Comment améliorer la communication au sein de votre organisation? (17 façons)

Voici quelques manières d'améliorer la communication au sein de votre organisation:

1. Clarté du but:

En premier lieu, nous devons préciser ce que nous voulons communiquer. Cela nécessite une planification minutieuse. Quelqu'un a très bien dit: «L’erreur majeure en matière de communication est de croire que cela se produit». Il faut garder à l'esprit que toute communication est le résultat d'une réflexion préalable et d'une planification de ce qui doit être transmis à qui, de quelle manière et à quel moment. Aucune communication significative n’a lieu par hasard ou par hasard.

2. Traiter à la tête et au coeur:

L'implication émotionnelle est tout aussi importante que l'information lorsqu'il s'agit d'attirer un public et de motiver les auditeurs au changement. Une réponse émotionnelle augmentera le temps et l'énergie dépensés par un auditeur pour réfléchir au message. En outre, les décisions prises logiquement sont renforcées si la décision est également enrichissante sur le plan émotionnel. L'accent devrait être mis sur les besoins du destinataire.

3. Partage d'activité:

Une communication efficace est la responsabilité de toutes les personnes de l'organisation. Ils peuvent être à n'importe quel niveau, managérial ou non. Tous doivent travailler vers un objectif commun. Cela signifie donc que tous, de différentes manières, participent au processus de communication. C'est pourquoi les gestionnaires sont invités à consulter d'autres personnes chaque fois que cela est nécessaire. Une pratique utile consiste à retenir les rubriques «Pour action» et «Pour information» lors de la planification des communications.

4. Utilisation des symboles:

On a répété à maintes reprises que la communication passait par un ensemble de symboles mutuellement compris. Cela signifie que le codage et le décodage doivent tous deux être effectués à l'aide de symboles familiers à l'expéditeur et au destinataire.

C'est pourquoi il est conseillé aux gestionnaires, et en particulier au personnel spécialisé, d'éviter d'utiliser un vocabulaire ou un jargon très technique qui n'est compris que par un groupe strictement limité. Ils doivent se rappeler qu’au-delà de leur vocabulaire technique, il existe un langage couramment compris qui ne crée aucun problème de communication.

5. Se concentrer sur les besoins du destinataire:

Chaque fois que nous communiquons, nous devons garder à l’esprit les besoins du destinataire du message ou de l’information. Nous devrions nous efforcer de faire en sorte que le message ou les informations que nous transmettons soient utiles au destinataire. Cette prise de conscience de notre part le rendra plus réceptif.

6. Utilisation de la rétroaction:

Une autorité renommée en matière de comportement organisationnel dit «Utilisez les commentaires». La communication n'est complète que lorsque le message est compris par le destinataire. Nous ne pourrons jamais savoir s’il a compris le message à moins d’obtenir les commentaires.

De nombreux problèmes de communication sont dus à des malentendus et à des inexactitudes. Nous pouvons éviter ces problèmes en posant des questions, en demandant une réponse à notre lettre et en encourageant le destinataire à donner ses réactions au message.

7. écoute:

La communication ne peut être efficace que si le destinataire écoute avec l’attention voulue ou avec anticipation. Cela montre également que la communication est une responsabilité conjointe de l'expéditeur et du destinataire. L'écoute participative est une condition essentielle d'une communication efficace.

8. Contrôle des émotions:

Il est plutôt triste de constater que nous ne communiquons pas toujours de manière totalement rationnelle. Notre raisonnement est souvent assombri par des sentiments négatifs ou des émotions. Le résultat est que toutes sortes de malentendus surviennent en raison d'un codage du message chargé d'émotion ou d'une interprétation erronée du message entrant au niveau du décodage. C'est pourquoi les experts en gestion modernes nous conseillent d'exercer un contrôle de soi. Les émotions, en particulier les émotions négatives, peuvent tout simplement gâcher la communication.

9. La politesse des manières:

En communication, le ton de la voix, le choix de la langue et la congruence ou la connexion logique entre ce qui est dit et la façon dont on dit influence la réaction du destinataire. C’est pourquoi il est de nos jours recommandé aux dirigeants d’éviter l’autoritarisme ou, en d’autres termes, d’exercer une autorité avec grâce. La politesse engendre la politesse et encourage la communication participative à tous les niveaux. Une communication réellement efficace repose sur la politesse et la finesse.

10. Élimination du bruit:

Tous les efforts possibles doivent être déployés pour éliminer l’élément de bruit qui fausse la communication au stade de la transmission. Toute anomalie dans l'équipement de son ou toute perturbation dans la ligne de transmission va gâcher la communication.

11. Clarification des hypothèses:

Aucune communication efficace ne peut être basée sur des hypothèses. Tous les efforts doivent être déployés pour clarifier les hypothèses et obtenir une image claire et positive du destinataire de notre message. De la même manière, le destinataire doit également se débarrasser de toutes les hypothèses relatives à l'expéditeur.

12. Éviter les ambiguïtés:

Les connotations et les ambiguïtés conduisent à des problèmes sémantiques. L'expéditeur du message doit faire attention à ce que le destinataire ne soit pas obligé d'aller au-delà du texte du message. Il est donc conseillé d'utiliser des mots et des expressions explicites. Et les mots ayant un double sens doivent également être évités.

13. Contexte socio-psychologique des communicateurs:

Tous les communicateurs efficaces veillent à comprendre le contexte socio-psychologique des destinataires de leurs messages. La règle d'or est «Comprenez d'abord, ensuite soyez compris».

14. Intégralité du message:

Un message efficace est un message complet. Le récepteur ne doit pas être laissé à deviner. Cela peut conduire à un malentendu. Un message complet contient tous les faits et chiffres nécessaires.

15. Concision de l'expression:

L'exhaustivité ne signifie pas l'inclusion de détails inutiles ou de détournements. Un message efficace est concis et net. Pour ce faire, l'expéditeur doit être lucide et bien focalisé dans sa vision.

16. Langage corporel cordial:

Ce point est particulièrement important pour la communication orale face à face. Nous devons veiller à maintenir une posture appropriée, y compris la confiance et la politesse, un contact visuel et, dans la mesure du possible, des gestes agréables. Et le langage corporel positif est basé sur des sentiments positifs.

17. Attention aux commandes:

En démontrant à quel point le message est pertinent pour le destinataire et en lui faisant prendre conscience de son utilité en affirmant qu'il est compatible avec les convictions des auditeurs, la communication peut être efficace. Il est très important de veiller à ce que tous les détails pertinents soient inclus de manière correcte et claire.