Secrétaire: définition, contexte et importance

Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Définition de secrétaire 2. Antécédents du secrétaire 3. Nomination 4. Qualifications 5. Rémunération 6. Fonctions ou devoirs 7. Droits 8. Devoirs 9. Pouvoirs 10. Responsabilités 11. Importance.

Définition de secrétaire:

Fonctionnellement, le terme secrétaire désigne une personne qui écrit en secret pour le compte de son supérieur ou pour son corps. Le mot secrétaire est dérivé du mot latin Secretarius qui signifie un confident ou un agent confidentiel. Les mots latins Secretarius contiennent un sens de sécrétion ou sécréter.

Par conséquent, il convient de noter deux points fondamentaux de la définition:

(1) Un secrétaire écrit pour son supérieur ou pour un organisme et non pour lui-même. Le terme "corps" désigne une société, une association, une entreprise, un club ou même un État. C'est peut-être un point plus important.

(2) Un secrétaire écrit de manière confidentielle ou secrète. Cependant, ce n’est pas toujours vrai, à en juger par les fonctions de secrétaire de l’époque moderne.

Afin de comprendre le sens du terme secrétaire, nous pouvons nous référer à certains dictionnaires anglais standard. Selon le dictionnaire Oxford, «secrétaire» signifie: «Celui dont le bureau est d'écrire pour un autre; en particulier celui qui est employé pour tenir la correspondance, tenir des registres et traiter de diverses autres affaires, pour le compte d'une autre personne ou pour une société, une société ou un organisme public. ”

Selon le dictionnaire Webster, «secrétaire» signifie «Un employé chargé de traiter la correspondance et de gérer le travail de routine et de détail pour un supérieur; un dirigeant d'une entreprise commerciale qui peut tenir des registres des assemblées des administrateurs et des actionnaires, ainsi que de l'actionnariat et des transferts d'actions, et contribuer à la supervision des intérêts juridiques de la société; un responsable d'une organisation ou d'une société responsable de ses archives et de sa correspondance; un officier d'État qui supervise un département administratif du gouvernement. "

Les deux définitions sont fonctionnelles afin que l'on puisse connaître les différentes fonctions ainsi que les différents types de secrétaire. Dans la Loi sur les compagnies, une définition condensée mais claire de secrétaire est fournie. «Secrétaire désigne toute personne possédant les qualifications prescrites et nommée pour exercer les fonctions que peut exercer un secrétaire en vertu de la présente loi et de toute autre fonction ministérielle ou administrative.» [Article 2 (45)]

De manière générale, il existe deux types de secrétaires:

(1) Un secrétaire d'un organisme, organisme ou comité, etc.

(2) Un secrétaire privé servant une personne particulière.

Contexte du secrétaire:

Le métier de secrétaire est une profession séculaire. Il a été trouvé dans le monde antique quand les secrétaires ont été nommés par les rois ou d'autres hommes de position. Dans la Rome antique, les personnes désignées pour effectuer des tâches de secrétariat général, telles que la rédaction et la comptabilité, étaient appelées Scribae.

Il y avait différentes classes de Scribae comme les Notarii et Actuarri qui étaient de grade inférieur. En fait, nous devons beaucoup à ces anciennes Scribae pour leur connaissance de l’histoire, car nous apprenons principalement des documents qu’ils ont établis.

Nomination d'un secrétaire:

Une entreprise doit se soumettre à diverses formalités légales depuis sa création jusqu'à son existence. La liquidation d’une entreprise nécessite une procédure juridique complexe. Afin de s’acquitter de toutes les formalités légales, une société préfère désigner un secrétaire ayant les qualifications requises. En règle générale, une petite entreprise ne peut se permettre de nommer une secrétaire à temps plein. Elle emploie donc une secrétaire à temps partiel.

Selon l'amendement de la loi sur les sociétés de 1974, l'art. 383A prévoit qu'une entreprise ayant un capital versé de Rs. 25 lakhs ou plus doivent nommer un secrétaire qualifié. Une personne qui a réussi l'examen du secrétaire de la société, conduit par l'Institut des secrétaires des sociétés de l'Inde, créée à l'origine par le gouvernement central mais convertie en un organe statutaire (à l'instar de l'Institut des comptables agréés de l'Inde) en 1980, et qui a été admise en tant que membre de l’Institut des secrétaires d’entreprise est qualifié pour le poste.

La nomination est faite par la société dans le cadre d'un accord précisant les conditions générales de vente, précisant les droits, devoirs et pouvoirs du secrétaire, sous réserve des dispositions de la Loi sur les sociétés. Dans de nombreux cas, les promoteurs d’une entreprise désignent eux-mêmes un secrétaire chargé de faire appel à son service spécialisé pour la promotion de la société lors de l’examen des formalités légales.

Après la constitution de la société, le rendez-vous est régularisé avec effet rétrospectif. Selon Sec. 2 (30) - de la Loi, un secrétaire est un «dirigeant» de la société qui est passible de sanctions pénales en cas de manquement de sa part à l'égard de formalités légales spécifiques dont il est responsable. Seconde. Le paragraphe 2 (45) de la Loi sur les compagnies définit un secrétaire comme «une personne possédant les qualifications prescrites et nommée pour exercer les fonctions que peut exercer un secrétaire en vertu de la présente loi et de toute autre fonction ministérielle ou administrative».

Dans le passé (en vertu de la loi initiale sur les sociétés de 1956), une société de personnes ou une société pouvait être nommée secrétaire. Cela signifie qu’une société de personnes ou une société de personnes pourrait exercer la profession de secrétaire d’entreprise tout comme un cabinet de comptables agréés peut exercer la profession d’auditeur. Mais en 1974, seule une personne possédant les qualifications prescrites peut être nommée secrétaire.

Auparavant, de nombreux comptables agréés ou titulaires d'une maîtrise et d'un diplôme en droit occupaient auparavant le poste de secrétaires d'entreprises. Ce n'est plus permis. Toutefois, certaines exemptions ont été accordées à ceux qui exercent les fonctions de secrétaires d’entreprise depuis un temps considérable. Aucune nouvelle nomination n'est possible sans les qualifications requises.

En vertu de la loi sur les sociétés, une personne qui est membre de l'Institut des secrétaires agréés d'Angleterre possède les qualifications requises. Certaines entreprises ou sociétés fournissent des services de secrétariat spécialisés à contrat. La plupart des entreprises de conseil en gestion rendent ce service.

Qualifications d'un secrétaire:

Ainsi, une personne possédant les qualifications suivantes peut être nommée secrétaire d’entreprise:

(1) Un baccalauréat dans n'importe quel courant, arts, science ou commerce.

(2) Il doit être admis en tant que membre de l’Institut des secrétaires d’entreprise de l’Inde (ou de l’Institut des secrétaires de Londres): a) en réussissant les examens conduits par l’Institut ou b) en raison de son expérience de société en tant que secrétaire. Les qualifications sont prescrites dans le Règlement de 1975 sur les sociétés (qualifications du secrétaire). Dans les notifications publiées en octobre 1979 et

En janvier 1980, il a été mentionné qu’une personne qui n’avait pas les qualifications requises mais qui travaillait dans une entreprise comme secrétaire pendant au moins dix ans pouvait être nommée secrétaire de cette société uniquement, en raison de son expérience.

En outre, une société ayant un capital versé inférieur à 25 lakhs peut nommer un secrétaire sans avoir les qualifications requises. Toutefois, un tel secrétaire doit acquérir la qualification légale dans un délai de 3 ans à compter du jour où le capital versé de la société atteint Rs. 25 lakhs.

(3) Les autres qualifications qu'un secrétaire en général doit posséder.

(4) Il doit bien connaître la loi sur les sociétés et d’autres lois connexes telles que la loi sur l’enregistrement, la loi sur le timbre, la loi sur l’impôt sur le revenu, les lois sur le paiement du salaire, le versement de primes, le fonds de prévoyance, etc., qui sont concernés par l'administration des salaires et traitements, ainsi que par la loi MRTP (loi sur les pratiques commerciales restrictives des monopoles), la FERA (loi sur la réglementation des changes) et les lois relatives aux relations professionnelles. (Le programme de l'examen du secrétariat de la société couvre tous ces domaines de la connaissance.)

(5) Il doit avoir une connaissance de la comptabilité et des principes généraux du droit.

(6) Il doit être compétent pour contracter (au sens de la loi sur les contrats).

Une personne ne peut être nommée secrétaire à temps plein que pour une entreprise à la fois. La société doit tenir un registre contenant une description complète du secrétaire et une copie de celui-ci doit être déposée auprès du registraire des sociétés.

Tout membre du public peut le voir au bureau du registraire des entreprises moyennant le paiement des frais prescrits. (Tout cela est prévu aux articles 303 à 306 de la loi de 1956 sur les sociétés.) Un administrateur de société peut être nommé secrétaire de la même société à titre suppléant s'il possède les qualifications requises. Toutefois, s’il n’ya que deux administrateurs dans une société, l’un d’eux ne peut être nommé secrétaire (art. 383A1).

Rémunération d'un secrétaire:

Le secrétaire est l’un des cadres les mieux rémunérés d’une entreprise. Sa rémunération est à côté du directeur général de l'entreprise, le directeur général ou le directeur général. Dans de nombreuses entreprises, le secrétaire est le directeur général.

Le secrétaire est souvent décrit comme le principal responsable de la société et est donc traité comme le directeur général. Mais il doit fonctionner sous la surveillance et le contrôle du conseil d'administration. Le secrétaire peut être un administrateur désigné ou un administrateur peut être nommé secrétaire. Le conseil dépend beaucoup de la secrétaire.

Fonctions ou devoirs d'un secrétaire:

Les fonctions ou fonctions d'un secrétaire général sont variées et peuvent être classées en deux groupes:

a) Statutaire:

La Loi sur les sociétés prévoit de nombreux types de formalités juridiques auxquelles une entreprise doit se soumettre, de sa création à son existence. Des formalités légales complexes sont nécessaires à sa liquidation. Une secrétaire a pour fonction principale de s’occuper de ces formalités.

(b) Non statutaire:

En tant que secrétaire, il doit fonctionner en tant que chef de bureau, agent de liaison et conseiller.

D'un autre point de vue, il a des fonctions ou des devoirs dirigés vers:

a) l'entreprise

(b) Aux administrateurs

(c) Aux membres de la société

(d) au registraire des sociétés et

(e) À toutes les autres personnes entrant en contact avec la société.

On dit à juste titre qu’un secrétaire de la société n’est pas seulement un employé de la société, il est également un serviteur du droit. En conséquence, il exerce respectivement des fonctions non statutaires et statutaires.

Droits d'un secrétaire:

Les droits d'un secrétaire sont corrélatifs. Il est nommé sous certaines conditions qui déterminent ses droits. Chaque fois qu'il se voit confier des tâches, il acquiert réciproquement des droits.

Par exemple, un secrétaire a le droit de recevoir une rémunération appropriée correspondant aux responsabilités qu’il doit assumer et à la diversité des fonctions qu’il doit assumer. Il a le droit de jouir de tous les privilèges en tant qu'employé de haut rang. Il a également le droit de disposer de toutes les installations nécessaires, telles qu'un logement adéquat, un équipement approprié, etc., afin de pouvoir s'acquitter de sa tâche.

Devoirs d'un secrétaire:

Les fonctions d’un secrétaire sont de s’acquitter de ses fonctions avec honnêteté et diligence et avec le niveau de responsabilité attendu de sa part. En réalité, les fonctions deviennent les devoirs et les termes, les fonctions et les devoirs sont souvent utilisés comme mots interchangeables. Un secrétaire de société ou un secrétaire de société coopérative a des obligations légales même si le secrétaire d’une société coopérative peut être secrétaire honoraire.

Pouvoirs d'un secrétaire:

Un secrétaire est autorisé à utiliser son autorité en tant que directeur général. Il tire son pouvoir de sa position. L’autorité lui est déléguée par la direction au plus haut niveau pour s’occuper du bureau et de son personnel.

Il est habilité à signer des lettres et des documents ayant des effets juridiques pour le compte de l'organisation. On lui donne souvent une procuration, c'est-à-dire un pouvoir de représentation de l'organisation en matière juridique. Un secrétaire d'un organisme enregistré comme une société ou une société coopérative a également des pouvoirs légaux.

Responsabilités d'un secrétaire:

Un secrétaire d'un organisme enregistré, tel qu'une société ou une société coopérative, est passible de sanctions s'il ne respecte pas certaines obligations légales qu'il est tenu de respecter en tant que secrétaire. Comme il a des pouvoirs légaux, il a également des responsabilités légales. Les conditions de nomination d'un secrétaire de société comprennent les responsabilités personnelles qui peuvent découler de ses manquements.

Importance du secrétaire:

Dans les temps modernes, l'importance d'une secrétaire a été largement renforcée. Pratiquement une secrétaire est indispensable dans notre vie quotidienne.

Ceci est dû aux raisons suivantes:

(1) La vie est aujourd'hui un processus démocratique. Nous devons former différents groupes ou associations ou comités dans notre vie sociale, commerciale et politique. Les décisions doivent être prises lors de réunions par le biais de discussions. Les enregistrements doivent être conservés. La communication, à la fois interne et externe, doit être réalisée. Tous ont besoin de travail de bureau ou de secrétariat. Ce qui est vrai pour notre vie individuelle s’applique également au gouvernement ou à un organisme public comme une municipalité.

(2) Avec l'introduction du concept de société enregistrée ou d'associations comme un syndicat, une société coopérative ou une société, diverses formalités juridiques ont été rendues obligatoires par le biais de législations pour les former et les gérer. La nomination d'un secrétaire à chacun de ces organes est devenue essentielle voire obligatoire. Même une association d'étudiants a besoin d'un secrétaire.

(3) Les fonctions de direction et de direction dans une entreprise sont devenues si complexes et variées, et les relations publiques sont devenues si vastes qu'il ne leur est plus possible de tout gérer seul. Des secrétaires sont nommés pour les assister et principalement pour effectuer des travaux de bureau de routine, en particulier ceux ayant des implications juridiques.

(4) Le secrétaire lui-même est classé en tant que cadre supérieur participant au processus de décision politique de l'ensemble de l'organisation. Le poste de directeur-secrétaire est très courant dans les entreprises modernes.

(5) Dans certains pays, comme aux États-Unis, les secrétaires occupent les postes les plus élevés du gouvernement, en l'absence de ministres. Dans d’autres pays, les ministres dépendent en grande partie des secrétaires des départements.

(6) Les fonctions de secrétaire sont considérées comme un travail de spécialiste. Il existe des cours de formation et des examens de secrétariat de différentes catégories dans différents pays. En Inde, le gouvernement a introduit l’examen par le secrétaire de la société, comme au Royaume-Uni et dans d’autres pays avancés.

(7) Le secrétariat est assimilé à une profession. Les droits, devoirs, fonctions, pouvoirs et obligations sont définis et définis dans différentes lois (par exemple, la loi sur les sociétés, la loi sur les sociétés coopératives, etc.).

En raison de son importance croissante et de sa spécialisation, il nous faut aujourd’hui non seulement un secrétaire, mais également un représentant qualifié. De telles qualifications peuvent être acquises et transmises par la formation. Correspondant à l’importance, les responsabilités de secrétaire ont également augmenté.