Information: 5 attributs importants qui ajoutent de la valeur à la qualité de l'information
Certains des attributs importants qui ajoutent de la valeur à la qualité de l’information sont les suivants:
De nombreux attributs sont associés à des informations de bonne qualité. Chacun de ces attributs ajoute de la valeur à l'information.
Le processus de génération d'informations doit être axé sur la qualité de l'information en visant à améliorer le degré de chacun de ces attributs. Tout compromis relatif à la qualité des informations en raison de contraintes techniques, physiques ou économiques doit être porté à la connaissance de l'utilisateur de l'information, au moment de la communication.
Les attributs suivants ajoutent de la valeur à la qualité de l’information:
(a) Disponibilité rapide et mise à jour:
La décision doit être prise dans un laps de temps et, par conséquent, les informations doivent être disponibles dans le laps de temps souhaité. Il est bien dit "L'information retardée est l'information refusée". Certains types d’informations sont requis périodiquement et doivent être mis à la disposition de l’utilisateur régulièrement et à temps, afin d’éviter tout retard dans la prise de décision.
Les autres types d'informations nécessaires sont soudains et irréguliers. De tels besoins apparaissent dès qu'une opportunité commerciale ou une menace est perçue. Ces informations, si elles sont fournies rapidement, peuvent aider le responsable à prendre une décision plus rapide afin de minimiser les pertes d'opportunités ou d'atténuer les pertes éventuelles dues aux menaces commerciales.
La mise à jour des informations est donc une activité régulière de tout bon système d’information. En fait, certains des systèmes d’information sont conçus de manière à ce que le stock d’informations soit mis à jour automatiquement, immédiatement après la consignation d’un événement. Ces systèmes d'information sont également appelés systèmes temps réel.
b) Précision:
La précision est le degré d'absence d'erreur dans le processus de génération d'informations. C'est un attribut important d'une bonne information. Cependant, augmenter la précision peut avoir un coût. Il est donc nécessaire de déterminer les niveaux acceptables d’exactitude pour chaque type d’information.
Par exemple, les estimations de coûts pour le produit doivent être aussi précises que possible, car une inexactitude mineure peut avoir un impact significatif sur les performances de l'entreprise. Cependant, l'estimation de la taille totale du marché et de la part de l'entreprise dans celui-ci avec un degré d'erreur relativement plus élevé peut toujours être d'une grande valeur pour le décideur.
c) précision:
La précision est une vertu essentielle d’une information de bonne qualité. Trop d’informations aboutissent parfois à la superposition de nombreuses informations importantes qui ne sont peut-être pas nécessaires à un moment donné.
Des détails excessifs dans les informations entraînent une surcharge d'informations, ce qui est maintenant appelé le syndrome de fatigue de l'information. Seules les informations précises sont respectées et utilisées par les responsables. Les détails inutiles viennent d'être archivés.
d) Intégralité:
Les informations communiquées à un responsable doivent être complètes et répondre à tous ses besoins. Des informations incomplètes peuvent être trompeuses et entraîner des décisions erronées. C'est pourquoi, un responsable doit insister sur son implication dans la définition des informations à mettre à sa disposition.
Dans le cas où il est impossible de fournir des informations complètes pour l'une ou l'autre raison, le responsable doit en être informé, afin que les informations incomplètes soient utilisées avec prudence.
e) sans ambiguïté:
La clarté de l'information est un attribut important d'une bonne information. Les informations doivent être sans ambiguïté et doivent être communiquées de manière à transmettre le même sens à différents utilisateurs. Les bases de données modernes gèrent des dictionnaires de données qui définissent clairement la variable utilisée dans les informations afin de normaliser la terminologie utilisée dans les rapports.
En outre, il existe d’autres attributs tels que la quantifiabilité, la vérifiabilité, l’impartialité, etc. que l’on peut tenter d’incorporer pour améliorer la qualité de l’information. Dans la mesure où la qualité de l’information peut être maintenue, elle dépend des considérations de coût, de la nature et de la source de l’information, du temps disponible pour produire de l’information et de tout autre facteur.
