Types essentiels de communication organisationnelle (avec diagramme)

Types essentiels de communication organisationnelle!

A. Communication selon la structure organisationnelle:

1. Communication formelle:

Une telle communication est celle qui est associée à la structure organisationnelle formelle et au statut officiel ou à la position du communicateur et du destinataire. Il voyage à travers les canaux officiels des positions officiellement reconnues dans l'organigramme. La communication formelle est principalement en noir et blanc.

Il s’agit donc d’une tentative délibérée de réglementer le flux de communication de manière à ce que l’information circule facilement, avec précision et en temps voulu. La communication formelle est une tentative délibérée de réguler le flux de communication de manière à assurer que l’information circule de manière fluide, précise et rapide.

Nous rencontrons fréquemment l'expression «par le canal approprié». Il met l'accent sur l'essence du canal de communication formel. Par exemple, lorsque le directeur général donne des instructions (en raison de son poste supérieur dans l'organisation), il s'agit d'une communication formelle.

Les formes de communication formelle sont les suivantes:

i) réunions départementales,

(ii) conférence,

(iii) appels téléphoniques,

(iv) les bulletins de nouvelles de l'entreprise,

(v) Entretiens spéciaux et publications et messages à usage spécifique.

Le principal avantage de la communication formelle est que les canaux officiels permettent aux informations courantes et standardisées de passer sans demander trop d’attention de la part de la direction. Pour l’essentiel, les cadres et les gestionnaires peuvent consacrer la majeure partie de leur temps précieux à des questions de la plus haute importance.

Mais dans le même temps, la faiblesse de la communication formelle ne doit pas être ignorée. La communication par le canal de commandement entrave considérablement le flux d'informations libre et ininterrompu.

2. Communication informelle:

La communication informelle est également connue sous le nom de «Grapevine». Il est exempt de toutes sortes de formalités car il est utilisé dans les relations informelles entre les parties, telles que l’amitié, l’appartenance à un même club ou une même association.

Les membres de la direction utilisent également une communication informelle lorsqu'ils ont du mal à collecter des informations auprès des travailleurs. Cette communication comprend des commentaires, des suggestions, etc. Elle peut être transmise par un simple coup d'œil, un geste, un sourire ou un simple silence.

Les gestionnaires et les cadres favorisent également la croissance et le développement de réseaux de communication informels par intermittence. En fait, ce processus est très utile pour la diffusion de certaines informations qui, dans l’intérêt général de l’organisation, ne peuvent être transmises par les voies officielles.

En dehors de cela, il offre également aux niveaux supérieurs et supérieurs un aperçu plus clair de ce que les subordonnés pensent et ressentent. Mais dans le même temps, les faiblesses de la communication informelle méritent également d’être soulignées. On peut mentionner que ce processus a très souvent tendance à transmettre des informations et des faits déformés, mal interprétés, inexacts et à demi-vérité, en fonction des circonstances et du message. Néanmoins, les cadres et les gestionnaires ne peuvent pas se passer de la communication informelle.

B. Communication selon la direction:

1. Communication descendante:

La communication qui coule des supérieurs aux subordonnés est appelée communication descendante. Dans une structure organisationnelle, les membres de la haute direction doivent exercer leurs pouvoirs pour atteindre les objectifs souhaités, ce qui implique qu'ils peuvent être chargés de donner des ordres, des instructions et des directives aux responsables des niveaux inférieurs. Ceci peut être appelé communication descendante. Dans le cas d'une communication descendante, l'exécution d'un travail est attendue immédiatement.

Katz et Kahn ont identifié des éléments dynamiques de la communication descendante:

1. Directives de tâches spécifiques; Instructions de travail.

2. Informations destinées à permettre de comprendre la tâche et ses relations avec les autres tâches de l’organisation; justification de l'emploi.

3. Informations sur les procédures et pratiques organisationnelles.

4. Retour au subordonné sur ses performances.

5. Informations à caractère idéologique pour inculquer un sens de la mission, endoctrinement des objectifs.

La communication entre le supérieur et le subordonné peut être face à face ainsi que par le biais de notes de service écrites, de commandes, de descriptions de poste, etc.

2. Communication ascendante:

Dans une communication ascendante, les personnes du niveau inférieur sont censées avoir une communication avec celles qui sont au-dessus d’eux. C'est juste l'inverse de la communication descendante. Ce type de communication inclut les réactions et suggestions des travailleurs, leurs réclamations, etc. Le contenu de la communication ascendante comprend des rapports, des réactions, des déclarations de suggestion et des propositions préparées en vue de leur soumission au patron.

La communication ascendante peut être divisée en quatre catégories sur la base de ce que dit l'employé:

(i) de lui-même, de ses performances et de ses problèmes,

(ii) sur les autres et leurs problèmes,

(iii) sur les politiques et pratiques organisationnelles, et

(iv) sur ce qui doit être fait et comment cela peut être fait.

Les principales caractéristiques de la communication ascendante sont les suivantes:

(1) il est condensé et résumé lorsqu'il passe à différents niveaux de la hiérarchie. Il donne des informations sur le degré d'efficacité de la communication descendante. Ce retour d'information est utilisé pour améliorer l'efficacité de la communication.

(2) Il informe la direction des points de vue, réactions, attitudes, sentiments et moral des employés.

(3) Il fournit des moyens de contrôle.

(4) Enfin, il donne des informations et une date pour la prise de décision.

La communication ascendante peut être déformée en raison de la nature des relations entre le supérieur et les subordonnés. Un employé n'est pas susceptible de donner des informations susceptibles de l'affecter négativement. En outre, il peut transmettre des informations erronées pour impressionner ses supérieurs. Elle passe par de nombreux médias, tels que la chaîne de commandement, les boîtes à suggestions, les contacts personnels, les enquêtes sur l’attitude et le moral, la procédure de règlement des griefs, les liaisons spécialisées, les syndicats, etc.

3. Communication horizontale:

Lorsque la communication a lieu entre deux personnes ou plus subordonnées à la même personne ou travaillant au même niveau d’organisation, la communication est appelée communication horizontale (latérale).

La communication entre gestionnaires fonctionnels ou entre subordonnés travaillant sous un même patron, la communication entre gestionnaires de différentes usines sont des exemples de cette communication. La communication horizontale peut être orale ou écrite.

La communication horizontale répond aux besoins des utilisateurs de savoir de leurs propres pairs sans prendre en compte les autres niveaux de l'organisation. Il est vraiment difficile pour une organisation de fonctionner efficacement sans de tels flux de communication horizontaux. Bien que la conception organisationnelle formelle ne prévoie pas de tels flux de communication, elle est nécessaire à la coordination et à l'intégration de diverses fonctions organisationnelles.

Comme la communication horizontale organisationnelle n’existe généralement pas, la facilitation est laissée à chaque responsable. La communication entre pairs est nécessaire pour la coordination et peut également apporter une satisfaction aux besoins sociaux.

C. Selon le mode d'expression:

1. Communication orale ou verbale:

La communication orale est une communication directe entre deux individus. En communication orale, les deux parties, c'est-à-dire que l'expéditeur et le destinataire, échangent leurs idées oralement, que ce soit dans une conversation face à face ou à l'aide de tout appareil mécanique ou électrique tel que téléphone, téléconférence, etc. ou des explications ou parfois lorsque la communication n'est pas bien comprise, il peut clarifier le sens.

La communication orale est généralement possible là où il peut y avoir un contact direct ou un message à transmettre n'est pas de nature permanente. Les réunions et conférences, les conférences et les entretiens sont d’autres supports de cette communication.

La communication orale bénéficie de certains avantages qui peuvent être énumérés comme suit:

(i) La communication orale a le net avantage d’être rapide et rapide. Il permet à l'émetteur et au récepteur du message de répondre directement.

(ii) La communication orale facilite les contacts étroits et favorise ainsi l'échange mutuel d'idées, de faits, de compréhension et de coopération.

(iii) La communication orale par contact direct inculque sans aucun doute chez les subordonnés un sentiment d'importance personnelle qui agit à son tour comme facteur de motivation.

(iv) La communication orale permet en outre au supérieur de faire une rapide évaluation de l'action du subordonné et de sa réaction à tout message transmis. Cela aide évidemment le supérieur à minimiser et à éviter les conflits, à revoir ses plans et ses programmes en fonction du temps et des circonstances.

(v) La personnalité du communicateur est prise en compte dans le processus de communication. Cela a un effet positif sur les subordonnés qui comprennent bien la communication.

(vi) Il peut apporter un esprit d'équipe amical et coopératif.

Cependant, les inconvénients de la communication orale sont les suivants:

(i) Il est possible que les mots prononcés ne soient pas clairement entendus ou compris.

(ii) Ce n'est pas bon pour les longues communications.

(iii) Cela nécessite l'art d'exprimer avec précision et de manière appropriée et d'écouter les autres avec emphase.

(iv) Il est inadéquat lorsque la performance spécifique des politiques et des règles est nécessaire.

(v) Les subordonnés inexpérimentés ne suivent pas les expressions faciales et le ton de la voix du responsable.

2. Communication écrite:

Lorsque la communication est réduite au noir et blanc (écriture), on parle de communication écrite. Cela inclut des mots écrits, des graphiques, des diagrammes, des images, etc. Les communications écrites sont largement utilisées dans les organisations.

Parfois, cette forme de communication devient indispensable, comme dans le cas de règles, d'ordonnances, de calendriers ou de questions de politique, etc. Les circulaires, magazines, notes et manuels sont des formes courantes de communication écrite.

D'après les observations générales, on peut affirmer que, dans tous les types d'organisations, la communication orale et écrite est en pratique. Quel formulaire doit être utilisé et appliqué? Cela dépend en grande partie du message, de son importance pour le destinataire et de son implication pour les aspects fonctionnels de l'organisation.

La liste suivante présente quelques formes de communication couramment utilisées dans différentes directions:

Oral

Écrit

(1) Instructions personnelles.

(2) Conférences, conférences, réunions.

(3) rumeurs sur la vigne.

(4) Entretiens.

(5) Conversation face à face.

(6) téléphone etc.

(7) Chaînes de l’Union.

(1) Manuel de règles et d'instructions.

(2) Lettres, circulaires et mémos.

(3) Affiches.

(4) Bulletin et tableaux d'affichage.

(5) Manuels et manuels.

(6) Rapports annuels.

(7) magazines maison.

(8) Publications de l'Union.

(9) Lettres personnelles et suggestions.

(10) Procédure de plainte.