Information: acquisition de données, transformation de données et gestion de l'information

Le processus de génération d'informations implique une série d'activités. En gros, il y a trois activités de base:

1. acquisition de données,

2. transformation de données,

3. Gestion de l'information.

1. Acquisition de données:

Les données (pluriel de données) sont des faits exprimés à l'aide de symboles tels que des alphabets, des chiffres, des graphiques, des diagrammes, des images, etc. ou sous toute autre forme. Les données peuvent décrire un événement ou représenter l'état d'un élément de l'environnement.

Quelle que soit la source des données il peut être initialement enregistré puis vérifié ultérieurement pour en vérifier l'exactitude et l'authenticité. Cette activité s'appelle capture de données.

Les données peuvent être capturées à l'aide d'un clavier ou d'une numérisation à l'aide de périphériques de numérisation, à partir des données des documents sur lesquels elles ont été enregistrées. Si les données sont déjà enregistrées sur des supports informatiques tels que des disques et des bandes, la capture de données peut être effectuée en sélectionnant la partie appropriée de cet enregistrement afin de répondre aux besoins en données pour le but recherché. Des données peuvent également être saisies sur l'état des processus industriels à l'aide de divers dispositifs de détection.

Par exemple, la pression dans l'oléoduc ou la température dans le four peuvent être capturées à l'aide de capteurs appropriés. Comme la capture et le stockage des données ont un coût, il est nécessaire d’être sélectif dans la capture des données. Il est suggéré de définir soigneusement les besoins en données à la lumière des besoins en information de tous les utilisateurs.

La plupart des données capturées pour les systèmes d'information d'entreprise sont organisées dans des fichiers de données. Chaque fichier contient des enregistrements relatifs à divers éléments de données (champs) exprimés à l'aide de différents symboles (caractères). Ces fichiers sont liés à des bases de données; La hiérarchie des données dans les systèmes d’information d’entreprise peut être décrite à l’aide de la figure 1.4.

2. Transformation de données :

La transformation des données peut être effectuée en effectuant l’une des opérations suivantes sur les données:

(i) Réorganisation:

Réorganiser les données dans un ordre spécifié est une activité de traitement de données très courante. Par exemple; les données concernant les magasins peuvent être réorganisées en fonction de la date d'achat ou en fonction de la valeur de chaque unité ou dans l'ordre alphabétique des noms de ces articles. Un tel réarrangement est également connu sous le nom de tri de données. Le tri peut ajouter à l'utilité des données.

ii) Classer:

Les données peuvent être classées sur la base des variables / facteurs sélectionnés. Par exemple, les données de vente peuvent être classées selon des variables telles que le code du client, la ville et le produit ou le vendeur impliqué dans l'obtention de la commande.

La classification est également une opération de traitement de données couramment utilisée, en particulier dans les systèmes d’information comptable. En fait, tout le concept de grand livre est basé sur la classification en tant qu’activité à valeur ajoutée dans le processus de génération d’informations. La classification ajoute de la valeur aux données et les rend plus utiles aux utilisateurs dans la plupart des situations de décision.

(iii) Calculer:

Pour un profane, les données sont traitées uniquement par calcul. Une série de calculs effectués sur des valeurs numériques est appelée calcul. C'est peut-être ainsi que les ordinateurs ont reçu leur nom, en tant que générations d'ordinateurs destinés à fournir des installations informatiques.

Même si les diverses formes de données peuvent maintenant être traitées à l'aide d'ordinateurs, le processus de génération consiste principalement en informatique. Le calcul implique l'exécution d'opérations arithmétiques (telles que des opérations d'addition, de soustraction, de multiplication, de division et de logique).

Par exemple, les ratios financiers peuvent être calculés en effectuant des opérations arithmétiques sur différentes valeurs des états financiers. Même un ensemble complexe de calculs peut avoir lieu en utilisant diverses techniques quantitatives pour l'analyse de données. Ces modèles quantitatifs permettent de filtrer les informations d’un grand volume de données. Ce type d’opérations de traitement de données est largement utilisé par les responsables pour prévoir le comportement de divers éléments de l’environnement commercial.

(iv) Résumer:

La synthèse est un processus d'agrégation de divers éléments de données, réduisant ainsi le volume des données à un format plus significatif. Par exemple, un directeur financier peut être intéressé à connaître le nombre total d'actions demandées dans une émission publique. Les données à cet égard peuvent être résumées et ce rapport de synthèse peut lui être plus utile que l’ensemble de la déclaration contenant les détails de chaque demande d’actions reçue.

La synthèse peut également impliquer une agrégation dans chaque catégorie ou classe de valeur. Dans le prolongement de l'exemple ci-dessus, un rapport de synthèse peut contenir des sous-totaux pour chaque catégorie d'actions reçues, à savoir un particulier, une personne morale, une fiducie, etc. ou le nombre d'actions demandées dans chaque ville.

3. Gestion de l'information:

Après l'acquisition et / ou la transformation, les données traitées peuvent être soit communiquées à l'utilisateur final, soit stockées pour référence future. Si les informations doivent être communiquées à l'utilisateur, le format de rapport doit être sélectionné. Le format de rapport peut inclure un format simple en colonnes / tabulaire ou visuel, tel que des graphiques, des diagrammes, des graphiques, etc.

Avec la disponibilité d'ordinateurs plus rapides et de meilleurs périphériques d'affichage, les techniques de cartographie et de visualisation d'informations deviennent de plus en plus populaires. Une fois que le format du rapport est décidé, le canal de communication approprié doit être sélectionné et utilisé.

Si les informations générées doivent être utilisées à l'avenir, elles peuvent être stockées sur un support de stockage de masse. De telles activités de communication et / ou de stockage d'informations peuvent être qualifiées de gestion d'informations.

Un exemple de génération d'informations

Afin de comprendre le processus de génération d’informations, prenons une exigence hypothétique en matière d’information. Une grande entreprise envisage de mettre en place un système d’incitation pour ses clients de produits périssables. Il est initialement proposé que le système soit applicable uniquement aux clients qui ont passé des commandes dépassant Rs. 15 la valeur en un mois.

Il est estimé que les clients qui ont passé des commandes pour des valeurs comprises entre 12 et 15 Rs la trouveront comme incitation très attrayante. Ils ont donc été qualifiés de «clients cibles». L’incitatif augmentera probablement la valeur des commandes passées par ces clients cibles au cours du mois en cours.

Comme le produit est périssable, l’augmentation des ventes au cours du mois en cours ne réduira pas les besoins en achats des clients le mois prochain. Pour pouvoir évaluer l’augmentation possible des ventes pour le mois en cours à la suite du système d’incitations, le responsable marketing a besoin d’informations sur la valeur du total des commandes passées par chaque client cible en deçà de 15 roupies et du total de ces déficits devraient augmenter le chiffre d'affaires du mois courant.

Les détails de la commande client du mois précédent sont déjà indiqués sur une bande magnétique. Pour obtenir des informations sur les ventes totales de chaque client, toutes les transactions de vente doivent être classées sur la base du nom du client. Ensuite, une liste des clients dont la valeur totale des commandes se situe entre 12 et 15 dollars peut être préparée, les manques à gagner étant calculés et résumés. Les informations peuvent être communiquées au gestionnaire sous forme de valeurs froides.

Une autre solution consiste à représenter les informations sous la forme d’une distribution de fréquences afin que le gestionnaire puisse évaluer la contribution possible de chaque catégorie de clients à l’augmentation attendue et examiner en conséquence la plage d’éligibilité des clients au système d’incitations. . Un graphique à secteurs illustrant cette contribution de chaque catégorie peut aider le gestionnaire à comprendre rapidement les informations.

Le cas ci-dessus illustre uniquement la nature des activités impliquées dans la génération d'informations et constitue un exemple hypothétique simplifié du rôle de chacune de ces activités dans le processus. La génération d'informations peut être un processus assez complexe et impliquer de multiples activités.

Le processus de génération d'informations se poursuit car il existe une multitude d'objectifs pour lesquels des informations sont nécessaires dans une entreprise. De ce fait, l’entreprise est généralement impliquée dans un cycle sans fin de génération d’informations.