Système dans une organisation: signification, caractéristiques et composants

Lisez cet article pour en savoir plus sur le système dans une organisation. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. La signification du système 2. Les caractéristiques du système 3. Les composants du système.

Signification de système:

Le système de mots est dérivé du système de mots grec, qui signifie une relation organisée entre des unités ou des composants fonctionnels.

Un système existe parce qu'il est conçu pour atteindre un ou plusieurs objectifs.

Nous entrons quotidiennement en contact avec le système téléphonique, le système de transport, le système de comptabilité, le système de chemin de fer, le système de production et, depuis plus de deux décennies, le système informatique.

De même, nous parlons de l'entreprise et de l'organisation en tant que système composé de départements interreliés (sous-systèmes) tels que la production, les ventes, le personnel et un système d'information. Aucun de ces sous-systèmes n’est très utile en tant qu’unité unique et indépendante. Cependant, une fois bien coordonnées, l'entreprise peut fonctionner de manière efficace et rentable.

Un système est un ensemble d'éléments en interaction ou interdépendants qui sont joints pour atteindre des objectifs communs. Chaque composant individuel d'un système a ses propres objectifs, mais ensemble, ces composants fonctionnent en harmonie de manière à harmoniser les objectifs individuels et les objectifs communs du système.

Un système peut faire partie d'un système plus vaste et avoir simultanément ses propres sous-systèmes. Le système reçoit des entrées et offre une sortie.

Le traitement a lieu conformément aux procédures établies. Par exemple, une université représente un sous-système du système éducatif global d'un pays. Ce sous-système a ses propres sous-systèmes, tels que le système d'enseignement, le système de bibliothèque, le système d'examen, etc. Le système universitaire a ses objectifs définis.

Les objectifs individuels du sous-système, à savoir, le système d’enseignement, le système de bibliothèque, le système d’examen, etc., peuvent être différents mais doivent être en harmonie avec les objectifs communs du système universitaire dans son ensemble. Les objectifs communs du système universitaire doivent être en harmonie avec les objectifs du système éducatif du pays dans son ensemble.

Il est nécessaire d’établir des procédures non seulement pour le traitement, mais également pour le retour d’information et le contrôle, afin de garantir le fonctionnement efficace des systèmes.

Le monde extérieur au système s'appelle l'environnement. Le système peut être considéré comme un sous-système de l'environnement. Par exemple, une entreprise est un système fonctionnant dans les limites de l’environnement appelé société.

L’environnement influence grandement le comportement du système en lui imposant diverses contraintes, telles que des limites en ressources financières; forces concurrentielles, conditions du marché et facteurs économiques - mais un système unique peut rarement influer sur le comportement de son environnement.

Nous utilisons des limites logiques plutôt que physiques pour séparer un système de ses sous-systèmes ou de son environnement. Les limites logiques changent de temps en temps et diffèrent d'un système à l'autre.

Caractéristiques du système:

1. Chaque système composé de sous-systèmes, eux-mêmes composés d’autres sous-systèmes, chaque sous-système étant délimité par ses limites. Les interconnexions et les interactions entre les sous-systèmes sont appelées interfaces. Les interfaces se produisent à la frontière et prennent la forme d'entrées et de sorties.

2. Un sous-système au niveau le plus bas ne peut pas être défini comme étant un processeur. Les entrées et les sorties sont définies mais pas le processus de transformation. Ce système est appelé une boîte noire.

3. Un système reçoit des entrées et produit des sorties après transformation des entrées. Le processus de transformation est réglementé. Dans de nombreux systèmes, il s’agit d’un contrôle de retour.

Le contrôle par rétroaction nécessite la mesure des sorties, c’est-à-dire une comparaison de la sortie avec une norme, spécifiant ce que le système doit produire et un mécanisme de commande permettant de modifier le processus du système afin de rapprocher la sortie de la norme.

4. Chaque système a une limite. Le système est à l'intérieur de la limite et l'environnement est à l'extérieur de la limite.

Implications du concept de système:

L’étude du concept de système a trois implications fondamentales:

1. Les relations et les dépendances doivent exister entre les composants.

2. Les objectifs de l'organisation dans son ensemble ont une priorité plus élevée que les objectifs de ses sous-systèmes. Par exemple, les applications informatiques du personnel doivent être conformes à la politique de l'entreprise en matière de confidentialité, de sécurité et de sécurité, ainsi que pour la mise à disposition des données sélectionnées (par exemple, la paie) à la division de la comptabilité sur demande.

3. Un système doit être conçu pour atteindre un objectif prédéterminé.

Composants du système:

1. Entrée:

Les intrants comprennent les machines, la main-d'œuvre, les matières premières, l'argent, le temps, etc.

2. Processeur:

C'est l'élément d'un système qui implique la transformation réelle de l'entrée en sortie. C'est la composante opérationnelle d'un système. Les processeurs peuvent modifier l'entrée totalement ou partiellement, en fonction des spécifications de la sortie. Cela signifie que le traitement change avec les spécifications de sortie. Dans certains cas, l'entrée est également modifiée pour permettre au processeur d'activer la transformation.

3. Sortie:

Ce sont des informations au bon format, transmises au bon moment et au bon endroit à la bonne personne.

4. Contrôle:

Cela inclut le traitement des commentaires et la prise des mesures nécessaires. Dans un système informatique, le système d'exploitation et le logiciel associé influencent le comportement du système. Dans l'analyse des systèmes, connaître l'attitude de la personne qui contrôle la zone pour laquelle un ordinateur est considéré peut faire la différence entre le succès et l'échec de l'installation.

Un soutien de la direction est nécessaire pour assurer le contrôle et soutenir l'objectif du changement proposé.

5. Commentaires:

Les commentaires sont les données sur les performances du système. Le feedback mesure la sortie par rapport à une norme dans une forme de procédure cybernétique incluant la communication et le contrôle. Sur la Fig. 13.2, les informations de sortie sont renvoyées à l'entrée et à la gestion les informations de sortie sont renvoyées à l'entrée et à la gestion (contrôleur) pour délibération.

Une fois la sortie comparée aux normes de performance, des modifications peuvent entraîner une entrée ou un traitement et, par conséquent, une sortie. La rétroaction peut être positive ou négative, routinière ou informative.

Dans l'analyse des systèmes, le retour d'informations est mis en œuvre de deux manières différentes:

(a) Le retour négatif fournit généralement au contrôleur une action d'information.

(b) Les retours positifs renforcent les performances du système. C'est une routine dans la nature.