9 Caractéristiques principales d’une bonne structure d’organisation

Cet article met en lumière les caractéristiques d’une bonne structure d’organisation. Les caractéristiques sont les suivantes: 1. Simplicité 2. Flexibilité et continuité 3. Ligne d'autorité claire 4. Application de l'autorité ultime 5. Délégation de pouvoirs appropriée 6. Unité de commandement et de direction 7. Niveaux de gestion minimaux possibles 8. Accent mis sur le personnel 9 Provision pour la direction.

Caractéristique n ° 1. Simplicité:

Une structure d'organisation devrait être fondamentalement simple. Cela implique que la structure dispose du cadre le plus simple possible, qui remplisse les objectifs visés en mettant dûment l'accent sur les moyens économiques et efficaces permettant d'atteindre l'objectif de l'entreprise.

Cela garantira des économies d’efforts, minimisera les frais généraux et réduira toutes les difficultés pouvant résulter d’une mauvaise communication en raison de la complexité de la structure complexe.

Chaque membre de l'organisation doit savoir clairement avec qui il doit consulter dans une affaire donnée. Trop de niveaux, de canaux de communication et de comités posent souvent plus de problèmes que de résolution. Idéalement, leur nombre et leur place dans l'organisation devraient être basés sur les besoins de l'organisation.

Caractéristique n ° 2. Flexibilité et continuité:

L'organisateur doit construire la structure non pas pour aujourd'hui ou demain, mais pour l'avenir lointain. En tant que telle, la continuité de la structure organisationnelle doit être maintenue sur une période donnée. Cependant, étant donné que la structure organisationnelle est basée sur des circonstances et que celles-ci ne sont pas fixes, mais changent au cours de la période, il est également nécessaire d’intégrer les changements dans la structure organisationnelle.

Par conséquent, la structure devrait être suffisamment adaptable pour permettre de prendre en compte les changements nécessaires.

Caractéristique # 3. Ligne d'autorité claire:

Quelle que soit la forme de structure à adopter, il devrait exister des lignes d'autorité claires allant du haut vers le bas ou dans des directions horizontales. Cela implique qu'il faille être très clair sur ce qu'il est censé atteindre ou contribuer et sur les relations qu'il devrait entretenir à son niveau officiel.

L'absence de clarification des lignes d'autorité entraîne des frictions et des inefficacités. Souvent, dans les structures bureaucratiques suivies par les organisations gouvernementales, le problème de la juridiction d’un département ou d’une division se pose et le travail en souffre.

Caractéristique n ° 4. Application de l'autorité ultime:

Cela suggère que, même si un supérieur hiérarchique confie une partie du travail à ses subordonnés, il est en fin de compte responsable de l'accomplissement du travail total. Ainsi, il est responsable de son propre travail ainsi que du travail effectué par ses subordonnés.

Si ce concept est appliqué, il garantit que chaque personne porte une double responsabilité. la responsabilité de son propre travail et celle du travail de ses subordonnés. Dans l'ensemble, un responsable est responsable de la totalité du travail que lui confie son supérieur.

Caractéristique # 5. Délégation de pouvoir appropriée:

Le concept d'autorité ultime ne sera efficace que s'il existe une délégation de pouvoirs appropriée aux différents niveaux de l'organisation. La délégation de pouvoir renvoie à l’autorisation d’un gestionnaire de prendre certaines décisions. Un problème courant dans la vie organisationnelle est que les gestionnaires omettent souvent de déléguer une autorité adéquate et souffrent de divers problèmes.

Ces problèmes peuvent prendre la forme de goulots d'étranglement décisionnels, de retards dans l'application de la décision, de pressions accrues sur les responsables de haut niveau pour qu'ils prennent des décisions, etc. Tous ces facteurs ont un impact négatif sur l'efficacité organisationnelle. Ces problèmes peuvent être résolus par une délégation de pouvoirs appropriée.

Caractéristique n ° 6. Unité de commandement et de direction:

Les principes d'unité de commandement et de direction doivent être suivis. L'unité de commandement suggère qu'une personne ne devrait recevoir des ordres et des instructions que d'un seul supérieur. L'unité de direction fait référence au concept de «un plan, un homme».

Chaque travail dans une organisation ayant le même objectif doit être attribué à une seule personne. Ainsi, les activités et les fonctions du même type peuvent être regroupées. Cela permet de clarifier la réalisation des activités.

Caractéristique n ° 7. Niveaux minimum de gestion possibles:

Autant que possible, il devrait y avoir des niveaux de gestion minimum, plus le nombre de niveaux de gestion est grand, plus la ligne de communication dans la chaîne de commandement est longue, ce qui crée des problèmes de retard et de distorsion. De plus, davantage de niveaux de gestion augmentent les coûts dans l'organisation.

Bien qu'il ne soit pas possible de suggérer combien de niveaux de direction devraient exister dans une organisation, le principe des niveaux minimum peut être suivi.

Article 8: Importance accordée au personnel:

Les fonctions hiérarchiques doivent être séparées des fonctions du personnel et une importance appropriée doit être accordée aux activités importantes du personnel. Ceci est particulièrement important dans les grandes organisations. Une activité en ligne est celle qui sert directement les objectifs organisationnels; par exemple, les activités de production dans une entreprise de fabrication.

Par ailleurs, la contribution des activités du personnel est indirecte, c’est-à-dire qu’elles contribuent à la réalisation des activités hiérarchiques de manière à atteindre les objectifs organisationnels. Les activités du personnel peuvent être du personnel, de la comptabilité, etc. Ces deux activités doivent être clairement définies pour permettre le bon fonctionnement de l’organisation.

Feature # 9. Provision pour la gestion supérieure:

Dans la forme d'organisation de la société, les actionnaires sont généralement indifférents aux affaires courantes de la société. De même, les membres du conseil d'administration ne se réunissent pas non plus régulièrement.

Par conséquent, un lien devrait être établi entre l’équipe de gestion régulière, les membres du conseil d’administration et les actionnaires. La structure organisationnelle doit spécifier clairement comment ces groupes de direction participeront à la gestion de la société et en contrôleront le fonctionnement.