Liste de la documentation nécessaire dans les affaires d'exportation

Une question évidente se pose: pourquoi la documentation est-elle nécessaire dans les activités d'exportation? La réponse à cette question réside dans la nature des relations commerciales entre l'exportateur et l'importateur opérant depuis deux pays. On sait que, contrairement aux entreprises nationales, les pratiques commerciales et les systèmes juridiques sont différents dans les deux pays d'origine des exportateurs et des importateurs.

Par conséquent, afin de protéger les intérêts respectifs de l'exportateur et de l'importateur impliqué dans des activités d'exportation, certaines formalités documentaires deviennent indispensables. Cette documentation facilite la circulation fluide des biens et des paiements à travers les frontières nationales.

Les documents d'exportation fondés sur les fonctions qu'ils remplissent sont classés en quatre types:

1. Documents commerciaux

2. Documents de réglementation

3. Documents d'assistance à l'exportation

4. Documents requis par les pays importateurs.

Discutons maintenant des documents spécifiques et des fonctions qu’ils remplissent dans chaque catégorie.

Documents commerciaux:

1. Facture commerciale:

Il s'agit du premier document de base et du seul document complet dans une transaction d'exportation. En fait, il s’agit d’un document contenant des informations sur les marchandises. Nomenclature du système harmonisé (HSN), prix facturé, conditions d'expédition, marques et numéros sur les colis contenant la marchandise.

L’exportateur a besoin de ce document à d’autres fins, notamment:

i) Obtention du certificat d'inspection à l'exportation

(ii) Obtention de l'autorisation d'accise

(iii) obtenir le dédouanement et

iv) Garantir des incitations telles que le soutien compensatoire en espèces et les licences d'importation.

Ce document est préparé à la fois avant et après l'expédition.

Outre la facture commerciale, il existe également une facture proforma. C'est une facture commerciale temporaire que l'exportateur envoie à l'importateur. Il s’agit d’une expédition envisagée qui peut ou non être faite à l’avenir.

L'importateur a besoin de ce document pour obtenir une licence d'importation et ouvrir une lettre de crédit en faveur de l'exportateur. Compte tenu de l’importance évidente de la facture proforma, l’exportateur doit avoir l’habitude d’envoyer une facture proforma à l’importateur, même si cette dernière n’est pas exigée.

2. Connaissement:

Le connaissement (B / L) est un document émis par la compagnie maritime, reconnaissant que les marchandises mentionnées dans ce document sont soit en cours d'expédition, soit l'ont déjà été. C’est aussi un engagement que les marchandises dans l’ordre et dans l’état tels qu’elles sont reçues seront livrées au destinataire, à condition que les frais de transport spécifiés y soient dûment payés.

Le connaissement remplit trois fonctions distinctes:

(i) C'est une preuve du contrat d'affrètement (transport).

ii) Il s’agit d’un récépissé remis par la société de transport pour les marchandises qu’il a reçues.

(iii) Il s’agit d’un titre de propriété des marchandises expédiées.

Le connaissement contient des informations détaillées sur l'exportateur, le navire de transport, les marchandises expédiées, le port d'embarquement, la destination, le destinataire et la partie à notifier à l'arrivée des marchandises à destination. Le connaissement est fait les ensembles.

3. Facture de transport aérien:

En transport aérien, le document de transport est appelé billet de transport aérien. Ce document remplit trois fonctions: un bordereau d’expédition pour les marchandises, un récépissé pour les marchandises présentées et le droit d’obtenir la livraison des marchandises. Comme il n’est pas négociable, il n’a donc pas la même validité qu’un connaissement pour le transport maritime.

4. Lettre de change (B / E):

La lettre de change est un instrument ou un projet utilisé pour le paiement dans le commerce international / export. Il s’agit d’un instrument écrit contenant un ordre inconditionnel, signé par le signataire, enjoignant à une certaine personne de ne verser une certaine somme d’argent qu’à l’ordre d’une personne ou au porteur de l’instrument. La personne à qui la lettre de change est adressée doit payer soit sur demande, soit dans un avenir déterminé ou déterminable.

Trois lettres sont impliquées dans une lettre de change:

i) Le tiroir (exportateur):

La personne qui fait et exécute le B / E ou dit, la personne à qui le paiement est dû.

ii) Le tiré (importateur):

La personne sur laquelle le B / E est dessiné et qui est tenu de respecter les termes du document.

iii) Le bénéficiaire (exportateur ou banque de l'exportateur):

La partie qui recevra le paiement.

5. Lettre de crédit:

Il s'agit d'un instrument écrit émis par la banque de l'acheteur (de l'importateur), autorisant le vendeur (exportateur) à tirer conformément à certaines conditions et stipulant sous une forme juridique que toutes ces factures (traites) seront honorées. Les lettres de crédit offrent à l'exportateur plus de sécurité que les comptes ouverts ou les lettres de change.

Une lettre de crédit commerciale implique les trois parties suivantes:

(i) L'ouvreur ou l'importateur - l'acheteur qui ouvre le crédit

(ii) l'émetteur - la banque qui émet la lettre de crédit.

(iii) Le bénéficiaire - le vendeur en faveur duquel le crédit est ouvert.

En fonction de conditions différentes, les lettres de crédit peuvent être des types suivants:

a) révocable et irrévocable:

En cas de lettre de crédit révocable, l'acheteur ou l'émetteur peut annuler ou modifier une obligation à tout moment avant le paiement sans préavis à l'exportateur ou au vendeur. Lorsque la lettre est irrévocable, l'acheteur ne peut annuler ou modifier une obligation sans l'autorisation de l'exportateur.

(b) Confirmé et non confirmé:

En cas de lettre de crédit confirmée, le paiement est garanti par la banque émettrice. Lorsque la lettre n'est pas confirmée, aucune garantie de ce type n'est donnée par la banque.

c) avec et sans recours:

Avec recours, si l'acheteur omet de payer la banque après un délai déterminé, la banque peut exercer un recours sur l'exportateur. Il n’existe aucune disposition de ce type dans la lettre de crédit sans recours.

Documents de réglementation:

1. Documents légaux à exporter de l'Inde:

Il existe deux types de documents réglementaires:

(i) les documents nécessaires à l'enregistrement, et

(ii) Documents requis pour l'expédition.

Les documents de la première catégorie incluent les applications et autres documents justificatifs permettant d’obtenir:

i) le numéro de code de la Reserve Bank of India (RBI),

ii) les numéros de code des importateurs et des exportateurs du contrôleur en chef des importations et des exportations,

(iii) certificat d’inscription cumulé (CMR), etc.

Les documents nécessaires à l'expédition des marchandises sont les suivants:

(i) Forme GR:

Il doit être rempli en double pour toutes les exportations autres que par la poste. Les deux exemplaires doivent être remis aux autorités douanières du port d'embarquement. Ils conserveront l'original à envoyer directement à la Reserve Bank of India.

Ils renverront le duplicata qui est soumis à la banque négociatrice avec d'autres documents après l'expédition des marchandises. La banque en cours de négociation envoie le duplicata à la RBI après avoir réalisé le produit de l'exportation.

ii) Forme de PP:

Les exportations vers tous les pays par colis postal (PP), sauf lorsqu'elles sont effectuées sur la base de la "valeur à payer" ou du "paiement à la livraison", doivent être déclarées sur des formulaires en PP.

(iii) formulaire VP / COD:

Il doit obligatoirement être rempli en un exemplaire pour les exportations vers tous les pays, par colis postal en vertu d'accords prévoyant de réaliser le produit par voie postale en fonction de la "valeur payable" ou du "paiement à la livraison".

iv) Forme du PE:

Les envois vers l'Afghanistan et le Pakistan autrement que par la poste doivent être déclarés sur des formulaires EP.

(v) Forme SOFTEX:

Il doit être préparé en triple exemplaire pour l'exportation de logiciels sous forme non physique.

2. Facture d'expédition:

La lettre de transport est le document principal sur la base duquel l'autorisation de l'exportation est donnée par la douane. L'envoi de colis postaux nécessite la saisie d'un formulaire de déclaration en douane. Trois types de connaissements sont disponibles auprès des autorités douanières.

Ceux-ci sont:

(i) Facture de livraison gratuite:

Il est utilisé pour l'exportation de marchandises pour lesquelles il n'y a pas de droit d'exportation.

ii) facture d'expédition passible de la taxe:

Imprimé sur du papier jaune, il est utilisé dans le cas de marchandises soumises à des droits d'exportation.

(iii) facture d'expédition de drawback:

Il est généralement imprimé sur du papier vert et est utilisé pour l'exportation de produits pouvant bénéficier d'une ristourne des droits.

3. Police d'assurance maritime:

C'est l'instrument de base de l'assurance maritime. Une police maritime est un contrat et un document juridique qui sert de preuve de l’accord entre l’assureur et l’assuré. La politique doit être produite pour faire valoir une réclamation devant un tribunal. Un exportateur doit également constituer sa police d’assurance maritime en tant que garantie subsidiaire lorsqu’il reçoit une avance sur son crédit bancaire.

Documents d'assistance à l'exportation:

Pour bénéficier d'un certain nombre d'incitations et d'assistance, un exportateur est tenu de remplir un certain nombre de documents.

Certains des plus importants d'entre eux sont discutés ici:

1. Formulaire de demande d'inscription:

Les exportateurs désirant profiter des avantages de la politique d'importation sont tenus de s'enregistrer auprès des autorités d'enregistrement appropriées, telles que les Conseils de promotion des exportations (EPC), les commissions de produits de base et le contrôleur en chef des importations et des exportations (CCIE), New Delhi.

La demande d'enregistrement doit être accompagnée d'un certificat des banquiers de l'exportateur attestant de sa solidité financière. Dans le cas d’une entreprise ayant des succursales, la demande d’enregistrement ne doit être présentée que par le siège.

2. Répartition des matières premières autochtones en fonction des priorités:

Les fabricants-exportateurs peuvent demander au Directeur de la promotion des exportations du Ministère du commerce de reconstituer les matériaux locaux utilisés dans la fabrication des produits destinés à l'exportation.

3. Drawback des droits:

Pour réclamer cette incitation, le document principal est la copie de la facture de réexpédition attestée par la douane. Celui-ci doit être accompagné d'autres documents, tels que l'ordre de paiement de drawback, la facture commerciale finale et une copie du connaissement ou de la lettre de transport aérien, selon le cas.

4. Licence REP et CCS:

Pour demander une licence REP et une aide compensatoire en espèces (CCS), l’exportateur est tenu de préparer et de classer un certain nombre de documents.

Les principaux documents à cet égard sont:

(i) Demande sous la forme prescrite

(ii) accusé de réception

(iii) Challan bancaire émis par le Trésor pour les frais de dossier acquittés.

(iv) Reçu anticipé pour le montant de l'aide en espèces

(v) Une copie dûment certifiée de la facture d'expédition.

(vi) Copie non négociable du connaissement / lettre de transport aérien.

Documents requis par les pays importateurs:

En cas d'exportation, les pays importateurs ont besoin de certains documents en raison de la nécessité juridique. Ces documents sont obtenus par l'exportateur et envoyés à l'importateur.

Certains des documents connus sont les suivants:

1. Facture consulaire:

Il est généralement délivré sur le formulaire spécifié par le consulat du pays importateur situé dans le pays exportateur. Il donne une déclaration sur la valeur réelle des marchandises expédiées. Les autorités douanières de la société importatrice appliquent une taxe sur la valeur indiquée sur la facture consulaire.

2. Certificat d'origine:

Ce certificat est délivré par des organismes indépendants tels qu'une chambre de commerce ou un conseil de promotion des exportations du pays exportateur. Il s’agit d’une certification selon laquelle les produits exportés ont effectivement été produits dans ce pays.

3. Certificat d'origine SGP:

Les marchandises bénéficiant du traitement préférentiel en matière de droits d'importation dans les pays qui appliquent le système de préférences généralisées (SPG) devraient être accompagnées du certificat d'origine SPG. Ce certificat est donné sur les formulaires prescrits par les pays importateurs.

4. Factures douanières:

Il est également établi sur un formulaire spécifié par l'autorité douanière du pays importateur. Les détails fournis sur le document permettront aux autorités douanières du pays importateur de percevoir et de percevoir les droits à l'importation.