Manuel Office: signification, importance et contenu

Manuel Office: Signification, importance et contenu!

Sens:

Un bureau, essentiel pour tout type d’organisation, est un lieu où se déroulent diverses activités telles que la communication, l’informatique et l’enregistrement. Chaque travail a sa propre méthode pour obtenir les meilleures performances et comprend plusieurs étapes à suivre par le personnel et à l'aide de différents types d'équipement. Le terme «manuel» désigne un manuel composé de «mouvements prescrits». Toute personne souhaitant effectuer un travail efficacement doit connaître les étapes ou les mouvements prescrits pour obtenir les meilleures performances.

Un manuel de bureau est une sorte de manuel contenant les pratiques standard ainsi que les politiques organisationnelles permettant de mettre en œuvre les pratiques destinées à un bureau. C'est un guide pour les membres du personnel. Il établit les directives selon lesquelles les travaux doivent être effectués. C’est une source d’information constante qui permet d’informer automatiquement et automatiquement le personnel de bureau.

Importance:

Dans un bureau, différents types de travail sont effectués. Il incombe à la direction du bureau de veiller à ce que le travail maximum soit effectué avec efficacité pendant les heures de bureau. Pour cela, le personnel de bureau a besoin d'instructions et d'une supervision. Il n’est ni souhaitable ni pratique que des instructions soient données à chaque étape et à tout moment.

Le travail de bureau comprend à la fois des travaux de routine ou programmés et des travaux non programmés. Il est tout à fait vrai que pour les travaux non programmés, des instructions spécifiques doivent être émises, mais que pour les travaux courants ou programmés, certaines pratiques standard doivent être suivies.

Pour ce type de travail, un manuel de bureau contenant les instructions relatives aux pratiques standard est préparé. Un exemplaire du manuel est remis à chaque membre du personnel à titre de guide. Par cette pratique, on gagne du temps et évite le gaspillage de toutes sortes. Cela conduit à un flux de travail continu et à l'économie. L'importance du manuel de bureau est donc très grande. En dehors de cela, l'importance du manuel de bureau peut également être ressentie des autres côtés.

Tout d'abord, chaque fois qu'une personne est affectée à un travail, elle peut également comprendre la nature de son autorité et de sa responsabilité grâce aux détails du travail indiqués dans le manuel du bureau.

Deuxièmement, il offre une vérification automatique. Une fois qu'une personne connaît bien son travail, il lui incombe de l'exécuter aussi parfaitement que possible. Un manuel de bureau assure donc la maîtrise de soi.

Généralement, un comité est constitué avec les responsables des différents départements fonctionnels du bureau, afin de préparer le manuel du bureau afin de maintenir une coordination parfaite entre les différentes activités décrites dans le manuel. On peut dire que l’importance d’un manuel de bureau est davantage étayée car elle favorise la coordination.

Contenu:

Un manuel officiel contient diverses informations sur l'organisation, le lieu de travail (le bureau), le travail et les travailleurs. Tous ces éléments doivent être organisés systématiquement et de manière classifiée pour les rendre clairement compréhensibles.

La disposition sera la suivante:

(A) À propos de l'organisation:

En règle générale, une description succincte de l’organisation dans son ensemble est fournie avec ses principaux objectifs et ses grandes orientations. Un compte détaillé doit être donné sur ses produits ou services car beaucoup dépend de la nature des produits ou des services. En les parcourant, chaque employé peut comprendre le rôle qu'il doit jouer dans l'ensemble du cadre.

(B) À propos du bureau :

Un bureau lui-même a son emplacement, ses locaux, sa structure organisationnelle et sa relation d'autorité. La structure organisationnelle avec des divisions verticales et horizontales est une caractéristique essentielle, les divisions verticales sont basées sur les niveaux d'autorité et les divisions horizontales sont fonctionnelles ou départementales. Une telle structure ne doit jamais être rigide, mais elle change avec la croissance et l'expansion de l'organisation et de son bureau. Un manuel de bureau doit donc être modifié en fonction des situations.

Même la disposition du bureau dans son ensemble doit être connue du personnel pour une meilleure communication interne. Un employé doit connaître l'emplacement de certains services fonctionnels communs tels que le service de la caisse, le service des expéditions, etc., et même la cantine ou la salle médicale.

(C) À propos du travail :

(1) Travail standard:

La plupart des instructions ou des directives concernent le travail standard ou courant qui peut être facilement suivi en toutes circonstances. Le travail standard implique la manipulation du courrier, le classement, etc. Le manuel doit indiquer les étapes à suivre et l'équipement à utiliser à cette fin. Voici l'importance d'utiliser des machines et des formes.

Un employé doit avoir une connaissance approfondie des machines et appareils, le cas échéant, qui doivent être utilisés par lui, ainsi que des formulaires étroitement liés aux machines. La politique générale d'une organisation consiste à déterminer si et dans quelle mesure les machines et les appareils doivent être utilisés. Un grand bureau a un département O & M séparé pour l’amélioration de la méthode et de la pratique du bureau. Si tel est le cas, le manuel doit indiquer qu'il doit exister un ordre permanent selon lequel toute innovation adoptée doit être suivie.

(2) Travail non standard :

Le travail atypique au sein d’un bureau n’est pas moins important, mais peut ne pas être courant ni pratiqué de manière répétée, par exemple le traitement de la correspondance étrangère. Sauf s’il s’agit d’une maison d’import-export, la correspondance étrangère n’est pas courante. Le manuel doit indiquer les étapes à suivre, à qui s'adresser pour obtenir des instructions, etc. dans une telle situation.

(D) À propos des employés:

En gros, il y a deux types de personnes dans un bureau: les cadres et les opérationnels. Le premier type a une plus grande autorité en matière de prise de décision et de direction et de contrôle que celui du dernier groupe. Mais pour chaque type il y a des règles et des règlements.

Les règles de bureau concernent:

a) le mode de recrutement;

(b) les conditions de nomination en matière de rémunération, d'incitations, d'avantages sociaux, de congés, etc.

(c) Divers avantages, commodités, mesures de protection sociale. etc.;

d) Heures de bureau et assiduité; etc.

Tous les membres du personnel doivent être conscients de ces complications ou malentendus, qui seraient autrement inutiles, et conduiraient à un mécontentement et à une agitation préjudiciables à la fois pour la direction et pour la direction. Chaque membre du personnel au moins pour son propre intérêt doit connaître les règles.

Le personnel de bureau peut également être classé en: membres existants et nouveaux entrants. Pour cette dernière catégorie, des dispositions spéciales en matière de formation peuvent être prévues, même si la formation du personnel en place n’est pas rare. Le manuel doit mentionner les possibilités de formation, le cas échéant, disponibles sur le lieu de travail ou en dehors du travail. La formation des nouveaux entrants devient inévitable lorsqu'un bureau utilise des machines et des machines particulièrement sophistiquées. Il est du devoir du superviseur ou du patron immédiat d'un nouvel entrant de l'informer du manuel.

(E) autres :

Il existe diverses autres instructions pouvant être obtenues à partir d'un manuel de bureau. Par exemple, quelles actions faut-il entreprendre en cas d'urgence physique comme un incendie, un accident, etc.? connaissances générales sur les machines de bureau courantes et leur maintenance; la constitution et les fonctions des syndicats d'employés, des installations de loisirs, etc.