Éléments à prendre en compte lors de la définition de la structure organisationnelle de votre entreprise
Certains des facteurs à garder à l'esprit lors de la définition de la structure organisationnelle de votre entreprise sont les suivants:
Lorsque les gestionnaires exécutent une fonction d’organisation, une structure organisationnelle est automatiquement créée. Elle définit les postes, l’autorité et les responsabilités des différents employés.
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La structure organisationnelle peut être définie comme «Réseau de postes de travail, de responsabilités et d'autorités à différents niveaux». Elle peut également être appelée un cadre dans lequel des tâches managériales et opérationnelles sont exécutées.
Il spécifie les relations entre les personnes, le travail et les ressources.
Facteurs influant sur la structure organisationnelle:
Les considérations à prendre en compte lors de la définition de la structure organisationnelle sont les suivantes:
1. Conception du travail:
Dans le processus d’organisation, le travail total est divisé en plusieurs tâches et le responsable doit exécuter les tâches de ses employés. Il faut donc préciser très clairement toutes les activités à exécuter dans un travail donné. Ce que chaque individu doit faire lors de l'exécution du travail. Ainsi, la conception d'un travail implique de définir clairement le contenu du travail dans la mesure du possible. Les résultats attendus des travaux doivent être définis en même temps que le travail.
2. Département:
Après la division du travail en emplois, les travaux sont regroupés pour former des départements. Lors du regroupement des activités, les responsables doivent garder à l’esprit que seuls les emplois apparentés ou similaires sont regroupés dans un seul service, de sorte qu’il peut y avoir spécialisation. Le responsable peut avoir différentes manières de regrouper les tâches liées les unes aux autres.
3. Portée de la gestion:
La portée de la gestion signifie combien d'employés ou de subordonnés peuvent être gérés efficacement par un seul responsable ou combien de subordonnés sont placés sous un seul supérieur hiérarchique. Lorsque les relations d'autorité et de responsabilité sont établies dans le processus d'organisation, les gestionnaires doivent garder à l'esprit l'étendue du contrôle.
L'étendue du contrôle dépend de:
a) Capacité et niveau d'intelligence des gestionnaires:
Si les gestionnaires sont intelligents et intelligents, ils peuvent avoir une grande envergure. Ce qui signifie qu'un plus grand nombre de subordonnés peuvent travailler sous eux.
(b) La confiance des gestionnaires en leurs employés:
Les gestionnaires qui ont davantage confiance en leurs employés peuvent avoir une grande envergure.
c) Niveau d'intelligence des employés:
Si les employés sont formés et professionnels, il peut y avoir une grande envergure, mais s'ils ne sont pas qualifiés, une petite envergure, car les employés non qualifiés ont besoin de plus de conseils en matière de qualité, alors une petite envergure est nécessaire.
d) Nature du travail:
Si le travail de routine doit être effectué, il peut y avoir une grande étendue, mais pour une tâche spécialisée et difficile, une petite étendue de contrôle est préférable.
Après avoir décidé de la durée, une chaîne scalaire de tous les supérieurs et subordonnés est développée car la portée du contrôle spécifie clairement qui doit faire rapport à qui.
4. Délégation de pouvoir:
La délégation de pouvoir signifie le partage de pouvoir entre les gestionnaires et les subordonnés. Généralement, tout en effectuant le travail des subordonnés, les gestionnaires transmettent une partie ou une partie de leur autorité à leurs subordonnés.
Pour pouvoir travailler en équipe et atteindre l'objectif du groupe. Ce partage d'autorité aide également à décider du chef de groupe parmi les subordonnés. Par exemple, s'il y a 10 vendeurs travaillant sous un même directeur des ventes, celui-ci peut autoriser les vendeurs à décider de la date de livraison, des limites de remise, etc. Et sur ces 10 vendeurs, le directeur des ventes peut autoriser une personne à signaler le vente de tous les vendeurs.
Types de structure organisationnelle:
Chaque fois que le responsable exerce des fonctions d’organisation, il en résulte la formation d’une structure organisationnelle décrivant le style de travail d’une organisation.
La structure organisationnelle peut être définie comme «Un réseau de postes de travail, de responsabilités et d'autorités à différents niveaux de l'organisation».
Cette structure montre la relation autorité-responsabilité entre les personnes occupant différents postes. Cette structure indique clairement qui rend compte à qui? Ou qui est le patron et qui est le subordonné?
La structure organisationnelle peut être principalement de deux types:
je. Structure fonctionnelle
ii. Structure divisionnaire
A. Structure fonctionnelle:
Lorsque les activités ou les tâches sont regroupées en gardant à l’esprit les fonctions ou la tâche, on parle alors de structure fonctionnelle. Par exemple, tous les travaux liés à la production sont regroupés dans le service de production, les ventes dans le service des ventes, les achats dans le service des achats, etc.
Au sein des départements, le regroupement est également effectué sur la base de fonctions spécialisées.
Par exemple, le service de production peut être subdivisé en services de magasin, de contrôle de la qualité, de montage, etc. Au sein de chaque service et sous-service, une chaîne de supérieurs et de subordonnés est créée pour fonctionner de manière systématique.
Avantages:
1. Spécialisation:
Lorsque les activités sont regroupées en fonction du type de fonction, toutes les activités sont liées à un seul type. Ainsi, les experts spécialisés et professionnels peuvent être embauchés pour superviser ces activités. Cela conduit à l'efficacité et à la spécialisation.
2. Supervision facile:
Le superviseur se familiarise avec le type de tâche à exécuter car toutes les tâches sont liées à une seule fonction. En conséquence, il peut superviser et guider les employés qui effectuent ces activités.
3. Coordination facile:
Les départements constitués en structures fonctionnelles sont interdépendants, ce qui signifie que les activités d’un département dépendent de la performance des autres départements. Par exemple, le service de production dépend du service des achats de matières premières. Le département des ventes dépend du département de production pour le résultat final, etc. Cette interdépendance entraîne une coordination entre les différents départements.
4. Cela contribue à accroître l'efficacité de la gestion:
Les responsables d’un département remplissent le même type de fonctions encore et encore, ce qui les rend spécialisés et améliore leur efficacité.
5. Formation efficace:
Cela facilite la formation des employés, car ceux-ci sont formés à des types de compétences limités, c'est-à-dire que les employés du service de production ne reçoivent qu'une formation aux techniques de production.
Désavantages:
1. Les départements ne se spécialisent qu'à leur manière. Ils ne voient pas les perspectives de toute l'organisation. En conséquence, l'objectif organisationnel ne peut être atteint.
2. Lorsque les départements deviennent trop importants, la coordination diminue et entraîne un retard dans la prise de décision.
3. Les chefs de département commencent à penser que leurs départements sont leur empire fonctionnel, ce qui entraîne des conflits entre différents départements.
4. Lorsque l'objectif organisationnel n'est pas atteint, il devient très difficile de responsabiliser un ministère donné car tous les départements sont interdépendants et il est très difficile de déterminer lequel de ces ministères va à l'encontre de l'objectif organisationnel.
5. Inflexibilité. Les employés ne reçoivent la formation que d’une seule fonction, c’est-à-dire du département auquel ils appartiennent, ils ne peuvent donc pas être transférés vers d’autres départements.
Pertinence:
La structure fonctionnelle convient pour:
1. Les grandes organisations produisent une ligne de produits.
2. Organisations nécessitant un degré élevé de spécialisation fonctionnelle avec des activités diversifiées.
B. Structure divisionnaire:
Lorsque l'organisation est de grande taille et fabrique plus d'un type de produit, les activités liées à un produit sont regroupées dans un seul département.
je. Structure divisionnaire
ii. Conseil d'administration
Par exemple, si une organisation produit du savon, des textiles, des médicaments, des cosmétiques, etc., toutes les activités liées à la médecine seront regroupées dans le département des médicaments, toutes les activités des textiles dans le département des textiles, etc.
La structure divisionnaire ne convient que pour la fabrication de plusieurs produits de grande taille.
Avantages:
1. Spécialisation du produit:
Toutes les activités liées à un type de produit sont regroupées dans un seul département, ce qui apporte intégration et coordination dans les activités.
2. Prise de décision rapide:
Les décisions sont prises beaucoup plus rapidement dans la structure des divisions, car elles ne dépendent pas des autres départements pour prendre des décisions.
3. Responsabilité:
Dans ce type de structure, la performance de chaque service peut facilement être évaluée et vous pouvez demander au service de rendre compte de la non-réalisation d'objectifs.
4. Flexibilité:
Une prise de décision rapide conduit à la flexibilité.
5. Expansion et croissance:
De nouveaux départements peuvent être ajoutés sans déranger les départements existants.
Désavantages:
1. Chaque département aura besoin de toutes les ressources, chaque division fonctionnant en tant qu’unité indépendante.
2. Chaque département se concentre uniquement sur son produit et ne parvient pas à rester dans le cadre d'une organisation commune.
3. Conflit sur l'allocation des ressources.
L’adéquation et la structure divisionnaire conviennent pour:
1. Organisations produisant des produits multiples ou différents produits.
2. Organisations nécessitant une spécialisation de produit.
3. Les organisations qui exigent que chaque division soit autonome, car sous la structure de division, chaque département a un département de production et de vente.
4. Les entreprises en croissance qui envisagent d'ajouter de nouvelles lignes de produits à l'avenir.
