Tâches et livres gérés par un magasinier

Lisez cet article pour en savoir plus sur les droits et les livres tenus par un commerçant!

Fonctions:

Toutes les activités de fabrication désignent une personne en tant que magasinier. Ses tâches incluent la réception des marchandises, leur entreposage approprié, la publication du moment où les marchandises en question sont réellement nécessaires à l'utilisation et la comptabilisation du solde. Le commerçant doit veiller à ce que les dommages causés aux marchandises tant qu’ils sont à sa charge soient minimes. Certaines marchandises risquent de fuir, de s'évaporer ou de s'abîmer, du fait de l'humidité, de l'exposition au soleil et de la rouille.

Le commerçant doit essayer de contrôler cette perte autant qu'il peut. Son travail, cependant, ne peut être accompli que si le bâtiment destiné à abriter les magasins est correctement construit. Les sols ou les murs humides ou les toits qui fuient peuvent bien entendu causer beaucoup de dégâts. Le godown du magasin devrait également être construit du point de vue d'éviter le vol.

Le magasin devrait être équipé de rayonnages qui devraient être subdivisés en petits espaces. Tous ces espaces doivent être numérotés en série. Chaque espace sera appelé "bin" et pour un article, un bin devrait être attribué; chaque fois que de nouvelles fournitures de cet article sont reçues, elles doivent être placées dans le bac prévu à cet effet et pas ailleurs. Le mot "bin" ne doit cependant pas signifier seulement un espace sur un support. "Bin" signifie vraiment n'importe quel endroit où les marchandises sont gardées. Des balles de sacs à dos, par exemple, seront empilées dans un coin. Ce coin sera un bac et devrait être numéroté comme les autres bacs.

Tous les articles utilisés dans un département doivent, dans la mesure du possible, être rangés côte à côte, c'est-à-dire que les bacs affectés aux besoins d'un département particulier doivent se trouver au même endroit. En outre, dans la mesure du possible, les emballages d’origine doivent être conservés tels quels, la quantité de chaque colis étant clairement indiquée. À la fois, un seul paquet devrait être ouvert. Il serait du devoir du magasinier de vérifier de temps en temps les stocks physiques réels et de comparer le chiffre avec les chiffres des livres afin de s'assurer qu'aucune erreur ni aucun vol ne s'est produit.

Livres maintenus par le magasinier:

Carte bin:

À la réception des marchandises, comme il ressort du message reçu des magasins, le magasinier les inscrit sur une carte de parcelle, qui est un compte permettant d’enregistrer la réception, l’émission et le solde en termes de quantité.

La décision est donnée ci-dessous:

Comment faire des entrées sur la carte Bin:

Les colonnes principales sont celles relatives à Date, Référence, Reçu, Émis et Solde. La colonne Référence contient le nombre et la nature du document - Stockez le billet reçu pour les reçus et la demande de matériel pour les éditions. Naturellement, lorsqu'une quantité est entrée dans la colonne Reçu, le solde augmente et le solde est réduit lorsqu'une entrée est faite dans la colonne Emis. Ainsi:

Les colonnes sous "Commandé" indiquent la quantité encore en commande. Lorsque le magasinier reçoit une copie de la commande passée chez un fournisseur, il doit entrer le numéro et la date de la commande dans la première colonne et la quantité dans la seconde. La troisième colonne n'est pas remplie tant que les marchandises ne sont pas réellement reçues - elle indiquera alors que telle ou telle quantité de marchandises est toujours recevable.

Les colonnes sous "Réservé" indiquent la quantité qui doit être réservée pour un travail particulier. Des réservations seront faites pour des tâches importantes sous l’autorité d’un officier préalablement désigné, par exemple le surintendant d’un ministère.

Le numéro du travail est entré dans la première colonne et la quantité concernée dans la seconde. Supposons que 100 unités soient réservées pour le travail n ° 135 et que le solde réel est de 160 unités. Les entrées dans les colonnes "Réservés" permettront au magasinier de savoir que seules 60 unités peuvent être émises pour des travaux autres que le travail n ° 135. Lorsque le matériau est utilisé pour le travail pour lequel il était réservé, la date est entrée dans. la troisième colonne, montrant que la réservation ne fonctionne plus.

Cartes de contrôle des stocks:

Les cartes de bacs sont généralement conservées dans le bac lui-même avec le matériel, mais si toutes les cartes sont conservées au même endroit dans le bureau du magasinier, le nom généralement donné est «Cartes de contrôle des stocks». Il n'y a pas de différence dans la forme et le contenu des cartes Bin et des cartes de contrôle des stocks.

Système à double bac:

Certaines entreprises divisent la corbeille (l'endroit prévu pour stocker l'article physiquement) en deux parties: l'une, la plus petite, pour stocker la quantité égale à la quantité minimale (ou niveau de commande) et l'autre pour stocker la quantité restante. Le personnel a reçu des instructions pour ne pas utiliser la quantité dans la plus petite portion tant qu'il y a du stock dans l'autre portion. Dès qu’il devient nécessaire d’utiliser la quantité marquée comme minimum, c’est le signal de passer une nouvelle commande. Lors de la réception du stock frais, on veillera à ce qu'une quantité égale à la quantité minimale soit séparée.

Illustration 1:

Les informations suivantes concernant le charbon sont obtenues à partir des registres de magasins d'une usine:

1. Solde d'ouverture: 200 tonnes

2. émis sur demande no 273: 57 tonnes

4. émis sur demande no 285: 83 tonnes

5. Reçu du fournisseur par le challan n ° 74 du 5 août: 120 tonnes. L'offre était attendue à cette date.

8. émis sur demande no 341: 92 tonnes

12. Émis sur demande no 364: 30 tonnes

L’examen effectué par le vérificateur des stocks le 13 août a révélé une pénurie de 5 tonnes. La quantité maximale de stock de charbon autorisée à tout moment est de 200 tonnes et de 50 tonnes au minimum. Le niveau de commande est de 100 tonnes. Établissez la carte pour le charbon avec tous les détails nécessaires.