Délégation: définition, caractéristiques, éléments et types

Nous détaillons ici le sens et la définition de la délégation, ses caractéristiques, ses éléments et ses types.

La délégation est un processus administratif permettant à d'autres de faire le nécessaire en leur donnant des responsabilités. Toutes les décisions importantes sont prises au plus haut niveau par le conseil d’administration. L'exécution est confiée au directeur général. Le directeur général confie le travail aux responsables de département qui, en plus, délèguent les pouvoirs à leurs subordonnés. Chaque supérieur délègue aux subordonnés le pouvoir de faire un travail particulier. Le processus passe au niveau où le travail réel est exécuté. La personne responsable d'un travail particulier dispose de l'autorité nécessaire pour le mener à bien.

Il y a une limite jusqu'à laquelle une personne peut superviser les subordonnés. Lorsque le nombre de subordonnés augmente au-delà, il devra déléguer ses pouvoirs à d'autres personnes qui le supervisent. Un responsable n’est pas jugé en fonction du travail qu’il exécute lui-même mais du travail qu’il accomplit par le biais d’autres personnes. Il attribue des tâches et de l'autorité à ses subordonnés et veille à la réalisation des objectifs organisationnels souhaités.

Définitions:

Allen:

Confier une partie ou la responsabilité et l'autorité à une autre et créer une responsabilité pour la performance. ”

OS Hiner:

"La délégation a lieu lorsqu'une personne donne à une autre le droit d'effectuer un travail pour son compte et en son nom, et que la seconde personne accepte un devoir ou une obligation correspondante de faire ce qui lui est demandé."

Douglas C. Basil:

«La délégation fait référence à la capacité d'un gestionnaire à partager son fardeau avec d'autres. Elle consiste à accorder l’autorité ou le droit de prendre des décisions dans certains domaines définis et à charger les subordonnés de s’acquitter de la tâche qui leur est confiée. »

Caractéristiques de la délégation:

L'inclinaison est l'attribution de l'autorité aux subordonnés dans une zone définie et les responsabilise pour les résultats.

La délégation présente les caractéristiques suivantes:

1. La délégation a lieu lorsqu'un responsable donne certains de ses pouvoirs à ses subordonnés.

2. La délégation ne survient que lorsque la personne qui délègue l'autorité elle-même a cette autorité, c'est-à-dire qu'un responsable doit posséder ce qu'il veut déléguer.

3. Seule une partie de l'autorité est déléguée aux subordonnés.

4. Un responsable qui délègue une autorité peut la réduire, l’améliorer ou la reprendre. Il exerce un contrôle total sur les activités des subordonnés même après la délégation.

5. C'est seulement l'autorité qui est déléguée et non la responsabilité. Un responsable ne peut pas se décharger de ses responsabilités en déléguant son autorité à ses subordonnés.

Éléments de délégation:

La délégation implique trois éléments suivants:

1. Cession de responsabilité:

La première étape de la délégation est l’attribution du travail ou du devoir au subordonné, c’est-à-dire la délégation de pouvoir. Le supérieur demande à son subordonné d’accomplir une tâche particulière au cours d’une période donnée. C'est la description du rôle assigné au subordonné. Les tâches en termes de fonctions ou de tâches à accomplir constituent la base du processus de délégation.

2. Octroi de l'autorisation:

La délégation de pouvoir est le deuxième élément de la délégation. Le délégant donne l’autorité aux subordonnés pour que la tâche assignée soit accomplie. La délégation de responsabilité avec autorité n'a pas de sens. Le subordonné ne peut accomplir le travail que s'il dispose de l'autorité requise pour effectuer cette tâche.

L'autorité découle de la responsabilité. C'est le pouvoir, d'ordre ou de commandement, délégué du supérieur, de permettre au subordonné de s'acquitter de sa responsabilité. Le supérieur peut le transférer pour permettre au subordonné de mener à bien le travail qui lui est assigné. Il devrait y avoir un équilibre entre autorité et responsabilité. Le supérieur hiérarchique devrait déléguer suffisamment d’autorité pour effectuer le travail assigné.

3. Création de la responsabilité:

La responsabilité est l'obligation du subordonné d'accomplir les tâches qui lui sont assignées. La délégation crée une obligation pour le subordonné d'accomplir la tâche qui lui est confiée par le supérieur. Lorsqu'un travail est attribué et que l'autorité est déléguée, la responsabilité est le sous-produit de ce processus.

L'autorité est transférée de sorte qu'un travail particulier soit achevé comme souhaité. Cela signifie que le délégant doit s'assurer de l'achèvement des travaux assignés. L'autorité coule vers le bas alors que la responsabilité passe vers le haut Le flux descendant d’autorité et le processus ascendant de responsabilisation doivent avoir une parité à chaque position de la hiérarchie de gestion. Le subordonné devrait être responsable devant un seul supérieur hiérarchique. La responsabilité unique améliore le travail et la discipline.

Types de délégation:

La délégation peut être du type suivant:

Délégation générale ou spécifique:

Lorsque des pouvoirs sont confiés à des fonctions de direction générales telles que la planification, l'organisation, la direction, etc., les responsables subalternes s'acquittent de ces fonctions et jouissent de l'autorité nécessaire pour s'acquitter de ces tâches. Le directeur général exerce un contrôle général et guide les subordonnés de temps à autre.

La délégation spécifique peut concerner une fonction particulière ou une tâche assignée. L'autorité déléguée au responsable de la production pour s'acquitter de cette fonction sera une délégation spécifique. Divers directeurs de département ont le pouvoir spécifique de s’acquitter de leurs tâches.

Délégation formelle ou informelle:

La délégation officielle de pouvoirs fait partie de la structure organisationnelle. Chaque fois qu'une tâche est assignée à une personne, l'autorité requise lui est également donnée. Ce type de délégation fait partie du fonctionnement normal de l'organisation. Chaque personne reçoit automatiquement l'autorité selon ses devoirs. Lorsque le responsable de la production obtient le pouvoir d'augmenter la production, il s'agit d'une délégation de pouvoirs officielle. La délégation informelle ne se pose pas en raison de la position mais en fonction des circonstances. Une personne peut entreprendre une tâche particulière non pas parce qu'elle lui a été assignée, mais il est nécessaire de faire son travail normal.

Délégation Latérale:

Lorsqu'une personne se voit déléguer le pouvoir d'accomplir une tâche, elle peut avoir besoin de l'assistance d'un certain nombre de personnes. Cela peut prendre du temps d’obtenir officiellement l’assistance de ces personnes. Il peut contacter indirectement les personnes concernées afin d'obtenir leur aide pour entreprendre le travail en réduisant les délais de délégation officielle. Lorsque l'autorité est déléguée de manière informelle, on parle de délégation latérale.

Autorité réservée et autorité déléguée:

Un délégant peut ne pas aimer déléguer chaque autorité aux subordonnés. L’autorité qu’il conserve avec lui est appelée autorité réservée et l’autorité attribuée aux subordonnés est une autorité déléguée.

Pré-requis pour la délégation:

Chaque supérieur tente de conserver le plus d'autorité possible. La charge de travail ou les circonstances peuvent obliger la délégation à la baisse. Si l'autorité n'est pas volontairement déléguée, elle n'apportera pas les résultats souhaités. Il est important que l'autorité compétente descende pour que le travail se déroule de manière fluide et efficace. Le processus de délégation ne sera terminé que si les conditions préalables suivantes sont remplies.

Volonté de déléguer:

Le premier préalable à la délégation est la volonté du supérieur de se séparer de son autorité. À moins que le supérieur ne soit psychologiquement prêt à quitter son autorité, la délégation ne sera pas efficace. Si un supérieur est contraint de déléguer son autorité sans volonté, il essaiera de mettre au point des méthodes pour interférer avec le travail du subordonné. Il peut occulter le subordonné à un point tel que chaque décision est mise en œuvre avec l’approbation du chef ou que l’exécution puisse le traverser avec son examen minutieux. Il sera préférable de ne pas déléguer l'autorité sauf si le supérieur hiérarchique est prêt mentalement à le faire.

Climat de confiance et de confiance:

Il devrait exister un climat de confiance entre supérieurs et subordonnés. Les subordonnés doivent avoir suffisamment d’opportunités ou de situations réelles dans lesquelles ils utilisent leur talent et leur expérience. S'ils commettent des erreurs, les supérieurs doivent les guider et les corriger. Les supérieurs doivent faire confiance à leurs subordonnés et ne doivent pas les prendre pour concurrents. Le climat de confiance aidera les subordonnés à apprendre et à grandir, ce qui facilitera le processus de délégation.

La foi chez les subordonnés:

Parfois, les supérieurs ne délèguent pas l'autorité avec la crainte que leurs subordonnés ne puissent pas gérer le travail de manière indépendante. Ils ne sont pas sûrs des qualités des subordonnés et ne veulent pas prendre de risques. Le supérieur est peut-être trop conscient de ses compétences et de son aptitude, ce qui le rend hésitant à déléguer des pouvoirs. Les supérieurs doivent éviter ce type de pensée et d’attitude. Ils devraient avoir confiance en leurs subordonnés et devraient plutôt les aider à apprendre le travail correctement. Après tout, les supérieurs ont également appris beaucoup de choses de leurs supérieurs et les subordonnés actuels doivent également assumer des responsabilités plus élevées. Le climat de foi aidera les subordonnés à apprendre les choses plus rapidement et à assumer davantage de responsabilités.

Peur des superviseurs:

Les supérieurs craignent souvent que leurs subordonnés ne s'en emparent pas, une fois que leurs responsabilités leur seront confiées. C'est un cas de complexe d'infériorité. Les supérieurs peuvent donner de nombreuses logiques pour déléguer l'autorité, mais cette crainte est l'une des causes importantes. Les supérieurs doivent éviter ce type de pensée et avoir une attitude positive envers leurs subordonnés.

Les subordonnés doivent être encouragés à assumer davantage de responsabilités. Ils auront plus de respect pour les supérieurs et leur capacité à faire confiance à leurs subordonnés et devrait plutôt les aider à bien apprendre le travail. Après tout, les supérieurs ont également appris beaucoup de choses de leurs supérieurs et les subordonnés actuels doivent également assumer des responsabilités plus élevées. Le climat de foi aidera les subordonnés à apprendre les choses plus rapidement et à assumer davantage de responsabilités.

Peur des superviseurs:

Les supérieurs craignent souvent que leurs subordonnés ne s'en emparent pas, une fois que leurs responsabilités leur seront confiées. C'est un cas de complexe d'infériorité. Les supérieurs peuvent donner de nombreuses logiques pour déléguer l'autorité, mais cette crainte est l'une des causes importantes. Les supérieurs doivent éviter ce type de pensée et avoir une attitude positive envers leurs subordonnés. Les subordonnés devraient être encouragés à assumer davantage de responsabilités et ils auront plus de respect pour les supérieurs et leurs capacités.