Top 10 des principes de remplissage à suivre dans un bureau

Cet article met en lumière les dix principes de remplissage les plus importants à suivre dans un bureau. Les principes sont les suivants: 1. Simplicité 2. Adéquation 3. Accessibilité 4. Facilité d'entretien 5. Compacité 6. Flexibilité et adaptabilité 7. Économie 8. Conservation 8. Mise à jour 10. Classification.

Principe de remplissage # 1. Simplicité:

Le système suivi, la procédure adoptée et le matériel utilisé doivent être simples et compréhensibles par tout membre du personnel en vertu du renseignement ordinaire. Bien entendu, une formation est dispensée au personnel dans la plupart des cas.

Principe de remplissage n ° 2.

Le système et la procédure doivent être adaptés à la nature des activités de l'organisation.

Principe de remplissage n ° 3. Accessibilité:

Les fichiers doivent être situés de manière à être facilement accessibles à toutes les personnes concernées.

Principe de remplissage n ° 4. Facilité d'entretien:

Le système doit permettre de localiser rapidement un fichier, de le gérer facilement et de le préserver pour qu'il soit disponible ultérieurement, chaque fois que nécessaire.

Principe de remplissage # 5. Compacité:

Inutilement, beaucoup d’espace ne doit pas être occupé par le matériel de classement. On découvre que les nouvelles formes d’équipement ont plus d’utilité, mais occupent moins d’espace.

Principe de remplissage # 6. Flexibilité et adaptabilité:

Le système doit pouvoir être étendu pour prendre en charge un plus grand nombre de fichiers avec les activités croissantes de la société. Il doit pouvoir s'adapter aux modifications apportées à la procédure de dépôt, par exemple aux méthodes de classement.

Principe de remplissage # 7. Économie:

Quel que soit le système adopté, il doit être économique. Toutes les dépenses inutiles doivent être évitées. Le classement est un travail régulier. Si cela coûte cher, le coût d'établissement augmentera énormément.

Principe de remplissage n ° 8. Conservation:

De temps en temps, des documents et des documents inutiles doivent être purgés ou des fichiers inutiles sont détruits, sans quoi les fichiers deviendraient inutilement volumineux, occuperaient de la place et ne permettraient plus de loger de nouveaux documents importants.

Principe de remplissage n ° 9. Mise à jour:

Les dossiers doivent être mis à jour par insertion de papiers sans délai.

Principe de remplissage # 10. Classification:

Les fichiers doivent être correctement classés et indexés avec des références croisées pour une manipulation facile.