Aménagement du bureau et gestion de l'espace

Pour commencer par une image claire des objectifs, évoquer librement les principes généraux de planification de la disposition disponibles pour examiner avec soin les besoins d'espace particuliers de l'entreprise et suivre une approche pas à pas judicieuse dans la planification de la disposition.

La disposition des bureaux peut être définie comme la disposition des équipements dans l’espace disponible. On peut penser que la gestion de l’espace fournit un espace permettant d’obtenir une productivité et une efficacité maximales à un coût minimal.

L'aménagement des bureaux est important en raison de ses effets sur le flux de travail, l'économie de surface au sol et les équipements, le confort et la satisfaction des employés et les impressions données aux visiteurs. La planification de la mise en page peut être réalisée plus efficacement si elle est intégrée à la planification d'un nouveau bâtiment.

Les opportunités sont fournies à un moment donné pour une étude approfondie des besoins en espace. Une coopération étroite entre l'architecte du bâtiment et les responsables de l'entreprise peut garantir la disponibilité d'espaces en types et en quantités qui faciliteront l'exécution du travail de l'organisation. Le problème le plus courant, cependant, est celui de devoir aménager des bureaux dans un bâtiment qui n’était pas adapté aux besoins de chaque entreprise. L'espace est souvent limité et les unités doivent être installées dans l'espace disponible.

Dans les deux cas, l’approche de base de la planification de la présentation est sensiblement la même. Il est sage de commencer par une description claire des objectifs, de renvoyer librement aux principes généraux de planification de l’aménagement disponibles pour bien prendre en compte les besoins particuliers de l’entreprise en matière d’espace, et de suivre une approche pas à pas judicieuse pour planifier disposition. Ces phases seront maintenant considérées dans l'ordre présenté.

Objectifs de la mise en page de bureau:

Les objectifs généraux de l'aménagement de bureau comprennent:

1. Flux de travail efficace

2. Espace suffisant et bien utilisé

3. Confort et satisfaction des employés

4. Facilité de supervision

5. Impression favorable sur les clients et les visiteurs

6. Une grande flexibilité pour des besoins variés

7. Capacité équilibrée de l'équipement et du personnel à chaque étape du flux de travail

La direction d’une entreprise donnée doit déterminer lequel de ces objectifs - ou d’autres - est le plus important pour le succès de l’opération. L’objectif d’un bon déroulement du travail est d’une importance particulière. L'équipement doit être disposé de manière à ce que les travaux suivent un flux en ligne droite aussi près que possible afin de minimiser les retards. En l'absence de flux de travail planifié, il n'est pas inhabituel de trouver du travail qui coule dans toutes les directions, en avant, en arrière et qui se croisent, de sorte que les papiers sont manipulés de manière excessive et que le personnel doit effectuer des déplacements inutiles.

Un exemple typique est le traitement des commandes. Si le flux de travail est efficace, la commande provient de la salle du courrier et est ensuite acheminée directement au bureau de contrôle des stocks, à l'unité de tarification, au service de saisie des commandes et à toute autre unité chargée de traiter la commande avant son achèvement. Si le flux de travail est inefficace, l’ordre peut parcourir inutilement de grandes distances, revenir en arrière, croiser des itinéraires précédents et être interrompu à divers endroits.

Les tests de flux de travail suivants ont été jugés efficaces pour la plupart des organisations:

1. Vérifiez les retours en arrière et les croisements en effectuant un tracé et un déroulement du travail.

2. Dressez des diagrammes des processus des procédures dominantes impliquées dans la surface de plancher à l'étude, en vérifiant en particulier les distances parcourues et le temps de retard entre les opérations. Une autre approche peut être de programmer des étapes productives de la procédure et de trouver la différence.

3. Vérifiez les goulets d'étranglement en mesurant la capacité de production totale des travailleurs et des équipements affectés à chaque opération dans une procédure, puis comparez un «nuage de points» simple, pouvant montrer les conditions de déséquilibre et démontrer que la vitesse globale est limitée par l'opération. avec la plus petite capacité.

4. Observez si certains travailleurs sont constamment sous pression, alors que d'autres sont souvent à court de travail.

5. Observez si un très grand pourcentage de travailleurs est constamment debout. Une moyenne de 10% est considérée comme un maximum d'efficacité pour de nombreux bureaux.

L'espace doit être adéquat et bien adapté aux besoins des postes et des employés. Les considérations de coût et de flux de travail dictent que l'espace disponible doit être bien utilisé. Le confort et la satisfaction des employés peuvent être fortement influencés par l'agencement, des conditions de surpeuplement, la commodité des installations de services pour les employés et un emplacement approprié en ce qui concerne les sources de lumière font partie des besoins de cette catégorie.

La facilité de supervision peut être affectée par le placement du superviseur en ce qui concerne les employés, par la concentration ou la dispersion des employés, par l’accessibilité aux départements concernés et par d’autres facteurs de configuration.

Une impression favorable sur les clients et les visiteurs revêt une extrême importance lorsque des personnes extérieures observent tout ou partie de la zone de travail. Une disposition efficace et l'utilisation d'équipements et d'ameublement modernes peuvent faire beaucoup pour créer un bureau efficace et attrayant, améliorant ainsi l'image publique de l'entreprise. La flexibilité devrait être suffisante pour permettre de modifier facilement la configuration lorsque cela est justifié par les besoins du travail. Fluctuations de volume; les changements d’accent mis sur le service à la clientèle et la croissance normale sont quelques-unes des raisons pour lesquelles la flexibilité est nécessaire.

Principes essentiels de l'agencement de bureau:

Les cadres de bureau peuvent apporter une contribution majeure à l’efficacité opérationnelle. Des déclarations plus détaillées des principes de mise en page peuvent être d'une grande aide. ceux-ci résument les expériences de nombreuses entreprises et fournissent des guides spécifiques au planificateur.

La principale valeur d'une telle déclaration de principes réside dans son utilisation comme liste de contrôle dans le cadre d'une situation réelle.

Voici un énoncé de principes choisis:

1. Les travaux doivent avancer en continu, aussi près que possible en ligne droite.

2. Les départements et divisions dotés de fonctions similaires et apparentées devraient être proches les uns des autres afin de réduire le temps de parcours.

3. Les groupes de services centraux, tels que les pools sténographiques, les salles de fichiers et les unités de traitement de données, devraient être situés à proximité des départements et des employés qui les utilisent.

4. Le mobilier et le matériel devraient être disposés symétriquement en ligne droite, le placement angulaire des bureaux et des chaises étant réservé au personnel de supervision.

5. L’espace disponible doit être suffisant pour répondre aux besoins professionnels et au confort des employés.

6. Les meubles et équipements de taille uniforme offrent une plus grande flexibilité et une apparence plus uniforme.

7. Les allées doivent être suffisamment larges pour que les piétons ne frôlent pas le bureau des employés. Il devrait y avoir une allée dégagée entre le bureau et la fontaine, les salles de repos, etc. Pour des raisons de sécurité, il convient de prévoir un accès dégagé aux issues et sorties de secours.

8. Les employés doivent normalement suivre la même direction, les superviseurs étant placés à l'arrière des groupes de travail.

9. Les bureaux devraient être disposés de manière à ce qu'aucun employé ne soit obligé de faire face à une source de lumière indésirable. Dans la mesure du possible, l’éclairage devrait frapper la zone de travail de l’employé d’en haut et légèrement derrière l’employé.

10. Il peut être nécessaire de séparer les unités utilisant des équipements bruyants, telles que des machines de traitement de données, pour éviter de perturber les autres unités.

11. Les employés dont le travail exige une concentration étroite peuvent justifier des cloisons partielles ou complètes.

12. Les unités qui ont beaucoup de contacts avec le public devraient être situées de manière à être facilement accessibles au public sans déranger les autres départements.

13. De grands blocs d'espace rectangulaires facilitent le travail et offrent une plus grande flexibilité.

14. Gardez de la vue du public des départements dans lesquels le travail est nécessairement désordonné.

15. Fournir une lumière et une climatisation appropriées pour tous les employés.

16. Localisez les bureaux privés nécessaires où ils interfèrent le moins.

17. Prendre en compte les besoins en personnel et en équipement, actuels et futurs.

Disposition du bureau Qui et quand?

Qui devrait s'occuper du travail d'aménagement du bureau? Si la société a un responsable administratif, il coordonnera probablement les plans de mise en page pour l'organisation et pourra effectuer une grande partie de la planification détaillée. Si, il existe un département de planification ou de méthodes, le travail détaillé de la planification de la disposition sera probablement relégué à un ou plusieurs spécialistes, disponible pour aider les directeurs généraux et les chefs de département en cas de besoin.

S'il n'y a pas de spécialistes, alors le travail de planification peut être délégué à une personne ayant l'intérêt et le temps nécessaires pour rendre justice à cette entreprise importante. Quoi qu’il en soit, c’est une bonne idée de discuter des plans actuels et proposés avec le chef de département et les employés concernés. Cela peut donner d’excellentes suggestions et il est presque certain que le niveau de coopération sera plus élevé que ce qui serait réalisable autrement.

Quand faut-il étudier la configuration du bureau? Chaque fois qu'une situation est vue qui appelle un changement de mise en page. Plus précisément, le plan d'aménagement devrait être étudié en cas de modification des procédures, d'augmentation ou de diminution du nombre d'employés requis ou d'insuffisance des locaux actuels.

Les changements de procédure sont un signe de révision de l’aménagement du bureau en raison de l’interdépendance des procédures et de la disposition des bureaux. Par exemple, si l’on décide d’installer une machine comptable qui modifiera diverses procédures de facturation et d’affichage dans le bureau, il sera nécessaire de réorganiser le bureau pour localiser la machine correctement et prendre en charge les modifications de l’attribution du travail des employés. affecté par l'installation de la machine, .

Les augmentations et les diminutions de personnel dans des unités données sont un signal pour revoir l'agencement du bureau, car le plan d'aménagement est largement régi par le nombre d'employés dans le bureau. Par exemple, s'il est décidé de transférer les fonctions de reproduction de bureau vers une organisation centrale, il sera nécessaire de réorganiser le bureau afin d'absorber l'espace précédemment occupé par le matériel et le personnel de reproduction.

L’inadéquation de l’espace actuel est également un élément essentiel pour revoir l’aménagement du bureau. On peut trouver que l'insuffisance provient d'un mauvais arrangement, qui peut être facilement changé, ou simplement d'un espace insuffisant pour le bureau et qu'une demande d'espace supplémentaire devrait être adressée à la direction.

En outre, chaque bureau devrait suivre un plan d’examen périodique de la disposition des bureaux. Cet examen, qui devrait avoir lieu tous les deux ou trois ans, est important. En fait, il est largement admis qu'un agencement de bureau qui n'a pas été révisé depuis trois ans est probablement une erreur, car le bureau est une entité dynamique et en mutation; le bureau évolutif apporte des modifications périodiquement et selon les besoins pour répondre à l'évolution des besoins.

Avant d’entreprendre un programme de mise en page important, le responsable administratif doit consulter la direction et s’entendre sur les normes à respecter lors de l’attribution d’espace aux différents niveaux d’employés. Ces normes s'avéreront un guide utile pour la planification et fourniront une base pour l'uniformité des affectations d'espace au sein de l'organisation. C'est également une bonne idée d'apprendre de la part de la direction les plans existants pour agrandir ou réduire la taille du bureau. Par exemple, il est bon de savoir s’il est envisagé de décentraliser les fonctions actuellement exécutées.

En outre, il est bon d’en savoir autant que possible sur le volume des opérations de vente et de service prévues, car le volume de travail déterminera le nombre d’employés requis et la taille de l’espace requis. Si, par exemple, une entreprise entreprend une campagne publicitaire vigoureuse qui devrait augmenter les ventes d'un tiers, il convient d'essayer de convertir les ventes anticipées en besoins d'espace équivalents pour le nouveau personnel nécessaire pour traiter ces commandes.

Un accord devrait également être conclu sur des questions telles que la taille des bureaux à fournir aux employés; types et tailles des classeurs; si des cloisons partielles mobiles doivent être utilisées au lieu de cloisons complètes et permanentes pour la mise en place de couloirs et de bureaux privés; et si des meubles modulaires et modulaires devraient être utilisés à la place des styles standard de mobilier de bureau.

Outils de planification:

Dans de nombreuses organisations, l'outil de mise en page principal est une esquisse indiquant la forme et la taille de la surface disponible. Bien que l’esquisse puisse suffire dans certains cas, des outils supplémentaires permettront une planification plus précise et plus précise de la mise en page. «Dans de nombreux cas, il sera utile de disposer d’un plan de la surface disponible, d’un dessin à l’échelle de la surface et de modèles ou modèles. de propriétés physiques telles que des bureaux, des chaises et des fichiers. Ces outils de planification de l'aménagement de bureau sont brièvement décrits dans les paragraphes suivants.

Plan de la zone disponible:

Cela sera utile pour fournir des mesures précises et pour déterminer l'emplacement exact des installations dans l'espace considéré. Le plan directeur fournira également les informations nécessaires sur l'emplacement des prises électriques et des câbles électriques et téléphoniques.

Dessin à l'échelle de la surface de plancher:

La disposition doit être tracée sur ce dessin, de préférence sur la base d’un quart de pouce au pied. De plus, l'emplacement des salles de repos, des escaliers, des couloirs, des fenêtres, des prises de courant, des balançoires, des unités de chauffage et toutes les cloisons permanentes doit être indiqué. Il convient de se référer au plan pour assurer la précision de toutes les mesures. Ce dessin fournit une vue graphique de la zone de bureaux et de ses installations et permet une étude aussi efficace que possible de zones entières comme s’il fallait traverser l’espace lui-même.

Modèles ou modèles d'objets physiques à utiliser dans l'espace:

Les modèles sont des formes de papier, coupées à l'échelle, qui représentent l'espace requis par chaque meuble et équipement du bureau. Les modèles peuvent être achetés par paquets ou peuvent être fabriqués à la main. Les modèles sont simplement des figures tridimensionnelles en bois ou en plastique représentant des bureaux, des classeurs et d'autres équipements. Ces modèles, qui peuvent être achetés à la taille, sont précieux pour accélérer la planification de la mise en page. L’utilisation de modèles et de modèles permet d’envisager exactement l’apparence d’un plan d’aménagement de bureau donné.

Diagrammes de processus et diagrammes de flux:

Ils sont extrêmement utiles pour la planification de la disposition, en particulier pour attirer l’attention sur la distance parcourue, les retards et les flux de travail irréguliers tels que les entrecroisements et les retours en arrière.

Étapes de la mise en place du bureau:

Il est important que la personne désignée pour gérer l'aménagement d'un bureau se familiarise avec le plan d'organisation et les procédures principales. Il devrait également s'assurer que les possibilités de simplification du travail ont été explorées afin que les procédures actuelles soient aussi bien planifiées et efficaces que possible.

Par la suite, il assemblera les outils de mise en page nécessaires et suivra les étapes suivantes pour planifier la mise en page du bureau:

1. Discutez avec chaque superviseur et chef de département des besoins d'espace actuels et futurs, ainsi que de la direction et du plan de travail de toutes les opérations du bureau. Cela est important non seulement pour donner à la personne une vue plus précise des opérations de travail, mais également pour que les superviseurs et le personnel de direction soient consultés chaque fois que des changements ou des innovations sont envisagés.

2. Reportez-vous au plan directeur, puis préparez un dessin à l'échelle de l'espace considéré, indiquant l'emplacement d'éléments, tels que fenêtres, portes et colonnes.

3. Formulez un plan provisoire de la disposition du bureau en organisant des modèles ou des modèles sur le dessin à l'échelle créé. Observez les principes d'une bonne mise en page. Tout compromis sur certains principes doit dépendre de l'importance relative que revêt pour l'entreprise des objectifs différents. Il faut parfois beaucoup d'ingéniosité et de temps pour organiser et réorganiser les modèles ou modèles jusqu'à ce que le bon plan de mise en page soit trouvé. Obtenez l'approbation finale de tout le personnel directement affecté.

4. Identifiez tous les éléments d'équipement sur le plan d'aménagement, puis étiquetez les éléments correspondants, puis effectuez le déplacement effectif à un moment où la confusion sera minimisée.

Espace requis dans la disposition du bureau:

L'espace nécessaire varie considérablement en fonction de facteurs tels que la taille du mobilier et des équipements à utiliser, la forme de l'espace disponible et l'emplacement des installations permanentes telles que les ascenseurs, les escaliers, les fenêtres, les salles de repos et les issues. . La liste d'espace disponible suggérée ci-dessous vous sera utile dans la plupart des situations:

Ces chiffres, bien sûr, ne sont que des guides; ce qui sera le mieux pour un bureau donné dépendra des circonstances. Comme il apparaît clairement, tout programme d’utilisation de l’espace dépend de la taille des bureaux utilisés et de la manière dont ils sont organisés. Il existe différentes tailles de bureaux.

Pour la plupart, des bureaux de 54 pouces sur 32 pouces sont prévus pour les employés de bureau, des bureaux de 60 pouces sur 34 pouces pour les employés de niveau supérieur et des bureaux de 66 pouces sur 36 pouces et de 76 pouces sur 36 pouces pour les cadres supérieurs. Lors de la planification d'un nouveau bureau, il est essentiel de prendre une décision concernant la taille du bureau, qui sera utilisée dans toute l'entreprise pour différents niveaux d'employés.

La disposition du bureau est un facteur important dans les besoins en espace informatique. Il faut considérablement plus d'espace si chaque pupitre est centré et entouré d'allée que si les pupitres sont regroupés bout à bout en unités de deux et trois pupitres.

Bureaux Privés:

La mesure dans laquelle les bureaux privés sont fournis aux employés dépendra des souhaits et du jugement de la direction. Chaque cas devra peut-être être traité séparément. Dans certaines organisations, on crée un certain degré de confidentialité en donnant aux cadres supérieurs un garde-corps bas autour de leur bureau. Cependant, un tel arrangement ne donne pas à l'individu la liberté de ne pas être dérangé par la distraction et le bruit, qui est l'objectif principal d'un bureau privé.

Parmi les questions qui peuvent être posées pour décider de confier ou non un employé à un bureau, figurent les suivantes:

1. A-t-il une position de prestige suffisante pour justifier son poste privé?

2. Son travail nécessite-t-il un niveau de concentration qui peut être mieux fourni par un bureau privé?

3. Son travail interférerait-il avec le travail des autres?

4. Son travail implique-t-il des activités de nature confidentielle ou implique-t-il souvent des discussions avec des tiers sur des sujets qui peuvent être traités au mieux, dans l'intimité d'un bureau privé?

Il semble peu question que des bureaux privés soient fournis à la plupart des cadres supérieurs.

Cependant, il convient de peser avec soin les inconvénients des bureaux privés:

1. Le personnel de surveillance n'a pas le contact étroit possible dans une zone ouverte.

2. Plus d'espace au sol est consommé.

3. Il est plus difficile d’obtenir un flux de travail lisse et ininterrompu.

4. Les problèmes de climatisation et d'éclairage sont compliqués.

5. Les bureaux privés sont plus coûteux à construire et à entretenir.

Pour de telles raisons, la tendance générale est de créer de grands espaces ouverts pour les opérations de bureau et de placer des superviseurs de premier niveau et parfois des cadres supérieurs, tels que des surintendants et des chefs de service, sous la supervision des employés. La nécessité occasionnelle d'une confidentialité complète peut être satisfaite de manière satisfaisante en fournissant une ou plusieurs salles de conférence. Une tendance vers des bureaux privés plus petits est également évidente.

Lorsqu'une intimité limitée est souhaitée par le personnel de supervision ou par les employés dont le travail exige une concentration étroite, les cloisons naines ou les unités modulaires peuvent très bien associer intimité et économie d'espace. Les équipements de ce type seront décrits dans une section suivante.

Utilisation maximale de l'espace de bureau:

L'utilisation maximale des locaux à usage de bureaux est devenue un critère de plus en plus important pour la gestion, compte tenu de la hausse des coûts de ces locaux. L’augmentation de la production de bureau compense en partie l’augmentation des coûts de bureau; ainsi, toute contribution qu'une meilleure gestion de l'espace peut apporter à la productivité des tâches se reflétera directement.

Les taux moyens pour les espaces de bureau ont augmenté rapidement au cours des dernières années. Les facteurs qui ont affecté cette augmentation des coûts sont la demande accrue de bureaux, l’amélioration des conditions de travail (éclairage, climatisation et décoration) et l’augmentation des coûts de construction. L'augmentation des coûts de structure est due en partie aux machines plus grandes et plus lourdes utilisées dans de nombreux bureaux aujourd'hui.

La plupart des installations informatiques nécessitent des revêtements de sol spécialement renforcés, une climatisation et des conduits spéciaux pour les câbles. En règle générale, la planification de l'aménagement d'un bureau est à moitié arithmétique et à moitié jugement de la part de la direction. La partie arithmétique provient de la multiplication des espaces suggérés par le nombre de personnes dans chaque catégorie.

Le jugement intervient dans la disposition physique des agencements et des meubles et dans la conception de l'environnement de l'aménagement du bureau. JJ Murphy a développé cinq principes de base pour une utilisation maximale des espaces de bureau afin de guider la partie de jugement de la conception de l'aménagement de bureau. Ces principes sont combinés ci-dessous avec certains principes développés par Duffy, Inc., une organisation new-yorkaise de planification et de conception de l'espace.

1. Fournir un éclairage adéquat. Il est suggéré de mettre 50 à 80 bougies d’éclairage afin de réduire la prime accordée aux espaces adjacents aux fenêtres. La Illuminating Engineering Society préconise de disposer de plus de lumière dans les bureaux, soit en moyenne trois fois plus que les normes actuellement acceptables. La société soutient que l'éclairage accru réduit considérablement la fatigue des employés.

2. Fournir une insonorisation acoustique. Cela est essentiel pour maintenir le niveau de bruit dans des limites acceptables, compte tenu en particulier de l'utilisation accrue des machines de bureau. Une grande compagnie d’assurance a installé des matériaux acoustiques dans son bureau principal et le niveau sonore a chuté d’environ 15%. Il en a résulté une diminution du nombre d’erreurs de frappe, du chiffre d’affaires et de l’absentéisme.

3. Assurer une ventilation adéquate. Trop souvent, la climatisation et le traitement de l'air deviennent inadéquats à mesure que la main-d'œuvre augmente. Des efforts particuliers sont nécessaires pour maintenir un traitement d’air suffisant pour une efficacité maximale des employés.

4. Utilisez au minimum les cloisons permanentes et semi-permanentes. Cela permet une flexibilité maximale dans la conception, ne prend pas autant de place et ne gêne pas la conception de l'éclairage et de la climatisation. En fait, il faudrait éliminer autant de murs et de portes que possible, car une porte occupe environ 18 pieds carrés d'espace de bureau et qu'un mur occupe environ six pouces d'espace d'as.

5. Maximiser l'utilisation de meubles modulaires. Cela permet de minimiser les allées et les espaces de travail et assure simultanément la confidentialité à de nombreux employés.

6. Utilisez «l'espace supérieur». Cela implique l'utilisation des zones situées au-dessus des classeurs pour les étagères de stockage. Dans de nombreux cas, cet espace peut éliminer une ou plusieurs pièces privées utilisées pour le stockage et des activités diverses. Certaines estimations montrent que plus de 1 000 dollars par an sont économisés en location uniquement pour un bureau privé de 12 pieds sur 15.

7. Utilisez l’espace près des ascenseurs et des entrées pour la réception et l’affichage. Le service de réception peut être tout aussi efficace s’il est installé à côté de l’entrée plutôt que dans l’espace de travail du bureau.

8. Éliminer les salles privées pour les secrétaires. Les secrétaires peuvent être placés facilement et individuellement, individuellement ou en petits groupes, dans des halls ou des couloirs en dehors des bureaux de direction, ce qui permet de réaliser des économies substantielles en termes d'espace au sol.

9. Envoyez des fichiers morts ou inactifs à un entrepôt privé pour les stocker. Les entrepôts détenus et exploités par la société sont assez coûteux, avec une moyenne de plus de 5 $ par pied carré.

10. Insistez sur la flexibilité. Le facteur le plus important dans l’utilisation des espaces de bureaux est peut-être la flexibilité. L'évolution de la nature et de la structure du bureau - son personnel élargi, le développement de ses activités commerciales - ainsi que le développement continu de l'automatisation et de l'électronique et l'augmentation du nombre de baux à long terme ont tous nécessité des installations flexibles pouvant être adaptées à ces changements. Les nouvelles conceptions modulaires permettent des modifications de disposition presque infinies en déplaçant simplement une partition, qu'elle soit réduite ou de taille normale. La flexibilité peut également être obtenue en louant des bureaux avec des dispositions pour la croissance ou la diminution, selon les besoins.

Il n'y a pas de panacée pour l'aménagement de bureau. La prise en compte des guides simples mentionnés ci-dessus devrait toutefois permettre une productivité maximale avec les espaces de bureaux existants. On ne le sait jamais tant que les modifications nécessaires et les nouvelles dispositions n’ont pas été essayées, mais vu l’augmentation des coûts d’espace, la nécessité de prêter attention à l’efficacité de l’espace est fortement soulignée. Un jugement simple et considérable est nécessaire pour parvenir à une utilisation efficace et maximale des bureaux.

Nouveaux développements dans la mise en page:

Cloisons mobiles:

De nombreux immeubles de bureaux modernes utilisent des cloisons mobiles presque exclusivement pour installer des bureaux privés. Ces cloisons - en métal, en bois, en plastique ou en verre - offrent des séparations attrayantes entre les bureaux et offrent aux dirigeants le prestige et la confidentialité dont ils ont besoin. Ces partitions peuvent être déplacées facilement et à moindre coût en fonction des besoins. Il est possible d’obtenir des cloisons mobiles saines et offrant une intimité totale aux occupants. Le coût est bien moindre que celui des partitions permanentes habituelles.

Les cloisons mobiles naines, de 4 à 6 pieds et plus, offrent aux employés la plupart des avantages de la confidentialité et du prestige sans les inconvénients inhérents aux cloisons complètes. Lorsque des cloisons basses sont utilisées, les bureaux peuvent être chauffés, ventilés et éclairés à l’aide d’équipements standard; les appareils d'éclairage et les conduits de chauffage séparés ne sont pas nécessaires.

Unités modulaires:

L'un des développements récents les plus significatifs dans le domaine de l'aménagement des bureaux est celui des unités modulaires. Ces unités consistent généralement en un meuble de bureau et un classeur combinés avec une surface de travail au-dessus de chacune d'elles et des cloisons mobiles naines. Ces unités combinent efficacement confidentialité, accès facile au matériel de travail et économie d'espace. L'unification est également un dispositif populaire permettant d'économiser de l'espace tout en offrant aux employés un élément de confidentialité.

Une approche systémique de l'agencement de bureau:

Ce qui pourrait s’avérer être une approche révolutionnaire de l’agencement des bureaux est la procédure «systèmes» ou «aménagement de bureaux» mise au point en 1960 par l’équipe de planification et d’organisation Quickborner, une société allemande de conseil en management. Utilisée dans plusieurs nouveaux immeubles de bureaux en Europe ces dernières années, cette approche commence à susciter un intérêt croissant aux États-Unis.

Selon les partisans de l'approche système de la conception de bureau, le bureau traditionnel est conçu à l'envers: il est construit autour de la hiérarchie organisationnelle telle que reflétée dans l'organigramme, et non du flux d'informations et de papier qui circule dans le bureau. Tout comme une usine de fabrication est organisée autour du flux de matière, le bureau doit être conçu en fonction du flux d’information.

Ainsi, l’approche systémique de la disposition des bureaux commence par une analyse du flux de documents et du flux de communications orales dans une organisation. Une fois que ces deux flux de communication ont été identifiés et décrits, un agencement de bureau permettant une efficacité optimale du mode de traitement de l'information peut être déterminé.

Un bureau typique conçu en fonction du flux de communications se déroulant dans la zone de travail. Notez que les modules de bureau carrés ou rectangulaires normaux ont été supprimés et remplacés par des arrangements curvilignes.

Théoriquement, une telle conception, tout en paraissant désorganisée et au hasard pour l'observateur occasionnel, permet une efficacité optimale de la circulation de l'information et augmente ainsi l'efficacité globale de l'organisation. L’utilisation des espaces ouverts est l’un des traits distinctifs de l’approche paysagère ou systémique des bureaux; les zones de bureaux sont divisées par le moins de murs fixes possible; l'atmosphère est celle des grands espaces et de la liberté.

Selon les concepteurs de cette approche, la facilitation des communications et du flux de travail exige que toutes les unités, sections et départements qui travaillent ensemble soient situés le plus près possible les uns des autres et soient séparés par le moins de murs permanents possible.

Afin de préserver l'intimité ou de séparer les bureaux, des classeurs, des unités de stockage, des jardinières et des écrans sont utilisés à la place des murs; ainsi, non seulement le flux de communication est amélioré en supprimant les obstacles au libre échange d'informations, mais également une flexibilité extrême dans l'agencement des bureaux est disponible presque instantanément pour correspondre aux changements du flux de travail. Cependant, pour atteindre une telle flexibilité, l'uniformité de l'éclairage, de la climatisation et de l'acoustique est absolument essentielle.

Erreurs de mise en page:

Certains types d’erreurs dans l’agencement des bureaux semblent si courants qu’ils méritent une mention spéciale:

1. Il y a une tendance à vénérer la mise en page originale. Même si les exigences de travail peuvent changer radicalement et même lorsque le bureau a déménagé dans de nouveaux locaux, l’ancien plan d’agencement peut être poursuivi simplement en raison de précédents.

2. On a encore tendance à aménager des bureaux sous une forme plus ou moins permanente en séparant les divers bureaux et corridors dotés de séparations lourdes et intégrées. En conséquence, il est difficile et coûteux d’apporter des modifications même si la direction souhaite les apporter.

3. Les cadres plus vocaux ont tendance à laisser plus de place à leurs départements et à leurs employés qu'à d'autres départements. Les décisions finales concernant les allocations d'espace et la disposition doivent être prises par une personne ayant un point de vue global et une autorité suffisante pour assurer des allocations d'espace justes et équitables.

4. On a tendance à permettre aux chefs de département et aux superviseurs de planifier eux-mêmes leurs présentations sans l'assistance technique du groupe Méthodes ou procédures. Là où les aménagements sont planifiés par ceux qui n'ont aucune connaissance spécialisée des principes fondamentaux impliqués, le résultat général est un gaspillage d'espace, d'inefficacité, etc.

Déplacement du bureau:

La plupart des organisations de bureau se déplacent à un moment de leur existence. Cela peut être une expérience douloureuse et dérangeante, mais ce n’est pas nécessaire si elle est planifiée correctement. Un déménagement de bureau bien planifié comporte plusieurs éléments importants.

Ceux-ci sont brièvement discutés ci-dessous:

1. Informez les employés et les clients bien avant le déménagement. Les employés résistent naturellement au changement et sont particulièrement enclins à ne pas s’implanter dans un nouvel emplacement. Les questions auxquelles il faut répondre sont les suivantes: à quel étage vont-ils travailler, quel type de décoration et d'ameublement; s'il y a des fenêtres dans le nouvel emplacement; quels types d'établissements de restauration, de stationnement pour voitures particulières et de transports en commun; où d'autres départements seront situés dans la nouvelle mise en page, et bien d'autres.

Les employés doivent être familiarisés autant que possible avec le nouvel emplacement avant le déménagement. Les réunions en petits groupes sont un excellent moyen pour les dirigeants de répondre à de telles questions et d’expliquer personnellement le déménagement. L'intérêt de l'employé concernant le déménagement devrait être développé et maintenu par le biais d'une utilisation efficace des publications de la société et de ses lettres personnelles. Les clients devraient également être inclus dans le programme éducatif et invités à visiter les nouvelles installations. Une certaine confusion régnera pendant le déménagement, mais des efforts d’information adéquats l’atténueront.

2. Les détails de la nouvelle mise en page doivent être étudiés avec soin. Les affectations départementales doivent être bien établies, ainsi que l'emplacement des unités, les bureaux individuels et le matériel divers. Si possible, les employés devraient voir la nouvelle présentation, avec tous les emplacements individuels indiqués. Les plans détaillés devraient inclure l'emplacement des prises téléphoniques et électriques.

Il convient de prendre en compte les besoins d'espace futurs. Pour cent, c'est un guide généralement accepté. toutefois, la provision doit être établie en fonction de la croissance ou de l'expansion prévue de l'entreprise. Lors de la planification de l'aménagement, le matériel lourd et les dossiers doivent être placés le long des murs extérieurs ou au-dessus des traverses structurelles afin d'éviter toute surcharge du sol.

3. Planifiez le déménagement au cours d'une fin de semaine ou pendant une certaine période de ralentissement du volume de travail. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.

4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.

The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.

5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.

6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.