Contrôle interne dans les systèmes comptables

Lisez cet article pour en savoir plus sur le contrôle interne dans le système comptable.

Contrôles dans le système de comptabilité manuelle:

1. Rapprochement indépendant des données externes, comme utiliser un relevé bancaire pour se rapprocher du compte bancaire de l'entreprise ou utiliser un relevé de compte du fournisseur externe pour effectuer un rapprochement avec un compte de créancier individuel;

2. Utilisation du contrôle ou du compte total;

3. Révisez la balance de vérification pour vous assurer que le débit est égal au crédit.

Contrôles dans le système comptable informatisé:

1. Autorisation de transaction appropriée:

Des contrôles d'entrée doivent être institués, tout comme les données d'entrée doivent être vérifiées pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité par une personne différente de celle qui les a saisies.

2. Outre le contrôle des entrées ci-dessus, il doit exister des contrôles de traitement et de sortie pour garantir l'intégrité des données de transaction.

3. Pas d'accès autorisé aux fichiers informatiques, données, etc .:

Tous doivent être gardés sous clé et un journal approprié est tenu.

4. Utilisation du contrôle par mot de passe pour accéder aux données.

Stockage de données dans des fichiers:

Dans un système informatique, toute information devant être stockée sur un support de stockage secondaire doit être sous la forme d'un fichier. Un fichier est constitué d'une collection d'enregistrements du même contexte.

Un enregistrement comprend des informations sur une entité et / ou un événement appartenant à l'organisation, telles que, par exemple, un achat, une vente, un employé, etc. Tous les systèmes de traitement de données utilisent certains éléments de données, qui sont dans une plus large mesure permanents. .

Même si des changements se produisent, ils se produisent très largement. Nom, adresse, date de naissance, etc., en sont quelques exemples. Par conséquent, la plupart des systèmes de traitement de données stockent ces données dans un fichier séparé, appelé fichier maître.

Les fichiers de transaction sont les fichiers dans lesquels les données sont fréquemment introduites pour mettre à jour la disponibilité des données. Les éléments stockés dans un fichier principal ne sont pas saisis encore et encore dans les transactions.

Par exemple, une fois que le nom ou la date de naissance des employés est stocké dans un fichier maître, ils sont extraits de celui-ci comme nécessaire pour tout programme. Étant donné que ces données sont entrées et stockées pour être utilisées de manière répétitive dans différents programmes à différents endroits.

Une fois que des données erronées sont stockées dans un fichier maître, toutes les sorties dans lesquelles elles apparaissent contiennent des informations erronées. Par conséquent, il est important de garantir l'exactitude des données dans les fichiers maîtres

Traitement de l'information:

Le travail effectué par un ordinateur est appelé traitement de données. L'ordinateur traite les données en informations significatives. Ces informations constituent la base des actions ultérieures à entreprendre par l'utilisateur ou l'ordinateur lui-même.

Les documents à partir desquels les données sont extraites pour traitement sont appelés des documents sources, par exemple des ledgers. Les différents types de données utilisés dans un ordinateur sont les données numériques, les données de caractères ou les données alphabétiques, les données alphanumériques et les données logiques.

Le traitement des données implique les fonctions suivantes:

1. Facturation en entrée / sortie, enregistrement, codage, stockage, sélection, etc.

2. Transformation de données impliquant calcul, synthèse, tri, fusion, etc.

3. Informations telles que l’affichage, la reproduction, la télécommunication, etc.

Méthodes de traitement des données:

Il existe trois méthodes de traitement de données. Il s'agit du traitement par lots, du traitement en ligne et du traitement en temps réel.

(1) Traitement par lots:

Le terme traitement par lots s'applique aux situations dans lesquelles des types de transactions similaires sont collectés à un point limite, puis regroupés pour former un lot à traiter.

Il comporte les deux étapes essentielles suivantes:

1. Tri des données de transaction dans le même ordre que celui existant dans le fichier maître, et

2. Mise à jour des enregistrements dans le fichier maître.

Le processus de tri et de mise à jour s'effectue à l'aide de clés d'enregistrement. Les enregistrements ainsi séquencés sont traités en série les uns après les autres. Par conséquent, le traitement par lots est également appelé traitement de fichier séquentiel.

En règle générale, cette opération s'effectue en plusieurs étapes, chaque étape nécessitant un cycle informatique distinct. La sortie finale est disponible pour l'utilisateur uniquement après la dernière exécution.

(2) Traitement en ligne:

Selon cette méthode, les équipements de télécommunication remplacent la collecte manuelle des enregistrements, comme dans le traitement par lots et la saisie des données en ligne. Cette méthode est également appelée méthode de traitement de fichier à accès direct ou non séquentielle.

Cette méthode présente les deux exigences de base suivantes:

1. Terminal à divers endroits connecté et contrôlé par un ordinateur central.

2. Le stockage des enregistrements sur des supports d'accès direct, tels que des disques, permet à l'ordinateur d'accéder aléatoirement aux enregistrements requis.

(3) traitement en temps réel:

Selon cette méthode, les données relatives à chaque transaction individuelle, reçues via la ligne de télécommunication, sont traitées comme un lot et les résultats traités sont renvoyés instantanément.

Il permet de prendre des décisions sur la base des dernières informations. Cette méthode convient lorsque les informations traitées sont requises immédiatement et que la méthode de traitement en ligne est considérée comme très lente.

Cette méthode est également appelée traitement de transaction. Le temps mis par le système pour répondre à une entrée de données et l'affichage des informations mises à jour requises sont appelés temps de réponse.

Les exigences de base de cette méthode sont les suivantes:

1. Grande mémoire pour répondre aux exigences logicielles et du système d'exploitation

2. Grande mémoire sur disque

3. Conserver des installations pour prendre en charge des événements tels que le système

4. Système de communication complexe

5. Maintenance des pistes d'audit, ainsi que la sécurité du programme et des données.

Codage des données:

Le codage est une représentation commode de chaque valeur d’un élément de données. Ceci est fait afin de rendre la communication possible entre un ordinateur et l'utilisateur.

Les données sont codées de manière compréhensible pour l'ordinateur et les informations fournies par l'ordinateur au moyen d'un traitement de données sont décodées sous une forme compréhensible pour l'utilisateur.

Le codage est effectué afin de convertir les informations numériques et alphanumériques en chiffres binaires 0 et 1 et de transmettre des données correctes à l'ordinateur. Bien que les codes binaires soient moins intelligibles pour une personne, ils sont plus utiles pour l’ordinateur. Les codes et les données peuvent être référencés.

Les exigences de base du codage des données sont les suivantes:

1. Le code devrait être conçu pour identifier la caractéristique de l'élément des données qu'il représente.

2. Chaque code doit représenter une et une seule valeur des données.

3. Le code doit être aussi compact que possible pour minimiser les besoins en stockage.

4. Le code devrait être conçu de manière à être sécurisé en cas de données sensibles et à ne pas pouvoir être reconverti en données originales.

5. Le code devrait être conçu de manière à minimiser les erreurs de chasse.

6. Le code doit contenir suffisamment de chiffres pour représenter toutes les valeurs possibles des données.

Avantages du codage des données:

1. Les codes occupent moins d’espace de stockage informatique.

2. Le codage permet de gagner du temps lors de la saisie des données.

3. Cela permet de gagner du temps et de réduire les coûts de transmission de données.

4. Cela réduit les risques d'erreur lors de la saisie des données.

5. Il facilite la classification, le regroupement et la sélection des données.

6. Le codage fournit une cohérence et une identification unique pour les entrées de données.