Budgétisation base zéro (ZBB): signification, historique et application

Faisons une étude approfondie de la signification, de l'historique, des caractéristiques, de l'application, des avantages et des inconvénients de la budgétisation à base zéro (ZBB).

Sens de ZBB:

En premier lieu, le ZBB (Zero-Base Budgeting) prend en compte les conséquences qui peuvent en découler si le centre de projet ou de responsabilité est rayé.

En d’autres termes, l’objet de la ZBB est de formuler le budget de manière à estimer le montant des dépenses susceptibles d’être encourues si le projet existant reprend ses activités après avoir été rayé.

Cette méthode s'appelle la budgétisation de base zéro, car le système existant est arrêté et une nouvelle est créée. En d'autres termes, le budget est préparé ou le système existant est revu, dans l'hypothèse de la «base zéro».

Les définitions suivantes sont données par l'expert:

«Un processus de planification opérationnelle et de budgétisation qui exige de chaque responsable qu'il justifie ses demandes budgétaires dans leur détail (à partir de zéro). Chaque responsable explique pourquoi il dépenserait de l'argent. Cette approche nécessite que toutes les activités soient identifiées comme des ensembles de décisions qui seraient évalués par une analyse systématique classée par ordre d'importance. ”

Une autre définition:

«ZBB est un outil de gestion qui fournit une méthode systématique pour évaluer toutes les opérations et tous les programmes, actuels ou nouveaux, permet des réductions et des extensions de budget de manière rationnelle et permet la réaffectation de sources de programmes de priorité faible à élevée.

Il est donc clair qu’il s’agit d’une technique selon laquelle chaque programme, qu’il soit nouveau ou existant, doit être entièrement justifié chaque fois qu’un nouveau budget y est formulé.

En règle générale, les points suivants doivent être pris en compte avant d'introduire ZBB:

(i) Est-ce absolument nécessaire?

(ii) Quelles devraient être les caractéristiques qualitatives des activités en cours?

(iii) La production sera-t-elle poursuivie conformément au système existant?

(iv) Quel est le coût de production dans les conditions actuelles?

De cette manière, une réduction des coûts est possible dans les entreprises après une analyse minutieuse. Cependant, la mise en œuvre de cette méthode prend beaucoup de temps, même si, grâce à un examen minutieux du système actuel, les frais généraux peuvent être contrôlés.

Histoire de ZBB:

En 1964, le Département de l’agriculture des États-Unis a mis en place ce système, qui s’est avéré peu efficace et a donc été abandonné. Au début des années soixante-dix, cependant, c’est Pytor, A. Pyhrr, responsable du contrôle des effectifs à Texas Instrument Corporation, aux États-Unis d’Amérique, qui a introduit et développé cette technique dans ses écrits.

Depuis lors, bon nombre d’organisations du secteur privé ont introduit la ZBB dans le contrôle budgétaire, notamment aux États-Unis. En 1972, l’État de Géorgie a introduit la technique et le gouverneur de l’État de la Géorgie, Jimmy Carter, a largement reconnu le La pertinence de ZBB et lorsqu'il devint président des États-Unis d'Amérique, il introduisit ce système au sein du gouvernement fédéral en 1977. L'entreprise du secteur public montrait également un vif intérêt pour ZBB et adoptait la technique de la budgétisation.

Caractéristiques de ZBB:

(i) Avant sa mise en œuvre, justifier "Pourquoi" est-il si nécessaire et non "Combien";

ii) tous les niveaux de direction devraient participer au processus de prise de décisions;

(iii) Sur la base des ratios coûts / avantages, des suggestions / choix sont faits;

(iv) les objectifs de l'entreprise et les objectifs de chaque unité devraient être liés;

(v) Si des coupes budgétaires sont nécessaires, la même chose devrait être faite par ajustements budgétaires rapides.

Application de ZBB:

C'est très utile lorsque «l'analyse coûts-avantages» est prise en compte. Normalement, la ZBB est applicable aux budgets qui ne concernent pas uniquement les coûts directs, car les coûts directs (par exemple, matériel direct et main-d'œuvre directe) peuvent être contrôlés par l'opération de production normale car ils supposent que chaque composante des coûts directs a été compensée. surveillé et ajusté avec la production.

C'est pourquoi ZBB est applicable aux budgets qui impliquent des frais généraux (par exemple, frais d'administration, de vente et de distribution), autrement dit, il est plus applicable aux domaines de coûts discrétionnaires. Il est sous-entendu que ZBB est pertinent lorsqu'un système de budgétisation, qui a déjà été introduit, oblige les gestionnaires à développer en même temps des mesures qualitatives.

Avantages de la budgétisation à base zéro:

ZBB est sans aucun doute un processus très sain qui favorise la recherche de soi parmi les gestionnaires, c’est-à-dire qu’il est utilisé pour rechercher les solutions de rechange les plus utiles aux ressources disponibles de la business unit.

Les avantages significatifs de ZBB sont:

(i) Il fournit à l'entreprise un moyen systématique d'évaluer les différents programmes mis en œuvre par la direction en affectant les ressources en fonction de la priorité des programmes et des opérations de l'entreprise.

(ii) Il est utile pour la direction de connaître les différents budgets des départements sur la base d'une analyse coûts-avantages, de sorte qu'aucune augmentation ou réduction arbitraire des prévisions budgétaires n'est effectuée.

(iii) Cela convient tout à la fois au personnel et aux secteurs d'activité de l'organisation car les produits ne sont pas directement liés aux produits finis de l'unité.

(iv) Il aide également à localiser les zones de dépense inutile, le cas échéant, et, à ce titre, il peut également suggérer des solutions alternatives, si la direction le souhaite.

(v) Il détecte les demandes de budget volontairement gonflées.

(vi) ZBB peut également être utilisé pour mettre en œuvre et introduire le système de MBO (Management and Objectives). Ainsi, il peut être utilisé à la fois pour atteindre les objectifs de la budgétisation traditionnelle et à d'autres fins.

Limites de ZBB:

ZBB souffre de ce qui suit:

(i) L’introduction du système ZBB est sans aucun doute un processus long et coûteux. C’est pourquoi, pour une mise en œuvre réussie, un personnel correctement formé est nécessaire.

(ii) ZBB invite également les problèmes de processus de classement. Cela comprend (a) Qui fera le classement? (b) Quelle méthode devrait être adoptée à cette fin? et c) Dans quelle mesure sera-t-il classé et comment? Le classement s'avère également difficile lorsqu'un grand nombre de décisions sont impliquées.

(iii) Etant donné que ZBB nécessite un soutien important de la part de la direction - ce qui n’est pratiquement pas possible de différentes sources - sa mise en œuvre réussie est pratiquement très difficile.

(iv) ZBB implique beaucoup de formation pour les gestionnaires. En d’autres termes, si les gestionnaires ne comprennent pas correctement les idées de ZBB, il ne pourra pas être mis en œuvre avec succès. Ils doivent savoir que ZBB donne l’occasion de se faire entendre par la direction et, à ce titre, ils doivent utiliser les efforts de la meilleure façon possible.

(v) En outre, la détermination des mesures de performance est difficile.