Comment choisir un logiciel d'application pour votre entreprise? - Répondu!

Certaines des caractéristiques importantes à respecter avant de sélectionner un logiciel d'application pour une entreprise sont les suivantes:

Une grande variété de progiciels d'application sont disponibles sur le marché. Compte tenu de la concurrence féroce entre les fournisseurs (en raison du coût marginal négligeable d'une copie supplémentaire), il est fort probable que le processus de sélection soit dirigé par les directeurs des ventes des fournisseurs.

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Dans l’idéal, le logiciel d’application devrait être sélectionné après une analyse systématique des caractéristiques de chaque logiciel considéré.

Il va sans dire que le package en question doit répondre aux exigences fonctionnelles de l'application.

En plus de cette caractéristique de base, un acheteur de logiciel empaqueté doit rechercher et évaluer chaque paquet à la lumière des caractéristiques suivantes:

(a) Configuration requise du système d'exploitation:

Le package doit être compatible avec le système d'exploitation utilisé ou prévu pour être utilisé dans l'entreprise. Parfois, le fournisseur propose le package avec un utilitaire pour le faire fonctionner sur des systèmes d'exploitation différents ou des versions différentes sont proposées pour différents systèmes d'exploitation.

Une telle conversion peut influer sur l'efficacité du logiciel. Il est donc conseillé d’être conscient de l’impact potentiel de telles conversions. La version fonctionnant sur le système d'exploitation souhaité doit être évaluée avec soin avant d'effectuer une sélection.

b) Besoins en équipement:

Le logiciel d'application a généralement une configuration minimale pour l'équipement sur lequel il fonctionnera correctement. Parfois, des progiciels conçus à l’origine pour du matériel informatique hautement configuré sont proposés aux utilisateurs d’ordinateurs plus petits.

Dans un tel cas, les données de test sont ajustées en conséquence, de sorte qu’elles apparaissent également assez efficaces sur des ordinateurs plus petits. Ainsi, un ensemble de données de test dans un volume adéquat doit être développé et utilisé par l’acheteur lors de l’évaluation d’un progiciel.

(c) Méthode d'accès pour l'entrée / la sortie de données:

Il est important d'évaluer l'efficacité de l'entrée et de la sortie des données par le logiciel. Il est préférable que les données saisies dans le progiciel donné soient accessibles / partagées par d’autres progiciels. Il est extrêmement important de disposer d'installations pour les pistes d'audit et les contrôles de validation des données afin de garantir que seules des données correctes sont entrées dans le système, en particulier dans les applications impliquant de grands volumes de saisie de données.

De nombreux progiciels d'application offrent des installations pour reconstruire des fichiers de données détruits par un dysfonctionnement matériel. De telles installations sont très utiles pour minimiser les pertes de données dues aux pannes matérielles.

d) Convivialité:

Les progiciels doivent être conviviaux et nécessiter une formation minimale de la part de l'utilisateur. La possibilité de changer le format du rapport ou le système de sécurité du côté de l'utilisateur est une autre caractéristique de la convivialité pour l'utilisateur. Des menus bien organisés, la capacité de gérer les erreurs des utilisateurs et une aide en ligne contextuelle pour les utilisateurs sont quelques-unes des caractéristiques importantes qui améliorent la convivialité des logiciels d'application.

e) Flexibilité:

Une autre considération importante pour la sélection d'un progiciel d'application est son adéquation à l'application. La plupart des logiciels fournis sont généralisés pour améliorer la clientèle potentielle. De tels packages sont susceptibles d'avoir de nombreuses installations qui peuvent ne pas être requises par un utilisateur donné.

Ces installations ont un impact négatif sur la vitesse de traitement et consomment de l'espace de stockage pour les données et les programmes sur des supports de stockage de masse. Il est donc important d'évaluer l'efficacité avec laquelle de telles fonctionnalités ont été intégrées au logiciel.

f) Modifiable:

Même le progiciel d’application le plus général manque l’un ou l’autre des services souhaités par l’utilisateur. Il est donc nécessaire que l'acheteur comprenne la possibilité de modifier le logiciel. La plupart des possibilités de modification rendues disponibles concernent les options relatives à la conception des rapports.

Certains concepteurs de logiciels ont également introduit la flexibilité intégrée dans le format d'écran de saisie.

Leurs progiciels permettent également à l'utilisateur de modifier les formats d'entrée pour les faire correspondre aux formats de documents d'entrée utilisés dans l'entreprise. Une telle installation permet de réduire les erreurs de saisie de données et le temps de formation requis pour le progiciel.

g) Organisation des données:

Un autre critère de sélection du progiciel d'application est la manière dont les données sont organisées dans le progiciel. L'organisation des données est un facteur déterminant de la qualité des informations qu'un système peut générer.

De nombreux progiciels offrent la possibilité d'ajouter des champs de données personnalisés qui ne sont pas inclus dans le progiciel et de supprimer les champs de données redondants.

L’organisation des données est également un facteur important dans la conception et l’efficacité du système de sécurité des données. Par exemple, si les fichiers de données peuvent être accédés et modifiés ou manipulés à l'aide d'autres packages d'applications standard tels que FoxPro ou Excel, le système de sécurité des données du package en cours de révision serait affecté.

h) Expérience commerciale:

Il est essentiel de reconnaître que l'un des avantages fondamentaux des progiciels prêts à l'emploi est qu'ils sont bien testés. Comme les bogues du logiciel ne peuvent pas être supprimés par l'utilisateur, l'acheteur doit s'assurer que le package possède une expérience commerciale suffisante.

L'expérience commerciale doit être mesurée à la fois en termes de nombre d'installations et de la période écoulée depuis que sa dernière version a été utilisée sur ces installations. Habituellement, une période de six mois est considérée comme suffisante pour tester correctement un progiciel récemment développé / modifié dans une entreprise de taille raisonnable.

(i) Coût du colis:

Le prix du progiciel d'application est exprimé de différentes manières. Par conséquent, les conséquences financières de la structure de prix doivent être soigneusement étudiées et comprises. Les progiciels d’application sont assez souvent composés de nombreux modules et sont facturés séparément. Parfois, le fournisseur propose des services d’installation, de mise en œuvre, de formation et de maintenance moyennant des frais supplémentaires.

Un autre élément important de la stratégie de tarification concerne les frais supplémentaires pour chaque site d'installation de la même entreprise. Une telle structure de tarification peut obliger l’acheteur à acheter plusieurs copies du logiciel, à utiliser sur différents ordinateurs, même sous le même toit. Parfois, le progiciel est offert en location et, à l'expiration de la période de location, le droit d'utiliser le logiciel est retiré par le fournisseur. Ces aspects de la tarification doivent être pris en compte lors de l’évaluation d’un progiciel d’application.

j) Assistance à la clientèle:

Bien que la plupart des packages logiciels prêts à l'emploi soient conçus pour être de type «plug-and-play», l'utilisateur a toutefois des difficultés à utiliser le package correctement sans le support du fournisseur. Il est important de vérifier non seulement la qualité du manuel du logiciel, mais également les fonctionnalités de dépannage proposées par le fabricant du logiciel à ses utilisateurs.

La qualité des manuels de logiciels et la facilité d’assistance logicielle sont complémentaires. Si la documentation n'est pas claire ou si elle est vague et ambiguë, le client aura besoin d'une assistance logicielle plus importante de la part du fabricant.

k) Maintenance:

Souvent, le coût de maintenance des logiciels dépasse de loin le coût initial au cours de son cycle de vie. Ces coûts comprennent également le coût des extensions mineures du logiciel et des modifications dues à la modernisation du matériel informatique et au montage du logiciel sur le nouvel équipement.

Si le fournisseur accepte de fournir ces services, cela est très utile et vaut le paiement. De plus, les fournisseurs acceptent parfois de fournir de nouvelles versions du logiciel gratuitement ou à un prix symbolique. De telles offres méritent une attention sérieuse au moment de l’acquisition. Ces offres aident également à prolonger le cycle de vie du logiciel.

En règle générale, une liste de contrôle est établie, donnant les faits collectés pour chaque colis sur la base de la considération susmentionnée. Une telle liste de contrôle est utilisée pour classer les packages d’application. La décision finale peut être prise sur la base de ces classements à la lumière des exigences spécifiques et de l'importance de ces considérations dans la situation donnée.

Malgré le fait que les packages d'applications prêtes à l'emploi dépassent les logiciels personnalisés, de nombreuses organisations préfèrent les logiciels personnalisés pour différentes considérations.

Les facteurs importants favorisant les options "make" sont:

(a) la non-disponibilité d'un progiciel répondant aux exigences spécifiques du processus métier,

b) Nécessité de préserver la confidentialité des procédures dans le processus,

c) Degré de dynamisme du processus d’activité: dans le cas où les procédures, les systèmes et les exigences sont susceptibles de changer assez souvent, des logiciels sur mesure constitueraient une alternative plus économique et plus réaliste.

Un logiciel sur mesure est une proposition coûteuse. Par conséquent, de nombreuses petites entreprises continuent à utiliser des packages logiciels prêts à l'emploi, même s'ils ne répondent pas à tous les objectifs de la stratégie informatique ou ne nécessitent pas de compromis en matière de processus métier. Cependant, les moyennes et grandes entreprises trouvent de nombreuses applications dans lesquelles le coût d'un logiciel personnalisé peut facilement être justifié. La dépense est justifiable en raison du niveau d'activité plus élevé influencé par l'application.