Enregistrements de ressources humaines: types, objectifs, bases et précautions

Dossiers de ressources humaines: types, objectifs, bases et précautions!

Les enregistrements de ressources humaines font référence aux documents d'information utilisés par une organisation pour s'acquitter de ses fonctions. Il représente la mémoire de l'organisation. Les enregistrements fournissent des informations sur l'organisation qui sont conservées sous une forme tangible, à savoir écrite, illustrée, graphique, etc.

Ils constituent donc une preuve tangible des activités de l'organisation. Les dossiers du personnel fournissent des informations sur la position des ressources humaines dans l'organisation, par exemple - les dossiers relatifs à la formation, aux performances, à l'absentéisme, aux salaires, au taux de rotation du travail, à la productivité, aux enquêtes de moral, à la satisfaction professionnelle, à la sécurité sociale, au bien-être des employés, etc. sous forme de papiers, cartes, fichiers, diagrammes, plans, etc., mais à l’époque moderne, les enregistrements sont stockés dans des disques compacts, des films vidéo, des cassettes audio, etc.

Types d'informations:

Les dossiers sont préparés à partir de rapports, procès-verbaux de réunions, ordres, etc. Ils contiennent des informations sur les employés, les syndicats, les employeurs, le gouvernement, la description des tâches, l'analyse des tâches, le recrutement, la promotion, le transfert, la cessation, le redéploiement, la formation et le perfectionnement, off, grèves, contributions de PF, avantages sociaux, salaires et traitements, conflits de griefs, etc.

Objectifs des dossiers du personnel:

Le principal objectif de l'enregistrement n'est pas de stocker mais d'avoir des informations permettant d'analyser divers problèmes. Des enregistrements stockés efficacement permettent une meilleure analyse des problèmes.

Les disques servent le but suivant.

(1) Aider les managers à identifier, préparer et mettre en place des programmes de formation pour les employés et de développement des cadres pour les managers.

(2) Facilite la prise de décision concernant le transfert, la promotion, la rétrogradation, le redéploiement, etc.

(3) Aide à la préparation des fiches de salaire.

(4) Permet de fournir des informations relatives aux accidents, à l’absentéisme, à la rotation du travail, aux salaires et traitements des agences gouvernementales.

(5) Facilite l'audit des ressources humaines.

(6) Permettre la recherche en relations humaines.

(7) Fournir des connaissances sur la validité des tests d’emploi et des entretiens.

(8) Gérer les données relatives aux congés, à la formation, à la promotion, au transfert, aux licenciements, aux licenciements, aux dépenses engagées pour les avantages sociaux, etc.

Les bases d'un bon disque:

Pour atteindre les objectifs ci-dessus, un bon dossier doit inclure les caractéristiques suivantes:

(1) Il devrait être objectif. Il devrait être maintenu pour atteindre les objectifs déclarés.

(2) La tenue des dossiers devrait être simple et facile à comprendre.

(3) Il devrait être précis, sans risque d'erreur ou de fraude.

(4) Il devrait être compatible avec les besoins.

(5) Il devrait être facilement traçable ou disponible.

(6) Il convient de respecter le principe d'économie des enregistrements. La tenue des dossiers ne devrait pas coûter cher.

(7) Cela devrait être utile pour une meilleure gestion des affaires. Les papiers inutiles ne doivent pas être conservés dans des registres.

(8) L'accès aux informations requises devrait être facile, il devrait donc être maintenu en conséquence.

(9) Différents enregistrements doivent être facilement différenciés.

(10) Il ne devrait y avoir aucune duplication.

(11) Le responsable des enregistrements devrait être chargé de veiller à la maintenance des enregistrements.

Précautions lors de la tenue des dossiers:

Les enregistrements servent à plusieurs fins. Les dossiers du personnel doivent être conservés à compter de la date de leur entrée en service jusqu'à leur départ à la retraite ou à leur départ de l'organisation. Selon Jucius Michael, certaines précautions sont essentielles pour la tenue des dossiers du personnel.

Elles sont:

(1) Toutes les informations d'embauche de chaque employé peuvent être conservées dans un dossier. Les autres informations concernant l’employé, telles que l’évaluation des performances, les diplômes, la formation, les sanctions disciplinaires éventuellement infligées au personnel, etc., sont placées dans le dossier.

(2) Outre le dossier, une carte contenant des informations importantes peut être classée dans le dossier, ce qui facilite la disponibilité du dossier de l'employé à tout moment.

(3) Dans certains cas, où le nombre d'employés est très important, un équipement de traitement de données peut être utilisé pour la conservation des enregistrements.

Types de registres du personnel:

Les enregistrements de base du personnel dans les entreprises industrielles sont les suivants: -

Fiche de service individuelle:

Cet enregistrement comprend le nom et l'adresse, le sexe, l'âge, les diplômes, l'expérience, le département et la section, la date de nomination, la date de la pension de retraite, le salaire, l'augmentation, la promotion reçue, le transfert, etc. de l'employé.

Record de performance:

Les notes attribuées à chaque employé sur la base de l'évaluation de la performance annuelle sont incluses dans cet enregistrement.

Laisser des enregistrements:

Il comprend les différents types de congés pris par les employés et le solde des congés.

Fiche de formation:

Ceci inclut les programmes de formation suivis par les employés avec des dates et des heures.

Dossiers santé et sécurité:

Ces dossiers incluent les informations sur les accidents, les rapports médicaux, les dossiers d’assurance, etc.