Comment organiser efficacement votre organisation? (5 étapes)

La fonction d’organisation est extrêmement importante, car une fois que les objectifs de l’organisation et les plans ont été établis; c'est le mécanisme principal avec lequel les gestionnaires activent de tels plans.

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«Organiser» consiste à collecter des ressources, à établir des utilisations ordonnées de ces ressources et à structurer des tâches pour réaliser les plans de l'organisation. Cela inclut la détermination des tâches à effectuer, de la manière dont les tâches doivent être regroupées, des responsables de l'exécution de ces tâches et de la prise de décisions concernant ces tâches.

Le processus d’organisation comprend les cinq étapes suivantes.

1. Examen des plans et des objectifs:

Pour la direction, la première étape consiste à réfléchir aux buts et objectifs de l’organisation et à ses plans pour les atteindre, de manière à ce que les activités appropriées puissent être déterminées. Par exemple, si un restaurant de grande classe doit être ouvert dans une zone privilégiée, la direction doit définir des objectifs et les réexaminer de manière à ce qu'ils soient cohérents avec l'emplacement du restaurant et le type de clientèle à desservir.

2. Activités déterminantes:

Dans un deuxième temps, les responsables préparent et analysent les activités nécessaires à la réalisation des objectifs. Outre les activités générales telles que le recrutement, la formation, la tenue de registres, etc., il existe des activités spécifiques qui sont spécifiques au type d’entreprise dans lequel une organisation est active. Par exemple, dans le cas du restaurant, les deux activités principales ou les tâches consistent à cuisiner des aliments et à servir les clients.

3. Classer et regrouper les activités:

Une fois que les tâches ont été déterminées, elles doivent être classées en unités de travail gérables. Cela se fait généralement sur la base de la similarité des activités. Par exemple, dans une organisation manufacturière, les activités peuvent être classées en production, marketing, finance, recherche et développement, etc.

Ces principales catégories de tâches peuvent être subdivisées en unités plus petites pour faciliter les opérations et la supervision. Par exemple, dans le domaine des services à la clientèle au restaurant, il peut y avoir différentes personnes pour prendre les commandes de cocktails, pour les commandes de repas et pour nettoyer les tables. Pour la cuisson des aliments, il peut y avoir différentes cuisinières pour différentes variétés d'aliments.

4. Assigner le travail et les ressources:

Cette étape est essentielle à la syndicalisation car la bonne personne doit être associée au bon travail et elle doit disposer des ressources nécessaires pour accomplir les tâches qui lui sont assignées. La direction du restaurant doit déterminer qui prendra les commandes et qui établira et éliminera les tables et quelle sera la relation entre ces personnes. La direction doit également veiller à ce que des ressources suffisantes en produits alimentaires, en ustensiles et en couverts soient fournies en fonction des besoins.

5. Évaluation des résultats:

Au cours de cette dernière étape, les commentaires sur les résultats détermineraient l'efficacité de la stratégie organisationnelle mise en œuvre. Cette rétroaction déterminerait également si des changements sont nécessaires ou souhaitables dans la structure organisationnelle. Par exemple, dans le cas du restaurant, les plaintes et les suggestions des clients aideraient le directeur à apporter les modifications nécessaires à la préparation des repas, à la décoration intérieure du restaurant ou à l’efficacité du service.