La départementalisation: sens, besoin et types

Lisez cet article pour en savoir plus sur la départementalisation. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. La signification de la départementalisation 2. La nécessité et l’importance de la départementation 3. Les types 4. Les facteurs à prendre en compte.

Signification de départementalisation:

La «départementalisation» consiste à regrouper les activités d’une entreprise en plusieurs unités aux fins d’administration à tous les niveaux.

Les unités administratives ainsi créées peuvent être désignées comme départements, divisions, unités, succursales, sections, etc.

Le processus d'organisation consiste à diviser et à regrouper les travaux à effectuer dans une entreprise et à attribuer différentes tâches et responsabilités à différentes personnes.

Diviser le travail signifie naturellement l’identification des activités individuelles à réaliser pour atteindre les objectifs de l’organisation. Mais une fois que les différentes activités ont été identifiées, il est nécessaire de les regrouper de manière logique afin de pouvoir organiser une équipe.

La division peut fournir un degré de spécialisation nécessaire de l'activité de la haute direction pour une performance efficace. Il peut simplifier les tâches de gestion sur une période exploitable. Il fournit également une base sur laquelle les cadres supérieurs peuvent coordonner et contrôler les activités des unités départementales.

Nécessité et importance du département:

Le besoin fondamental des départements est de rendre la taille de chaque unité départementale gérable et de sécuriser les avantages de la spécialisation. Le regroupement des activités et, par conséquent, du personnel, dans des départements, permet de développer une entreprise à tout degré.

La départementation est nécessaire pour les raisons suivantes:

1. Avantages de la spécialisation:

Le département permet à une entreprise de bénéficier des avantages de la spécialisation. Lorsque chaque département s’occupe d’une fonction principale, l’entreprise se développe et l’efficacité des opérations augmente.

2. Sentiment d'autonomie:

Normalement, les départements sont créés dans l'entreprise avec un certain degré d'autonomie et de liberté. Le responsable d'un département peut prendre des décisions de manière autonome dans le cadre général de l'organisation. Le sentiment d'autonomie procure une satisfaction au travail et une motivation qui augmentent l'efficacité des opérations.

3. Expansion:

Un responsable ne peut superviser et diriger que quelques subordonnés. Le regroupement des activités et du personnel dans les départements permet à l'entreprise de se développer et de se développer.

4. Fixation de la responsabilité:

Le département permet à chaque personne de connaître le rôle spécifique qu'il doit jouer dans l'ensemble de l'organisation. La responsabilité des résultats peut être définie plus clairement, avec précision et précision, et une personne peut être tenue responsable de ses actes.

5. Amélioration de la compétence de gestion:

Le département aide au développement des compétences de gestion. Le développement est possible en raison de deux facteurs. En premier lieu, les gestionnaires concentrent leur attention sur certains problèmes spécifiques qui leur fournissent une formation en cours d’emploi efficace. Deuxièmement, il est facile d'identifier le besoin de formation continue des gestionnaires, car le rôle des gestionnaires est bien défini et la formation peut leur permettre de mieux travailler dans leur domaine de spécialisation.

6. Facilité d'évaluation:

L'évaluation des performances de gestion devient plus facile lorsque des tâches spécifiques sont attribuées au personnel du service. La performance managériale peut être mesurée lorsque les domaines d’activité sont spécifiés et que les normes de performance sont fixées. Le département fournit une aide dans ces deux domaines.

Lorsqu'une fonction plus large est divisée en petits segments et qu'un segment particulier est attribué à chaque responsable, la zone à évaluer est clairement connue; et les facteurs qui affectent la performance peuvent être signalés plus facilement. De même, les normes de performance peuvent être facilement fixées, car les facteurs influant sur les performances de travail peuvent être clairement connus. Ainsi, l'évaluation de la performance devient plus efficace.

7. Contrôle administratif:

La division est un moyen de diviser une organisation vaste et complexe en petites unités administratives. Le regroupement des activités et du personnel en unités gérables facilite le contrôle administratif. Les normes de performance de chaque département peuvent être déterminées avec précision.

Types de département:

Il y a plusieurs bases de département. Les bases les plus couramment utilisées sont: fonction, produit, territoire, processus, client, heure, etc.

Celles-ci sont expliquées ci-dessous:

(A) Département par fonctions:

L'entreprise peut être divisée en départements sur la base de fonctions telles que la production, les achats, les ventes, le financement, le personnel, etc. C'est la base de département la plus populaire. Si nécessaire, une fonction principale peut être divisée en sous-fonctions. Par exemple, les activités du service de la production peuvent être classées comme suit: contrôle de la qualité, traitement des matériaux, réparations et maintenance.

L'organigramme basé sur les départements fonctionnels est présenté à la Fig. 4.10:

Avantages:

Les avantages du département fonctionnel sont les suivants:

(a) C'est la forme de département la plus logique et la plus naturelle.

(b) Il assure la réalisation de toutes les activités nécessaires à la réalisation des objectifs organisationnels.

c) Il prévoit une spécialisation professionnelle qui optimise l'utilisation de la main-d'œuvre.

(d) Cela facilite la délégation de pouvoir.

(e) Il permet aux cadres supérieurs d'exercer un contrôle effectif sur un nombre limité de fonctions.

(f) Il élimine le dédoublement des activités.

(g) Cela simplifie la formation, car les gestionnaires ne doivent être des experts que dans un domaine de compétences restreint.

Désavantages:

Il existe certains problèmes liés à la division fonctionnelle. Ceux-ci sont mentionnés ci-dessous:

(a) Il peut y avoir des conflits entre départements.

(b) Les possibilités de développement de la gestion sont limitées. Les gestionnaires fonctionnels ne reçoivent pas de formation pour les postes de direction. La responsabilité des résultats ne peut pas être fixée sur une seule tête fonctionnelle.

c) On met trop l'accent sur la spécialisation.

(d) Il peut être difficile de coordonner les activités des différents départements.

(e) Il peut y avoir inflexibilité et complexité des opérations.

(B) Département par produits:

Dans le département produit, chaque produit majeur est organisé en un département séparé. Chaque département s'occupe de la production, des ventes et du financement d'un produit. Le département produit est utile lorsque les caractéristiques d'expansion, de diversification, de fabrication et de commercialisation de chaque produit sont principalement significatives.

Il est généralement utilisé lorsque la chaîne de production est complexe et diversifiée, nécessitant des connaissances spécialisées et qu'un capital considérable est nécessaire pour les installations, équipements et autres installations telles que les industries automobile et électronique.

En fait, beaucoup de grandes entreprises se diversifient dans différents domaines et préfèrent le département produit. Par exemple, une grande entreprise avec une gamme de produits diversifiée peut avoir trois divisions de produits, une pour les plastiques, les produits chimiques et les métaux. Chaque division peut être subdivisée en activités de production, de vente, de financement et de personnel.

Avantages:

La département produit offre plusieurs avantages qui peuvent être énoncés comme suit:

(a) La direction des produits accorde une attention particulière à chaque ligne de produits, ce qui facilite leur expansion et leur diversification.

(b) Il garantit l'utilisation complète des installations de production spécialisées. Les compétences personnelles et les connaissances spécialisées des directeurs de production peuvent être pleinement utilisées.

(c) Les directeurs de production peuvent être tenus responsables de la rentabilité de chaque produit. Chaque division de produits est semi-autonome et contient différentes fonctions. Ainsi, la direction des produits fournit un excellent centre de formation aux cadres supérieurs.

(d) La performance de chaque division de produits et sa contribution aux résultats totaux peuvent être facilement évaluées.

(e) Il est plus flexible et adaptable au changement.

Désavantages:

La département produit présente certains problèmes, comme suit:

(a) Cela crée le problème du contrôle efficace exercé sur les divisions de produits par les cadres supérieurs.

(b) Chaque responsable de production affirme son autonomie sans tenir compte des intérêts de l'organisation.

c) Les avantages de la centralisation de certaines activités telles que le financement et la comptabilité ne sont pas disponibles.

(d) Il existe une duplication des installations physiques et des fonctions. Chaque division produit dispose de son propre personnel spécialisé, ce qui peut entraîner des coûts d’exploitation élevés.

e) La capacité de l'usine peut être sous-utilisée lorsque la demande pour un produit particulier n'est pas suffisante.

(C) Département par territoire:

Les départements territoriaux ou géographiques sont particulièrement utiles pour les grandes entreprises dont les activités sont très dispersées. Les banques, les compagnies d’assurance, les sociétés de transport, les agences de distribution, etc. sont quelques exemples de telles entreprises, dans lesquelles toutes les activités d’un domaine d’activité donné sont regroupées en zones, succursales, divisions, etc.

Il n’est évidemment pas possible pour un responsable fonctionnel de gérer efficacement de telles activités largement répandues. Cela nécessite de nommer des directeurs régionaux pour différentes régions.

L'organigramme des départements territoriaux peut prendre la forme suivante:

Avantages:

La direction territoriale offre certaines installations en fonctionnement. Ceux-ci sont indiqués ci-dessous:

(a) Chaque responsable régional peut se spécialiser dans les problèmes particuliers de sa région.

(b) Cela facilite l'expansion des affaires dans diverses régions.

c) Cela aide à tirer parti des avantages des opérations locales. Les responsables locaux connaissent mieux les coutumes, les préférences, les styles, les modes, etc. de l'entreprise. L'entreprise peut acquérir une connaissance intime de la situation sur les marchés locaux.

(d) Il en résulte des économies de fret, de loyers et de coûts de main-d'œuvre. Cela permet également de gagner du temps.

e) La coordination des activités dans une localité est améliorée grâce à la création de divisions régionales.

f) Il confère une autonomie suffisante à chaque responsable régional et lui donne la possibilité de le former, car il s’occupe de l’ensemble des opérations d’une unité.

Désavantages:

Les départements territoriaux ont les problèmes suivants:

(a) Il y a le problème de la communication.

(b) Cela nécessite davantage de gestionnaires dotés de compétences générales en gestion. Ces gestionnaires peuvent ne pas être toujours disponibles.

(d) La coordination et le contrôle des différentes branches du siège deviennent moins efficaces.

e) En raison de la duplication des installations physiques, les coûts d’exploitation sont généralement élevés.

f) Il existe une multiplication des services de personnel, de comptabilité et d’autres services au niveau régional.

(D) Département par clients:

Dans ce type de département, les activités sont regroupées en fonction du type de clients. Par exemple, un grand magasin de vêtements peut être divisé en divisions de gros, de détail et d’exportation. Ce type de département est utile pour les entreprises qui vendent un produit ou un service à un certain nombre de groupes de clients clairement définis. Par exemple, un grand magasin de vêtements prêt à l'emploi peut avoir un département distinct pour les hommes, les femmes et les enfants. Une banque peut avoir des départements de crédit distincts pour les grands et les petits entrepreneurs.

L'organigramme de la direction client peut apparaître comme suit:

Avantages:

Les avantages importants du département client sont les suivants:

(a) Une attention particulière peut être accordée aux goûts et aux préférences de chaque type de client.

(b) Différents types de clients peuvent être satisfaits facilement par un personnel spécialisé. La satisfaction des clients améliore la bonne volonté et la vente de l'entreprise.

d) L’entreprise peut acquérir une connaissance intime des besoins de chaque catégorie de clients.

Désavantages:

Cette méthode de département peut présenter certains inconvénients, notamment lorsqu'elle est suivie de manière très stricte. Ce sont comme suit:

(a) La coordination entre les ventes et les autres fonctions devient difficile car cette méthode ne peut être suivie que dans la division marketing.

b) Il peut y avoir une sous-utilisation des installations et de la main-d’œuvre dans certains départements, en particulier en période de faible demande.

(d) Les responsables des services clients peuvent faire pression pour des avantages et des installations spéciales.

(E) Département par processus ou équipement:

Dans ce type ou département, les activités sont regroupées en fonction des processus de production impliqués ou des équipements utilisés. Ceci est généralement utilisé dans les entreprises de fabrication et de distribution et à des niveaux d'organisation inférieurs. Par exemple, une usine de textile peut être organisée en départements d'égrenage, de filature, de tissage, de teinture et de finissage. De même, une presse à imprimer peut avoir des départements de composition, de relecture, d’impression et de reliure. Ce département peut également être employé dans les industries de l'ingénierie et du pétrole.

La Fig. 4.14 présente l'organigramme des départements ou des équipements du département de fabrication d'une industrie textile.

Avantages:

L’objectif fondamental de ce type de département est d’obtenir efficacité et économie des opérations. Les processus sont définis de telle sorte qu'une série d'opérations est réalisable, rendant les opérations économiques. L'efficacité peut être atteinte si des départements sont créés pour chaque processus, car chacun a ses particularités.

Il offre les avantages de la spécialisation requis à chaque niveau du processus total. La maintenance de l'installation peut être mieux effectuée et la main-d'œuvre utilisée efficacement.

Désavantages:

Dans ce type de département, il peut être difficile de coordonner les différents départements, car le travail de chaque processus dépend entièrement du processus précédent. Il existe donc des risques de conflits entre les responsables chargés des différents processus. Il ne peut pas être utilisé lorsque l'activité de fabrication n'implique pas de processus distincts.

(F) Département par heure et par nombre:

Sous cette méthode de département, les activités sont regroupées en fonction du moment de leur exécution. Par exemple, une usine fonctionnant 24 heures sur 24 peut avoir trois départements pour trois quarts de travail: un pour le matin, un deuxième pour le jour et un troisième pour la nuit.

Dans le cas de la numérotation par département, les activités sont regroupées en fonction de leur performance par un certain nombre de personnes. Par exemple, dans l'armée, les soldats sont regroupés en escouades, compagnies, bataillons, régiments et brigades sur la base du nombre prescrit pour chaque unité.

Ce type de département est utile lorsque le travail est répétitif, que le personnel est un facteur important, que les efforts du groupe sont plus importants que les efforts individuels et que la performance du groupe peut être mesurée. Il est utilisé au niveau d'organisation le plus bas.

Facteurs à prendre en compte en département:

Une base appropriée de département est celle qui facilite l'exécution des fonctions organisationnelles de manière efficace et efficiente, de sorte que les objectifs de l'organisation soient atteints. Chaque base étant adaptée à un type d’organisation particulier, une combinaison de bases différentes est souvent adoptée.

Ainsi, la détermination de l’adéquation de la base de département doit être envisagée à la lumière de divers principes ou facteurs affectant le fonctionnement d’une organisation.

Ces facteurs ou principes sont décrits ci-dessous:

1. Spécialisation:

Les activités d'une organisation doivent être regroupées de manière à conduire à une spécialisation du travail. La spécialisation contribue à améliorer l'efficacité et à garantir la rentabilité des opérations. Cela permet au personnel de devenir des experts.

2. Coordination:

Des activités très différentes peuvent être regroupées dans un seul exécutif car elles doivent être coordonnées. Ainsi, la base de département devrait assurer que les activités différentes sont rassemblées dans un département.

3. Contrôle:

Les départements doivent être tels qu’ils facilitent la mesure du rendement et l’adoption de mesures correctives en temps voulu. Cela devrait permettre aux gestionnaires de tenir les employés responsables des résultats. Un contrôle efficace aide à atteindre les objectifs organisationnels de manière économique et efficace.

4. Attention appropriée:

Toutes les activités contribuant à l'obtention de résultats subordonnés doivent faire l'objet d'une attention appropriée. Cela garantira que toutes les activités nécessaires sont effectuées et qu'il n'y ait pas de duplication inutile des activités. Les domaines clés méritent une attention particulière.

5. économie:

La création de départements implique des coûts supplémentaires d’espace, d’équipement et de personnel supplémentaires. La structure et le nombre de départements doivent donc être décidés de manière à optimiser au maximum l’utilisation des installations et du personnel.

6. Condition locale:

Lors de la formation des départements, une attention adéquate devrait être accordée aux conditions locales. Ceci est plus important pour l'organisation qui opère dans différentes zones géographiques. Les départements doivent être ajustés en fonction des ressources disponibles. Il devrait viser à la pleine utilisation des ressources.

7. Considération humaine:

Le département doit également prendre en compte l'aspect humain dans l'organisation. Ainsi, avec les facteurs techniques discutés ci-dessus, les départements devraient être créés sur la base de la disponibilité du personnel, de ses attitudes, de ses aspirations et de ses systèmes de valeurs, de ses groupes de travail informels, de ses modèles culturels, etc. et plus efficace.