Les 16 principales étapes pour minimiser la fraude dans le paiement des salaires

Les mesures suivantes peuvent être prises pour minimiser le risque de fraude:

1. Une comparaison des cartes de travail ou des cartes de travail à la pièce et des cartes de temps d'inactivité doit être faite avec les cartes de temps à la fin de chaque semaine pour voir s'il existe une différence de temps entre deux types d'enregistrement du temps des travailleurs. Cela rendra difficile l'inclusion de faux travailleurs, car une carte de pointage et une carte de travail ou de travail à la pièce doivent être falsifiées pour que la fraude soit possible.

2. Dans le cas où les salaires sont payés à la pièce ou selon un système incitatif, la quantité de travail effectuée par les travailleurs doit être soigneusement calculée après une inspection et une mesure appropriées, afin d'éviter le paiement du travail excédentaire.

3. Les heures supplémentaires devraient être autorisées par un agent responsable. Si le policier se sent justifié, il devrait donner par écrit l’ordre d’emploi des travailleurs supplémentaires.

4. Un certain nombre de personnes devraient participer à la préparation des feuilles de salaire. Deux commis doivent examiner les fiches de présence et les fiches de travail ou créer des fiches de travail pour s’assurer qu’il n’ya pas d’irrégularités. Le troisième commis doit indiquer les noms et le nombre de travailleurs, les taux de salaire, les heures travaillées et le montant brut des salaires. Le quatrième commis devrait vérifier le travail déjà effectué et calculer le montant net du salaire après avoir effectué les déductions relatives à la caisse de prévoyance, à l'impôt sur le revenu, à l'ESI (assurance de l'État des employés), aux amendes éventuelles. Le cinquième commis vérifie l’ensemble du travail pour s’assurer qu’il n’ya pas d’erreur dans la fiche de salaire.

5. Toutes les personnes impliquées dans la préparation de la fiche de salaire doivent la signer. Cette dernière doit être certifiée conforme et signée par le responsable des travaux.

6. Le caissier doit retirer le montant exact indiqué dans les feuilles de salaire sous la colonne des salaires nets. Les billets et les pièces doivent être obtenus auprès de la banque dans les dénominations les plus appropriées afin que le paiement ne présente aucune difficulté. Le caissier ne doit pas être associé à la préparation des feuilles de salaire.

7. Des enveloppes indiquant le nom des travailleurs et les montants qu’elles contiennent doivent être préparées. Il convient de noter que la personne chargée des paiements, ainsi que la personne chargée de l’enveloppe des salaires, ne doivent en aucun cas être associées à la préparation de la fiche de salaire.

8. Afin d'éviter l'inclusion de travailleurs factices, les agents responsables devraient examiner le bordereau de rémunération et les enveloppes de salaire en suivant à l'occasion le principe de l'échantillonnage aléatoire.

9. Les salaires devraient être payés département par département et les travailleurs d'un département devraient être invités à être présents à la fois. Le contremaître du département devrait également être présent pour identifier les destinataires des salaires. Ou bien, un bulletin de paie indiquant les détails du calcul du salaire dû à un travailleur devrait être remis à chaque employé par son contremaître. L'employé donne ce bordereau à la caissière et reçoit le paiement. Le spécimen de la fiche de paie est donné à la page suivante.

10. Le paiement pour les temps de production et de production refusés et défectueux et inactifs ne devrait être effectué que s'il est autorisé par une autorité compétente.

11. Il convient de prendre les précautions voulues pour rémunérer les travailleurs qui s'absentent au moment du paiement. En aucun cas, le salaire d'un travailleur ne devrait être versé à un collègue ou à un membre de sa famille sauf avec une lettre d'autorisation écrite du travailleur concerné. Cette lettre d’autorité doit être certifiée conforme par le responsable des travaux.

12. Les salaires non réclamés doivent faire l’objet d’une enquête et les raisons doivent être établies. Les salaires devraient être conservés au bureau du caissier pendant un certain temps, après quoi ils devraient être crédités sur un compte «salaires impayés» et déposés sur un compte bancaire spécial en attendant l’enquête.

13. Parfois, un cadre supérieur de l'entreprise devrait se rendre personnellement à l'endroit où les salaires sont payés pour s'assurer que la procédure de paiement des salaires est suivie.

14. Afin de minimiser les risques de fraude, le paiement aux travailleurs occasionnels devrait être effectué en présence d'un fonctionnaire responsable, qui ne devrait pas être associé au paiement des salaires.

15. La feuille de salaire devrait être préparée à temps pour que les travailleurs puissent être payés à temps. Selon la loi de 1936 sur le paiement des salaires, les salaires doivent être versés dans les sept jours suivant la fin de la période pour laquelle les salaires sont dus si le nombre de travailleurs est inférieur à 1 000 et dans les dix jours si le nombre de travailleurs est supérieur à 1 000 .

16. Les salaires des travailleurs employés sur les sites devraient être payés par un responsable du siège.