Département du personnel et contrôle du coût de la main-d'œuvre (avec spécimen)
Le département du personnel, avec l’aide de différents superviseurs et chefs de département, est responsable de l’application des politiques en matière de recrutement, de licenciement, de classification des employés et de salaires définies par le conseil d’administration ou un comité de direction. Les fonctions principales du service du personnel sont de recruter des travailleurs, de les former et de les placer aux emplois qui leur conviennent le mieux.
Chaque fois qu'un nouveau travailleur est recruté, une copie de la lettre de nomination contenant toutes les conditions d'emploi doit être envoyée à:
1. Bureau de temps pour enregistrer la présence.
2. Département de la paie pour l'inscription au tableau de la paie.
Une copie de la lettre d’emploi est conservée par le Département du personnel pour la conservation de la fiche d’historique de l’employé.
Voici les deux documents importants utilisés dans le cadre du recrutement et du placement des travailleurs:
Demande de placement d'employé:
Le processus de recrutement commence lorsque le service du personnel reçoit une copie de la demande de placement d'un employé. La demande est envoyée au service du personnel chaque fois qu'un employé est requis par un service.
Dès réception de cette demande, le service du personnel prend des mesures pour recruter un nouveau travailleur ou réaffecter un travailleur actuel. Le département du personnel a pour tâche de recevoir les candidatures officielles, de les interviewer, de les sélectionner pour les postes et d’informer le département ayant besoin de travailleurs de la sélection.
La décision relative à la demande de placement d'un employé peut être la suivante:
Lors de l’emploi, chaque travailleur se voit attribuer un numéro appelé numéro de ticket ou numéro de jeton ou numéro d’horloge. Ce numéro est modifié lorsque le travailleur est transféré d’un département à un autre.
Ce numéro est inscrit sur tous les documents, quel que soit le nom du travailleur, car il est utile pour identifier les travailleurs portant le même nom, pour enregistrer les présences et pour tenir une comptabilité mécanisée.
Tous les recrutements sont effectués conformément à un budget de main-d'œuvre et à des demandes de placement d'employés. Le budget du travail spécifie le nombre de travailleurs dans chaque catégorie et compétence pouvant être employé dans un département.
Le service du personnel devrait veiller à ce que le nombre de travailleurs employés ne dépasse pas le nombre spécifié, sauf dans des circonstances spéciales nécessitant le recrutement de davantage de travailleurs. Le recrutement d’un plus grand nombre de travailleurs devrait être autorisé par une autorité compétente avant de les recruter.
Fiche historique de l'employé:
Le service du personnel doit tenir un registre complet de chaque travailleur employé dans l’organisation. Le dossier est conservé sur une carte appelée carte d’historique d’employé.
Cette carte comprend les détails suivants sur le travailleur:
(1) Nom et adresse,
(2) département,
(3) le nom de l'ancien employeur et les raisons de son départ,
(4) Date d'emploi,
(5) Catégorie,
(6) Taux de rémunération,
(7) promotions, et
(8) Raisons du départ.
La dernière colonne est très importante car elle aide la direction à prendre des mesures pour améliorer les conditions de travail afin d’éviter des changements fréquents dans la population active. Les colonnes sont généralement placées au verso de la carte pour donner des informations sur les vacances prises par le travailleur.
Vous trouverez ci-dessous un spécimen de la fiche d’historique d’un employé.
Afin de bien contrôler le recrutement de la main-d’œuvre, il convient de prendre les mesures suivantes:
1. Tous les recrutements doivent être effectués uniquement par le service du personnel.
2. Le responsable du personnel doit examiner chaque demande de placement d'employé et voir s'il est possible de transférer une main-d'œuvre excédentaire d'autres zones.
3. L'emploi de travailleurs occasionnels ou temporaires devrait être préféré au recrutement de travailleurs permanents si une main-d'œuvre supplémentaire n'est pas absolument indispensable.
4. Des mesures préventives devraient être prises pour réduire l'absentéisme et l'inefficacité. Le but des mesures préventives devrait être de garder les travailleurs satisfaits. De bonnes conditions de travail et de nombreuses autres installations telles que des installations médicales, des logements et des installations de loisirs devraient être mises à la disposition des travailleurs afin qu’ils ne puissent pas quitter l’organisation et travailler à leur efficacité maximale.
5. La mécanisation des opérations doit être envisagée si elle est utile pour réduire les coûts de main-d'œuvre.
6. Des rapports d'utilisation de la main-d'œuvre devraient être introduits dans chaque département. Ces rapports montreront l’ampleur de l’utilisation de la main-d’œuvre disponible et le pourcentage d’efficacité atteint par la main-d’œuvre ainsi employée.
La soumission de divers rapports à la direction, tels que des rapports hebdomadaires sur l'absentéisme, la rotation du travail, la productivité du travail, le niveau d'activité, les accidents, les mesures disciplinaires, les temps morts, les heures supplémentaires, les travailleurs occasionnels, etc. est également considérée comme une fonction importante de: un service du personnel. Examinons en détail le roulement et la productivité du travail.
