Importance des systèmes de support aux opérations pour une entreprise

Importance des systèmes de support aux opérations pour une entreprise!

Les systèmes de soutien aux opérations se concentrent sur les opérations de l'entreprise. L’objectif fondamental de ces systèmes est d’améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Comme ces systèmes concernent principalement les opérations, ils utilisent des données internes principalement pour les gestionnaires des niveaux inférieurs.

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Les systèmes d’appui aux opérations peuvent être classés dans les catégories suivantes:

une. Systèmes de traitement des transactions

b. Système de gestion d'informations

c. Systèmes de planification des ressources d'entreprise.

Systèmes de traitement des transactions:

Un système de traitement des transactions (TPS) est axé sur l'enregistrement et le traitement des événements économiques (transactions) dans l'entreprise. Son champ d'application englobe toute la gamme des routines quotidiennes de l'entreprise, notamment la comptabilité financière, le contrôle des stocks, la paie et le système de traitement des commandes clients.

Généralement, le TPS est structuré en fonction du type de transaction dans une organisation. Par exemple, un système de comptabilité financière serait structuré autour des transactions de comptabilité financière telles que les transactions de recettes, paiements, factures et factures d'achats, etc. Il existe des modules pour le traitement de chacune de ces transactions.

Caractéristiques de TPS:

a) Grand volume de données:

Comme TPS est orienté transaction, il contient généralement de gros volumes de données. Ces systèmes nécessitent une plus grande capacité de stockage et leur principale préoccupation est de garantir que les données relatives aux événements économiques dans les organisations soient saisies rapidement et correctement.

b) Automatisation des opérations de base:

Tout TPS vise à automatiser les opérations de base d’une entreprise et joue un rôle essentiel dans son fonctionnement quotidien. Toute défaillance du TPS pendant une courte période peut perturber le fonctionnement de l'entreprise.

Toute faiblesse de TPS peut conduire à une impossibilité d'obtenir une entrée de l'environnement ou de fournir une sortie à l'environnement. TPS relie l’entreprise à des éléments de l’environnement externe (clients, fournisseurs, actionnaires, etc.). TPS constitue donc une source importante d’informations actualisées sur les opérations dans l’entreprise.

c) Les avantages sont facilement mesurables:

TPS réduit la charge de travail des personnes associées aux opérations et améliore leur efficacité en automatisant certaines de ces opérations. La plupart des avantages de TPS sont tangibles et facilement mesurables. Par conséquent, l'analyse coûts-avantages concernant l'opportunité de TPS est facile à réaliser. Les avantages de TPS étant essentiellement tangibles, l'acceptation de l'utilisateur est facile à obtenir.

d) Source d'entrée pour d'autres systèmes:

TPS est la source d'information interne de base pour les autres systèmes d'information. Le recours important à d’autres systèmes d’information à TPS à cet effet rend TPS également important pour les décisions tactiques et stratégiques.

Système de gestion d'informations:

Un système d'information de gestion (SIG) vise à répondre aux besoins des gestionnaires en matière d'information, en particulier en ce qui concerne les opérations actuelles et passées de l'entreprise. Ils offrent des rapports de synthèse sur les opérations de l'entreprise et fournissent parfois aussi des liens en ligne avec des transactions individuelles. C'est pourquoi ces systèmes sont également appelés systèmes de support aux opérations.

Caractéristiques de MIS:

a) Informations sommaires:

MIS aide les gestionnaires en fournissant des informations récapitulatives sur les opérations. Ces informations résumées sont généralement fournies sous forme de rapports. Ces rapports peuvent être périodiques, sur appel ou exceptionnels. Les SIG antérieurs étaient assez rigides dans les formats et la périodicité des rapports.

Cependant, avec les technologies logicielles changeantes, les systèmes d’information modernes offrent généralement une fonction de requête de données en ligne ainsi que des formats de rapport flexibles avec une facilité pour les rapports définissables par l’utilisateur à l’aide de rédacteurs de rapports relativement simples à utiliser. Comme les SIG offrent des rapports de synthèse, sans utiliser une grande partie des outils d’analyse de données, ils sont également qualifiés de systèmes de rapport.

b) Contrôle opérationnel:

MIS fournit également des informations sur les niveaux planifiés, les valeurs des périodes précédentes et les écarts. Cela contribue au contrôle opérationnel et à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle. MIS utilise des données internes et n'utilise généralement aucune donnée de l'environnement externe.

c) Focus sur les informations internes:

MIS utilise principalement TPS ou des bases de données comme source d'informations d'entrée. Ainsi, le centre d’information est l’environnement interne. Le rôle de l'information interne dans la prise de décision managériale étant limité, les applications informatiques ne disposent que d'applications limitées dans le processus managérial. La figure 10.1 illustre de telles applications:

d) Décisions structurées:

Étant donné que les SIG sont principalement axés sur l’information interne, ils manquent d’outils avancés d’analyse des données et sont donc principalement utiles pour la prise de décisions structurées dans des situations prévisibles de type décisionnel.

Limites du SIM:

Beaucoup de SIG antérieurs n'avaient pas la possibilité de rapports d'exception, de rapports d'indicateurs clés et de rapports de garde. Une autre faiblesse commune des systèmes d’information réside dans la non-disponibilité des rapports orientés vers les décisions. Par exemple, un responsable aurait besoin d’un rapport fournissant des informations complètes sur les structures de coûts d’une décision de tarification, et pas seulement une estimation des coûts variables et fixes.

En raison de la périodicité prédéfinie des rapports MIS, il est possible que les informations parviennent au responsable assez tard et parfois trop tard.

Bien que les rapports MIS servent à informer les dirigeants des événements survenus dans l'entreprise, ils ne sont pas à l'écoute pour analyser la situation en termes d'identification des raisons de situations non désirées ou d'élaboration et d'évaluation de solutions alternatives.

Une autre plainte commune des responsables est que les systèmes d’information sont généralement assez lents pour réagir à la dynamique de la situation du marché et contribuent donc davantage à la post-mortem qu’à l’avertissement au moment où les choses tournent mal.

Systèmes de planification des ressources d'entreprise:

Puisque les systèmes d’information de gestion reposent traditionnellement sur des données provenant de systèmes de traitement des transactions, ils ont toujours été construits autour de différents types de transactions. Dans cette optique, les structures organisationnelles ont une incidence importante sur la conception des systèmes d’information. Les informations, sous MIS, sont fournies sous la forme de rapports qui seraient nécessaires pour différents départements.

Les modules de MIS seraient, en règle générale, sur les types de départements inclus dans la structure organisationnelle. La pertinence croissante de la flexibilité des processus pour les réorienter en fonction de l’évolution de l’environnement commercial a rendu le SIG moins pertinent. La réingénierie des processus commerciaux devenant le mot à la mode d’aujourd’hui, il est nécessaire de changer toute l’approche des processus métiers. La nouvelle approche devrait prendre en compte les prémisses suivantes pour développer les systèmes d’information.

une. Les processus métier ont une influence sur les résultats.

b. Les unités organisationnelles deviennent parfois des obstacles dans la circulation de l’information. La communication interministérielle est la première victime de la taille croissante des organisations.

c. La communication joue un rôle important dans la flexibilité de l’entreprise. La rapidité avec laquelle l'information circule est cruciale pour une meilleure utilisation des ressources.

ré. L'intégration de différentes fonctions telles que la production, le marketing et les finances peut aider à réduire les coûts et à orienter les processus métier vers le client.

Avec les progrès de la technologie de réseau, un nouveau type de système d’information appelé Système de planification des ressources en entreprise (ERP) est apparu. Le système ERP intègre tous les processus de l'organisation avec la satisfaction du client et planifie la gestion des ressources d'une entreprise.

Ces solutions permettent de se concentrer sur les capacités de production, de gérer la logistique et de déterminer les conséquences financières de chaque décision plutôt que de se limiter aux coûts informatiques.

La philosophie de base des systèmes ERP est d’intégrer les processus d’entreprise à tous les niveaux, en considérant toutes les ressources de l’entreprise comme une ressource commune destinée principalement à répondre aux besoins changeants des clients.

Reconnaissant que les besoins des clients évoluent sans cesse, les systèmes ERP offrent une capacité d’adaptation aux besoins changeants et à une vitesse de réponse accrue.

Structure du système ERP:

Afin de comprendre comment l’intégration des différentes fonctions est réalisée et le temps de réponse réduit grâce à l’amélioration de la communication intra-entreprise; Regardons le diagramme schématique d'un système ERP typique (Fig. 10.2). Comme vous pouvez le constater, tout le processus commence par la prospection des ventes et prend ensuite le relais du processus de maintenance des commandes clients.

Le traitement des commandes est directement lié au système d’inventaire, à la gestion des ordres de travail et aux comptes clients, ce qui permet d’intégrer la fonction marketing à la production ainsi qu’au financement.

Il existe une intégration de toutes les activités telles que le contrôle de l'atelier, la planification de la production, la planification de la production, l'approvisionnement en intrants et le suivi des stocks avec l'activité de vente. La planification des ressources de fabrication (MRP) est liée à l'activité de vente via le système d'inventaire.

L'intégration des processus métier accélère l'adaptabilité aux changements de la situation du marché. La production a lieu conformément à la commande client reçue et aux stocks disponibles. L'inverse peut se produire en l'absence de systèmes ERP.

Un degré d'intégration plus élevé peut également aider à réduire les niveaux de stocks et l'approche «juste à temps» peut être utilisée avec succès pour réduire les niveaux de stocks de manière optimale sans sacrifier l'efficacité de fabrication ou la satisfaction du client.

Les systèmes ERP peuvent également être très efficaces pour établir des liens entre le client et chaque employé de la société d’une part, et les fournisseurs de la société de l’autre, ce qui permet de mieux comprendre les problèmes les uns des autres et d’améliorer les relations. Les problèmes et les plaintes des clients peuvent être traités rapidement.

Avantages des systèmes ERP:

Les systèmes ERP deviennent un élément important de la stratégie informatique des entreprises. Un assez grand nombre de sociétés indiennes ont également opté pour l'ERP, «au vu des avantages potentiels de ces solutions.

Certains des principaux avantages des systèmes ERP sont les suivants:

a) Focus sur les processus:

Les systèmes ERP sont des systèmes orientés processus. Ils se concentrent sur les activités des processus métier. En conséquence, les objectifs commerciaux sont clairement définis. Les ERP permettent aux entreprises de se concentrer sur les besoins des clients.

b) Flexibilité:

Les systèmes ERP ajoutent de la flexibilité aux processus métier en automatisant le processus lui-même, plutôt que d’automatiser certaines fonctions du processus. Étant donné que la plupart des processus importants sont automatisés, les ressources de l'entreprise sont utilisées avec une plus grande flexibilité, de différentes manières et à des fins différentes.

Par exemple, la fabrication d'un nouvel emballage de taille plus petite pour l'huile de cuisson nécessiterait non seulement des modifications de la production, mais également des processus de facturation, d'expédition et de commercialisation. Les modifications requises sont exécutées rapidement à l'aide du système ERP, car tous les processus concernés sont automatisés et intégrés les uns aux autres. En fait, dans SAP, un progiciel ERP populaire, il existe plus de 700 processus automatisés et intégrés les uns aux autres.

c) Temps de cycle réduit:

Les systèmes ERP intègrent divers processus à l'aide de liaisons de communication avancées. Le transfert d'informations entre les processus est presque automatique et instantané.

Cela réduit le temps de cycle dans le processus. Dans des processus tels que la gestion des stocks, la réalisation des débiteurs, la facturation client, les livraisons, etc., une réduction mineure du temps de cycle a un impact considérable sur le coût des opérations. Hindustan Lever Limited a relié ses 55 dépôts répartis dans tout le pays à ses distributeurs qui reconstituent leurs stocks quotidiennement, ce qui réduit considérablement leurs niveaux de stocks.

d) Amélioration de la communication:

L'un des principaux avantages du système ERP est la mise en place d'un plan de communication à l'échelle de l'entreprise. En conséquence, la résistance aux changements proposés est moins vive du fait de la facilité d'accès à l'information sur les impératifs du changement.

Facteurs critiques de succès dans la mise en œuvre du système ERP:

Les systèmes ERP sont des solutions coûteuses et leur mise en œuvre nécessite beaucoup d’argent et de temps. Ces systèmes influent sur presque toutes les opérations quotidiennes de l'entreprise et leur mise en œuvre est un travail exigeant qui nécessite une approche prudente.

Certains des facteurs de succès critiques dans la mise en œuvre du système ERP sont:

a) Discipline:

L'intégration et l'automatisation des processus supposent un degré élevé de discipline de la part des personnes impliquées dans ces processus. Étant donné que les progiciels de gestion impliquent à la fois l’intégration et l’automatisation des processus, une grande discipline est attendue de la part de l’organisation qui la met en œuvre. Par exemple, SAP (un progiciel ERP) utilise la méthode FIFO (First-In-First-Out) pour le transfert et l'évaluation des stocks.

Dans l’une des sociétés utilisant SAP, le chariot élévateur à fourche a laissé les articles dans le premier bac vide qu’il a vu au lieu de les mettre dans des bacs qui se sont vides en premier. Après un certain temps, les suggestions de récupération des articles dans le bac spécifié par SAP ne pouvaient pas être mises en œuvre car elles étaient encore vides.

D'autre part, les bacs devant être remplis de matériaux étaient déjà pleins, ce qui a entraîné un chaos dans le processus de manutention. Ainsi, le respect des procédures joue un rôle important dans le succès du système ERP.

b) Changement de culture de travail:

La volonté de réorganiser les processus et le partage d'informations selon les habitudes sont les deux exigences de base de la culture de travail dans les entreprises mettant en œuvre l'ERP. Par conséquent, les «bleus de mise en œuvre» sont moins graves dans les entreprises où la culture de travail est favorable.

c) Soutien de la direction:

La mise en œuvre du système ERP requiert le soutien de la direction et la coopération de tous les membres des groupes de travail impliqués dans le processus.

Actuellement, les systèmes ERP proposés en Inde par différents fournisseurs sont assez coûteux et conçus à la lumière d'environnements plus pertinents pour les marchés développés. Peut-être que les fournisseurs locaux seraient plus utiles pour les sociétés indiennes et que des solutions personnalisées devront être développées module par module pour être intégrées un par un. Un autre problème des systèmes ERP actuels est qu’ils se concentrent principalement sur les opérations plutôt que sur la planification des ressources.