Contrôle budgétaire: signification, objectifs et bases

Contrôle budgétaire dans l'organisation: signification, définition, objectifs, bases et autres détails!

Sens:

Le contrôle budgétaire est le processus de détermination de divers résultats réels avec les chiffres budgétés pour l'entreprise pour la période future et les normes définies, puis la comparaison des chiffres budgétisés avec la performance réelle pour le calcul des écarts, le cas échéant. Tout d'abord, les budgets sont préparés, puis les résultats réels sont enregistrés.

La comparaison des chiffres budgétés et réels permettra à la direction de détecter les écarts et de prendre des mesures correctives au moment opportun. Le contrôle budgétaire est un processus continu qui facilite la planification et la coordination. Il fournit également une méthode de contrôle. Un budget est un moyen et le contrôle budgétaire est le résultat final.

Définitions:

«Selon Brown et Howard, « le contrôle budgétaire est un système de contrôle des coûts qui comprend la préparation des budgets, la coordination des départements et la définition des responsabilités, en comparant les performances réelles aux résultats budgétés et en agissant sur les résultats pour atteindre une rentabilité maximale. »Weldon décrit le contrôle budgétaire comme planifiant à l’avance les différentes fonctions d’une entreprise afin que l’entreprise dans son ensemble soit contrôlée.

J. Batty le définit ainsi: «Un système qui utilise les budgets comme un moyen de planifier et de contrôler tous les aspects de la production et / ou de la vente de produits et services. Welsch relie le contrôle budgétaire au processus de contrôle quotidien. "Selon lui, " Le contrôle budgétaire consiste à utiliser un budget et des rapports budgétaires, tout au long de la période, pour coordonner, évaluer et contrôler les opérations au jour le jour conformément à objectifs spécifiés par le budget. "

Il ressort clairement des définitions ci-dessus que le contrôle budgétaire comprend les éléments suivants:

(a) Les objets sont définis en préparant des budgets.

(b) L'entreprise est divisée en divers centres de responsabilité pour la préparation de divers budgets.

(c) Les chiffres réels sont enregistrés.

(d) Les chiffres budgétés et réels sont comparés pour étudier la performance de différents centres de coûts.

e) Si la performance réelle est inférieure aux normes budgétisées, une action corrective est immédiatement entreprise.

Objectifs du contrôle budgétaire:

Le contrôle budgétaire est essentiel pour la planification et le contrôle des politiques. C'est aussi un instrument de coordination.

Les principaux objectifs du contrôle budgétaire sont les suivants:

1. Afin de planifier l'avenir en établissant divers budgets, les exigences et les performances attendues de l'entreprise sont anticipées.

3. Exploiter divers centres de coûts et services avec efficacité et économie.

4. Élimination des déchets et augmentation de la rentabilité.

5. Anticiper les dépenses en capital pour l'avenir.

6. Centraliser le système de contrôle.

7. Correction des écarts par rapport aux normes établies.

8. Fixation de la responsabilité de divers individus dans l'organisation.

Fondements du contrôle budgétaire:

Certaines étapes sont nécessaires au bon fonctionnement du système de contrôle budgétaire.

Ce sont comme suit:

1. Organisation du contrôle budgétaire

2. Centres budgétaires

3. Mammifère budget

4. Responsable du budget

5. Comité du budget

6. Période budgétaire

7. Détermination du facteur clé.

1. Organisation du contrôle budgétaire:

La bonne organisation est essentielle à la réussite de la préparation, de la maintenance et de la gestion des budgets. Un comité budgétaire est constitué, composé des chefs de département des différents départements. Tous les responsables fonctionnels sont chargés de veiller à la bonne exécution de leurs budgets départementaux respectifs.

Le directeur général est l’ensemble des responsables du système budgétaire. Il constitue un comité budgétaire chargé de préparer des budgets réalistes. Un responsable du budget est le président du comité budgétaire qui coordonne les budgets des différents départements. Les responsables des différents départements sont responsables de leurs budgets.

2. Centres budgétaires:

Un centre budgétaire est la partie de l'organisation pour laquelle le budget est préparé. Un centre budgétaire peut être un département, une section d'un département ou toute autre partie du département. La mise en place de centres budgétaires est essentielle pour couvrir toutes les composantes de l’organisation. Les centres budgétaires sont également nécessaires pour contrôler les coûts. La performance d’évaluation de différentes parties de l’organisation devient facile lorsque différents centres sont établis.

3. Manuel budgétaire:

Un manuel budgétaire est un document qui définit les tâches et les responsabilités des différents responsables concernés par les budgets. Il spécifie les relations entre les divers fonctionnaires.

4. Responsable du budget:

Le directeur général, qui se trouve au sommet de l'organisation, nomme une personne au poste de directeur du budget. Le responsable du budget est habilité à examiner les budgets préparés par différents responsables fonctionnels et à les modifier, si les situations l'exigent. La performance réelle des différents départements est communiquée au responsable du budget. Il détermine les écarts entre les budgets et la performance réelle et prend les mesures nécessaires pour remédier aux manquements éventuels.

Il travaille en tant que coordinateur entre différents départements et surveille les informations pertinentes. Il informe également la direction de la performance des différents départements. Le responsable du budget ne pourra s’acquitter pleinement de sa tâche que s’il connaît le fonctionnement de tous les départements.

5. Comité du budget:

Dans les petites entreprises, le comptable est chargé de la préparation et de l’exécution des budgets. Dans les domaines à grande échelle, un comité appelé Comité du budget est formé. Les chefs de tous les départements importants sont nommés membres de ce comité. Le comité est responsable de la préparation et de l'exécution des budgets. Les membres de ce comité présentent le cas de leurs services respectifs et aident le comité à prendre des décisions collectives si nécessaire. Le directeur du budget préside ce comité.

6. Période budgétaire:

Une période budgétaire est la durée pendant laquelle un budget est préparé et utilisé. La période budgétaire dépend d'un certain nombre de facteurs. Cela peut être différent pour différentes industries ou même dans le même secteur ou la même entreprise.

La période budgétaire dépend des considérations suivantes:

(a) Le type de budget, c.-à-d. budget de vente, budget de production, budget d'achat de matières premières, budget de dépenses en capital. Un budget de dépenses en immobilisations peut être pour une période plus longue, c’est-à-dire un achat de 3 à 5 ans et un budget de vente pour un an.

b) La nature de la demande pour les produits.

(c) Les délais pour la disponibilité des finances.

d) La situation économique du pays.

e) La durée des cycles commerciaux.

Tous les facteurs susmentionnés sont pris en compte lors de la fixation de la période budgétaire

7. Détermination du facteur clé:

Les budgets sont préparés pour tous les domaines fonctionnels. Ces budgets sont interdépendants et interdépendants. Une bonne coordination entre les différents budgets est nécessaire au succès du contrôle budgétaire. Les contraintes sur certains budgets peuvent également affecter d'autres budgets. Un facteur qui influence tous les autres budgets est connu sous le nom de facteur clé ou facteur principal.

Il peut y avoir une limitation de la quantité de biens qu'une entreprise peut vendre. Dans ce cas, les ventes seront un facteur clé et tous les autres budgets seront préparés en tenant compte de la quantité de marchandises que le groupe pourra vendre. L'approvisionnement en matières premières pouvant être limité, les budgets de production, de vente et de trésorerie seront déterminés en fonction du budget des matières premières. De même, la capacité de l'usine peut être un facteur clé si l'offre d'autres facteurs est facilement disponible.

Le facteur clé peut ne pas rester nécessairement le même. L'approvisionnement en matières premières peut être limité à un moment donné, mais il peut être facilement disponible à un autre moment. Les ventes peuvent être augmentées en ajoutant plus de personnel de vente, etc. De même, d'autres facteurs peuvent également s'améliorer à des moments différents. Le facteur clé souligne également les limites de l'entreprise. Cela permettra à la direction d’améliorer le fonctionnement des départements où des améliorations sont possibles.

Avantages du contrôle budgétaire:

Le système de contrôle budgétaire aide à fixer les objectifs de l’organisation dans son ensemble et des efforts concertés sont déployés en vue de ses réalisations. Cela permet de réaliser des économies dans l'entreprise.

Certains des avantages du contrôle budgétaire sont les suivants:

1. Maximisation des bénéfices:

Le contrôle budgétaire vise à maximiser les profits de l'entreprise. Pour atteindre cet objectif, une planification et une coordination appropriées des différentes fonctions sont entreprises. Il existe un contrôle approprié sur diverses dépenses en capital et en revenus. Les ressources sont utilisées au mieux.

2. Coordination:

Le fonctionnement des différents départements et secteurs est correctement coordonné. Les budgets des différents départements ont une influence les uns sur les autres. La coordination des différents cadres et subordonnés est nécessaire pour atteindre les objectifs budgétés.

3. Objectifs spécifiques:

Les plans, les politiques et les objectifs sont décidés par la direction. Tous les efforts sont déployés pour atteindre l'objectif commun de l'organisation. Chaque département a un objectif à atteindre. Les efforts visent à atteindre des objectifs spécifiques. S'il n'y a pas d'objectif précis, les efforts seront vains pour la poursuite d'objectifs différents.

4. Outil de mesure de la performance:

En fournissant des objectifs à différents départements, le contrôle budgétaire fournit un outil de mesure des performances de gestion. Les objectifs budgétés sont comparés aux résultats réels et les écarts sont déterminés. La performance de chaque département est rapportée à la direction. Ce système permet l’introduction de la gestion par exception.

5. économie:

La planification des dépenses sera systématique et les dépenses seront économisées. Les finances seront utilisées de manière optimale. Les avantages découlant de cette préoccupation s’étendront finalement à l’industrie, puis à l’économie nationale. Les ressources nationales seront utilisées économiquement et le gaspillage sera éliminé.

6. Détermination des faiblesses:

Les écarts dans les performances budgétées et réelles permettront de déterminer les points faibles. Les efforts sont concentrés sur les aspects où la performance est inférieure à celle stipulée.

7. Action corrective:

La direction sera en mesure de prendre des mesures correctives en cas de divergence dans les performances. Les écarts seront régulièrement signalés afin que les mesures nécessaires soient prises au plus tôt. En l'absence de système de contrôle budgétaire, les écarts ne peuvent être déterminés qu'à la fin de l'exercice.

8. Conscience:

Cela crée une conscience budgétaire chez les employés. En fixant des objectifs aux employés, ils prennent conscience de leur responsabilité. Tout le monde sait ce qu'il est censé faire et il continue son travail sans interruption.

9. Réduit les coûts:

Dans le monde concurrentiel actuel, le contrôle budgétaire a un rôle important à jouer. Chaque homme d’affaires tente de réduire les coûts de production pour augmenter les ventes. Il essaie d'avoir ces combinaisons de produits où la rentabilité est plus.

10. Introduction des systèmes d'incitation:

Le système de contrôle budgétaire permet également la mise en place de systèmes incitatifs de rémunération. La comparaison des performances budgétées et des performances réelles permettra d'utiliser de tels systèmes.

Limites du contrôle budgétaire:

Malgré de nombreux points positifs de contrôle budgétaire, ce système présente certaines limites.

Certaines des limitations sont discutées comme suit:

1. Un avenir incertain:

Les budgets sont préparés pour la période future. Malgré les meilleures estimations faites pour l’avenir, les prévisions ne se réalisent pas toujours. L'avenir est toujours incertain et la situation présumée prévisible à l'avenir pourrait changer. L'évolution des conditions futures bouleverse les budgets qui doivent être préparés sur la base de certaines hypothèses. Les incertitudes futures réduisent l'utilité du système de contrôle budgétaire.

2. Révision budgétaire requise:

Les budgets sont préparés en supposant que certaines conditions l’emporteront. En raison des incertitudes futures, il est possible que les conditions supposées ne prévalent pas nécessitant la révision des objectifs budgétaires. La révision fréquente des objectifs réduira la valeur des budgets et les révisions entraînent également des dépenses considérables.

3. Décourager les personnes efficaces:

Dans le système de contrôle budgétaire, les objectifs sont donnés à chaque membre de l’organisation. La tendance commune des gens est d'atteindre les objectifs uniquement. Certaines personnes efficaces peuvent dépasser les objectifs, mais elles se sentiront également satisfaites si elles les atteignent. Les budgets peuvent donc constituer des contraintes pour les initiatives de gestion.

4. Problème de coordination:

Le succès du contrôle budgétaire dépend de la coordination entre les différents départements. La performance d'un département affecte les résultats des autres départements. Pour résoudre le problème de la coordination, il faut un responsable budgétaire. Toute entreprise ne peut se permettre de nommer un responsable budgétaire. Le manque de coordination entre les différents départements entraîne des performances médiocres.

5. Conflit entre différents départements:

Le contrôle budgétaire peut entraîner des conflits entre les départements fonctionnels. Chaque chef de département s'inquiète de ses objectifs sans se préoccuper de son objectif commercial. Chaque département essaie d'obtenir une allocation maximale de fonds, ce qui crée un conflit entre différents départements.

6. Dépend du soutien de la direction:

Le système de contrôle budgétaire dépend du soutien de la direction. La direction devrait être enthousiaste pour le succès de ce système et devrait lui apporter son soutien total. Si, à un moment quelconque, la direction supérieure manque de soutien, alors ce système s'effondrera.