Règles et principes de délégation - expliqués!

Pour rendre la délégation plus efficace, il existe certains guides, règles et principes importants. Ce sont comme suit:

1. Clarté de la délégation:

Qu'elle soit spécifique ou générale, écrite ou non écrite, la délégation de pouvoir doit être claire en termes de contenu, relations fonctionnelles, portée et attributions. L'ambiguïté conduit à des résultats médiocres et tend à rendre la délégation moins efficace.

Le principe de clarté de la délégation implique également de définir clairement les relations horizontales et verticales de la position de chaque subordonné avec les autres positions de l'organisation. Chaque subordonné doit connaître sa propre position dans la structure organisationnelle et savoir également comment sa position s'inscrit dans la hiérarchie de gestion globale.

Chaque responsable doit connaître toutes les personnes qui travaillent sous lui, ainsi que celles qui occupent des postes plus élevés que lui dans l’organisation. Cela aide à rechercher des conseils et également à fournir des conseils en termes de chaîne scalaire établie dans l'organisation.

Des délégations écrites spécifiques aident à la fois le responsable et le destinataire de l’autorité. Mais à mesure que l'on monte dans les échelons de la structure organisationnelle, ces délégations spécifiques deviennent de plus en plus difficiles.

Le principe de clarté ne doit pas être interprété comme signifiant que les relations d'autorité entre les subordonnés et les personnes âgées, une fois établies, deviennent immuables. Avec les modifications apportées au travail, la délégation de pouvoirs devrait être modifiée de manière appropriée.

2. La délégation doit être cohérente avec les résultats attendus:

Avant de procéder à la délégation de pouvoirs à un subordonné, le responsable doit connaître les tâches et les résultats attendus de cette délégation. Seule cette autorité suffisante pour obtenir les résultats devrait être déléguée. Ce principe a pour objectif de fixer des objectifs, d’établir des plans et de créer des emplois pour atteindre ou mettre en œuvre ces objectifs. Ce principe permet également de minimiser les risques de délégation de pouvoir excessif ou insuffisant.

3. La responsabilité ne peut être déléguée:

L'obligation d'accomplir la tâche assignée est absolue et n'est pas partitionnée lorsque l'autorité est déléguée à un subordonné. Même après délégation, le directeur général reste responsable devant le conseil d’administration de la gestion et de la supervision de l’ensemble de l’entreprise.

Si ce principe est violé, trois conséquences importantes en découleraient:

(a) Si un responsable est en mesure de faire passer une obligation ainsi que la délégation de pouvoirs à des subordonnés, la règle de la chaîne de commandement unique sera violée.

(b) La direction au sommet assumera une grande responsabilité sans pour autant être tenue responsable des résultats.

(c) Si un responsable est autorisé à déléguer même son obligation, il n'y aura aucun moyen de savoir qui est responsable de quoi.

Ainsi, lorsque l'autorité est déléguée, les obligations ne sont pas transmises à l'organisation; de nouvelles responsabilités sont créées à chaque niveau.

Parité d'autorité et de responsabilité:

Chaque fois que l'autorité est déléguée, la responsabilité intervient et coexiste avec l'autorité. Les subordonnés peuvent être tenus responsables des tâches qui leur sont assignées, dans la limite des pouvoirs qui leur sont délégués.

En conséquence, un responsable commercial ne peut être tenu responsable des défaillances de production pour lesquelles il n’a reçu aucune autorisation. De même, un employé de magasin ne peut être tenu pour responsable de l’émission de documents contre les faux retraits reçus du gérant du magasin. Par conséquent, l'autorité et la responsabilité devraient se rapporter à la même mission.

Le principe d'exception:

Une autorité est déléguée pour faire en sorte que le processus de prise de décision soit aussi proche que possible de la source d'informations et d'actions. Les destinataires de l’autorité devraient en faire bon usage et prendre toutes les décisions relevant de l’autorité.

Ce n'est que dans des cas exceptionnels, lorsqu'ils ne peuvent pas prendre de décision à leur propre niveau, qu'ils devraient les renvoyer vers le haut pour examen et décision de leurs supérieurs.

En déléguant l'autorité, un gestionnaire ne s'acquitte pas de sa responsabilité. Il est donc essentiel qu’un gestionnaire définisse des techniques de contrôle appropriées afin de garantir que l’autorité déléguée est correctement utilisée et que les résultats sont atteints conformément aux attentes.

La mise en commun de l'autorité de deux gestionnaires ou plus avant qu'un problème ne puisse être résolu ou qu'une décision ne soit prise est décrite comme une autorité dissociée.

Autorité partagée:

La venue d'un supérieur hiérarchique aux subordonnés pour prendre une décision est appelée autorité partagée.