procédures de travail, ainsi que pour le comportement des membres:

Pour les groupes:

1. Les objectifs du groupe ou du comité doivent être clairement définis afin que la discussion puisse se concentrer sur ces objectifs.

2. L'autorité du comité devrait être spécifiée. Le comité est-il constitué uniquement pour recommander des solutions ou est-il autorisé à appliquer ses décisions?

3. La taille du groupe doit être soigneusement déterminée. Si différents départements sont impliqués, alors une représentation appropriée de chaque département peut être nécessaire. Les groupes de sept à dix membres sont généralement suffisants.

4. Le responsable du groupe doit être nommé ou sélectionné en fonction de ses capacités à diriger la réunion. Il devrait avoir l'expertise technique ainsi que des compétences en relations interpersonnelles.

5. L'ordre du jour précis de la réunion devrait être communiqué à tous les membres et tous les documents à l'appui pour la réunion devraient être fournis. Un compte rendu écrit des aspects importants de la discussion devrait être conservé.

Pour les membres:

1. Les membres doivent s’assurer que les réunions du comité sont détendues et informelles.

2. Chaque membre joue un rôle actif dans la discussion et expose sa position clairement et logiquement. Il écoute aussi calmement les réactions et donne des points de vue opposés, le cas échéant.

3. Un membre ne doit pas faire de compromis simplement pour atteindre l'harmonie. Les désaccords ne doivent pas être ignorés, mais résolus. Les critiques doivent viser des problèmes et non des personnes.

4. Les membres doivent s'assurer que le chef de groupe ne domine pas excessivement. Ses opinions ne doivent pas être considérées comme définitives. Ses opinions devraient être traitées de la même manière que les opinions des autres membres.

5. Les membres doivent s'assurer que les désaccords n'impliquent pas des personnalités, mais seulement des opinions. De plus, ces désaccords ne doivent pas persister pour des raisons personnelles une fois les réunions terminées, faute de quoi ils seront non seulement destructeurs sur le plan technique et social, mais pourraient également entraîner des désaccords inutiles avec les mêmes personnes lors des réunions futures.

Il devrait y avoir un esprit de coopération plutôt que de concurrence entre les membres. Une telle coopération conduirait à des réponses plus positives les unes aux autres, au respect des opinions des autres, à une plus grande implication et un plus grand engagement dans la tâche à accomplir et à une plus grande satisfaction du succès de la tâche.

Ces directives, lorsqu'elles sont correctement suivies, devraient améliorer l'efficience et l'efficacité des équipes.