Processus de communication au sein d'une entreprise

Le processus de communication implique l'expéditeur, la transmission d'un message via un canal sélectionné et le destinataire. Bien que le processus de communication représente plus que la somme totale de ces éléments, leur compréhension peut aider à expliquer ce qui se passe lorsqu'une personne essaie d'exprimer une idée à d'autres.

1. Expéditeur:

Le processus de communication commence par un expéditeur, la personne qui transmet un message. Le directeur de succursale expliquant les nouvelles gammes de produits à la force de vente, un programmeur informatique expliquant un nouveau programme à un collègue, un comptable qui rend compte financier à son supérieur sont tous des expéditeurs de communications.

2. Message:

Un message est un signal qui déclenche la réponse d'un destinataire. Les messages peuvent être verbaux (écrits ou parlés) ou non verbaux (tels que l'apparence, le langage corporel, le silence, les sons, les bâillements, les soupirs, etc.)

3. Encodage:

L'expéditeur doit choisir certains mots ou méthodes non verbales pour envoyer un message international. Cette activité s'appelle l'encodage. Lors du codage d'un message, il est nécessaire de déterminer le contenu à inclure, la façon dont le destinataire l'interprète et son incidence éventuelle sur la relation.

Un simple message de remerciement sera relativement facile. En revanche, informer 200 employés d’une mauvaise nouvelle concernant une réduction de salaire ou une offre sur des plans d’ingénierie pour la construction d’un Rs. Un bâtiment industriel de 50 crores nécessitera des messages beaucoup plus compliqués et planifiés avec soin.

4. Chaîne:

Comment allez-vous envoyer votre message?

Devrait-il être envoyé via un système de traitement de texte électronique pour être lu sur l'écran du destinataire, par l'intermédiaire du mot imprimé ou par le biais d'un symbole graphique sur papier, ou par le biais du son?

Brièvement, faut-il écrire ou parler?

Le choix du canal ou du support (écrit ou oral) est influencé par les interrelations entre l'expéditeur et le destinataire. Cela dépend également de l'urgence du message envoyé. En outre, des facteurs tels que l’importance, le nombre de destinataires, les coûts et la quantité d’informations peuvent être pris en compte.

En règle générale, il a été observé que si le message nécessite une réponse immédiate, une voie orale peut être le meilleur choix. Toutefois, si le message contient des détails et des chiffres compliqués ou si son objet doit être archivé pour une référence ultérieure, une communication écrite est nécessaire. De plus, le fait que votre destinataire du message soit à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation affecte votre choix du support.

Pour la communication interne, les supports écrits peuvent être des mémos, des rapports, des bulletins, des descriptions de poste, des affiches, des manuels de l’employé ou même des tableaux d’affichage électroniques. Les communications orales peuvent être des comptes rendus de réunion du personnel, des discussions en face à face, des discours, des cassettes audio, des conversations téléphoniques, des téléconférences ou même des cassettes vidéo. Une autre chaîne orale, bien que non planifiée par l'expéditeur, est la «vigne» à travers laquelle les nouvelles et les rumeurs circulent souvent rapidement.

Les supports de communication écrite externes peuvent être des lettres, des rapports, des propositions, des télégrammes, des fax, des courriers électroniques, des télex, des cartes postales, des contrats, des annonces, des brochures, des catalogues, des communiqués de presse, etc. Vous pouvez communiquer oralement, par téléphone ou par courrier électronique. par des discours en solo ou en panel personnellement devant des groupes ou par téléconférence, vidéoconférence ou télévision.

5. Récepteur:

Un destinataire est toute personne qui remarque un message et lui attribue une signification. Dans le meilleur des cas, un message parvient à son destinataire sans aucun problème. Cependant, dans le monde des affaires confus et imparfait, plusieurs problèmes peuvent survenir. Le message peut ne jamais arriver au destinataire.

Il peut être envoyé mais enterré sous une montagne de fichiers sur le bureau du destinataire. Si le message est oral, l'auditeur peut l'oublier. Pire encore, un message destiné à un destinataire pourrait être intercepté par une autre personne ou votre collègue pourrait prendre votre blague amicale de manière offensante. De même, la suggestion de votre patron peut être interprétée comme une commande de votre part. Par exemple, un concurrent peut voir une copie de votre correspondance avec un client.

6. Décodage:

Même si le message parvient intact au destinataire auquel il est destiné, rien ne garantit qu'il sera compris de la manière dont l'expéditeur l'a voulu. Le récepteur doit toujours le décoder en lui attribuant un sens aux mots ou aux symboles. On peut noter que le décodage n’est pas toujours précis. Cela dépend des expériences individuelles.

Le problème est que nous n'avons pas tous des expériences identiques avec le sujet ou les symboles choisis par l'expéditeur. Même en Inde, les attitudes, les capacités, les opinions, les compétences en communication et les coutumes culturelles varient. Et si la communication se fait entre des peuples de deux pays différents, par exemple l'Inde et le Japon, les problèmes s'aggravent. Il y a plus de risques de mauvaise interprétation; des préjugés personnels peuvent intervenir, chaque destinataire essayant de percevoir le sens voulu de l'idée de l'expéditeur dans son propre mécanisme récepteur.

7. Commentaires:

En fin de compte, le destinataire réagit ou répond à la communication envoyée par l'expéditeur. La réponse pourrait être basée sur une interprétation claire des symboles envoyés ou sur une incompréhension ou une interprétation erronée des symboles envoyés. Quelle que soit la réponse d'un destinataire à un expéditeur, cela s'appelle un retour. Certains commentaires sont des sourires non verbaux, des soupirs, de la tête, etc.

Parfois, c'est oral, comme lorsque vous réagissez aux idées d'un collègue avec des questions ou des commentaires. Vous pouvez également rédiger des commentaires, par exemple lorsque vous répondez au mémo d'un collègue. Dans de nombreux cas, aucun message ne peut également être un retour.

Si vous ne répondez pas à une lettre ou ne répondez pas à un appel téléphonique, vous pouvez suggérer ce que la personne non communicative ressent à propos de l'expéditeur. La rétroaction est un élément important du processus de communication car, en fin de compte, le succès ou l’échec de la communication est déterminé par la rétroaction que nous recevons.