Frais généraux: définition, importance et classification

Étudions de manière approfondie la définition, l’importance et la classification des frais généraux.

Définition des frais généraux :

Les coûts relatifs à un centre de coûts ou à une unité de coûts peuvent être divisés en deux parties directes et indirectes. La partie indirecte du coût total constitue les frais généraux, qui sont la somme des coûts matériels indirects, des salaires indirects et des dépenses indirectes. CIMA définit les coûts indirects comme des «dépenses de main-d'œuvre, de matériaux ou de services qui ne peuvent pas être facilement identifiées à un coût vendable spécifique par unité».

Les coûts indirects sont les coûts engagés au profit d'un certain nombre de centres de coûts ou d'unités de coûts. Par conséquent, les coûts indirects ne peuvent pas être identifiés avec un centre de coûts ou une unité de coûts particuliers, mais ils peuvent être imputés ou absorbés par des centres de coûts ou des unités de coûts.

De manière générale, toute dépense supérieure au coût principal est appelée frais généraux. De manière générale, les frais généraux comprennent toutes les dépenses relatives à l'organisation générale de tout ou partie de l'entreprise, à savoir les coûts de fonctionnement des fournitures et services utilisés par l'entreprise, y compris l'entretien des immobilisations. Les termes «charge», «coûts supplémentaires», «coûts» et «frais indirects» sont utilisés de manière interchangeable pour les frais généraux.

Importance des frais généraux :

Dans divers plans quinquennaux, l’industrialisation a été dûment prise en compte. Il en résulte qu'un grand nombre d'établissements ont été créés dans les secteurs public et privé pour la production en série, pour lesquels l'utilisation de machines améliorées, plus coûteuses et spéciales est devenue absolument nécessaire. Avec la tendance croissante à l’automatisation des installations, de lourdes dépenses sont engagées, qui ne peuvent être imputées directement à une unité particulière et peuvent être appelées coûts communs à toutes les unités de production.

Les frais généraux, qui représentent une proportion importante du coût total, ont acquis une importance supplémentaire et nécessitent une analyse à des fins de détermination et de contrôle des coûts par fonction et pour orienter certaines décisions de gestion en fonction de la variabilité par rapport à la production.

Les frais généraux ne peuvent pas être répartis, mais doivent être répartis de manière appropriée, puis absorbés par des méthodes appropriées. Le comptable des coûts est tenu de porter autant d’attention à la comptabilisation des frais généraux qu’il doit choisir avec prudence les différentes bases utilisées pour la répartition et l’absorption des frais généraux dans le coût des produits.

Les frais généraux élevés sont-ils un signe d'inefficacité?

Ces jours-ci, nous constatons que les frais généraux augmentent dans toutes les organisations. Certaines personnes peuvent avoir le sentiment que des frais généraux élevés sont un signe d’inefficacité. Mais ce n'est pas correct.

Les frais généraux élevés n'indiquent pas d'inefficacité s'ils sont accompagnés de:

i) production à grande échelle ou production en série;

ii) amélioration de l'efficacité et de la productivité du travail;

(iii) Les machines automatiques nécessiteront moins d'efforts humains, mais des dépenses supplémentaires en machines devront être engagées;

iv) Augmentation de l’amortissement, des dépenses d’entretien et autres éléments similaires en raison d’une utilisation accrue de la machinerie;

(v) L'amélioration des méthodes de contrôle de gestion, telles que l'étude du travail, le contrôle de la production, les coûts et les techniques de comptabilité de gestion, peut réduire les coûts directs, mais entraînera une augmentation des frais généraux.

Classification des frais généraux:

La classification des coûts consiste à regrouper les coûts en fonction de leurs caractéristiques communes et à établir une série de groupes spéciaux en fonction desquels les coûts sont classés.

Ainsi, il comporte deux étapes:

(i) la détermination de la classe ou des groupes dans lesquels les frais généraux sont subdivisés,

(ii) Le processus réel de classement des différents postes de dépenses dans l’un ou l’autre des groupes.

La méthode à adopter pour la classification des frais généraux dépend du type et de la taille de l’entreprise, de la nature du produit ou des services rendus et de la politique de la direction.

Les différentes classifications sont:

(i) classification fonctionnelle,

ii) classification en ce qui concerne le comportement de la dépense,

(iii) classification par élément,

iv) Classification en fonction de la nature des dépenses.

Une préoccupation peut adopter une ou plusieurs des classifications ci-dessus. Par exemple, les frais généraux dans une entreprise peuvent être d'abord divisés en fonction des fonctions, à savoir fabrication, administration, vente et distribution. Les dépenses d'un groupe indiquent que la fabrication peut en outre être classée en dépenses fixes, variables et semi-variables.

Chacun de ces groupes peut ensuite être regroupé dans les éléments c.-à-d. Matériaux indirects, coûts indirects de main-d'œuvre et frais indirects. Dans chaque élément, les frais peuvent être subdivisés en fonction de leur nature: amortissements, salaires, réparations et entretien, etc.

I. Classification fonctionnelle des frais généraux :

Lorsque les frais généraux sont classés en fonction des principales divisions d'activité d'une entreprise, on parle de classification fonctionnelle des frais généraux. Cette classification est nécessaire pour séparer le coût de chaque division fonctionnelle principale de la société et pour disposer de méthodes de comptabilisation et de contrôle distinctes pour la nature diverse des dépenses dans chaque division.

Les groupes principaux constituant la base de la classification sont:

a) Frais généraux de fabrication,

(b) frais généraux d'administration,

(c) vente de frais généraux,

(d) frais généraux de distribution, et

e) Frais de recherche et développement

II. Classification en ce qui concerne le comportement des dépenses :

Les frais généraux sont classés en fonction de leur tendance à varier avec le volume de production / vente ou le niveau d'activité. Certaines dépenses varient directement avec les hausses et les baisses de la production, d’autres restent constantes malgré le changement du niveau d’activité de la société alors que d’autres sont constantes jusqu’à un certain niveau et changent ensuite de caractère pour devenir variables ou variables. qui varient avec le volume de production mais moins que proportionnellement.

Sur la base de ce comportement, les dépenses peuvent être classées dans:

(a) frais généraux fixes,

(b) frais généraux variables,

(c) Frais généraux semi-variables ou semi-fixes.

Cette classification n’est pas absolue, mais pratique. Tous les coûts sont variables à long terme. Cette classification est importante pour le contrôle des coûts et la prise de décision.

(a) Frais généraux fixes:

Les frais généraux fixes (également appelés coût de période et coût de politique) sont les coûts qui sont générés en fonction du temps et qui, dans certaines limites, ont tendance à ne pas être affectés par les fluctuations du niveau d'activité. Ces dépenses restent fixes en montant total avec des augmentations ou des diminutions du volume de la production ou de l'activité de production pour une période donnée. Les frais généraux unitaires fixes diminuent à mesure que la production augmente et augmentent à mesure que la production diminue.

Des exemples de dépenses fixes sont les loyers des bâtiments, les locaux d’entreposage, l’amortissement des installations, les amortissements des bâtiments, les indemnités et indemnités des locaux, etc., l’amortissement des les secrétaires, les comptables, etc., les frais de bureau, tels que papeterie et affranchissement, etc., les frais bancaires, les frais de justice, les salaires du responsable des travaux, les intérêts sur le capital, s'ils sont inclus dans les coûts.

Les frais généraux fixes ne sont pas toujours totalement fixes:

Si une entreprise augmente sa capacité, elle doit acheter du matériel et des bâtiments supplémentaires et nommer du personnel supplémentaire pour répondre aux nouvelles exigences de la production. Cela entraînera davantage de frais généraux fixes.

Les frais généraux fixes ne restent constants que dans la limite de la capacité de l'installation, et toute modification sensible de la capacité de l'installation affecte les frais généraux fixes. La définition selon laquelle les frais généraux fixes restent constants malgré une augmentation ou une diminution du niveau d'activité ne sera vérifiée que pendant une courte période au cours de laquelle aucune modification sensible de la capacité ne se produira.

Des frais généraux fixes doivent être encourus pendant une période donnée, que la production soit plus ou moins importante ou pas du tout. Les frais généraux fixes sont donc des coûts de période représentant un montant constant de dépenses au cours d'une période donnée. Parfois, ils sont également qualifiés de coûts d’arrêt ou de stand-by.

Les frais généraux fixes ont un montant total constant pendant une période comptable, mais fluctuent par unité à mesure que la production change. Les frais généraux fixes par unité diminuent avec l'augmentation de la production, le même montant étant réparti sur un plus grand nombre d'unités. En revanche, il augmente lorsque la production diminue, du fait que la capacité reste inutilisée ou que la production est inefficace.

Les frais généraux fixes entrent dans la catégorie des coûts non contrôlables du point de vue du contrôle de gestion, car il n’existe pratiquement aucun moyen de réduire le montant des dépenses de la part d’un dirigeant dès lors que certaines installations sont installées. Cependant, il est souhaitable d’utiliser au mieux la capacité de l’usine afin de réduire au minimum les coûts fixes par unité.

(b) Frais généraux variables:

C'est un coût qui a tendance à suivre (à court terme) le niveau d'activité. Les coûts indirects variables varient au total directement proportionnellement au volume de production. Ces coûts unitaires restent relativement constants en fonction de l’évolution de la production. Ainsi, les coûts variables fluctuent en montant total proportionnellement au volume de production, mais tendent à rester constants par unité lorsque l’activité de production évolue. Exemples: matériaux indirects, main-d'œuvre indirecte, détérioration, outils, perte de travail défectueuse, lubrifiants, temps d'inactivité, frais d'éclairage et de chauffage et commission aux vendeurs.

Les frais généraux variables révèlent rarement la caractéristique de la variabilité parfaite, à savoir une dépense qui varie directement avec la variation du volume de production. Ils ont simplement tendance à varier plutôt qu'à varier directement proportionnellement à la production.

Nous rencontrons trois types de frais généraux variables dans la pratique:

(i) A 100% de dépenses variables. Pour toute la production, les dépenses variables par unité de production sont constantes.

(ii) Les dépenses par unité de production sont moins élevées dans les tranches de production inférieures mais augmentent progressivement à mesure que la production augmente.

(iii) Les dépenses par unité de production se situent davantage dans les fourchettes de production inférieures mais diminuent progressivement avec l’augmentation de la production,

(c) Le coût semi-variable (également appelé coût mixte ou coût semi-fixe) est un coût contenant à la fois des éléments fixes et variables et qui est donc partiellement affecté par les fluctuations du niveau d'activité. Ces coûts sont en partie fixes et en partie variables. Par exemple, les frais de téléphone comprennent une partie fixe des frais annuels plus des frais variables en fonction des appels. Le total des frais de téléphone est donc semi-variable.

De même, si les vendeurs ont droit à un salaire fixe majoré d'une commission dépassant un certain niveau de vente, la rémunération du vendeur est une surcharge semi-variable ayant un élément fixe constant à tous les niveaux et un élément variable entrant en vigueur après un niveau spécifié de les ventes sont réalisées.

Les frais généraux semi-variables sont de deux types:

(a) Le premier type montre les coûts semi-variables où l'élément variable fonctionne à tous les niveaux, comme indiqué dans les graphiques ci-dessous:

(i) Coûts semi-variables:

L'élément variable fonctionne à tous les niveaux.

(b) Le second type représente les coûts semi-variables lorsqu'un élément variable entre en service après un certain niveau d'activité, comme indiqué dans le graphique ci-dessus:

(ii) Coûts semi-variables:

L'élément variable entre en service après une certaine plage.

Étape Coûts:

Ces coûts sont les coûts qui augmentent par paliers. Celles-ci restent constantes sur diverses petites plages de production, mais augmentent par quantités discrètes à mesure que l'activité se déplace d'une plage à l'autre. Les exemples sont les salaires du personnel de la cantine, le salaire du superviseur, etc.

Ceux-ci sont représentés par un graphique comme suit:

Détermination du degré de variabilité des dépenses :

La séparation des frais généraux semi-variables en frais généraux fixes et variables est très importante pour la détermination correcte des coûts, le contrôle des coûts et la prise de décision.

Les méthodes suivantes peuvent être utilisées à cette fin:

(i) Méthode de présentation graphique:

Selon cette méthode, un graphe de dispersion est construit en traçant le volume (en termes de pourcentage d'activité, d'heures de travail, d'unités de produit ou d'heures machine) en abscisse et les coûts correspondants en ordonnée. Entre ces points tracés, une ligne de meilleur ajustement est dessinée de manière à ce qu'un nombre égal de points se trouvent de part et d'autre de la ligne à une distance plus ou moins égale.

Les points situés loin derrière la ligne sont irréguliers et ne sont pas pris en compte à cette fin. Il s’agit de la ligne de coût total, qui est étendue pour respecter l’axe Y. À ce stade, une ligne parallèle à l'axe des X est dessinée pour représenter la ligne à coût fixe. Un coût variable à tout niveau peut être obtenu en mesurant la différence entre la ligne de coûts fixes et la ligne de coûts totaux.

Illustration 1:

Les chiffres suivants ont été extraits des livres d’une entreprise manufacturière:

Tracez les informations ci-dessus sur le graphique pour vous permettre de déterminer les frais généraux fixes de l'entreprise en supposant que la relation coût-volume-profit a été maintenue tout au long de ces mois.

Solution:

ii) Méthode des moindres carrés:

C’est la meilleure méthode pour scinder les coûts semi-variables en éléments fixes et variables. Il s’agit d’une méthode statistique qui repose sur la recherche d’une ligne la mieux adaptée à un certain nombre d’observations. Selon cette méthode, une équation linéaire sous la forme de y = mx + c est utilisée et en mettant différentes valeurs dans l’équation, une ligne de meilleur ajustement est obtenue. Ici c = coût fixe, m = coût variable par unité, x = variable indépendante (sortie), y = variable dépendante (coût total). En résolvant l'équation, on obtient les valeurs de m et c qui aident à déterminer la relation entre les coûts fixes et variables.

Dans cette méthode, la moyenne de la production et des dépenses est calculée. Ensuite, les écarts de volume dans chaque période par rapport au volume moyen et les écarts de dépenses dans chaque période par rapport aux dépenses moyennes sont calculés comme x et y respectivement. La ligne de régression sera y divisée par x, c'est-à-dire la pente des méthodes variables, et peut être calculée en divisant x 2 par xy. Les frais généraux variables de xy / x 2 et donc les frais généraux fixes seront calculés. Ceci est illustré ci-dessous sur la base des données de l'illustration 1.

La méthode des moindres carrés donne les résultats les plus précis bien que les calculs soient un peu compliqués.

(iii) Méthode des points hauts et bas:

Selon cette méthode, la production à deux niveaux différents, c’est-à-dire les points haut ou bas, est comparée au montant des dépenses engagées à ces différentes périodes. Les frais généraux fixes restant fixes, le rapport des frais généraux variables est obtenu en divisant la variation du montant des dépenses par la variation du niveau de production.

Cette méthode est très simple mais parfois, elle ne donne pas des résultats précis. Si nous prenons les points les plus hauts et les plus bas des données, les coûts variables et fixes peuvent être calculés. Des résultats similaires peuvent être obtenus si nous organisons les données dans l'ordre croissant et décroissant et si nous comparons tout ensemble de deux chiffres consécutifs.

Illustration 2:

Les données suivantes ont été extraites des archives d’une entreprise manufacturière dont les activités varient d’un mois à l’autre.

vi) Méthode analytique:

Selon cette méthode, le comptable des coûts, à partir de son expérience passée, jugera de manière empirique quelle proportion du coût semi-variable serait variable et ce qui serait fixé. Le degré de variabilité varie en fonction de chaque élément de dépense semi-variable. Par exemple, si sur une dépense semi-variable de 6 000 roupies, 60% est variable, 3 600 roupies seront variables et le reste, 2 400 roupies seront fixés. C'est une méthode facile, mais il est difficile d'estimer l'étendue de la variabilité d'une dépense.

Ajustement pour inflation :

Dans toutes les méthodes décrites ci-dessus, il est supposé que les prix sont à un niveau constant et que les variations des coûts ont été causées uniquement par des variations de volume. Afin de séparer les coûts semi-variables en éléments fixes et variables, il est souhaitable d'éliminer l'effet des variations de niveau de prix en exprimant les coûts pour différentes périodes au niveau de prix de la période de base.

Illustration 3:

Les détails suivants sont disponibles dans les archives d’une entreprise de fabrication.

Nécessité de la classification des frais généraux en fixe et variable :

La nécessité (ou les avantages) de classer les frais généraux en fixe et variable découle de ce qui suit:

а) Fixation du prix de vente:

Cette distinction est utile pour déterminer la politique de prix d’une entreprise. Parfois, des prix différents sont facturés pour le même article sur différents marchés afin de faire face à divers niveaux de concurrence. Cependant, le prix de vente le plus bas d'un article sur un marché quelconque devrait au moins couvrir le coût principal majoré des frais généraux variables. Les frais généraux fixes correspondants peuvent ou ne peuvent pas être récupérés s'il n'est pas pratique de le faire. Ces frais généraux fixes peuvent être récupérés des ventes sur des marchés plus favorables.

Si le prix de vente sur un marché ne couvre pas les frais généraux variables, il est préférable de ne pas vendre de biens sur ce marché. De même, en période de dépression des échanges, il sera avantageux pour un fabricant de vendre ses produits à un prix inférieur au coût total, à condition que le prix de vente soit supérieur au coût variable. De cette manière, il peut récupérer une partie de ses dépenses fixes et minimiser ainsi sa perte.

b) Définir le budget flexible:

Séparer les frais généraux fixes des frais généraux variables sera utile pour définir le budget flexible pour différents niveaux d'utilisation de la capacité. Le comportement du coût sera également mis en évidence avec force.

c) Contrôle efficace des coûts:

Les dépenses fixes sont engagées par décision de la direction et peuvent donc être contrôlées par la direction, tandis que les dépenses variables peuvent être contrôlées par les niveaux de gestion inférieurs. En les séparant, les niveaux les plus bas de la direction sauront quels types de dépenses ils sont sous leur contrôle.

d) Aide les décisions de gestion:

Dans les décisions de gestion concernant l'utilisation de la capacité, cette séparation sera jugée utile. Après tout, le concept de dépenses fixes ou variables est lié à un taux de production particulier. Par exemple, il est possible que le salaire de supervision doive être doublé si un nouveau poste doit commencer.

Dans de tels cas, la direction doit voir si la production de la deuxième équipe sera en mesure de supporter une telle augmentation du coût de production. De même, des décisions comme la fixation du prix pendant la dépression, à l'exportation, pour une commande spéciale ou le montant supplémentaire à payer. être dépensé si une activité supplémentaire est entreprise ou un cours alternatif est adopté, peut être pris facilement après la classification des dépenses en fixes et variables.

e) Tableaux de coût marginal et de rentabilité:

Pour la technique du coût marginal, la préparation des diagrammes de rentabilité et l’étude de la relation coût-volume-bénéfice, la séparation des coûts en coûts fixes et variables est tout à fait essentielle.

f) Méthode d'absorption des frais généraux:

Différentes méthodes peuvent être adoptées pour déterminer les taux d’absorption des frais généraux fixes et variables. Le taux des frais généraux fixes sert à mesurer l'utilisation des installations, tandis que la sous-absorption indique l'étendue de la capacité inutilisée.

En bref, la classification des frais généraux en fixe et variable est très utile à la gestion pour le fonctionnement efficace de l'usine. Il est utile non seulement pour la détermination des coûts, mais également pour le contrôle des coûts et la prise de décisions en matière de gestion.

La classification des coûts en coûts fixes et variables n’est pas parfaite car elle repose sur une hypothèse selon laquelle les coûts ne sont influencés que par le volume, ce qui n’est pas vrai. Mais il existe de nombreux autres facteurs qui influencent les coûts: spécification de la production, gamme de produits, méthode de production, technologie, installations, équipements, productivité, structure organisationnelle, politiques de gestion, indices de prix, etc. De plus, l'hypothèse de linéarité est loin de la réalité.

Illustration 4:

Classer les postes de dépenses suivants par fonction et variabilité:

a) l'amortissement des installations;

b) Frais de téléphone au bureau;

c) Salaire versé aux vendeurs;

d) Entrepôt de location de produits finis;

e) travail de surveillance;

f) le salaire du directeur général;

g) magasins de biens de consommation;

h) Commission sur les ventes payées aux vendeurs;

(i) puissance de l'usine;

j) frais de fourgonnette de livraison;

k) les dépenses d'amélioration d'un produit;

(I) les dépenses expérimentales pour développer un produit;

(m) Compensation (salaire fixe plus commission sur les ventes).

Solution:

III. Classification par élément :

Cette classification des frais généraux est effectuée en fonction de la nature et de la source des dépenses et découle naturellement de la définition des frais généraux.

Selon cette classification, le total des dépenses est divisé en:

(i) Matériaux indirects;

ii) travail indirect; et

(iii) Dépenses indirectes

IV Classification des frais généraux en fonction de la nature des dépenses :

Afin de pouvoir analyser efficacement les dépenses en détail, les frais généraux de fabrication, d’administration, de vente et de distribution sont classés en sous-divisions plus petites, de sorte que les dépenses de même nature puissent être regroupées sous une même tête. Ceci est réalisé grâce aux numéros de commandes permanentes ou au programme de numéros de commande de travail et de numéros de compte de coûts. Il peut être clair que les numéros d'ordre permanent sont classiquement appliqués aux en-têtes des frais généraux des usines, tandis que les numéros de compte de coûts sont habituellement appliqués aux frais d'administration, de vente et de distribution et de développement de la recherche.

La compilation des nombres est similaire dans les deux types de nombres. Ces numéros sont appelés ainsi car ils sont répertoriés sur un type permanent d'horaire ou manuel. Chaque numéro d'ordre permanent désigne un type particulier de dépense, de sorte que les dépenses de nature similaire lorsqu'elles sont engagées sont classées de manière appropriée dans l'un d'entre eux. Un calendrier ou un manuel est conservé dans l’usine pour l’enregistrement de tous les numéros d’ordre permanent.

Il existe un besoin positif d’avoir des numéros d’ordre permanent distincts pour les frais généraux fixes et variables, en particulier lorsque les frais généraux ministériels sont imputés aux produits séparément pour les frais généraux fixes et variables. Il existe donc deux taux, l’un pour les frais généraux fixes et l’autre pour les frais généraux variables.

Des taux distincts sont utilisés pour les quatre raisons suivantes:

1. Les coûts fixes qui sont des coûts de police ne peuvent pas être recouvrés des coûts dans certaines circonstances (comme une dépression), mais les coûts variables doivent être recouvrés intégralement dans des circonstances normales.

2. Les centres de responsabilité à l'échelon supérieur de la direction sont chargés de contrôler les coûts fixes, mais les frais généraux des coûts variables sont centrés sur les centres de responsabilité.

3. Il peut être nécessaire d’adopter différentes bases (parfois en heures de travail ou en coûts de matériel directs) pour récupérer les frais généraux sur les coûts.

4. Un coût marginal peut être appliqué avec avantage pour avoir une base de gestion essentielle.

Le nombre de numéros de commandes permanentes dans une usine dépendra de la taille de l’usine, des types de dépenses et de l’ampleur du contrôle nécessaire. Une grande variété ou un certain nombre de types de dépenses dans une usine auront un plus grand nombre de commandes permanentes. Pour un meilleur contrôle, il est souhaitable de disposer d'une sous-division plus petite des dépenses.

Les exigences essentielles pour un système efficace de numéros de commandes permanentes sont les suivantes:

1. Ces chiffres doivent être clairement définis afin de comprendre la classification et de classer correctement chaque dépense.

2. Il ne devrait y avoir aucune ambiguïté dans le calendrier ou le manuel pour lesquels des remarques appropriées par rapport aux numéros d'ordre permanent sont nécessaires pour aider à classer correctement chaque dépense.

3. Le système de numéros d'ordre permanent doit être fonction des besoins de l'entreprise. Il ne devrait pas être trop détaillé pour éviter une augmentation du coût du travail de bureau. La classification ne doit pas être trop large afin de perdre sa clarté et de devenir inutile à des fins de contrôle.

4. Le code doit être utilisé pour chaque en-tête, car il aide à trouver les éléments de manière pratique, en évitant la confusion et en facilitant au final la collecte des frais généraux.