Comités: Sens, Besoin, Types, Avantages et Faiblesse

Comités: Sens, Besoin, Types, Avantages et Faiblesse!

Sens:

Un certain nombre de personnes peuvent se réunir pour prendre une décision, décider d'une ligne de conduite, conseiller les responsables hiérarchiques sur certaines questions, il s'agit d'une forme d'organisation en comité. C'est une méthode de réflexion collective, de jugement d'entreprise et de décision commune. Certaines fonctions de direction peuvent être attribuées à un comité, ou des services consultatifs ou exploratoires peuvent en être attendus. Un comité n'est pas un type d'organisation séparé en tant que tel. Mais il s’agit d’une méthode permettant de joindre des personnes ou des groupes aux départements hiérarchiques afin de leur donner des conseils en matière de planification et d’exécution des activités. Un groupe de personnes compétentes et intéressées unissent leurs idées pour faciliter le processus de prise de décision.

Parfois, il est nécessaire d'obtenir l'opinion d'autres personnes pour prendre des décisions importantes. La réflexion de diverses personnes est mise en commun par le biais de délibérations et de discussions qui aboutissent à des décisions communes. Grâce aux informations et aux analyses collectives, les comités sont plus susceptibles de proposer des solutions à des problèmes complexes. Avec la croissance des organisations, le besoin d'un comité est de plus en plus important.

Besoin de comités:

La principale raison d'être des comités est d'obtenir un jugement commun sur les questions administratives.

Les comités sont mis en place pour les raisons suivantes:

1. Les comités constituent un forum d’échange d’idées entre les membres de l’organisation.

2. L'échange d'idées entre les membres peut générer des suggestions et des recommandations pouvant être utiles à l'organisation.

3. Il peut y avoir une discussion appropriée sur les problèmes actuels et des efforts sont faits pour trouver des solutions.

4. Les comités peuvent également être nécessaires pour établir et développer des politiques organisationnelles.

Types de comités:

Différents comités peuvent être formés avec des idées et des objectifs différents. Certains comités peuvent être uniquement consultatifs, tandis que d'autres peuvent assumer des fonctions de direction.

Il peut y avoir des types de comités suivants:

1. Comités formels et informels:

Si un comité est formé en tant que partie de la structure organisationnelle et se voit déléguer des tâches et des pouvoirs, il s'agit d'un comité formel. Un comité informel peut être formé pour résoudre certains problèmes. Un responsable peut faire appel à des experts pour l’aider à analyser un problème et à suggérer une solution appropriée. Le directeur général peut convoquer une réunion des chefs de département et de certains experts pour trouver une solution à un problème. Dans les deux cas, il s’agit d’un comité informel.

2. Comités consultatifs:

Ce sont les comités qui conseillent les responsables hiérarchiques sur certaines questions. Les responsables hiérarchiques peuvent renvoyer certains problèmes ou questions à un comité pour obtenir des conseils. Le comité recueillera des informations sur le problème et recommandera une solution à ce problème. Les responsables hiérarchiques ont le pouvoir d'accepter, de modifier ou de rejeter les suggestions des comités consultatifs. Ces comités n'ont aucun pouvoir de gestion et ne peuvent pas exercer leurs points de vue sur les cadres hiérarchiques.

3. Comités d'exécution:

Il peut y avoir des comités dotés de pouvoirs de gestion. Au lieu de donner un travail à une personne, celui-ci peut être attribué à plusieurs cadres. Les comités dotés de pouvoirs administratifs sont appelés comités de ligne ou comités pluriels. Les comités hiérarchiques aident à planifier les politiques et les programmes de l'entreprise et à organiser les efforts nécessaires à la réalisation de ces plans, etc. Ces comités dirigent et contrôlent également les activités des employés en vue d'atteindre les objectifs organisationnels.

Avantages de la forme de comité d'organisation :

La forme d'organisation en comité présente les avantages suivants:

1. Mise en commun des avis:

Les membres des comités proviennent de divers milieux et domaines d’expertise et ont des points de vue et des valeurs différents. Lorsque des personnes aux capacités variées s'assoient ensemble et discutent d'un problème, différents aspects de l'affaire sont mis en évidence et les avantages et inconvénients évalués. L'avis groupé aidera à avoir une vision réaliste du problème.

2. Meilleure coordination:

La forme d'organisation en comité permet une meilleure coordination entre les différents segments de l'organisation lorsque des représentants de différents départements siègent ensemble. ils comprennent et apprécient les difficultés rencontrées par les autres. Ce type de discussions franches aide à fixer les objectifs des différents départements et une meilleure coordination est obtenue grâce à ce type de prise de décision.

3. Équilibrage des vues:

Ce type d'organisation aide à équilibrer les points de vue exprimés par différentes personnes. Il y a une tendance à trop mettre l'accent sur les aspects de son propre département en ignorant le caractère interdépendant des problèmes des différents départements. Un comité aide à dégager un consensus sur le problème en tenant compte des points de vue divergents exprimés lors de telles réunions.

4. Motivation:

Les comités sont composés de gestionnaires et de subordonnés. Les opinions des subalternes sont reconnues et importantes. Cela les encourage et leur donne le sentiment de faire partie intégrante du processus de prise de décision. Ces comités renforcent le moral des subordonnés et les motivent à améliorer leurs performances.

5. Dispersion du pouvoir:

La concentration du pouvoir chez quelques personnes peut entraîner un détournement de pouvoir et de mauvaises décisions. En répartissant les pouvoirs entre les membres du comité, ce problème peut être résolu.

6. Meilleure acceptation des décisions:

Les décisions prises par les comités sont mieux acceptées par les subordonnés. Les décisions d'un individu peuvent être autocratiques alors que les comités décident dans une perspective d'organisation plus large. Étant donné que divers groupes de personnes sont représentés au sein des comités, ces décisions sont mieux acceptées.

7. Meilleure communication:

C'est une meilleure forme pour discuter de questions d'intérêt mutuel et parvenir à certaines conclusions. Ces décisions peuvent être correctement communiquées aux subordonnés par l’intermédiaire des membres du comité. Les membres transmettront des informations correctes et authentiques et indiqueront également le contexte dans lequel ces décisions ont été prises.

8. Formation des cadres:

Les comités constituent un bon forum pour la formation des cadres. Ils apprennent la valeur de l'interaction, de la dynamique de groupe et des relations humaines. Ils sont exposés à différents points de vue et apprennent l'art de prendre des décisions et de résoudre des problèmes d'organisation.

Faiblesse de la forme d'organisation en comité:

Cette forme d'organisation souffre des faiblesses suivantes:

1. Retard:

Le principal inconvénient de la forme d'organisation en comité est le retard pris dans la prise de décision. Plusieurs personnes expriment leurs points de vue lors de réunions et prennent beaucoup de temps pour prendre une décision. La fixation des réunions de comité prend également beaucoup de temps. Un ordre du jour est publié et une date convenable est fixée pour la réunion. Le processus de prise de décision est très lent et de nombreuses opportunités commerciales peuvent être perdues en raison de décisions tardives.

2. Compromis:

Généralement, des efforts sont déployés pour parvenir à des décisions consensuelles. La majorité des points de vue est considérée comme une décision unanime du comité. La pensée de la minorité peut être valable, mais elle ne peut être poursuivie pour avoir été distinguée. Ils peuvent accepter moins qu'une solution optimale car ils craignent que si leur solution s'avère fausse, ils seront blâmés pour cela.

3. Aucune responsabilité:

Aucune responsabilité individuelle ne peut être fixée si ces décisions sont mauvaises. Chaque membre du comité essaie de se défendre en disant qu'il a suggéré une solution différente. Si la responsabilité n'est pas fixée, c'est la faiblesse de l'organisation.

4. Domination par certains membres:

Certains membres essaient de dominer les réunions du comité. Ils essaient de faire passer leur point de vue sur les autres. L'agressivité de certains membres les aide à prendre la majorité avec eux et les points de vue des minorités sont ignorés. Ce type de prise de décision n’est pas dans l’intérêt de l’organisation.

5. Relations tendues:

Parfois, les relations entre les membres du comité ou avec d’autres deviennent tendues. Si certains membres prennent des positions divergentes sur certaines questions, d’autres peuvent se sentir offensés. Dans le cas où un problème concernant d'autres personnes est discuté en commission et que des membres qui ne sont pas aimés par ces personnes peuvent les offenser. Les discussions lors des réunions sont généralement divulguées à d'autres employés. Certaines décisions désagréables peuvent ne pas plaire à ceux qui sont affectés négativement. Cela affecte les relations des employés non seulement au travail mais aussi au niveau personnel.

6. Manque d'efficacité:

Le rôle des comités n'est pas efficace dans tous les domaines. Les comités peuvent être utiles en cas de résolution de grief ou de questions interministérielles. Les comités peuvent ne pas être efficaces lorsque des politiques doivent être élaborées et que des décisions rapides sont nécessaires. L'initiative individuelle sera plus efficace dans ces cas. Les comités ont donc un rôle limité à jouer.