Communication formelle: signification, caractéristiques, avantages Limites et types
La communication formelle fait référence à l'échange d'informations officiel. Le flux de communication est contrôlé et constitue un effort délibéré. Cela permet aux informations d’atteindre l’endroit souhaité sans aucune entrave, à moindre coût et de manière appropriée. Ceci est également connu sous le nom de «Communication par canal approprié».
Les caractéristiques
Voici les principales caractéristiques de la communication formelle:
(1) écrit et oral:
La communication formelle peut être écrite et orale. Les travaux quotidiens sont traités oralement, tandis que les questions de politique générale nécessitent une communication écrite.
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(2) relations formelles:
Cette communication est adoptée parmi les employés avec lesquels des relations formelles ont été établies. L'expéditeur et le destinataire ont une sorte de relation d'organisation.
(3) chemin prescrit:
La communication doit passer par un canal défini en passant d'une personne à une autre. Par exemple, pour transmettre les sentiments d'un travailleur au responsable, il faut rechercher l'aide du contremaître.
(4) Message organisationnel:
Ce canal ne concerne que les messages organisationnels autorisés et les messages personnels ne relèvent pas de sa compétence.
(5) Effort délibéré:
Ce canal de communication n’est pas établi automatiquement, mais il faut s’efforcer de le créer. Il est décidé de garder en vue les objectifs de l'organisation.
Avantages
La communication formelle présente les avantages suivants:
(1) Maintien de l'autorité des officiers:
La communication formelle entretient des relations constantes entre les supérieurs et les subordonnés grâce auxquels la dignité des supérieurs hiérarchiques est préservée. Par conséquent, il est commode de contrôler les subordonnés et de définir les responsabilités qui sont absolument nécessaires pour un contrôle efficace et efficace.
(2) Communication claire et efficace:
Dans la communication formelle, il existe un contact direct entre les gestionnaires et les subordonnés. Les deux comprennent la capacité, les habitudes, les sentiments, etc. l'un de l'autre. Les gestionnaires savent quand et dans quelles conditions leurs subordonnés ont besoin d'informations. De cette manière, cette communication est capable de mettre à disposition des informations opportunes. Par conséquent, il est clair et efficace.
(3) Flux ordonné d'informations:
L'information doit passer par un itinéraire précis d'une personne à une autre. Par conséquent, le flux d'informations est systématique.
(4) connaissance facile de la source d'information:
Dans ce type de communication, la source de chaque information peut être facilement localisée.
Limites
Voici les inconvénients ou les limites de la communication formelle:
(1) surcharge de travail:
Dans une entreprise moderne, de nombreuses informations, de nombreux messages et autres éléments doivent être communiqués. Dans le cadre d’une communication formelle, ils sont acheminés par un canal bien défini, ce qui prend beaucoup de temps aux supérieurs et laisse donc d’autres travaux importants sans surveillance.
(2) Distorsion de l'information:
Cette méthode peut constituer un obstacle à la circulation de l’information. Parfois, la distance entre l'expéditeur et le destinataire est si grande que les informations doivent passer par de nombreuses mains et qu'au moment où elles atteignent le destinataire, elles sont déformées. Ainsi, il ne remplit pas son objectif.
(3) officiers indifférents:
Les officiers n’accordent pas beaucoup d’attention aux suggestions et aux plaintes des subordonnés. Dans un tel cas, un subordonné peut perdre confiance en l'efficacité de la communication.
Types de communication formelle
La communication formelle est de deux types:
(1) Communication verticale:
(i) communication descendante
ii) Communication ascendante
(2) communication horizontale. Tous ces types ont été clarifiés dans le diagramme suivant:
(Communication descendante) (communication horizontale) (communication ascendante)
(1) communication verticale
La communication verticale est de deux types:
(i) Communication descendante:
La communication entre la hiérarchie supérieure et leurs subordonnés est appelée communication descendante. Cette communication comprend des ordres, des règles, des informations, des règles, des instructions, etc. Le principal avantage de la communication descendante est que les subordonnés obtiennent des informations utiles et opportunes qui les aident dans leur travail,
(ii) communication ascendante:
C'est tout le contraire de la communication descendante. Cela découle des subordonnés aux supérieurs. L'objet de cette communication comprend des suggestions, des réactions, des rapports, des plaintes, etc. Ce type de communication aide les supérieurs à prendre des décisions.
(2) communication horizontale
La communication horizontale a lieu lorsque deux personnes du même niveau échangent des informations. La communication horizontale est utilisée par les agents de même niveau pour résoudre des problèmes de même nature et tirer profit de l'expérience d'autres personnes. L'objet de la communication horizontale comprend des informations, des demandes, des suggestions, des problèmes réciproques et des informations relatives à la coordination.
Réseau de communication formel
La manière dont la communication formelle est établie est connue sous le nom de réseau de communication formel. La communication formelle peut être réalisée de différentes manières, qu'il s'agisse d'une communication verticale ou horizontale. Les différentes formes de réseau de communication formel ont été représentées dans le schéma suivant:
(1) communication en chaîne:
La communication en chaîne fait référence à la communication entre un supérieur et un subordonné. Toutes les personnes d'une organisation, de haut en bas, sont liées à l'aide d'une chaîne scalaire, comme indiqué dans le diagramme (1). A est placé au rang le plus élevé, B est un subordonné de A, C est le subordonné de B, D est le subordonné de C et E est le subordonné de D.
(2) communication de roue:
Dans cette forme de communication, tous les subordonnés d'un supérieur se parlent entre eux par son intermédiaire. Le supérieur fonctionne comme un moyeu de roue. Dans le diagramme (2), A est le supérieur et B, C, D et E sont les subordonnés. Les quatre subordonnés communiquent par l'intermédiaire de A.
(3) communication circulaire:
Cette communication a lieu entre les membres d'un groupe. Chaque membre d'un groupe peut communiquer avec les deux membres les plus proches. Dans le diagramme (3), A peut avoir une communication avec B et E. De même, B peut avoir une communication avec A et C. Il en va de même pour tous les membres du groupe. Dans ce cas, la communication se déplace à une vitesse lente.
(4) communication en flux libre:
Cette forme de communication a également lieu entre les différents membres du groupe. Sa particularité est que chaque membre du groupe peut parler à toutes les autres personnes du groupe.
Ceci a été clarifié dans le diagramme (4). A peut parler directement à B, C, D, E. De la même manière, B peut parler directement à A, C, D et E. Il en va de même pour tous les membres du groupe. Dans ce cas, la communication avance à un rythme rapide.
(5) communication 'V' inversée:
Dans cette forme de communication, un subordonné est autorisé à communiquer avec le chef de son chef. Dans cette forme de communication, les messages se déplacent à une vitesse rapide, dans le diagramme (5), C et D sont le subordonné de B qui, à son tour, est un subordonné de A. Ici, C et D peuvent parler directement à A qui arrive. être le patron de B.
