Formes modernes de communication - Télécopie, courriel et vidéoconférence

Formes modernes de communication - Télécopie, courriel et vidéoconférence!

Les progrès technologiques de ces dernières décennies ont permis de transmettre rapidement des messages imprimés, des images et même des représentations en direct à tous les pays du monde.

Avec une seule touche, vous pouvez envoyer des communications à un certain nombre de destinations. Non seulement les grandes entreprises mais même les petites et moyennes entreprises les utilisent au quotidien. Parmi ces moyens, citons le fax, Internet / email et la vidéoconférence.

Fax:

Tout comme le téléphone conventionnel supporte la voix, un fax ou un télécopieur achemine des messages imprimés (mots et images sous forme de photocopie) de l'instrument émetteur à l'instrument récepteur.

L'expéditeur d'un message de fax prépare la copie sur une feuille (généralement inférieure au format A4) pouvant être introduite dans le télécopieur. Il compose le numéro de destination, reçoit la tonalité de télécopie et introduit le message dans l'appareil.

Le message imprimé est converti en signaux électroniques au fur et à mesure que le papier passe dans le télécopieur. Ce message est reçu sous la même forme à l’autre extrémité du rouleau de papier attaché à la machine.

Les télécopieurs peuvent avoir ces fonctionnalités supplémentaires:

(A) activation à distance:

Le propriétaire peut utiliser une télécommande pour faire fonctionner la machine.

Malgré une panne de courant:

(B) Le télécopieur peut fonctionner même en cas de panne de courant.

(C) mémoire:

Le message envoyé peut être conservé dans la mémoire de la machine. À la réception, en l’absence de papier, le message peut être enregistré dans la machine pour permettre ensuite l’impression.

(D) répondeur téléphonique:

Il n’est pas nécessaire qu’un opérateur reçoive les messages entrants à la réception. Ils sont automatiquement reçus.

Avantages:

(A) Le fax permet une transmission précise d'un document, y compris des images et une écriture manuscrite. Les fax couleur sont aussi une possibilité.

(B) Le fax peut être envoyé via un ordinateur, auquel cas il est limité aux messages créés sur l'ordinateur.

(C) Un message de télécopie peut être confirmé par téléphone pour assurer son authenticité.

(D) Les fax sont recevables comme preuve devant le tribunal. À cet égard, ils sont supérieurs aux courriels.

(E) Avec la possibilité de composition répétée, un numéro occupé peut être atteint dès qu’il devient libre.

Désavantages:

(a) Cela coûte cher par rapport au courrier électronique et postal.

(b) Parfois, la réception est floue à cause de défauts de canal ou de défaillance mécanique à l'une ou l'autre extrémité.

(c) Du côté de l'expéditeur ou du destinataire, le document destiné aux mauvaises personnes peut être exposé. Par conséquent, il est souvent difficile de garder le secret lors de l'envoi et de la réception d'un message de télécopie.

(d) À la réception, le message est imprimé aux frais du destinataire. Au cas où des messages indésirables arriveraient, le destinataire en assumerait les coûts.

Spécimens de fax:

Il existe de nouvelles conventions concernant la rédaction et la présentation d'un message fax. Il y a une tendance à minimiser l'espace vertical de la lettre.

Si une lettre professionnelle doit être envoyée par télécopie, elle est formatée de l’une des manières suivantes:

Spécimen de fax no. 1:

Société ABC:

1, route MG, Nagpur

Message fax:

À LMN Inc., Mumbai

De Joseph De Cunha

Sujet Manque à gagner dans votre envoi

Date 4 juillet 2011

Page / s 1

Nous aimerions que vous preniez note immédiatement de l’insuffisance de votre envoi daté du 1 er juillet 2011, qui devait contenir 40 bassins en acier inoxydable mais seulement 30. Nous espérons que vous vérifierez votre section d’expédition et que vous comblerez le manque au plus tôt. S'il vous plaît confirmer par fax.

Joseph De Cunha

Responsable des achats

Spécimen de fax no. 2

Importateurs-exportateurs Apex:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Message fax:

À Kiran Jhaver Inc. de Raj Desai

Fax No. AIE / 233 Sujet Extension de L / C

Date 30 juin 2011 Pages 2, dont celle-ci

À votre demande, nous avons pris des dispositions pour prolonger la lettre de crédit datée du 1er janvier 2011, qui devait expirer le 30 juin, jusqu'au 31 juillet 2011. Une copie de celle-ci est envoyée en annexe. Nous espérons que vous en profiterez pour expédier les vêtements dans les délais. Si vous ne pouvez pas le faire, nous serons contraints d'annuler la commande. Restez en contact et informez-nous de l'avancement de l'expédition de la commande.

Raj Desai

Dy. Directeur général

Internet et courrier électronique:

Internet est un réseau informatique international qui relie des ordinateurs de secteurs tels que les agences gouvernementales, les entreprises, les établissements d’enseignement et les particuliers. Il reçoit des informations, les stocke et permet de les lire en remplissant certaines conditions.

Les fournisseurs d'accès Internet (FAI) permettent de créer l'identifiant de messagerie gratuitement, dans l'espoir de récupérer le coût via les annonces auxquelles l'utilisateur est exposé lors de l'utilisation du courrier électronique. Une adresse email typique lit [email protected]. Certains autres fournisseurs d'accès à Internet sont bsnl, yahoo, hotmail et Gmail.

Notez que seuls les courriers alphabétiques en minuscules (petits) sont utilisés dans les identifiants.

Chaque fois que l'utilisateur souhaite envoyer des messages ou vérifier le courrier entrant, il peut accéder à son identifiant en saisissant un mot de passe qui rend le compte de messagerie privé. Cependant, une fois que vous avez soumis au mécanisme de courrier électronique, vous ne savez pas qui pourrait lire ces informations "privées" au loin. En tant que tel, le courrier électronique ne garantit pas le secret à 100%.

Avantages:

(a) Le courrier électronique est de loin le moyen le plus économique et le plus rapide d’envoyer des informations imprimées (verbales et non verbales). En un clic, des centaines de pages d’informations peuvent être envoyées à des centaines d’adresses électroniques dans le monde entier (à noter par les destinataires lors de la vérification du courrier entrant ou de la boîte de réception).

(b) Aucun papier n'est requis. Les messages peuvent être créés directement sur l'ordinateur et ajoutés à partir de différents fichiers informatiques, CD, disquettes, etc.

(c) Cette installation est maintenant disponible dans de nombreuses langues régionales de l'Inde.

(d) Il est informel et permet à l'expéditeur de rester anonyme (puisqu'il peut utiliser n'importe quel nom comme identifiant de messagerie. Par exemple, JK Singh peut utiliser udankhatola comme nom de messagerie).

(e) Les organisations et les maisons d'édition prennent connaissance des messages par courrier électronique. Les journaux et les magazines impriment des lettres envoyées par courrier électronique.

(f) Tant que vous conservez votre mot de passe, vous pouvez ouvrir votre compte de messagerie sur n’importe quel ordinateur du monde doté de cette fonction. Vous restez libre, même avec un combiné mobile. Vous pouvez simplement entrer dans un cybercafé, payer le loyer et utiliser le courrier électronique. Le courrier électronique est extraordinairement portable.

(g) Vous pouvez avoir un carnet d'adresses dans votre compte de messagerie, enregistrer les courriers entrants, les modifier, etc.

(h) Lorsque vous répondez à un courrier électronique, le message de l'expéditeur lui est automatiquement renvoyé pour référence immédiate.

(i) En tant que guide des besoins humains et de l'imagination, davantage d'innovations sont possibles.

(j) Le courrier électronique peut activer une conférence électronique en cours. Les gens du monde entier peuvent se rencontrer sur Internet et se concerter sur un sujet d'intérêt commun.

(k) Le destinataire n'a pas besoin de répondre immédiatement comme au téléphone, mais peut prendre son temps. L'envoi de courrier électronique permet d'éviter une interface directe.

(l) Dans une organisation, un subordonné peut rapidement et directement joindre un supérieur par courrier électronique. Le courrier électronique rend une organisation plus démocratique (les individus ont plus de chances d'être entendus par la personne appropriée même s'il est plusieurs niveaux plus élevé).

Désavantage:

(i) Le courrier électronique, en raison de son anonymat potentiel, reste un moyen de communication informel.

(ii) L’utilisation excessive et l’inondation de messages indésirables (en particulier d’annonceurs) constituent un inconvénient majeur de ce système. À moins de prendre soin de bloquer les publicités indésirables, on trouve une boîte de réception remplie d’offres douteuses et peu sincères. Traverser des morceaux de courrier électronique est l'un des plus gros problèmes pour ceux qui dépendent du courrier électronique pour leurs besoins en communication.

(iii) L’un d’entre eux peut ne pas être privé lors de l’utilisation de l’ordinateur par courrier électronique. Dans cette mesure, le secret est perdu.

(iv) Si le destinataire ne peut pas ouvrir son compte de messagerie dès qu'un message est reçu, le message ne peut pas fonctionner pour lui.

Lignes directrices pour l'utilisation du courrier électronique:

Le courrier électronique est un moyen de communication nouveau et particulier, qui intègre ses propres conventions:

(1) Votre message électronique peut être lu par plus de personnes que prévu. Donc, vous devez prendre soin de vous.

(2) Au courrier électronique, le message doit comporter tous les éléments de bonne composition, tels que brièveté, clarté et courtoisie.

(3) Vous pouvez utiliser le mécanisme de vérification orthographique de l'ordinateur pour vous assurer que l'orthographe est correcte.

(4) Le format de courrier électronique de l'ordinateur permet d'envoyer et de mentionner cc (copie conforme) et la ligne d'objet. Ceux-ci peuvent être écrits pour la commodité du destinataire.

(5) Si un seul e-mail contient des messages pour différentes sections d'une organisation, ceux-ci peuvent être séparés au stade de la composition.

(6) Vous ne devez pas utiliser toutes les majuscules pour rédiger un message, car cela semble maladroit et grossier.

(7) Lorsque vous répondez à un message, vous ne pouvez en citer que l'essentiel et en supprimer le reste.

(8) Vous pouvez créer le message dans un programme différent (tel que WordPad ou notepad) et le transférer sur votre messagerie.

(9) Si vous corrigez sur l'écran de l'ordinateur, faites très attention.

Il est à noter que la date et l'heure de transmission du message et l'identifiant de messagerie de l'expéditeur sont automatiquement transmis par courrier électronique. Néanmoins, il est d'usage d'écrire votre adresse email dans le corps du message.

L'identifiant Email est indiqué dans le corps du message, en particulier lorsque vous invitez une réponse sous un identifiant différent. S'il existe un décalage entre la composition d'un message et son envoi, quelle qu'en soit la raison, la date de composition peut être écrite.

Vidéoconférence et téléconférence:

Ce mode de communication commence par la téléconférence. Un certain nombre de téléphones sont connectés simultanément les uns aux autres. La téléconférence est une installation qui permet aux personnes de différentes régions du monde d’organiser une réunion audio (par opposition à un dialogue), d’économiser du temps de transit et des séjours à l’hôtel. Il est utile d’émettre diverses opinions sur un sujet pour parvenir à une conclusion plus rapide.

Une autre avancée dans cette technologie est la téléconférence par ordinateur. Les participants peuvent réagir aux messages et aux contributions des connaissances des autres. Ils peuvent même ne pas être présents simultanément à la téléconférence par ordinateur mais ajouter leur contribution à leur convenance.

La vidéoconférence, cependant, est le moyen le plus proche de se voir et de s'entendre sans être présent ensemble. Les technologies utilisées dans une vidéoconférence sont les suivantes: écran de contrôle, caméra, microphone, codec (compresseur-décompresseur ou), clavier de commande de l’équipement à chaque emplacement et connectivité Internet. Au fil du temps, cela devient de plus en plus populaire et facile à utiliser. Vous le voyez souvent dans les interviews télévisées.

Vous le voyez souvent dans les interviews télévisées. Pour une vidéoconférence, les participants se rendent dans une salle spéciale de leur emplacement respectif, équipée du gadget. Ils peuvent voir, entendre, parler aux autres et montrer des expositions sans présence physique ensemble.

L'ensemble de la procédure peut être enregistré sur des bandes vidéo. Comme quelqu'un l'a dit en plaisantant, à l'exception des collations et du café, tout le reste est transmissible par vidéoconférence. À l’heure actuelle, privilège des entreprises les plus riches, les vidéoconférences sont appelées à gagner en popularité.

Les salles de cours vidéo sont une autre possibilité dans ce domaine, où un membre du corps professoral expert peut enseigner plusieurs classes dans plusieurs villes simultanément et répondre aux questions des participants.