Frais généraux de vente et de distribution: comptabilité et autres détails

Lisez cet article pour en savoir plus sur l’analyse de la comptabilité, les problèmes et techniques de contrôle, les avantages, les rapports de coûts de vente et les frais généraux de distribution.

Outre les activités de fabrication ou d’achat de biens, il s’agit d’une fonction de vente, tant dans le secteur manufacturier que non manufacturier. Afin de remplir efficacement cette fonction, des frais de vente et de distribution sont engagés pour toutes les activités. La plupart de ces dépenses ne sont pas associées aux produits, c'est pourquoi ils sont inclus dans les coûts indirects.

Le seul objectif de l’entreprise est de maximiser les profits, mais cela n’est possible qu’en réduisant les coûts de production ou en augmentant les ventes sur les marchés existants ou en pénétrant de nouveaux marchés. Il ne fait aucun doute que les coûts de production sont réduits en augmentant la production, mais une augmentation des ventes est indispensable pour faire face à l'augmentation de la production. Pour augmenter les ventes, la plupart des entreprises entreprennent des activités de promotion des ventes, mais elles doivent également faire face à une vive concurrence.

Dans de telles circonstances, il devient nécessaire pour une entreprise d'engager des frais de vente et de distribution, qui sont parfois si lourds que ceux-ci dépassent même les frais de fabrication. Dans certains cas, un service après-vente est fourni pour des produits spéciaux tels que radios, télévisions, réfrigérateurs, machines à laver, machines à coudre et certaines installations spéciales. Des rabais sont accordés aux grossistes et aux détaillants.

La comptabilisation et le contrôle des frais de vente et de distribution généralement engagés après la production des biens (également appelés coûts d’après-production) ont pris une importance croissante ces jours-ci afin de déterminer le coût des ventes et la rentabilité de chaque travail et produit, contrôler les coûts de vente et de distribution, fixer les prix et formuler la politique de prix de vente, fixer les niveaux de vente optimaux et prendre des décisions concernant les ventes, c.-à-d. vendre dans des conditions, des marchés, des régions et selon des méthodes différentes.

Analyse pour la comptabilité:

La comptabilisation des frais généraux de vente et de distribution nécessite trois types d'analyse, comme indiqué ci-dessous:

(i) Selon la nature ou l'objet de la dépense.

(ii) Par fonction ou centre de coût.

(iii) Par produits ou unités de coût.

(i) Analyse par nature ou objet des dépenses:

Il existe un certain nombre de types de base ou primaires en fonction de la nature ou de l'objet des dépenses aux fins d'analyse. Chaque dépense est collectée en référence à un numéro d'ordre permanent ou à un numéro de compte de coûts auquel elle appartient. La classification est généralement effectuée de la même manière que dans le cas des frais généraux de fabrication.

Les classements suivants peuvent être adoptés lorsque ces frais généraux sont analysés en fonction de la nature ou de l’objet des dépenses:

i) Rémunération

ii) Fournitures

(iii) Frais divers

iv) Services

(v) Frais fixes

(vi) fret

(vii) devoir

viii) Matériaux d'emballage

(ix) Promotion des ventes

x) Remise et indemnités.

Comme les frais de fabrication, les frais généraux de vente et de distribution peuvent également être fixes, variables et semi-variables. Le salaire du directeur des ventes du siège est fixe, l’indemnité de déplacement et le salaire des vendeurs sur le terrain sont semi-variables et la commission versée au vendeur est variable.

(ii) Analyse fonctionnelle:

Cette analyse est également effectuée de la même manière que la départementalisation et la répartition des frais généraux de fabrication par centres de coûts. Les principales fonctions opérationnelles relatives à la vente des frais généraux peuvent en outre être classées de la manière suivante. En règle générale, chacune de ces fonctions, c’est-à-dire un département ou un centre de coûts, est confiée à un responsable afin de disposer d’une analyse fonctionnelle et de responsabiliser le responsable des activités de son centre.

1. Vente directe

2. Publicité et promotion des ventes

3. transport

4. Entrepôt et stockage

5. Crédit et recouvrement

6. financière

7. Administration générale

8. réclamations de garantie

9. Divers.

Les frais de vente et de distribution analysés selon les différents numéros d'ordre sont ensuite attribués à l'une ou l'autre des fonctions auxquelles ils se rapportent. Les articles qui ne pourraient pas être attribués peuvent être répartis sur une base appropriée et, en l'absence de base appropriée, la répartition peut être effectuée de manière arbitraire.

L'analyse peut être étendue aux sites, c'est-à-dire à divers territoires, bureaux de vente, clients et vendeurs, etc. À l'instar du résumé de la distribution primaire et secondaire dans le cas des frais généraux de fabrication, chaque élément de vente et de distribution est d'abord analysé par fonction, puis par Emplacements. Chaque fonction et chaque lieu constituent un centre de coûts aux fins de la comptabilité et du contrôle des frais généraux de vente et de distribution.

Certaines des bases communes disponibles pour la répartition des frais généraux de vente et de distribution aux fonctions ou aux emplacements sont les suivantes:

iii) Analyse par produits ou groupes de produits:

Les frais de vente et de distribution peuvent également être analysés par produits ou groupes de produits. Cela se fait de la même manière que l’absorption des frais généraux de fabrication par unité de coût. Cependant, il existe deux différences entre les deux types de vente et de distribution, tels que l'emballage, le transport, etc., qui peuvent être directement imputés, mais aucun élément de frais généraux de fabrication n'est directement imputé. De plus, les frais généraux de vente et de distribution sont imputés au coût des biens vendus, tandis que les frais généraux de fabrication sont absorbés par le coût de production.

L'analyse de ces frais généraux peut également être effectuée par groupes de produits. Pour ce faire, les produits doivent être regroupés en fonction de facteurs communs tels que le prix, les méthodes de vente, les vendeurs et les commandes clients. Par exemple, on peut analyser si les biens ont été vendus au prix de gros ou au prix de détail.

Il ressort clairement de ce qui précède que l’analyse des frais généraux de vente et de distribution par produit n’est qu’une extension de l’analyse par fonction. Cette analyse mesure pratiquement l'efficacité de ces coûts en ce qui concerne leur application aux différents produits et est considérée comme une analyse par mode d'application.

Cela peut être fait soit par des canaux de distribution ou des méthodes de vente, soit par les clients. Les circuits de distribution à cet effet peuvent être directement adressés aux clients, par l’intermédiaire de détaillants et d’une chaîne de grossistes et de vendeurs. Les clients peuvent être classés soit en fonction de la fréquence des achats effectués par eux, soit en fonction de leurs opérations.

Méthodes de répartition des coûts fonctionnels indirects:

Les coûts fonctionnels indirects peuvent être répartis selon les méthodes suivantes:

(i) Un tarif par article:

Selon cette méthode, les dépenses totales sont estimées et divisées par une base appropriée pour les différents types de produits vendus. Le total des dépenses fixes allouées à chaque type d'article est ensuite divisé par la quantité normale de ventes estimée. Cela donne le taux par article. Les frais de publicité, de transport et d’entreposage peuvent être répartis selon cette méthode.

(ii) Un pourcentage de chiffres d'affaires:

Lorsque le prix de vente de chaque article est connu, les frais de vente fixes peuvent être recouvrés sous forme de pourcentage du prix de vente. Le pourcentage est déterminé à partir d'une analyse des comptes passés. Cela convient à la répartition des coûts de vente directs, des frais généraux d’administration et de financement et des frais divers.

(iii) Un pourcentage des fonds collectés:

Ceci est utilisé pour les créances irrécouvrables et pour d'autres dépenses de recouvrement de crédit.

(iv) Un coût en pourcentage des travaux:

Cette méthode peut être adoptée lorsque l'entreprise ne produit qu'un seul produit. Cette méthode peut également être utilisée lorsque divers types d'articles sont produits, à condition que les frais de vente soient faibles. Ceci est souvent utilisé pour la répartition des coûts fixes de vente et de distribution.

(v) Un pourcentage du stock de produits finis.

(vi) En fonction du nombre de commandes.

(vii) En fonction du nombre de factures.

(viii) Un pourcentage de la valeur ajoutée, c'est-à-dire la valeur totale des ventes moins le coût des matériaux.

La meilleure méthode consiste à analyser chaque élément de ces dépenses et à les allouer à différents produits sur la base des services rendus.

Avantages dérivés de l'analyse:

Vous trouverez ci-dessous les avantages que l’on peut tirer de l’analyse des frais généraux de vente et de distribution par produit, méthode de vente, etc.

(i) Il est possible de calculer le bénéfice ou la perte pour chaque produit, pour chaque méthode de vente et pour chaque type de client. Des lignes moins rentables peuvent soit être amorcées sur des lignes rentables en faisant des efforts, soit être abandonnées complètement.

(ii) Il est possible de réduire les coûts de vente et de distribution excessifs pour un produit ou un type de client particulier.

(iii) Compte tenu des services de vente et de distribution, les prix de vente de différents produits peuvent être ajustés.

Contrôle des frais généraux de vente et de distribution :

Le contrôle des frais généraux de vente et de distribution est relativement difficile en raison de certaines caractéristiques particulières de ces coûts qui nécessitent une analyse plus détaillée et plus rigoureuse. Il n'est pas possible d'identifier ou de lier directement ces coûts au coût de production, car la plupart des dépenses sont engagées une fois la production terminée. L'incidence de tels frais généraux dépend de divers facteurs, tels que la distance du marché, les conditions de vente et l'ampleur de la concurrence, en raison desquels il n'est pas possible de fixer des normes.

Problèmes:

Les principaux problèmes liés au contrôle des frais généraux de vente et de distribution sont les suivants:

(i) Aucun contrôle sur les clients ou les concurrents n'est possible.

(ii) La capacité de vente des organisations ne peut pas être définie correctement.

iii) Il n’existe pas de supervision directe du personnel travaillant à l’extérieur, ce qui nécessite le recours à des systèmes d’incitation à la rémunération de ce personnel.

(iv) Une entreprise individuelle peut établir le prix du marché sans tenir compte du coût de production.

(v) Il est difficile d'obtenir les données sur le fonctionnement du marché.

(vi) Il est difficile de déterminer la capacité du marché.

(vii) La différence de faire ou de ne pas faire n'est pas claire.

(viii) Ces dépenses correspondent à la nature des coûts des polices et sont donc difficiles à contrôler.

La plupart des éléments des frais généraux de vente et de distribution correspondent aux coûts des polices et sont incontrôlables aux niveaux les plus bas de la direction.

Techniques:

Vous trouverez ci-dessous les principales techniques permettant d’exercer un contrôle sur les frais généraux de vente et de distribution:

(i) Comparaison avec les résultats antérieurs:

Chaque élément des frais de vente et de distribution est comparé à celui d’une période précédente. Ces dépenses peuvent également être exprimées en pourcentage des ventes ou du coût de production et ensuite comparées au pourcentage de la période écoulée. Cette méthode est généralement adoptée pour les entreprises qui ne peuvent pas se permettre d’introduire un contrôle budgétaire et / ou un chiffrage standard. De plus, il s’agit d’une méthode approximative qui a peu de valeur pratique dans les grandes entreprises. Comme il n’existe pas d’objectifs appropriés pour mesurer les performances, il n’est pas possible de tirer des conclusions efficaces.

ii) Contrôle budgétaire:

Selon cette méthode, les dépenses de vente et de distribution sont budgétisées et comparées aux dépenses réelles afin de déterminer les points d’exception. Un tel système budgétaire fonctionne de la même manière que les frais généraux de fabrication. L'ensemble des dépenses est classé en fixe, variable et semi-variable aux fins de la préparation d'un budget.

(iii) Coût standard:

La mise en place d'un système de calcul des coûts standard pour les frais généraux de vente et de distribution est difficile par rapport aux frais généraux de fabrication. De plus, il est simple d'introduire un système de calcul des coûts standard en cas de frais de distribution par rapport aux frais de vente, les frais de distribution pouvant être directement liés aux ventes. Dans les cas où le système d’établissement des coûts standard est en service, le coût unitaire standard est calculé pour permettre une comparaison avec le coût réel et la variance peut être déterminée en conséquence.

Analyse des ventes :

L'analyse des ventes est le facteur contributif de la planification et du contrôle. Les ventes peuvent être analysées de nombreuses manières et méthodes.

Les objectifs poursuivis par une telle analyse sont indiqués ci-dessous:

(i) par les vendeurs:

Le chiffre d’affaires de chaque vendeur est déterminé:

a) afin que les ventes effectives puissent être comparées aux ventes ou aux quotas de vente budgétés afin de prendre les mesures correctives nécessaires,

b) afin que le volume des ventes puisse être comparé aux coûts de vente afin de contrôler les lits de vente,

(c) Contrôler et mesurer l'efficacité relative de chaque vendeur, et (d) fournir des données utiles pour la fixation de la commission de vente et du bonus à payer aux vendeurs.

ii) Par territoire de vente:

Le volume des ventes est analysé en fonction des territoires:

(a) afin que les prévisions de ventes pour chaque territoire puissent être préparées,

(b) préparer le budget des frais de vente,

c) comparer le budget avec le budget réel pour mesurer et contrôler la performance relative de chaque territoire,

(d) contrôler les coûts de vente en les associant au volume des ventes, et

e) Évaluer l’étendue de la pénétration de la concurrence sur le terrain au moyen d’études de marché sur chaque territoire.

(iii) Par produit ou lignes de produits:

Une telle analyse est nécessaire pour:

(a) déterminer le bénéfice net pour chaque produit et comparer avec les données antérieures à des fins de contrôle,

(b) Planifier la production en fonction de la rentabilité, c'est-à-dire décider du meilleur assortiment de produits pour renforcer ou éliminer les lignes faibles, etc.,

(c) déterminer la tendance des ventes de chaque produit, et

d) Participer au contrôle de ces coûts en les liant au volume des ventes de chaque produit.

(iv) par les clients:

Une telle analyse est utile pour:

(a) déterminer le bénéfice net par type de client,

(b) maintenir un équilibre raisonnable entre les différents types de clients et l'étendue de la remise accordée à chaque type de clients,

(c) Déterminer le potentiel des clients afin d’aider la future campagne des ventes ou de connaître l’effet de la campagne déjà engagée et

(d) Déterminer les préférences du client en ce qui concerne la qualité et le type de produits.

(v) Par canaux de vente:

Cette analyse peut être effectuée afin de:

(a) Déterminer les bénéfices de divers canaux, tels que le commerce de gros, le commerce de détail, etc., et

(b) Évaluer la viabilité relative de chaque canal, ce qui, en définitive, contribue à la future politique de planification.

(vi) Par prix unitaire:

Cette analyse est faite pour:

(a) préparer un calendrier de demande pour chaque produit,

(b) déterminer le prix de vente optimal de chaque produit, et

(c) maximiser les profits en établissant une distinction entre les prix de vente sur les différents marchés ou les différentes catégories de clients. Cette analyse fournit des informations sur les tendances des prix, qui sont finalement utiles pour formuler la politique des prix.

(vii) Par périodes:

La comparaison sur une période donnée aidera à :

(a) révéler les tendances, les mouvements périodiques ou cycliques, les caractéristiques saisonnières ou fluctuantes, et

(b) Participer à la formulation de la politique de vente à long terme.

(viii) Par taille ou ordre:

Une telle analyse sera utile pour:

(a) Comparez les coûts de manutention et de transport avec le volume des ventes de différentes tailles, et

(b) Décidez du rabais commercial sur la quantité pour les différentes tailles.

Rapports sur les frais généraux:

Aucune règle universelle ne peut être définie pour les rapports de contrôle des coûts indirects qui seront applicables dans toutes les circonstances et pour tous les types d'organisations. Les besoins de l'organisation détermineront la nature des rapports à préparer et à soumettre pour contrôle des frais généraux, les rapports préformés et la fréquence de préparation de ces rapports.

Aucune liste finale de ces rapports / déclarations ne peut être préparée, mais voici les rapports importants qui peuvent être utilisés pour contrôler les frais généraux:

1. Rapport sur les temps morts:

Ce rapport est soumis quotidiennement au contremaître pour qu'il analyse le temps d'inactivité. Ce compte-rendu peut être hebdomadaire selon le responsable d’entreprise, en fonction des causes contrôlables et non contrôlables et du coût du temps d’inactivité. L'objectif principal de ce rapport est de localiser et de contrôler les causes et les coûts du temps d'inactivité.

2. Rapport sur les heures supplémentaires:

Ce rapport est également soumis quotidiennement au contremaître et chaque semaine au responsable des travaux pour une analyse des heures supplémentaires en fonction des causes et du coût des heures supplémentaires. L'objectif principal de ce rapport est de localiser les causes des heures supplémentaires et de prendre des mesures pour les minimiser.

3. Rapport d'utilisation des plantes:

Le rapport d’utilisation des installations indique, pour chaque installation ou machine, la capacité installée, la capacité normale, la capacité utilisée et la capacité inutilisée, classées selon les raisons de la sous-utilisation de la capacité. Ce rapport est remis au chef de chantier et au responsable des travaux chaque semaine pour analyser la capacité de charge inactive en fonction de causes contrôlables et incontrôlables et du coût de cette capacité. Ce rapport est préparé pour localiser et contrôler les causes de la capacité inutilisée. La direction peut prendre des mesures pour utiliser la capacité inutilisée de la manière la plus profitable pour l'entreprise.

4. Rapports budgétaires ministériels:

Ces rapports peuvent être préparés séparément pour chacun des départements de l’usine, de l’administration, de la vente et de la distribution, ainsi que pour la recherche et le développement, et soumis aux chefs de département tous les mois pour comparer les dépenses réelles aux indemnités prévues au budget. Le but de ces rapports est de contrôler les dépenses en les analysant et de prendre des mesures correctives par la direction pour éviter la répétition de telles variations.

5. État de fonctionnement du ministère:

Ces rapports peuvent être soumis mensuellement à la direction afin de pouvoir comparer les frais généraux d’usine réels aux coûts standard de chaque service de production et d’analyser les écarts. Ce rapport vise principalement à contrôler les frais généraux d’usine.

6. Déclaration de surabsorption ou de sous-absorption des frais généraux:

Une telle déclaration est établie de manière à indiquer le montant réel des frais généraux engagés et le montant des frais généraux facturés, la différence étant constituée par la surabsorption ou la sous-absorption des frais généraux pour chaque service. Une colonne distincte peut être prévue pour un tarif supplémentaire permettant d’affecter ou de répartir les frais généraux sous-absorbés ou surabsorbés, sinon la direction peut indiquer de quelle manière la sous-absorption ou la sous-absorption des frais généraux peut être supprimée.

7. Compte de résultat comparatif:

Il montre la répartition par produit des frais généraux et administratifs et des coûts de vente et de distribution, ainsi que le montant du bénéfice net réalisé sur chaque produit. Cette déclaration facilite la comparaison entre les produits qui génèrent un pourcentage de profit supérieur à ceux qui peuvent générer un pourcentage de profit inférieur. Cela peut faciliter la gestion en ce qui concerne la décision d’augmenter la production d’un produit et de réduire ou d’interrompre la production d’autres produits.