Application informatique et gestion des ressources humaines

Application informatique et gestion des ressources humaines!

L’application informatique en gestion des ressources humaines est l’application gestionnaire des applications de gestion, généralement appelée système d’information de gestion. Dans le cas de la gestion des ressources humaines, il s’appelle système d’information sur les ressources humaines (SIRH). L’ordinateur convertit les données en informations utiles dont le responsable a besoin pour prendre des décisions, planifier et contrôler.

Aujourd'hui, le SIRH est un système d'information informatisé. Manager en tant que décideur est un processeur d'informations. Il doit posséder la capacité d'obtenir les informations, de les stocker, de les traiter, de les récupérer et de les utiliser pour prendre la bonne décision.

Aujourd'hui, les connaissances augmentent à une vitesse fulgurante. Il y a une explosion de connaissances. Les informations actuelles sont essentielles pour une bonne décision.

La rapidité et la précision constituent la particularité de l'ordinateur. La machine ne s'ennuie pas et ne se fatigue pas. Il peut traiter n'importe quelle quantité de données. La rapidité et la précision de l'ordinateur ont conduit à des transactions rapides et à d'autres opérations commerciales. Les informations sont mises à la disposition de la direction plus rapidement. L'ordinateur fournit au gestionnaire une base de données volumineuse et sophistiquée qui peut être utilisée au moment opportun pour prendre des décisions.

De nos jours, les langages informatiques sont conviviaux et permettent au gestionnaire d’acquérir suffisamment de compétences en un délai de un à deux jours pour avoir accès à la majeure partie de sa demande d’informations immédiates et ad hoc, à condition que les données soient correctement collectées, organisées et stockées dans un répertoire. ordinateur. La direction doit insister sur la qualité économique, qui est rentable. Il devrait établir des normes de qualité qui reflètent les besoins de l'organisation. Cela peut se faire facilement par le biais de «cercles de qualité». Ils doivent concentrer leur attention sur les techniques de programmation, la documentation, l'utilisation des nouvelles technologies, etc. L'ordinateur est un appareil qui permet de gagner du temps.

Données et informations:

Il existe une distinction entre données et informations. Les données sont des faits et des chiffres sous forme d'archives historiques qui ne sont pas utilisés pour prendre des décisions. Les informations, quant à elles, consistent en des données qui sont récupérées, traitées et utilisées pour prendre des décisions, établir des prévisions et argumenter. Les données traitées sont des informations.

Système d'aide à la décision:

Un système d'aide à la décision aide le gestionnaire à prendre des décisions. Selon RH Sprague et ED Karlson, le système d’aide à la décision est «un système informatique interactif qui aide les décideurs à utiliser des données et des modèles pour résoudre des problèmes non structurés».

Il est possible de créer un système d’aide à la décision dans lequel les procédures et les méthodes de prise de décision des cadres supérieurs et expérimentés peuvent être répliquées. Cela aidera énormément les gestionnaires à prendre rapidement une décision sur tout problème lié aux ressources humaines de l'organisation.

DSS aide le présent dirigeant à avoir le conseil d’experts au bout des doigts. Le système est convivial. Il fournit un conseil prêt à l'emploi à l'exécutif. DSS pour plusieurs problèmes de ressources humaines peuvent être développés et maintenus prêts. DSS aide un dirigeant à planifier son avenir.

Système de gestion de base de données:

C'est un ensemble de logiciels pour le traitement de données interdépendantes. Dans les grandes organisations, la structure inférieure se développe progressivement. Ils sont confrontés à un problème d'intégration des informations des ressources humaines des organisations.

Leurs activités devraient être intégrées. Les informations sur leurs activités doivent être intégrées. Plusieurs progiciels sont développés pour intégrer les données contenues dans une base de données. Ces progiciels sont appelés systèmes de gestion de bases de données.

Les systèmes de gestion de base de données sont des programmes informatiques spéciaux permettant à l’utilisateur de créer, manipuler, récupérer et mettre à jour des données de fichier. Le système de gestion de base de données facilite la création, l’ajout, la suppression, la modification et le tri des enregistrements.

Il aide également à préparer des rapports imprimés conformément aux spécifications requises. Cela aide à organiser les données dans l'ordre souhaité. Il agit comme une interface entre le programme d’applications et les fichiers office.

La figure ci-dessous est une illustration:

Le système de gestion de base de données permet d’accéder aux demandes de renseignements et d’informations sur les fichiers, à d’autres détails concernant les employés, de mettre à jour les enregistrements, de créer des rapports, etc. Il permet d’utiliser efficacement l’espace de stockage informatisé.

Systeme d'INFORMATION de gestion:

Système d'information de gestion ou MIS est l'ancien concept. Le SIG informatisé est nouveau. Les cadres ont utilisé les systèmes d’information pour la planification et le contrôle. Les SIG informatisés ont ajouté de nouvelles dimensions grâce à une vitesse et une précision accrues. L'utilisation de l'ordinateur a rendu le système d'information de gestion réalisable. Il n’est pas nécessaire que le système d’information de gestion soit informatisé. Il existe une multitude de tâches qui sont parfaitement exécutées par les employés et les dirigeants, mais certaines tâches peuvent être exécutées rapidement et avec précision par cette machine électronique ».

Selon Gordon B. Davis et Margrethe H. Olson, le système d’information de gestion est «un système intégré, basé sur une machine utilisateur, qui fournit des informations pour soutenir les opérations, la gestion et les fonctions de prise de décision dans une organisation. Le système utilise du matériel informatique et des logiciels; procédures manuelles; modèles d'analyse, de planification, de contrôle et de prise de décision; et une base de données. "

MIS aide à intégrer les informations organisationnelles. En ce qui concerne la gestion des ressources humaines, il est utile de disposer d’une information intégrée concernant les ressources humaines de l’organisation. L'information peut être utilisée par toute personne qui en a besoin pour laquelle la connaissance de l'ordinateur n'est pas essentielle. Il suffit de savoir l'utiliser. MIS est un système de support pour diverses fonctions de gestion.

L'organisation est un système techno-économique et social. MIS s’appuie sur l’organisation, la théorie de l’organisation et la gestion. Si aide à comprendre la structure et la conception organisationnelles, les processus de changement organisationnel, la motivation, la prise de décision, le comportement organisationnel, etc.

Organisation est un système composé de plusieurs sous-systèmes basés sur des activités fonctionnelles telles que la production, le marketing, le personnel, les finances, les ventes, la comptabilité, les matériaux, etc. MIS essaie d’assurer leur intégration pour un fonctionnement sans problème. Les ressources humaines sont utilisées dans chaque système avec des postes respectifs.

MIS aide à fournir des informations intégrées concernant toutes les ressources humaines de l'organisation. Le système d'information doit correspondre aux besoins de gestion de l'organisation. Applications informatiques dans le programme de gestion des ressources humaines et les fichiers de bureau. La figure ci-dessous est une illustration.

Besoins de la direction et systèmes d'information:

Les systèmes d’information viennent au secours des employés et des dirigeants lorsqu’ils effectuent leur travail sur leur lieu de travail. Le système les aide à améliorer leurs performances pour parvenir à la satisfaction de leur travail. Les informations requises par les cadres diffèrent en quantité et en qualité en fonction de leur position et de leur niveau dans la hiérarchie organisationnelle.

Traditionnellement, la gestion de l’organisation a une forme pyramidale, c’est-à-dire que sa base aplatie est plus étroite. Cette pyramide organisationnelle peut être divisée en trois niveaux. haut, milieu et bas. Les cadres supérieurs sont les cadres supérieurs, tels que les directeurs généraux, les directeurs généraux, etc., les cadres intermédiaires comprennent les cadres intermédiaires, c’est-à-dire les chefs de département, tandis que les cadres inférieurs sont les superviseurs de première ligne, les surintendants et les autres membres du personnel opérationnel. Pour effectuer les travaux, ils requièrent différents types d'informations. Les informations sur les performances peuvent également être divisées, en fonction de ces niveaux, car les décisions à prendre diffèrent en fonction de la hiérarchie managériale.

Il est montré dans le diagramme ci-dessous:

La direction au plus haut niveau nécessite l’aide de Decision Support System ou DSS pour élaborer une stratégie organisationnelle tenant compte de divers aspects de l’organisation. Ils peuvent encadrer la stratégie en ce qui concerne les ressources humaines de l'organisation. Ils doivent prendre des décisions stratégiques nécessitant un système informatisé interactif appelé système d’aide à la décision.

Les cadres moyens doivent prendre des décisions tactiques pour lesquelles ils ont besoin du système de base de données appelé système d’information de gestion ou SIG. La direction de niveau inférieur doit prendre des décisions opérationnelles concernant la performance réelle du travail. Le système dont elle a besoin à cette fin est connue sous le nom de système de traitement électronique des données ou système informatique.

L’information nécessaire à l’exécutif dépend des connaissances techniques, de la capacité de prise de décision et du style de direction choisi par la direction de la structure organisationnelle de l’organisme ainsi que de la manière dont l’exécutif perçoit les exigences de l’information.

Système de ressources humaines:

Les ressources humaines sont en réalité un sous-système d’un système, l’organisation. Le système de ressources humaines comprend l’acquisition des ressources humaines, leur formation et leur perfectionnement, la rémunération, les autres avantages, la santé et la sécurité, l’analyse des postes, la description des postes, la spécification des postes, l’évaluation des performances, l’évaluation des postes, ainsi que d’autres informations relatives aux ressources humaines telles que compétences, compétences, etc. expérience, leurs augmentations annuelles, bonus, coût d'acquisition de ressources humaines, coût de formation, inventaire des compétences de composition, stratégie en matière d'acquisition, rétention des ressources humaines, etc.

L'information complète à tous ces égards doit être conservée à portée de main. Les ordinateurs aident à conserver toutes ces informations et à les mettre à la disposition du responsable des ressources humaines. Les ressources humaines font partie de l'ensemble du système. Ils travaillent dans tous les domaines fonctionnels de l’organisation: fabrication, marketing, vente, finance, logistique, recherche et développement, publicité, etc.

Des informations complètes doivent être stockées, compilées, traitées, récupérées avec les agences externes telles que le gouvernement, les concessionnaires, les grossistes, les bailleurs de fonds, les fournisseurs, etc. Une fonction de ressources humaines orientée système s'intègre et interagit avec d'autres fonctions de l'organisation. Le système informatisé de gestion des ressources humaines est appelé système d’information sur les ressources humaines ou SIRH. Nous en parlerons plus haut dans le chapitre Planification des ressources humaines.

Le SIRH met à jour les informations relatives à tous les aspects des ressources humaines de l'organisation et fonctionne comme un système d'aide à la décision. Son entrée est des données brutes et sa sortie est une information. C’est un système qui acquiert, manipule, analyse, stocke, récupère et met à disposition les informations instantanées relatives aux ressources humaines de l’organisation. L'information est terminée et structurée. Certains membres du personnel doivent travailler avec le système. Ils comprennent le responsable des systèmes responsable de la planification, du suivi et du contrôle des activités liées à l’informatisation.

Analyste système est un autre personnel requis dans le système pour étudier et analyser les problèmes et préparer les solutions et les spécifications du programme. Le troisième personnel du système et de la hiérarchie est le programmeur. Un plus grand nombre de programmeurs sont tenus de préparer des programmes informatiques sur la base des spécifications préparées par l’analyste de système. Le quatrième membre du système qui travaille au niveau le plus bas de la hiérarchie est l'opérateur de saisie de données.

Davantage d'opérateurs de ce type sont nécessaires pour saisir les données dans le système informatique. Cette interface homme-machine est connue sous le nom d'humain ou de livewire. Ces personnes préparent plusieurs logiciels et bases de données et transmettent les informations en ligne en rendant ces systèmes accessibles. Ainsi, en éliminant le gaspillage et en obtenant des améliorations significatives de la qualité des données, aidant ainsi les responsables hiérarchiques à résoudre leurs problèmes de ressources humaines.

Les systèmes informatisés apportent une valeur ajoutée au développement et à la gestion des ressources humaines, offrant ainsi la possibilité de devenir une base de pouvoir au sein de l’organisation. Maintenant, le courrier électronique, les liens entre ordinateurs et la vidéoconférence ont entraîné une transformation de la fonction des ressources humaines. Il a également réduit les frais généraux engagés.

Le système de gestion des ressources humaines comprend plusieurs entrées et sorties, ainsi que d’autres activités et processus utilisant des supports d’information. Le système possède un système informatisé de gestion de la base de données, un programme de vérification par recoupement de la précision, des modules permettant d’exécuter des fonctions spécifiques et une fonction permettant de fournir des informations spécifiques lors de l’interrogation.

Utilisation de l'ordinateur en GRH:

La technologie moderne a entraîné de profonds changements et transformé la structure organisationnelle, le fonctionnement et la culture. Des ordinateurs et des programmes informatiques ont envahi les organisations de tous types et de toutes natures, ne laissant aucune chance d'échapper à leur influence. Ils sont largement utilisés dans la gestion des ressources humaines.

Planification des ressources humaines:

Les vastes données sont nécessaires à la planification des ressources humaines. La direction souhaite préparer une planification stratégique à long terme pour les ressources humaines. Le système d’information sur les ressources humaines fournit les informations nécessaires pour établir des prévisions essentielles concernant les besoins en ressources humaines. Les informations peuvent également être utilisées pour l’acquisition de ressources humaines, leur promotion, leur transfert et leur planification de carrière. Les informations d’analyse des tâches aident à la planification des ressources humaines.

Acquisition de ressources humaines:

L’acquisition des ressources humaines se fait par recrutement et sélection. Le système d’information sur les ressources humaines est un outil qui fournit beaucoup d’aide pour l’affichage interne des emplois, qui se fait par le biais du recrutement. C'est une source de recrutement interne. Toutes les informations concernant les compétences, les compétences, les connaissances, l'expérience, la formation, les diplômes, l'âge, le sexe, etc. dont dispose le responsable des ressources humaines via le SIRH lui permettent de pourvoir le poste vacant par voie de promotion ou de mutation.

Le recrutement externe a également été facilité grâce aux informations informatisées gérées par les organisations, grâce à un historique des candidatures spontanées et à l'aide parfois d'agences de placement privées qui gèrent des bases de données sur les différents types de ressources humaines disponibles dans différentes organisations et / ou d'autres personnes à la recherche d'un emploi.

Les acquisitions de ressources humaines par voie de sélection sont assez longues et une procédure compliquée est adoptée. Toutes ces complications sont facilitées par l’utilisation d’informations informatisées. Le test et l'analyse des applications sont effectués avec précision sur des ordinateurs, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et d'argent.

La formation et le développement:

Dans le domaine de la formation et du développement, l'ordinateur a été davantage utilisé. Il existe des instructions assistées par ordinateur qui sont des techniques de formation largement utilisées. Les instructions assistées par ordinateur (IAO) sont les méthodes d’apprentissage programmées.

Au début de 1924, des machines à enseigner rudimentaires ont été utilisées, mais avec l’avènement et la disponibilité des ordinateurs, la formation programmée est à la mode. Le système de formation informatisé est utilisé pour les hôtes de titulaires de postes comprenant des mécaniciens, des commis, des pilotes, etc. La simulation par ordinateur d'une situation de travail réelle revêt une importance particulière. C'est la méthode de formation professionnelle. Cela aide le stagiaire à acquérir une expérience pratique.

Selon des instructions informatisées, la compétence des stagiaires est évaluée par l'ordinateur avant le début de la formation. L'évaluation se poursuit jusqu'à la fin de la formation. L’évaluation incite le formateur à modifier le contenu de la formation en fonction des besoins du stagiaire.

Dans le cadre de la formation assistée par ordinateur, les installations d'instructions assistées par ordinateur et d'instructions gérées par ordinateur sont combinées. Étant complet, il offre de nombreux avantages au stagiaire grâce à un apprentissage efficace. La formation assistée par ordinateur (CBT) fournit une rétroaction immédiate. Un roturier obtient plus de connaissances grâce à la TCC qu’au cours d’une formation en classe. La formation par CBT peut être dispensée sur le lieu de travail ou à l’assemblage des stagiaires. C'est rentable.

Il n’ya aucun coût pour le formateur, car il s’agit de la formation programmée. Il y a une amélioration de la TCC avec l'ajout de la vidéo, technique de formation de pointe, connue sous le nom de formation vidéo interactive. Le CD-ROM est également utilisé pour le développement des cadres. Il appartient à l’organisation de choisir la technique de formation informatique appropriée en fonction de la disponibilité des fonds et du type d’employés et de cadres en formation.

Les méthodes de formation de haute technologie ont un investissement initial élevé, mais une fois acheté, il est très rentable. L'évaluation des stagiaires et le programme de formation peuvent être immédiatement disponibles, ce qui n'est pas possible avec d'autres techniques de formation traditionnelles.

Computer peut stocker les informations relatives aux stagiaires, à leurs performances et à leurs besoins en matière de formation continue. Des informations actualisées à cet égard peuvent être mises à la disposition du responsable des ressources humaines ou de tout responsable exécutif à la demande de celui-ci.

Les modules SIRH peuvent être utilisés pour enregistrer la formation reçue et le coût de la formation peut être surveillé. Il est constamment nécessaire d'actualiser les compétences et les connaissances des employés et des dirigeants pour répondre aux besoins croissants de l'organisation. Les programmes de formation informatisés répondent à ces besoins de l’organisation.

Planification de carrière et de succession:

La planification de carrière nécessite un contrôle approfondi de ses propres préférences, capacités, aptitudes, compétences, connaissances, expertises et compétences et de leur adéquation avec les exigences des postes du niveau supérieur disponible dans l'organisation ou dans une autre organisation. Ceci est facilement et précisément effectué par l'ordinateur pour chaque employé, chaque dirigeant et toute organisation.

L'organisation peut suivre des employés et des cadres aussi ambitieux. Ce personnel est très conscient de sa carrière et de son cheminement de carrière. Ils n'hésitent pas à quitter l'organisation si une opportunité de leur carrière leur est refusée.

On peut dire que la planification de carrière et les applications informatiques sont faites pour l’autre. L'inventaire détaillé concernant les ressources humaines de l'organisation et les détails du travail peuvent être stockés dans un ordinateur. Le système de succession est un autre domaine dans lequel l’ordinateur joue un rôle important en suggérant une personne apte à succéder à une personne à la retraite. Cela peut être facilement maintenu pour les employés et les cadres.

Compensation:

La compensation est un autre domaine dans lequel des applications informatiques peuvent être créées. La compensation comprend les salaires, traitements et autres avantages. Les informations requises dans ce système sont les enregistrements de paie et financiers. Le système d’information sur les ressources humaines facilite l’administration des salaires.

Plusieurs progiciels sont disponibles à cet égard pour gérer et surveiller l’administration de la rémunération. Le salarié reçoit les informations relatives au salaire prélevé par lui et les retenues obligatoires sur le salaire ainsi que ses enregistrements de congés jusqu'à la date de chaque mois.

Il évite les tâches manuelles liées à la maintenance des grands et lourds classeurs. Les détails concernant la contribution des employés au fonds fourni, les intérêts sur ceux-ci sont également conservés et les employés reçoivent les détails à intervalles réguliers.

Évaluation du rendement:

Si le mérite ou la performance est évalué par un individu peut être supérieur en rang et hiérarchie, il y a une possibilité d'attitude biaisée. L’ordinateur peut apporter une solution impartiale au problème. Des modules sont disponibles pour vous aider à évaluer les performances. Il existe plusieurs logiciels disponibles pour évaluer la performance des employés et des dirigeants possédant plusieurs échelles d'évaluation dans des domaines critiques de la performance. L’organisation peut utiliser les échelles pertinentes d’évaluation de la performance de ses employés de divers grades et grades en faisant varier l’échelle d’évaluation fournie par le logiciel.

Sécurité et santé:

La sécurité et la santé sur le lieu de travail sont essentielles. Des employés en bonne santé, exempts de toute maladie et ayant toutes les parties du corps intactes et sûres, sont les atouts de l’organisation. L'organisation disposant de telles ressources humaines devrait se vanter d'elle-même. Elle mérite des crédits pour d'excellentes dispositions en matière de sécurité et de santé de ses employés.

C'est un rêve loin des faits. Toutefois, l'organisation peut veiller à ce que ses employés tiennent les registres des maladies professionnelles et des accidents du travail, en informer les employés de temps à autre et attirer l'attention des employés sur les produits chimiques dangereux et autres, et sur leur utilisation.

Un système d’information sur les ressources humaines peut développer un logiciel et tenir à jour les dossiers de différentes catégories de maladies professionnelles, leurs dangers, les souffrances subies par ces personnes, les traitements médicaux disponibles, les méthodes de prévention, les mesures de sécurité sur le lieu de travail, les soins à prodiguer, etc.

Les employés peuvent être informés de tout cela par le biais d’un réseau informatique à intervalles réguliers ou quotidiennement, et avertis des effets secondaires dangereux. Ordinateur à cet égard peut fournir un système le plus sain pour la sécurité et la santé des ressources humaines de l'organisation. Les ordinateurs aident à maintenir la santé, à gérer le stress, à changer de mode de vie et à adopter celui qui convient à sa santé, à suivre un régime, etc.

Relations humaines:

Maintenir de meilleures relations humaines est un problème auquel de nombreuses organisations sont confrontées. Chaque organisation s'attend à de meilleures relations humaines et à un fonctionnement harmonieux. Les relations entre le syndicat et la direction devraient être harmonieuses et de coopération. Les ordinateurs peuvent aider à conserver les archives des négociations entre les syndicats et la direction, les accords conclus entre les deux.

Le réseau informatique aide à rappeler aux dirigeants les accords et les conditions convenues entre la direction et les syndicats. L'ordinateur personnel de l'exécutif peut être connecté à un réseau d'informations en ligne sur les relations humaines, système de recherche et de récupération d'informations. Les employés peuvent également avoir accès au système en sachant parfaitement ce avec quoi leurs dirigeants sont d’accord ou non. Cela favorise une transparence totale dans les relations humaines ou les relations industrielles dans l'organisation.

À l’époque moderne, de grandes entreprises mettent en place un réseau mondial qui emploie des millions d’employés et d’autres responsables à travers le monde. Ils ont des points de vue et des demandes différents. Pour les maintenir efficacement et répondre à leurs besoins, il est donc nécessaire que l’organisation développe un système expert permettant de disposer d’un sondage d’opinion auprès des employés, de leur perception et de leurs conseils. Les ordinateurs aident à rationaliser le processus.

Grâce à ce réseau, les dirigeants ont sous la main des informations et des contacts étroits avec les employés. Tout problème qui survient dans n'importe quelle plante peut être immédiatement traité et éliminé dans l'œuf. Un système expert peut être développé pour conserver des informations qualitatives avec des informations quantitatives. De cette manière, les ordinateurs jouent un rôle vital dans la gestion des ressources humaines. Les ordinateurs facilitent un environnement de travail harmonieux et sans soucis dans les usines, les bureaux et les maisons. Ils aident à rétablir la paix et l'harmonie industrielles.