Cost Management: Un guide complet de la gestion des coûts

De nombreuses entreprises n'étaient pas préparées. Lorsque les propriétaires d'entreprise prévoient des budgets pour les prochaines années, ils doivent tenir compte de ces coûts croissants et rechercher des moyens de «gérer les coûts gérables» de la conduite des affaires. En fournissant les bonnes solutions à vos clients, en tant que fournisseur de technologies de bureau, vous pouvez jouer un rôle important en aidant les entreprises à gérer leurs coûts. Vous renforcerez également les relations et créerez des opportunités de vente pour votre concessionnaire.

Il est important que vos clients sachent que la productivité des bureaux est un coût important, mais rarement mesuré. Avec des pratiques efficaces de gestion des coûts de bureau en place, ils peuvent mieux minimiser le risque associé à la nécessité de résister à des impacts économiques permanents et imprévisibles dus à des événements tels que les catastrophes naturelles de 2005.

À mesure qu'ils découvrent des moyens d'économiser de l'argent, vous avez la possibilité d'aider vos clients à comprendre que la technologie de bureau actuelle fournit des outils permettant de mieux répondre aux besoins de productivité. En modernisant le matériel de bureau actuel, en intégrant et en personnalisant les périphériques multifonctions dans le flux de travail et en maximisant leurs capacités, vos clients atteindront de nouveaux niveaux d'économie et de productivité à long terme.

Efficacité croissante:

La gestion des coûts gérables commence par une analyse du flux de travail de la productivité et de l'efficacité du bureau. Comprendre l'utilisation de la technologie et les coûts associés constitue un point de départ pour une utilisation optimale de la technologie de bureau en réseau. Il a été courant de compléter les appareils de bureau existants strictement sur une base «ascendante». Toutefois, à un moment donné, une analyse des flux de travail - réalisée par votre concessionnaire - doit être effectuée au sein de l'entreprise de chaque client afin de déterminer la configuration la plus rentable de la technologie bureautique.

Vos clients savent-ils que les entreprises ont réduit leurs coûts de 20 à 30% grâce à une meilleure utilisation des ressources matérielles existantes et à l’adoption de nouveaux copieurs multifonctions et appareils d’impression? Une économie de 30% est significative lorsque l’on considère que la recherche indique que les entreprises consacrent environ 10% de leurs revenus à la production, à la gestion et à la distribution de documents. Déterminer les besoins en gestion de documents peut offrir plus d'opportunités pour intégrer efficacement des documents électroniques dans le flux de travail global de l'entreprise, au lieu de simplement imprimer les documents en tant que production onéreuse en papier.

Ces économies cachées sont importantes lorsque certaines personnes impriment des milliers de pages par an. Une analyse de flux de documents est un investissement rentable pour votre client afin de déterminer les économies potentielles. En plus de trouver des moyens de réduire les coûts associés à l'impression de gros volumes de documents papier, le coût de l'équipement lui-même est également pris en compte.

Comme vous le savez, ces dernières années, le coût unitaire des nouveaux périphériques de bureau multifonctions a continué de baisser, tandis que le nombre de fonctionnalités des périphériques a continué d'augmenter. Cela dit, vos clients doivent comprendre que la mise à niveau vers de nouveaux périphériques multifonctions n'est pas la solution complète.

Les appareils multifonctions offrent maintenant plus de fonctionnalités que l’utilisateur moyen n’en sait ou n’en reconnaît même pas. Par exemple, alors que la connectivité réseau des équipements d'un bureau peut être à jour par rapport aux normes actuelles, les nouvelles fonctionnalités telles que la numérisation sont sous-utilisées, ce qui permet de réaliser d'importantes économies de coûts. Une recommandation professionnelle et une formation personnalisée basée sur les besoins spécifiques de votre entreprise peuvent faire économiser des milliers de dollars sur plusieurs années.

Les entreprises sont également en mesure d'atteindre de nouveaux niveaux de productivité grâce à une formation adéquate des équipements. En tant que concessionnaires, nous sommes conscients que les tâches de copie, d'analyse et de partage, processus fastidieux qui nécessitaient plusieurs périphériques, ont été réduites à une seule opération. La sous-utilisation de ces capacités par vos clients est souvent le résultat direct d'un manque de formation et de sensibilisation. Ils ont besoin de savoir comment mieux utiliser les capacités des périphériques multifonctions dans leurs bureaux.

Les coûts de main-d'œuvre:

Les coûts de main-d'œuvre, qui combinent les coûts de bureau et de supervision, constituent un élément essentiel du budget de tout service d'enregistrement. Les coûts de main-d'œuvre dépendent du niveau d'activité, de la procédure de récupération, du volume et du type de fournitures et d'équipement utilisés. Le volume et le niveau d'activité sont des facteurs qui ne peuvent pas être modifiés, mais le gestionnaire des enregistrements a une influence sur la procédure de récupération. Les fournitures, telles que les dossiers et les conteneurs de documents, sont également sélectionnées par le responsable des enregistrements, qui doit considérer que différents types de conteneurs influent sur le temps passé à archiver et / ou à récupérer les documents.

Les coûts de main-d'œuvre sont directement liés aux niveaux d'efficacité, pour lesquels les fournitures et les équipements sont des composants majeurs.

Pour analyser le coût de la main-d'œuvre des conteneurs de documents et de l'équipement, nous devons ventiler les coûts en éléments suivants:

(1) temps d'accès à l'équipement;

(2) l'heure d'accès au conteneur de documents;

(3) Temps d'insertion du document

(4) le temps de restauration du document et

(5) Temps de restauration de l'équipement.

Coûts de stockage:

Le domaine dans lequel nous pouvons développer des formules de coûts généraux applicables à tout type d’équipement ou d’installation est le stockage. Nous considérons ici le coût de stockage des documents dans des conteneurs de documents pour une période de conservation donnée.

Les coûts de stockage des enregistrements dépendent de:

(1) équipement et fournitures,

(2) l'espace occupé, et

(3) Coût de l'espace.

À des fins de comparaison, il est utile de calculer le coût LFF par an, ce qui peut être fait en trois étapes:

Étape 1: coût de tout le matériel de remplissage + coût des fournitures = coût des matériaux:

Pour déterminer le coût des matériaux, nous devons connaître les coûts d’équipement en pied (LFF). Comment pouvons-nous obtenir le coût et les fournitures par équipement de classement linéaire par LFF? Si de nouveaux équipements sont achetés, l’offre d’un fournisseur potentiel doit indiquer le coût en termes de LFF. Parfois, il est indiqué en tant que coût par IFL, qui peut être converti en coût par IFL en multipliant les données par 12.

Par exemple, le prix d'achat d'une armoire à quatre tiroirs, d'une capacité de 100 LFI, peut être de 100 USD. Le coût de l'équipement par IDE est donc de 100: 100 ou 1 USD. En multipliant ce chiffre par 12, nous arrivons à 12 $ comme coût par LFF. Pour calculer le coût de l'équipement existant dont le prix d'achat est inconnu, utilisez 3040% du coût d'un nouveau système comme base de ce calcul.

Une fois que vous avez le coût de votre logement par LFF, vous voudrez établir le coût des fournitures par LFF. Commencez par rechercher le nombre de dossiers, de classeurs / conteneurs présents dans votre système par LFF. Le meilleur moyen d’obtenir ces données est de compter le nombre de classeurs ou de pochettes dans un tiroir ou sur une étagère.

Sélectionnez un tiroir ou une étagère avec une épaisseur typique de classeur / classeur / conteneur et des conditions de chargement moyennes. Divisez ensuite le nombre de conteneurs par le nombre de LFI et multipliez le résultat par le nombre d'enregistrements par LFF. Si, par exemple, il y en a; 0 enregistrement dans un tiroir de 25 pouces, puis 24 enregistrements par LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Ou si vous avez 90 enregistrements sur une étagère de 3 pieds de large, il y a 30 enregistrements par LFF (90/3 = 30).

Ensuite, nous devons établir le coût de classement des fournitures par LFF, c’est-à-dire le coût des classeurs, classeurs, pochettes et tout autre type de bacs à documents, y compris les feuilles de séparation, les étiquettes, les attaches, les poches intérieures et les attaches spéciales. Pour ce faire, déterminez le coût des fournitures par 1 000 enregistrements, puis multipliez ce nombre par le nombre d'enregistrements par LFF, comme indiqué ci-dessus:

Coût de l'unité x nombre d'enregistrements = coût de l'unité de matériel

si nous supposons que le coût des fournitures est de 400 dollars par tranche de 1 000 dollars et qu'il existe 50 registres par LFF, le coût des fournitures par LFF est de 20 dollars.

En ajoutant le coût des équipements par LFF au coût des fournitures par LFF, nous pouvons calculer le coût des matériaux par LFF. Ainsi, si le coût de l’équipement est de 12 $ par LFF et celui des fournitures de 20 $ par LFF, le coût des matériaux est de 32 $ par LFF.

Étape 2: (Coefficient d'efficacité de l'espace x Coût de l'immobilier) + Coût du service immobilier = Coût de l'espace par LFF par an:

Il en coûte de l'argent pour occuper de l'espace et les coûts immobiliers augmentent chaque année. Même si votre organisation est propriétaire de son bâtiment, vous devez connaître les coûts de comptabilisation de l'espace occupé par le système d'enregistrement. Après tout, si cet espace n’était pas utilisé pour des enregistrements, il pourrait être utilisé à d’autres fins ou loué.

La quantité d'espace occupé dépend de sa configuration, du volume et de l'équipement. Le gestionnaire d’enregistrements ne peut généralement pas faire grand chose au sujet du volume, car celui-ci est créé par l’organisation. Le seul moyen d'influencer les volumes en modifiant le calendrier de conservation peut être difficile, voire impossible. Le domaine dans lequel le gestionnaire d’enregistrements peut surveiller l’espace occupé par le système d’enregistrement est la sélection de l’équipement.

Divers équipements ont différentes efficiences spatiales. Cela signifie que lors du stockage d'une capacité donnée, un type d'équipement de classement utilise plus d'espace qu'un autre. Les équipements bas, tels que les armoires à tiroirs et les armoires et étagères de grande hauteur, ont un faible encombrement. Trois catégories d'efficacité spatiale peuvent être identifiées: faible, intermédiaire et élevée.

Le faible encombrement concerne les équipements dont le facteur est supérieur à 1, 0 L'équipement dans cette catégorie va de l'armoire à deux tiroirs au classeur latéral à trois niveaux de la taille d'une lettre, qui a un comptoir de hauteur et qui présente un facteur d'efficacité d'espace de 1. 17. L'efficacité d'espace intermédiaire est attribuée au système à cinq tiroirs. Cabinet de format lettre avec un facteur de 0, 98 dans le classeur latéral à sept niveaux de format lettre avec un facteur de 50. L'efficacité des espaces commence à un niveau inférieur à 0, 50 et atteint un maximum autour de moins de 0, 20, le chiffre le plus bas correspondant aux étagères mobiles verticales., huit étages de hauteur, avec des sections de 12 pieds de profondeur et quatre sections par allée. Ce facteur pourrait être réduit en ajoutant davantage de sections au système par allée et en allongeant la longueur des sections. ' Comme vous pouvez le constater, plus le facteur d’efficacité spatiale est faible, meilleure est l’efficacité spatiale.

L'espace des allées est une composante majeure des coûts d'espace. Il est donc important de savoir si les classeurs ou les classeurs partagent un même couloir. Par conséquent, le facteur d'efficacité de l'espace est toujours plus élevé pour les fichiers placés individuellement. Les fichiers placés en vis-à-vis, partageant une même allée commune, ont un facteur d'efficacité d'espace moindre, comme indiqué ci-dessus dans la colonne de droite. À des fins de comparaison, il est généralement correct d'utiliser le facteur pour les rôles placés singulièrement. Lorsque la disposition des équipements potentiels est connue, il est conseillé d'utiliser le facteur d'efficacité d'espace approprié. Pour certains types d'équipements, il peut même s'agir d'une combinaison d'équipements placés singulièrement et en partage, d'équipements autonomes et complémentaires.

Pour établir le coût de l'espace occupé par le système d'enregistrement, vous devez établir la valeur de l'espace occupé, c'est-à-dire le coût annuel d'occupation de l'espace par pied carré. Bien entendu, ces données varient considérablement en fonction de l'état et de la valeur du bâtiment, ainsi que de son emplacement. Les différences de coûts annuels d'espace par pied carré entre les zones urbaines et les zones rurales sont également considérables. Cependant, vous devriez obtenir le coût de l'espace pour votre région ou, mieux encore, pour votre immeuble auprès du service de gestion de la maison, de la comptabilité, de la budgétisation ou de l'immobilier.

En prenant le coût immobilier annuel par pied carré et en le multipliant par le facteur d'efficacité spatiale, on obtient le coût de base de l'espace par LFF. Par exemple, si les coûts immobiliers annuels sont de 10 USD par pied carré et que vous utilisez des étagères ouvertes à sept niveaux, les coûts d'espace par LFF sont de 5 USD. Mais pour capter les coûts d'espace, nous devons inclure le coût des services en plus des coûts immobiliers.

Le coût des services correspond aux coûts permanents d’éclairage, de nettoyage, de climatisation, de chauffage, de peinture et de réparation de cet espace. Malheureusement, il n'y a pas de directives détaillées pour établir le coût des services, et chaque salle d'enregistrement a des exigences différentes en ce qui concerne ces services. Le facteur de coût sera donc différent: l'expérience a montré que ces coûts de services varient de 10% à 50%. des coûts immobiliers annuels.

La fourchette de coûts allant de 30 à 50% des coûts immobiliers ne concerne que les documents conservés «en état de bureau», c’est-à-dire lorsque la moquette, la climatisation et d’autres «modes de travail de luxe» sont utilisés dans la zone où les documents sont conservés. La plupart des salles d'enregistrement occupent 1, 030% du coût des services au sous-sol. Une salle d'enregistrement au sous-sol desservie simplement par l'éclairage et le nettoyage est généralement comprise entre 5 et 20%. La climatisation ajoute 10-30% supplémentaires. Le responsable des enregistrements doit avoir une idée éclairée des coûts de service pour la zone occupée par le matériel de stockage des enregistrements.

Pour calculer le coût de l'espace, prenez ce pourcentage des coûts immobiliers annuels par pied carré, qui représente le coût des services, et ajoutez-le aux coûts immobiliers annuels. Par exemple, si les coûts immobiliers sont de 10 USD par an et par pied carré et que le coût des services est estimé à 25%, les coûts d'espace sont de 12, 50 USD (10 USD + [25% X 10] = 12, 50 USD). Nous pouvons maintenant procéder au calcul des coûts de stockage annuels par LFF

Étape 3: coût des matériaux / années de stockage + frais d'espace = coûts de stockage:

Le coût du stockage record par an et par LFF est déterminé en divisant le coût des matériaux par le nombre d'années de stockage et en y ajoutant les coûts d'espace. En multipliant le coût de stockage par le nombre total de LFF dans un système de classement, vous pouvez calculer le coût total de stockage. Ce chiffre n'inclut aucun coût de récupération. Cependant, il est très utile de comparer différents types d’équipements et différentes options de stockage en ce qui concerne leurs coûts. Chaque responsable des enregistrements doit connaître le coût de stockage de son système de classement.

La prochaine question est, combien de temps record? vont être conservés dans cette zone. Cela ne doit pas être confondu avec la période de rétention. Au lieu de cela, nous voudrons peut-être calculer le coût d'une zone de fichier active. Ensuite, seule la période de stockage dans ce fichier particulier doit être prise en compte pour le calcul. Lorsque les enregistrements sont conservés moins de sept ans, l'équipement dure plus longtemps que les enregistrements. Calculer le coût annuel du stockage à court et à moyen terme (en termes de LFF), en supposant que l'équipement dure 10 ans et que le temps de stockage est inférieur à sept ans, nous avons la formule suivante:

coût de l'équipement / 10 + coût des fournitures / années de stockage = coûts de stockage

Rappelez-vous que le coût de stockage fournit des données chiffrées sur l'équipement, les fournitures et l'espace, mais ne donne pas les coûts de bureau, de supervision ou de récupération. Il s'agit simplement du coût de stockage des enregistrements dans certains équipements sur une certaine période. En outre, les coûts de dépôt ne sont pas inclus dans le coût de stockage.

Voyons deux exemples de calcul du coût du stockage:

Exercice 1:

Le service d'enregistrement a des étagères latérales ouvertes avec 7 niveaux. Le rayonnage a une valeur d’achat de 50%. De nouvelles étagères du même type coûteraient SI par IFL. Il y a 30 enregistrements sur une étagère, et chaque étagère mesure 3 pieds de long, il y a donc 10 enregistrements par pied. Les dossiers de fichiers coûtent 380 dollars par mille. Le coût de l'espace est de 6 $ par pied carré par an. Les services sont estimés à 15% du coût de l'espace. Les dossiers doivent être conservés dans cette salle pendant 20 ans.

Premièrement, pour convertir le coût de la mise en rayon du coût par LFI en coût par LFF, multipliez 0, 40 par 12, ce qui correspond à 4, 80. Ensuite, calculez le coût des matériaux par LFF en ajoutant les coûts des étagères et des fournitures:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Maintenant, pour calculer les frais d'espace annuels, multipliez le coût immobilier annuel par pied carré par le facteur d'efficacité d'espace, qui est de 0, 50 pour ce type d'équipement, et ajoutez-y 15% de ce chiffre:

(0, 50 x 6) + 0, 15 x (0, 50 x 6) = 3, 45

Ainsi, le coût annuel total de l'espace par LFF est de 3, 45 USD. Enfin, pour compléter les coûts de stockage annuels:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Dans ce cas, le coût total de stockage par LFF par an est alors de 3, 88 $.

Exercice 2:

Le département dispose des mêmes données que dans l'exercice 1. Il manque de place, mais il est légalement tenu de conserver les enregistrements pendant trois autres années. Il veut établir le coût de la tenue de registres sur les étagères existantes pendant trois années supplémentaires. En outre, il a été établi que, si les dossiers n’étaient pas conservés dans cette salle, les étagères existantes ne pourraient être utilisées ailleurs.

Quel est le coût de stockage par LFF par an? Dans ce cas, aucune nouvelle étagère ne doit être achetée, et l'ancienne étagère ne peut pas être utilisée ailleurs. Les dossiers de fichiers sont en cours d'utilisation et ne peuvent pas être utilisés pour une autre application. Il n'y a pratiquement aucun coût de matériaux. Le coût de stockage est limité au coût de l'espace, qui est de 3, 45 $.

Sélection du matériel de classement:

Bien que le coût ne soit pas le seul facteur pris en compte lors du choix du matériel de classement, il s’agit en réalité le plus souvent du facteur principal. Toute estimation ou offre de fournisseur doit indiquer le coût de l'équipement par IFL ou par IFL. Cependant, ce n'est pas la situation dans son ensemble. Nous devrions toujours ajouter le coût de l'espace au coût de l'équipement. Il serait merveilleux pour les futurs acheteurs que les vendeurs définissent le facteur d’efficacité spatiale dans chaque document. Cela éliminerait beaucoup de confusion. Le coût réel de l'équipement de classement est la somme du coût de l'équipement par LFF et du coût de l'espace par LFF.

Par exemple, le responsable des enregistrements envisage quatre armoires à tiroirs au lieu de classeurs latéraux à six niveaux verrouillables (sans coulisse, portes escamotables). Le prix moyen de l'armoire à tiroirs est de 75 SI; 380 $ pour le classeur latéral. Les coûts immobiliers annuels du bureau sont dans ce cas SI6 par pied carré. Les services sont estimés à 25% supplémentaires, soit 4 dollars par pied carré. Le coût total de l’espace est donc de 20 $ par pied carré. À quoi ressemble la comparaison de prix? Le facteur d'efficacité de l'espace pour l'armoire à tiroirs est de 1, 62; pour le cabinet latéral, .66.

Il y a 8, 33 LFF dans l’armoire à quatre tiroirs. Le coût de l'équipement est de 21 $ par LFF (175: 8, 33). Le coût de l'espace est de 20 $ x 1, 62 = 32, 40 $. Le coût total de ces armoires est de 21 $ + 32, 40 $ = 53, 40 $ par LFF. Le prix d'achat de S380 divisé par IS équivaut à 21, 11 $. le coût par LFF pour le matériel. De toute évidence, il n'y a pas beaucoup de différence de prix du matériel entre le tiroir et le classeur latéral. Pourtant, lorsque nous prenons en compte les coûts d'espace et que nous incluons ceux-ci dans notre calcul des coûts, la situation change. En multipliant les coûts immobiliers de 20 $ par le facteur d'efficacité d'espace, nous obtenons le coût d'espace de 13, 20 $ par LFF (20 x 0, 66).

Stockage hors site:

C'est généralement le manque d'espace qui oblige une organisation à repenser ses plans pour un système de stockage d'enregistrements. Il existe plusieurs moyens d'augmenter la capacité de stockage en utilisant différents équipements. De plus, le responsable des enregistrements a le choix entre deux possibilités extérieures.

Le stockage hors site est l'une de ces alternatives. Cela signifie tirer parti d'un espace peu coûteux hors site, puis utiliser les équipements et les fournitures les plus rentables, en particulier du fait que le taux de récupération devrait être très faible. Le coût moyen du stockage hors site devrait avoisiner les 2 dollars par an et par LFF. Toutefois, dans certains cas, ces coûts peuvent aller jusqu'à 4 S par an et par LFF. Encore une fois, cela n'inclut pas les coûts de récupération.

Les entreprises de stockage commercial hors site facturent entre 1 et 10 USD par récupération, en fonction de la distance, du calendrier de récupération et de l'urgence. Une enquête récente a indiqué que le coût d’une installation de stockage envahissante se situait entre 0, 02 et 1, 00 USD par pied cube et par an ». Seulement sur, le répondant a signalé des coûts nettement plus élevés. Malheureusement, l'enquête n'a pas distingué entre stockage hors site et stockage sur site. L'enquête comprenait plus de 55% des installations inactives stockant des enregistrements sur place.

Microfilm:

La deuxième alternative consiste à réduire les enregistrements à des microfilms. Lorsque nous examinons la possibilité de microfilms, nous ne devrions pas nous limiter à la valeur de stockage. Le domaine de la micrographie offre un outil de gestion de l'information totalement différent. Ses avantages concernent le traitement et la diffusion de l'information, ainsi que le stockage.

Les coûts de microfilm doivent être divisés en coûts de conversion et coûts de stockage. Les coûts de conversion pour le microfilmage interne comprennent les coûts d’équipement, de matériel et de main d’œuvre. Dans le cas où un bureau de service extérieur est utilisé pour la conversion en microfilm, le travail total est généralement facturé, sauf pour la préparation à la maison, c'est-à-dire que le tri, l'emballage, la préparation doivent être effectués par le service des archives.

Les coûts de stockage comprennent l’équipement, l’espace et les éventuels coûts de conservation. Ces derniers sont souvent négligés en tant que partie majeure du microfilmage. Malheureusement, le stockage approprié de microfilms dans des conditions contrôlées n'est pas habituel chez de nombreux utilisateurs de microfilms. Chaque responsable des archives devrait établir une politique de conservation appropriée pour le stockage des microfilms.

Dans de nombreux cas, les bureaux de service des microfilms sont spécialisés dans le traitement de gros volumes et peuvent être plus économiques qu’une opération en interne. Cette étude ne suggérait que du matériel de base pour la prise de vues en interne, à savoir une caméra rotative, une imprimante-lecteur et un lecteur. Les coûts sont basés sur les données suivantes: 80 000 images de film filmées par an; taux de séquençage à 1 000 images / pages par heure; suppression / correction des empêchements à 800 images par heure; placement de l'ID

Pour les 80 000 images, les coûts suivants ont été assurés:

je. Séquence de préparation 80 heures-homme

ii. 100 heures-homme d'empêchement

iii. ID cible 80 heures-homme

iv. Filmer 100 heures-homme

v. Inspection du film, contrôle de qualité 80 heures-homme

vi. Total 440 heures-homme

Le coût moyen par heure-homme est supposé ici à 8 dollars. Ce chiffre comprend les avantages sociaux, les frais généraux et les coûts de supervision, ainsi que les frais généraux. Ainsi, le coût total de la main-d'œuvre est de 3 520 $ (440 x S8). Bien sûr, ces données varient d’un endroit à l’autre car la rémunération, l’échelle, les conditions locales et le niveau des avantages en nature peuvent varier. Le responsable des documents doit se sentir libre d’indiquer le numéro qui s’applique à son exploitation. Le deuxième élément de coût est le coût des fournitures et du traitement. Cela comprend le coût des matériaux, y compris les pellicules et les produits chimiques de traitement, ainsi que l'amortissement du matériel de microfilmage.

Dans la première application, les différences évidentes entre copie papier et microfilm seront amplifiées par des coûts de récupération encore plus élevés pour le microfilm (reproduction de la copie papier). Les coûts de récupération compensent en partie les coûts de conversion élevés, et la troisième application donne de meilleurs résultats que le seuil de rentabilité, ce qui représente une économie réelle pour le système de microfilms. Dans la quatrième application, le tableau est presque inversé: les microfilms génèrent des économies considérables.

La récupération d'une copie papier est généralement plus coûteuse que la récupération d'un microfilm lorsque les cadres sont disposés à utiliser un microfilm original. Dans ce dernier cas, des lecteurs de microfilms sont distribués dans l’ensemble de l’organisation et les informations relatives aux microfilms ne sont généralement pas reconverties en copie papier. Comme le montre cette illustration, la clé de l’utilisation économique des microfilms réside dans la capacité du responsable des documents à convaincre la direction d’utiliser des lecteurs de microfilms comme outils de recherche. Toutefois, dans de nombreuses applications de stockage d’enregistrements, le microfilm n’est utilisé que comme support de stockage. Lorsque quelqu'un souhaite obtenir des informations sur cet enregistrement, une impression est réalisée sous la forme d'un «document de travail». Dans ce cas, le microfilm coûte plus cher que la copie papier.

Stockage informatisé de l'information:

De nombreux experts en bureautique ont prédit que la technologie de bureautique sans papier régirait le stockage des informations dans les années 1980, mais cela ne s'est pas produit aussi rapidement que prévu. Le slogan des bureaux sans papier est devenu lié à un appel à moins plutôt qu’à plus de papier. L’industrie papetière affirme qu’il n’ya jamais eu une demande de papier aussi importante qu’au début des années 80.

Les coûts informatiques ont été réduits de manière constante. La perspective de la mémoire à bulles semblait être la percée pour le stockage économique des informations magnétiques. Cela n'est pas arrivé Le traitement de données (le département est resté fidèle à son nom): le traitement de données est l’activité de l’ordinateur, pas le stockage de données. Toutefois, certaines parties du secteur de l’informatique et des industries affiliées s’efforcent de changer. En 1977, on supposait que le stockage informatisé de était 200 fois plus cher que le microfilm, ce qui a changé radicalement et continue de changer.

En 1982 et 1983, on pouvait voir les premiers signes d’une nouvelle technologie à l’horizon du stockage record: les disques de stockage optiques. Les systèmes à disques optiques sont toujours chers, comme neufs. Un lecteur de grande taille et hautes performances pour disques optiques coûte en 1982, 83 SW80, 000, un disque en mode DRAW (lecture directe après écriture) démarre à 1 000 $ ou plus. Cependant, les experts prévoient un prix de vente de 200 USD pour les disques optiques stockant 50 000 documents, soit un quatorzième de centime par document.

Dans tous les cas de calcul du coût du stockage, nous devons séparer le stockage associé aux coûts et aux coûts de conversion. Les coûts de conversion sont des dépenses, en transition d'informations d'un support à un autre. Tous les signes semblent indiquer que les disques optiques joueront un rôle majeur dans le stockage informatif, car ils deviennent économiques et constituent une véritable concurrence pour le stockage conventionnel.