Importance du traitement de texte pour votre entreprise (444 mots)

Lisez cet article pour en savoir plus sur l’importance des traitements de texte pour votre entreprise!

Une grande partie des opérations de bureau implique la préparation et l'impression de texte pour la correspondance externe et interne. Le texte peut prendre la forme d’une lettre, d’un mémo, d’un rapport ou de tout autre document. Au fur et à mesure que le niveau des opérations augmente, le volume de ce travail augmente également. Une grande partie de cette communication implique l'utilisation d'informations textuelles et est de nature répétitive.

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Heureusement, la qualité améliorée des progiciels de traitement de texte a facilité les tâches de manipulation de texte. Le traitement de texte consiste à utiliser des systèmes informatiques pour créer, afficher, éditer, transformer, transmettre, stocker, récupérer et imprimer du texte. La disponibilité d'ordinateurs personnels à faible coût et de progiciels de traitement de texte conviviaux et de bonne qualité ont révolutionné la communication professionnelle.

L'utilisation appropriée des systèmes de traitement de texte peut aider à améliorer l'efficacité, la qualité de la communication et la réponse. Jusqu'à présent, la machine à écrire était la seule machine utilisée pour développer un texte destiné à la communication. Les machines à écrire manuelles avaient une limitation.

Une fois qu'une touche particulière a été pressée, le caractère correspondant apparaîtra immédiatement sur le papier. Cela n'a pas laissé le temps de réviser et de corriger les fautes de frappe. Certaines des machines à écrire électroniques affichent le texte saisi sur une seule ligne et permettent l’impression ligne par ligne. On peut imprimer chaque ligne après avoir vérifié l'exactitude du texte.

Certaines machines à écrire électroniques avancées sont également dotées d'une installation de stockage. Malgré les fonctionnalités supplémentaires des machines à écrire, le désagrément de développer un texte correctement typé a gardé les gestionnaires dépendants de leur personnel de secrétariat.

Le traitement de texte a permis à de nombreux responsables de faire sortir le texte requis à la hâte ou même en cas d’urgence, ainsi que dans le cas de documents confidentiels qui ne peuvent pas être partagés, même avec le personnel de secrétariat. Dans tous les cas, la plupart des responsables préfèrent utiliser un traitement de texte pour apporter des ajouts / modifications au projet de texte déjà élaboré avec l'aide du personnel de secrétariat.

La plupart du traitement de texte est effectué par le secrétariat et les responsables en général apportent la touche finale aux documents. Dans tous les cas, le traitement de texte est bien plus que simplement taper du texte avec ou sans stockage, avec ou sans possibilité de le modifier.

Une grande variété de progiciels de traitement de texte sont disponibles sur le marché et offrent différentes fonctionnalités pour effectuer diverses opérations de traitement de texte. Certains d'entre eux ne sont que des traitements de texte en langue anglaise, tandis que d'autres sont multilingues et offrent un traitement de texte dans les langues locales.

Certains des progiciels les plus populaires sont MS-Word, Word Perfect, AmiPro, WordStar, Soft-Word et Chi-Writer. Cependant, une grande majorité des utilisateurs utilisent l'un des trois premiers de la liste. Les trois premiers sont entièrement intégrés aux suites bureautiques.