Activités impliquées dans le processus de gestion d'une entreprise

Certaines des activités importantes impliquées dans le processus de gestion d’une entreprise sont les suivantes:

Il a été conclu que toutes les fonctions et politiques de l'entreprise doivent être orientées de manière à satisfaire le client. Comme Peter F. Drucker l'a bien dit, la seule définition valable du but de toute entreprise est de créer un client.

Ainsi, le principal objectif de tout responsable d’entreprise doit être de générer un flux constant de clients satisfaits pour l’entreprise. Cet objectif doit être le moteur de toutes les activités d'un chef d'entreprise.

Le principal responsable des systèmes d’information d’entreprise est le responsable commercial. Ainsi, les systèmes d’information d’entreprise doivent être axés sur les besoins en informations d’un responsable.

Il est donc nécessaire de comprendre la gestion et le processus de gestion. La gestion est ce que fait un gestionnaire. Ce que fait un gestionnaire nous donne un aperçu du processus de gestion.

Il est universellement reconnu que la gestion est l’art de faire avancer les choses par le biais de tiers pour atteindre certains objectifs. Cette vision de la gestion met l'accent sur le processus de gestion (c'est-à-dire l'art) impliqué dans l'obtention des résultats souhaités.

Le processus de gestion implique les activités suivantes:

je. Planification,

ii. En organisant,

iii. Recrutement,

iv. Direction,

v. Contrôler.

Pour comprendre ce que les systèmes d’information métier doivent viser, il est essentiel de comprendre les activités impliquées dans le processus de gestion.

1. Planification:

La planification fait référence à la détermination du plan d’action futur pour atteindre les objectifs souhaités. Cela signifie décider à l'avance quoi faire, comment le faire, quand et qui doit le faire. C'est une «action exécutive qui incarne les compétences permettant d'anticiper, d'influencer et de contrôler la nature et la direction du changement». La planification précède toutes les autres fonctions d'un gestionnaire.

Cela compense l'incertitude et l'impact des modifications de l'environnement. Une bonne planification peut aider un gestionnaire à relever efficacement les défis des changements environnementaux. Les plans sont élaborés en se concentrant sur les objectifs. Ainsi, la planification guide les actions dans l'entreprise pour atteindre les objectifs souhaités.

Il comble le fossé entre la situation actuelle et la situation souhaitée dans l’entreprise pour l’avenir. Les plans sont utilisés pour évaluer les performances et exercer un contrôle dans l'entreprise. La planification est omniprésente et presque tout le monde dans une organisation planifie.

Le caractère du plan peut être différent à différents niveaux de gestion. Les plans situés aux niveaux les plus bas de la hiérarchie managériale doivent se situer dans les limites des plans globaux des gestionnaires au sommet de l'organisation. Les plans peuvent être de différents types, tels que mission, objectifs, stratégies, politiques, règles et procédures, programmes et projets et budgets.

Différents types de plans sont établis à différents niveaux de gestion. Par exemple, la mission, les objectifs et les stratégies de l’organisation appartiennent exclusivement à la direction.

Les plans constituent les fondements de la gestion. Les autres activités de gestion sont déterminées par les plans. La planification précède logiquement l'exécution de toutes les autres activités de gestion, telles que l'organisation, la dotation en personnel, la direction et le contrôle.

L’une des principales raisons de la recrudescence de l’activité de planification chez les responsables est qu’ils réalisent les avantages d’être proactifs au lieu d’être réactifs. Les investissements énormes et les risques élevés inhérents aux nouveaux projets imposent à un responsable de planifier à l’avance et de supprimer autant d’incertitude que possible.

La complexité des processus métier fait également de la planification des activités une activité enrichissante. La disponibilité de modèles meilleurs et plus fiables pour anticiper l'avenir et réduire l'incertitude a également contribué à une activité de planification accrue.

Un processus de planification comprend les étapes suivantes:

(1) La prise de conscience des opportunités ou des développements marque le début du processus de planification. Cela implique une évaluation des forces et des faiblesses de l'environnement à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.

(2) Détermination des objectifs de l'organisation et des unités organisationnelles individuelles à la lumière des nouveaux développements d'opportunités.

(3) Mise en place de locaux de planification critiques concernant les environnements internes et externes dans lesquels les plans seront exécutés. Cela implique l'identification des forces et des faiblesses de l'entreprise en termes de produits, de marchés, de processus, de technologies, de personnel, etc.

(4) Identification des plans d'action alternatifs pour atteindre les objectifs.

(5) Évaluation des plans d'action alternatifs à la lumière de leur impact sur la réalisation des objectifs.

(6) Sélection du meilleur plan d'action alternatif.

(7) Formulation des plans dérivés pour soutenir le plan.

Il convient de noter que chacune des étapes ci-dessus du processus de planification nécessite de nombreuses informations concernant l'environnement interne et externe dans lequel les plans doivent fonctionner. Les informations relatives à l'environnement externe incluent les tendances économiques, les changements technologiques, la disponibilité et le coût de diverses ressources, etc.

Les informations relatives à l'environnement interne comprennent les prévisions de ventes, les ressources et plans financiers, l'état de disponibilité des ressources dans l'entreprise, etc. Un responsable a également besoin de divers outils pour analyser les informations relatives à l'environnement.

Le processus de planification implique une anticipation et une prévision. Cela nécessite des informations sur les facteurs internes et externes susceptibles d’influencer la situation future.

Les informations relatives à la pertinence et à l'impact relatif de ces facteurs constituent un apport essentiel au processus d'anticipation et de prévision d'événements futurs. L'utilisation de la simulation, des techniques d'intelligence artificielle, des réseaux de neurones, de la logique floue, etc. à l'aide d'ordinateurs modernes, a amélioré la valeur prédictive des plans ainsi que la valeur ajoutée des informations de planification.

2. Organiser:

L'organisation implique une analyse des activités à réaliser pour répondre aux exigences du plan, en les regroupant de manière à pouvoir les affecter à des personnes ou à des groupes de personnes appartenant à des unités organisationnelles, ainsi que la délégation de pouvoir pour utiliser les ressources de l'organisation afin de s'acquitter des responsabilités ainsi assignées.

L'organisation concerne les personnes, les tâches et la technologie. Étant donné que ces facteurs diffèrent d'une organisation à l'autre, il n'existe pas de conception organisationnelle typique qui conviendrait à toutes les organisations.

La structure organisationnelle doit être conçue en fonction des exigences et des conditions spécifiques de l'organisation. Les personnes, les tâches et la technologie étant soumises à la dynamique de l'environnement, les organisations sont restructurées à la lumière de l'évolution de l'environnement commercial.

Les structures organisationnelles et les systèmes d’information sont étroitement liés. Si la structure organisationnelle est le corps de l'entreprise, le système d'information est son système nerveux.

La structure de l'organisation doit être conçue en tenant compte du flux naturel d'informations dans l'entreprise. Les schémas de mesure de la performance doivent correspondre au flux d'informations et à la structure organisationnelle.

Idéalement, toute modification des systèmes d’information devrait entraîner une modification correspondante de la structure organisationnelle; sinon, les systèmes d’information ne pourraient pas refléter les plans de l’entreprise. Par exemple, les progrès des technologies de base de données et l’utilisation des systèmes d’information distribués ont leur propre impact sur la conception actuelle des structures d’organisation.

À l'inverse, si la structure de l'organisation change, le système d'information doit également évoluer pour pouvoir faire face aux nouvelles réalités des processus métiers. Par exemple, dans une organisation, les changements apportés aux structures organisationnelles en raison de la concurrence accrue ont rendu nécessaire la refonte des systèmes d’information afin d’offrir aux gestionnaires des informations non seulement sur les événements de l’entreprise, mais également sur l’expertise du processus commercial. Des outils d'analyse de l'information et d'autres outils d'intelligence artificielle devaient être intégrés aux systèmes d'information pour renforcer le processus de prise de décision.

La restructuration des organisations commerciales peut s'avérer pénible et coûteuse si les systèmes d'information ne sont pas bien développés. Des systèmes d’information efficaces peuvent aider à lisser le processus de restructuration et aider les gestionnaires à faire face aux changements de leurs fonctions et activités spécifiques.

Le système d'information qui contient une partie de la base de connaissances de l'entreprise peut être d'une grande aide pour gérer les situations nouvelles pour un responsable particulier.

3. Dotation:

La dotation est le processus de gestion de la structure organisationnelle. Un responsable doit s’assurer que le type de personnel approprié occupe les postes de la structure organisationnelle. La dotation implique la sélection, l'évaluation et le développement du personnel de l'organisation.

L’erreur commune commise par un responsable est d’ignorer l’activité de dotation et de la laisser au service du personnel. L'activité de dotation en personnel est trop importante pour être routinière dans le service du personnel. Comme la performance du gestionnaire dépend dans une large mesure de celle de ses subordonnés, toute négligence dans la fonction de dotation en personnel pourrait nuire à l'efficacité de la gestion.

Avec l’interdépendance croissante des diverses fonctions, l’évaluation du personnel devient de plus en plus complexe. Il est nécessaire d’utiliser des techniques plus avancées d’évaluation des performances. Ces techniques peuvent être appliquées à l'aide d'une infrastructure informatique.

Des systèmes d’information bien conçus peuvent collecter des informations sur divers facteurs de succès critiques pour chaque poste de direction et surveiller régulièrement les performances. L'avancement des technologies multimédias peut aider à automatiser les systèmes de formation et de développement.

4. Diriger:

Diriger consiste à instruire, guider et inspirer les membres de l'organisation afin qu'ils mettent tout en œuvre pour atteindre les objectifs communs de l'organisation. Ainsi, la direction concerne le processus de motivation, de direction et de communication avec les membres de l’organisation afin d’atteindre les objectifs de la société.

La diffusion de l'information joue un rôle crucial dans l'orientation des efforts des personnes dans l'entreprise. Dans une entreprise ayant des activités réparties sur une vaste zone géographique, le personnel doit être mobile et susceptible de se trouver loin des autres membres de l'équipe et du supérieur immédiat de la hiérarchie managériale.

Il devient donc difficile de diriger les subordonnés, car la communication peut être assez coûteuse et ne pas atteindre la destination à temps. Aujourd'hui, les systèmes d'information sont les vecteurs de la communication formelle.

Le courrier électronique et l'utilisation de l'intranet ont transformé le mode de communication formel dans les entreprises. La circulation transparente de l'information entre divers services, à l'aide de systèmes d'information, peut également contribuer à réduire les écarts de communication qui constituent souvent la principale cause de mécontentement des employés.

5. Contrôle:

Le contrôle est un processus qui analyse si les actions sont prises conformément aux plans et prend des mesures correctives pour les rendre conformes aux plans. Ainsi, la planification est la base du contrôle.

Il met l'accent sur les activités en cours et sur les résultats de ces activités en termes d'impact sur la réalisation des objectifs du plan.

L'augmentation de la taille des entreprises a rendu la tâche encore plus difficile. L'intensification de la concurrence sur le marché exige une plus grande délégation de travail et une décentralisation de la prise de décision afin d'assurer une réponse plus rapide des opérations de l'entreprise. Ainsi, le contrôle joue un rôle important dans l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise.

Les systèmes d'information jouent un rôle important dans le processus de contrôle. Ces systèmes aident non seulement à mesurer la performance des opérations mais également à identifier les écarts de performance par rapport aux plans.

La comparaison entre la performance prévue et la performance réelle est ensuite analysée à l'aide de systèmes d'information afin d'identifier les raisons des écarts. Les informations environnementales sont utilisées pour identifier ces raisons.

Les informations relatives aux actions entreprises ou à ce qui se passe dans les environnements internes et externes des entreprises sont essentielles à l’exercice du contrôle.

Auparavant, la plupart de ces informations provenaient de l'observation personnelle du responsable. L'augmentation de la taille de l'entreprise a fait de l'observation personnelle une forme de contrôle très difficile.

On se fie davantage aux rapports écrits. L'activité devenant de plus en plus axée sur le savoir et la composition du personnel de l'entreprise devenant dominée par les travailleurs du savoir, la mesure de la performance devient de plus en plus complexe. De simples rapports tabulaires sur la réalisation d'objectifs quantifiés ne permettent pas de contrôler.

La fonction de contrôle utilise des informations concernant les performances prévues et les performances réelles pour obtenir des écarts. Des systèmes d’information efficaces permettent non seulement d’identifier ces écarts, mais aussi d’analyser les écarts afin de déterminer les raisons de ces écarts. Ils aident également à modifier les plans rapidement à la lumière des commentaires.

Le concept de budgétisation flexible est devenu populaire en raison de la disponibilité de meilleures installations de traitement de l'information. Avec la disponibilité des systèmes d’information en temps réel, les informations relatives aux performances circulent rapidement. Cela permet d’exercer rapidement un contrôle, ce qui réduit le coût des erreurs de planification.

Les systèmes d’information d’entreprise modernes aident les gestionnaires à tirer des leçons des expériences passées en minimisant le coût des erreurs. Les informations de contrôle détaillées peuvent maintenant être stockées pour une durée plus longue et analysées au fur et à mesure que des circonstances similaires sont observées afin d'anticiper les changements de l'environnement. Les systèmes d’information modernes peuvent aider à gérer presque automatiquement des mécanismes de contrôle complexes.

Les rapports sur les exceptions constituent un autre aspect du contrôle qui a gagné en popularité grâce aux progrès de la technologie de l’information. Les systèmes d’information modernes permettent aux gestionnaires d’accéder plus rapidement à l’information sur les exceptions et de prendre des décisions plus rapides pour atténuer l’impact négatif des situations exceptionnelles en révisant les plans immédiatement. Un système d’information efficace peut aider à transformer une catastrophe en une perte mineure, car il émettrait un avertissement dès les premières étapes d’une situation exceptionnelle.

Chacune de ces fonctions de gestion doit être exercée à tous les niveaux de la direction. L'efficacité d'un gestionnaire dépend de l'efficacité avec laquelle il exerce ces activités de gestion. Il peut ne pas être possible de déterminer quelle activité est exercée par un responsable à un moment donné, car il reste absorbé par de multiples activités de gestion.