Étapes de la procédure de règlement des griefs des employés

Étapes de la procédure de règlement des griefs des employés!

Les griefs ne sont que naturels dans les organisations. Cependant, à l'instar des problèmes de discipline, les griefs ne bénéficient également à personne. Il est donc nécessaire de traiter ou de redresser les griefs. Pour ce faire, la plupart des grandes organisations indiennes ont donc mis au point une procédure de réclamation formelle qui permet à une organisation de traiter les réclamations de manière satisfaisante. En fait, il existe plusieurs raisons de fond pour mettre en place une procédure de réclamation formelle dans une organisation.

Les plus importants sont listés comme suit:

(i) Il fournit une méthode établie et connue de traitement des griefs et le maintient ouvert.

(ii) Cela amène des griefs à la connaissance de la direction afin qu'elle puisse la connaître et la comprendre afin de prendre les mesures nécessaires pour leur règlement.

(iii) Cela donne à l’employé l’assurance qu’il existe un mécanisme lui permettant d’examiner son grief de manière impartiale et détachée.

(iv) Le fait de faire entendre son grief et d'être entendu donne à l'employé le sentiment d'être pris en charge. Cela non seulement lui échappe la poitrine », mais l'aide également à améliorer son moral et sa productivité.

(v) L'implication de plusieurs niveaux d'organisation dans la procédure de règlement des griefs apporte une aide sur deux aspects. Premièrement, le superviseur qui est le premier niveau du processus de règlement des griefs ne peut être ignoré par le travailleur. Deuxièmement, l'implication de plusieurs niveaux hiérarchiques dans le mécanisme de règlement des griefs libère le recours exclusif au superviseur, qui ne peut pas compromettre les intérêts de l'employé. Le superviseur sait que son rôle est placatoire.

(vi) L'implication de différents niveaux leur permet de connaître le type de problèmes qui préoccupent les travailleurs et les dirigeants.

(vii) Enfin, il empêche les dirigeants de prendre des mesures arbitraires et partiales contre les travailleurs, sachant que leurs actions peuvent être contestées.

Selon Michael Armstrong ', une procédure de grief formelle offre les avantages suivants:

(i) Un canal permettant à un employé lésé d’exprimer et de présenter son grief.

(ii) Une assurance pour le traitement impartial de son grief.

(iii) Une assurance sur la disponibilité de certains mécanismes pour un traitement rapide du grief.

(iv) Un moyen par lequel un employé lésé peut libérer son sentiment de mécontentement ou d'insatisfaction à l'égard de son travail.

Un grief qui indique un mécontentement et une insatisfaction parmi les employés nuit à leur productivité. En d’autres termes, en ne prenant pas les mesures qui s'imposent pour régler les griefs, l’organisation a tendance à perdre les efforts productifs de l’employé mécontent. Il est en effet irréaliste de supposer qu'un employé lésé ou insatisfait mettra ses meilleurs efforts au travail. Le redressement des griefs des employés revêt donc une importance capitale.

La procédure que la direction applique pour traiter les griefs des employés peut être énoncée comme suit:

1. Action rapide:

Avant tout, le traitement des réclamations nécessite leur règlement immédiat, au fur et à mesure de leur apparition. Ou dire, les griefs doivent être étouffés dans l'œuf. Plus tôt le grief sera réglé, ses effets sur le rendement des employés seront moindres. Cela nécessite que les superviseurs de première ligne soient formés pour reconnaître et traiter un grief correctement et rapidement.

2. Acceptation du grief:

Le superviseur doit essayer de reconnaître et d’accepter le grief de l’employé au fur et à mesure de son expression. Il faut noter que l'acceptation ne signifie pas nécessairement que l'on accepte le grief, cela montre simplement que le superviseur est disposé à examiner la plainte de manière objective et impartiale pour traiter le grief. Les preuves suggèrent que plus le superviseur exprime sa préoccupation pour les employés, moins le nombre de griefs soulevés par ceux-ci est faible.

3. Identifier le problème:

Le grief exprimé par l’employé est parfois simplement émotionnel, sur-tonique, imaginaire ou vague. Le superviseur doit donc identifier ou diagnostiquer le problème déclaré par l'employé.

4. Recueillir les faits:

Une fois que le problème est identifié comme étant un problème réel, le superviseur doit alors recueillir tous les faits et preuves pertinents relatifs au grief. Les faits ainsi recueillis doivent être séparés des opinions et des sentiments pour éviter toute déformation des faits. Il est utile de conserver les faits pour des utilisations futures au fur et à mesure de leur utilisation.

5. Analyse de la cause du grief:

Après avoir rassemblé tous les faits et chiffres relatifs au grief, l'étape suivante de la procédure de règlement des griefs consiste à établir et à analyser la cause qui a conduit au grief. L'analyse de la cause impliquera d'étudier divers aspects du grief, tels que les antécédents des employés, la fréquence des événements, les pratiques de gestion, les pratiques syndicales, etc. L'identification de la cause du grief aide la direction à prendre des mesures correctives pour régler le problème. grief et aussi pour empêcher sa répétition.

6. Prendre une décision:

Afin de prendre la meilleure décision pour traiter le grief, des solutions alternatives sont élaborées. Celles-ci sont ensuite évaluées au regard de leurs conséquences sur l'employé lésé, le syndicat et la direction. Enfin, une décision est prise qui convient le mieux à la situation donnée dans l’organisation. Une telle décision devrait servir de précédent à la fois au sein du ministère et de l'organisation.

7. Mise en œuvre de la décision:

La décision, quelle qu’elle soit, doit être immédiatement communiquée au salarié et également appliquée par l’autorité compétente. La «règle du foyer chaud» de McGregor doit être strictement suivie lors de la mise en œuvre de la décision. La décision ainsi mise en œuvre devrait également être revue pour savoir si le grief a été résolu de manière satisfaisante ou non.

Si cela n’est pas résolu, le supérieur hiérarchique doit à nouveau revenir à l’ensemble de la procédure pour déterminer la décision ou la solution appropriée à prendre pour résoudre le grief.

Cependant, si le grief n'est pas réglé au niveau interne, il est ensuite renvoyé à un arbitre acceptable pour l'employé ainsi que pour la direction. L'arbitre suit un processus quasi judiciaire où les deux parties présentent des preuves.

Sur la base des preuves ainsi produites, la question est examinée à fond. L'arbitre réfléchit ensuite, applique son esprit et parvient à une décision. La décision prise par l'arbitre est finale et lie les deux parties.

L'Institut indien de gestion du personnel, Kolkata, a énuméré les cinq étapes suivantes d'une procédure de règlement des griefs:

1. L'employé doit présenter son grief au superviseur immédiat.

2. Si la décision prise par le superviseur n’est pas acceptable pour l’employé lésé, il convient de lui faire savoir à qui il appartient ensuite au niveau de la direction, il doit alors renvoyer le grief.

3. Le grief devrait être traité rapidement et sans passion.

4. Seul le grief soulevé par l'employé ayant compris les instructions qui lui ont été données par son employeur enregistrera la réclamation et déclenchera la procédure de traitement des griefs.

5. Si l'employé lésé reste toujours insatisfait, aucune des parties ne pourra agir directement, ce qui pourrait nuire à l'affaire ou susciter des doutes lors de l'instruction du grief.

Prenons une procédure de règlement des griefs au niveau de l’unité, telle qu’elle a été suivie par la Tata Iron and Steel Company.

La procédure comprend les étapes suivantes:

Étape 1:

Le travailleur remplit un formulaire de grief et le soumet au responsable du poste pour information et examen.

Étape 2:

Au cas où il n'est pas satisfait de la décision, il s'adresse au chef de département pour le règlement de son grief.

Étape 3:

Si l'employé lésé est toujours insatisfait, il le transmet au président approprié du comité d'entreprise de zone (ZWC). Chaque comité d'entreprise par zone est composé de cinq représentants de la direction et de cinq représentants syndicaux. Leur décision est définitive et contraignante pour les deux parties. Les griefs individuels examinés par le comité de zone concernent la promotion, la suspension, le congédiement et le renvoi.

Étape 4:

Si le comité de zone ne parvient pas à une décision unanime ou si la décision n'est pas acceptée par l'employé, le grief est alors transmis au comité d'entreprise central. Ce comité est composé de représentants de la direction et de représentants syndicaux. Ici aussi, l’unanimité des principaux opérateurs et la décision prise par le comité sont contraignantes pour les deux parties.

Étape 5:

Si ce comité ne parvient pas non plus à une décision unanime, la question est renvoyée au président de la société. Sa décision est finale et lie les deux parties.

L'étape à laquelle le grief est réglé indique le climat ou l'esprit qui règne dans l'organisation. Évidemment, moins le niveau de règlement est élevé, plus le grief sera rapidement redressé. L’agent concerné, qu’il s’agisse du superviseur ou du responsable, reste en mesure de «donner et prendre» aux étapes initiales les plus basses telles que l’étape 1. Peu à peu, il ou elle passe sous l’éclat de la publicité; sa position devient plus difficile aux étapes ultérieures.

Vu du point de vue d'un employé lésé, le retard dans le règlement d'un grief aggraverait son anxiété et son insatisfaction. Ce qui, à son tour, affecterait son moral et sa productivité. Les collègues seraient également touchés. Pour l'organisation, le retard dans le règlement est une perte de bonne volonté et de camaraderie qui pourrait s'être accumulée au cours de la période.