Inventaire: inventaire, registres et formulaires utilisés (avec spécimen)

Inventaire: inventaire, registres et formulaires utilisés (avec spécimen)!

Inventaire perpétuel:

La CIMA définit l’inventaire permanent comme «un système d’enregistrements tenu par le département de contrôle qui reflète le mouvement physique des stocks et leur solde actuel». Il s’agit d’un système d’enregistrements, système qui permet de disposer en permanence d’informations sur la disponibilité des matériaux et des stocks. connu sous le nom d'inventaire perpétuel. Cela implique de vérifier le solde après chaque reçu et de le distribuer au moyen de cartes bin ou de grands livres.

Stock continu:

Pour prouver l'exactitude de l'inventaire perpétuel, il est essentiel de procéder à un inventaire continu. Normalement, l'inventaire physique est effectué une fois par an ou tous les six mois. La quantité réelle de chaque article est répertoriée et comparée aux chiffres du livre. En l'absence d'erreur, de gaspillage ou de perte, le chiffre indiqué dans le livre (conformément à la carte de parcelle ou au grand livre) doit correspondre au stock physique réel.

En cas de désaccord, il devrait pouvoir être expliqué. Mais comme cela implique de parcourir les archives de toute l’année et d’essayer de se rappeler ce qui s’est passé tout au long de l’année, le désaccord ne peut généralement pas être expliqué et les chiffres du livre doivent être ajustés.

L'inventaire continu élimine cet inconvénient. Avec ce système, quinze ou vingt pièces de stock sont saisies chaque jour par la Bin Card ou le grand livre. En cas de désaccord, la différence est expliquée ici et là. Étant donné que le nombre de reçus ou d’émissions ne serait pas important, la cause de l’écart serait connue et supprimée.

Le lendemain, les 15 ou 20 prochains articles sont repris et leur stock physique et leur stock comptable sont comparés. Ainsi, tous les articles sont vérifiés trois ou quatre fois par an au lieu d’une seule fois dans le cadre de l’inventaire annuel. En plus de veiller à ce que le stock réel et le stock de livre soient en parfait accord, le système oblige le magasinier à visiter ses magasins et à détecter les fuites, gaspillages ou vols qui pourraient survenir, afin que toutes ces pertes puissent être vérifiées rapidement.

Le système évite d'avoir à dresser un inventaire annuel et à perturber le travail habituel. Les feuilles de stock peuvent être saisies dans le grand livre, sachant qu'il n'y a aucune différence entre le stock réel et le stock de livres. Les comptes intermédiaires sont possibles et les comptes finaux peuvent être prêts rapidement.

Pour faciliter le travail de vérification et de magasinage général, les emballages d’origine doivent rester intacts et indiquer la quantité dans chaque colis. Le vérificateur devra alors compter ou peser uniquement la quantité en vrac. Si le contrôle quotidien est effectué par une personne autre que le magasinier ou ses subordonnés, il fournira un excellent contrôle sur les activités du magasinier lui-même.

Quelques éléments doivent être sélectionnés au hasard (en plus des éléments habituels) pour créer un élément de surprise. Cette vérification par un "étranger" ne devrait pas être difficile étant donné que le numéro de la corbeille est noté sur la carte de corbeille ou dans le grand livre. On peut aller dans la corbeille respective et compter, mesurer ou peser l'article qui s'y trouve et comparer le résultat avec la figure du livre.

L'enregistrement:

Le grand livre des magasins:

Dans toute usine de taille raisonnable, il serait nécessaire de disposer d'informations continues sur les valeurs des matériaux et des magasins achetés, émis et toujours en équilibre. À cette fin, il est nécessaire de tenir un compte pour chaque poste, à la fois en montant et en quantité. Les comptes de matériel peu coûteux peuvent ne pas être conservés. Le montant dépensé pour leurs achats peut être imputé aux dépenses d’usine.

La forme du compte est donnée ci-dessous:

Les écritures dans le registre des magasins sont fondamentalement les mêmes que dans les cartes Bin. La seule différence est que, dans le grand livre des magasins, les montants en cause doivent également être entrés. La maintenance du grand livre des magasins de manière à ce que les informations sur le solde disponible et la valeur de ce solde soit toujours disponible est connue sous le nom de système d'inventaire permanent. (On ne peut pas dire qu'il soit complet sans inventaire continu).

Cette tâche devrait être confiée à un commis distinct et il ne conviendrait pas de confier cette tâche au magasinier lui-même ni de lui subordonner son subordonné. Le commis au grand livre stocké doit travailler au bureau d’établissement des coûts. Il a déjà été indiqué que l'inscription dans le grand livre des magasins en ce qui concerne les recettes est effectuée sur la base du billet reçu des magasins. En ce qui concerne les envois, la saisie se fera sur la base du bordereau de commande indiquant la quantité émise.

C'est le commis au grand livre qui ouvrira le grand livre à la bonne page, connaître le taux et effectuer le calcul. Le montant ainsi calculé sera inscrit sur le bon de demande et dans la colonne d'émission du grand livre.

Formulaires à utiliser pour la prise d'inventaire:

Les formes les plus importantes utilisées dans la prise d'inventaire sont les suivantes:

(i) Balises d'inventaire:

Les étiquettes d'inventaire sont des bordereaux comportant deux parties: numéro d'étiquette, symbole de matériau, quantité après l'inventaire, unité de quantité. La partie inférieure montre également les mêmes informations. Les parties supérieure et inférieure sont perforées. La partie supérieure est fixée au bac de stockage et la partie inférieure est déchirée et conservée pour la vérification des stocks.

Si un des bacs ne contient pas d'étiquette, cela indique que l'élément doit encore être vérifié. Après vérification appropriée, les parties inférieures des étiquettes sont prises en compte pour la détermination du stock. Si, par la suite, il s'avère que le solde physique et le solde comptable ne concordent pas, ces balises de portion supérieure dans les bacs permettent le recomptage ou la revérification.

(2) fiches d'inventaire:

Une feuille d'inventaire est une liste de matières couvertes par les étiquettes d'inventaire, avec le solde d'inventaire et le solde du grand livre enregistrés côte à côte pour montrer toute divergence entre eux. Voici un format de fiche d'inventaire.

Une fois la vérification des stocks terminée, cette feuille est envoyée aux magasins. pour faire les entrées nécessaires. En cas de divergences, une enquête est nécessaire pour déterminer les causes des divergences et pour introduire des mesures visant à les éviter et à les maîtriser.