Facteurs influençant l'étendue de la supervision

Un certain nombre de facteurs influent sur ou déterminent l'étendue de la supervision dans une organisation particulière, les plus importants sont les suivants:

1. La capacité et la capacité de l'exécutif:

Les caractéristiques et les capacités telles que le leadership, les capacités administratives, la capacité de communiquer, de juger, d’écouter, de guider et d’inspirer, la vigueur physique, etc. diffèrent d’une personne à l’autre. Une personne ayant de meilleures capacités peut gérer efficacement un grand nombre de subordonnés par rapport à une personne ayant des capacités moindres.

2. Compétence et formation des subordonnés:

Les subordonnés compétents, efficaces, compétents, formés et compétents requièrent moins de supervision. Par conséquent, le superviseur peut avoir une plus grande envergure dans de tels cas par rapport aux subordonnés inexpérimentés et non formés qui nécessitent une supervision plus importante.

3. Nature du travail:

La nature et l'importance du travail à superviser sont un autre facteur qui influence l'étendue de la supervision. Le travail impliquant des opérations de routine, répétitives, non qualifiées et normalisées ne demandera pas beaucoup d’attention et de temps de la part du superviseur. En tant que tels, les superviseurs des échelons inférieurs de l'organisation peuvent superviser le travail d'un grand nombre de subordonnés. Par ailleurs, aux échelons supérieurs de la direction, le travail implique des emplois complexes et variés et, en tant que tel, le nombre de subordonnés pouvant être gérés efficacement doit être limité à un nombre inférieur.

4. Temps disponible pour la supervision:

La capacité d'une personne à superviser et à contrôler un grand nombre de personnes est également limitée en raison du temps disponible pour la superviser. L'étendue du contrôle serait généralement étroite aux niveaux les plus élevés de la direction, car les cadres supérieurs doivent consacrer leur temps important à la planification, à l'organisation, à la direction et au contrôle, et le temps dont ils disposent pour la supervision sera réduit. Aux échelons inférieurs de la direction, cette durée serait sans doute large, car ils doivent consacrer moins de temps à de telles activités.

5. Degré de décentralisation et étendue de la délégation:

Si un responsable délègue clairement le pouvoir d'entreprendre une tâche bien définie, un subordonné bien formé peut le faire avec un minimum de temps et d'attention de la part du superviseur. En tant que tel, la durée pourrait être large. Au contraire, «si le subordonné n’est pas en mesure d’exécuter sa tâche, ou s’il n’est pas clairement défini, ou s’il n’a pas le pouvoir de s’acquitter efficacement de cette tâche, il ne le remplira pas ou ne prendra pas une quantité disproportionnée de responsabilités. le temps du responsable à superviser et à guider ses efforts. "

6. Efficacité du système de communication:

L'étendue de la supervision est également influencée par l'efficacité du système de communication de l'organisation. Une communication défectueuse fait peser une lourde charge sur le temps du responsable et réduit l'étendue du contrôle. D'autre part, si le système de communication est efficace, un plus grand nombre de niveaux de gestion sera préféré car les informations peuvent être facilement transmises. En outre, une grande portée est possible si un gestionnaire peut communiquer efficacement.

7. Qualité de la planification:

Si les plans et les politiques sont clairs et facilement compréhensibles, la tâche de supervision devient plus facile et la portée de la gestion peut être plus large. Une planification efficace permet de réduire les appels fréquents chez le supérieur pour obtenir des explications, des instructions et des conseils, ce qui lui permet d’économiser du temps disponible pour le superviseur, ce qui lui permet d’avoir une durée de vie plus grande. Les plans inefficaces, en revanche, imposent des limites à la durée de la gestion.

8. Degré de dispersion physique:

Si toutes les personnes à superviser sont situées au même endroit et sous la supervision directe du responsable, celui-ci peut superviser un nombre de personnes relativement supérieur à celui qui doit superviser des personnes situées dans des lieux différents.

9. Assistance d'experts:

L'étendue de la supervision peut être large lorsque les services d'experts sont disponibles pour le subordonné sur divers aspects du travail. Si de tels services ne sont pas fournis dans l'organisation, le superviseur doit passer beaucoup de temps à fournir une assistance aux travailleurs lui-même et l'étendue du contrôle serait donc étroite.

10. Mécanisme de contrôle:

Les procédures de contrôle suivies dans une organisation influencent également l'étendue du contrôle. L'utilisation de normes objectives permet à un superviseur de "gérer ses fonctions par une exception" en fournissant une information rapide sur les écarts ou les écarts. Le contrôle par supervision personnelle favorise une durée réduite, tandis que le contrôle par des normes objectives et les rapports privilégient une portée plus large.

11. Dynamisme ou taux de changement:

Certaines entreprises changent beaucoup plus rapidement que d'autres. Ce taux de changement détermine la stabilité des politiques et des pratiques d'une organisation. L'étendue du contrôle tend à être étroite là où les politiques et les pratiques ne restent pas stables.

12. Besoin d'équilibre:

Selon Koontz et O'Donnel, «chaque poste de direction est limité au nombre de personnes qu'une personne peut gérer efficacement, mais le nombre exact variera dans chaque cas en fonction de l'effet de la variable sous-jacente et de son impact sur la temps requis pour une gestion efficace. "