Installation d'un système de comptabilité analytique

Lisez cet article pour en savoir plus sur les facteurs, les difficultés, les manuels de coûts et les exigences légales nécessaires à l’installation d’un système de comptabilité analytique.

Facteurs à prendre en compte avant l'installation:

Lorsqu'un système de comptabilité analytique doit être installé, il convient de garder à l'esprit les points suivants:

1. Objets

Quels sont les objets que la direction souhaite atteindre et de quel type d’information at-elle besoin pour atteindre ses objectifs? Les informations sur les coûts destinés à la fixation des prix seraient très différentes de celles qui visaient à révéler des gains d'efficacité ou des inefficiences dans les opérations ou à prendre des décisions rationnelles.

2. Les détails techniques:

Il convient de garder à l’esprit les opérations techniques de l’entreprise et le fait que la production soit plus importante que la vente ou inversement. De toute évidence, il faut accorder plus d’attention au facteur le plus important.

3. Le produit:

La nature du produit doit être prise en compte pour décider du type de système de coûts. Par exemple, si les matériaux utilisés sont insignifiants, un système élaboré de contrôle des matériaux ne sera pas nécessaire.

4. Facteurs:

Les facteurs contrôlables ou non contrôlables doivent être pris en compte. Il faut faire attention aux facteurs contrôlables. Par exemple, si une méthode d'emballage particulière est prescrite par la loi, il est inutile d'essayer de penser à une alternative.

5. Type de matériaux:

Le type de matériel disponible et le calendrier de leur livraison, ainsi que le problème de stockage, devraient également être pris en compte.

6. Type de travail:

Le type de travail requis et les méthodes de rémunération doivent également être pris en compte.

7. gestion:

Le caractère de la direction elle-même et le processus de prise de décision devraient également être pris en compte. Les directions modernes ont généralement besoin d'informations détaillées. Les flux d’information devront être conçus en fonction des sources et des utilisations finales de l’information. Par exemple, si les décisions sont prises par une personne qui refuse de divulguer des informations, le système doit en tenir compte.

8. Particularités commerciales:

Toutes les particularités de l'entreprise, qu'il peut y avoir, doivent être gardées à la vue. Par exemple, si les achats d’un article particulier doivent être effectués uniquement auprès d’une source ou d’une entreprise donnée, le système de calcul des coûts n’a pas besoin d’établir une procédure d’achat adéquate; il devrait se concentrer sur l'utilisation appropriée de l'élément concerné.

9. Utilisation des livres financiers:

Il faut également garder à l’esprit la possibilité d’utiliser des livres et des procédures financières. Comme indiqué ci-dessus, la comptabilisation des coûts doit être traitée comme un investissement et, par conséquent, toutes les procédures, livres et enregistrements utiles existants doivent être utilisés. Par exemple, les comptes financiers nécessitent un enregistrement adéquat des achats et des salaires. Avec un peu de changement, ceux-ci peuvent également être utilisés pour répondre aux besoins de la comptabilité analytique. Dans la mesure du possible, les relevés de coûts et les livres financiers doivent être bien coordonnés, voire complètement intégrés.

10. Choix de l'unité:

Le choix de l'unité pour laquelle les coûts doivent être obtenus doit également être pris en compte. Par exemple, dans le cas de l'acier, les coûts sont déterminés par tonne d'acier et dans le cas des textiles de coton, l'unité est le kilogramme. de fil ou de tissu. En cas de transport motorisé, le coût sera calculé par bus-kilomètre ou passager-kilomètre ou parfois par tonne-mile. Celles-ci sont appelées unités de coût et il est nécessaire de choisir une unité appropriée - ni trop grande ni trop petite.

11. Discussion complète:

Surtout, le système devrait être conçu après une discussion complète et franche avec tous ceux qui seront impliqués.

Difficultés d'installation d'un système de calcul des coûts:

Lorsqu'un système d'établissement des coûts est nouvellement introduit, il peut être confronté à un certain nombre de difficultés. Ceux-ci peuvent être les suivants:

(i) Apathie de la direction:

Si la direction n'est pas vraiment convaincue des avantages du système de calcul des coûts ou si elle a été forcée d'accepter le système contre sa volonté, elle le tolérera simplement et ne l'encouragera pas correctement. Cela amènera également les autres à refuser leur coopération et, par conséquent, le système pourrait ne jamais fonctionner efficacement. Les rapports peuvent tous être corrects et rapides, mais probablement personne ne les regardera.

(ii) Hostilité du personnel hiérarchique:

Les employés hiérarchiques pensent souvent qu’ils savent tout d’abord comment gérer leur entreprise et qu’ils n’ont donc besoin de personne pour leur dire des informations utiles et qu’ils ne peuvent pas perdre leur temps à «remplir des formulaires». Ils peuvent également craindre que des informations correctes exposent certaines de leurs erreurs ou que le nouveau système les rende moins utiles qu’avant aux yeux de la direction. Il y a une tendance à ne rien ressentir de nouveau sauf si cela est manifestement à son avantage.

(iii) Structure de l'autorité:

Le système de comptabilité analytique peut être basé sur une structure d'autorité formelle alors qu'en réalité, la structure peut être très différente. Si, par exemple, les dirigeants syndicaux ont une grande influence sur les différentes décisions, le système risque de rencontrer des difficultés - il est peu probable que l'organigramme montre l'autorité des dirigeants syndicaux.

(iv) circonstances modifiées:

Les affaires subissent souvent des changements rapides - le marché peut changer et le processus de production peut changer; les idées de gestion changent aussi. Si le système d’établissement des coûts n’est pas adapté aux nouvelles circonstances, il cessera d’être efficace. Par exemple, si une usine de textile en coton est convertie en une usine produisant des fibres synthétiques, le système de comptabilité analytique doit également être modifié de manière appropriée.

v) Indifférence:

Une partie du système tombe souvent en panne; si ce n'est pas réglé rapidement, cela affectera tout le système. Par exemple, si les problèmes de matériel ne sont pas correctement surveillés et sous contrôle, tout le système de contrôle du matériel peut tomber en panne. En outre, le flux d'informations peut être retardé et les rapports peuvent être retardés. Si cela n'est pas corrigé, l'ensemble du système de prise de décision et de contrôle peut être vicié. Il en ira de même s'il y a de graves erreurs dans le rapport. Il est donc nécessaire que quelqu'un surveille le fonctionnement réel du système de manière continue et minutieuse.

(vi) Statut faible de comptable:

Le comptable des coûts devra souvent recueillir et fournir des informations qui pourraient ne pas plaire à quelqu'un. Si le comptable de coûts occupe un poste très subalterne, il risque de ne pas être en mesure de faire son travail sans crainte ni favoritisme et, par conséquent, les informations fournies par lui risquent de ne pas aboutir à une décision correcte. Il est essentiel que le comptable des coûts soit un haut responsable ayant un accès direct à la direction. Il doit également être assisté par un personnel correctement formé et adéquat.

(vii) Manque de clarté concernant les priorités et les objectifs:

Si le personnel de la comptabilité analytique n'est pas certain des utilisations finales des informations sur les coûts, il se peut qu'il ne s'acquitte pas de sa tâche correctement. ils peuvent même envoyer des informations erronées ou inadéquates. À cause de toutes ces difficultés, il est nécessaire de procéder lentement, en entraînant tout le monde. Un processus éducatif pour tous les intéressés est essentiel pour que le système de calcul des coûts soit accepté et exploité avec sincérité.

Manuel de coûts:

Une façon de voir que le système de calcul des coûts fonctionne comme prévu est d'écrire sous forme de livre le système dans son intégralité, sous tous ses aspects. Le livre est intitulé Manuel des coûts, défini par le Chartered Institute Management Accountants, Londres, comme suit: «Un document qui définit les responsabilités des personnes évaluant les coûts de la routine, ainsi que les formulaires et les enregistrements requis pour les coûts et la comptabilité analytique».

Le manuel des coûts définira tous les éléments constitutifs du système de comptabilité analytique, tels que: la comptabilisation des matériaux, la main-d'œuvre, les frais généraux de divers types, la manière dont toutes les informations seront collectées, analysées et intégrées, les types de rapports qui seront préparés, quand ils seront préparés et sous quelle forme et à qui seront-ils envoyés.

L'ensemble du processus sera spécifié pour chaque composant. Par exemple, dans le cas des matériaux, le manuel indiquera:

(i) l'origine des demandes d'achat;

ii) comment et par qui ils doivent être traités et les décisions d'achat prises;

(iii) si un devis doit être invité et comment les devis seront comparés et qui prendra la décision de passer la commande;

(iv) dans quels cas aucune citation ne doit être invitée; dans ce cas, qui décidera de la manière dont les articles doivent être achetés;

(v) la forme du bon de commande;

(vi) la procédure à suivre pour la réception du matériel - pour vérifier la qualité et la quantité du matériel reçu;

(vii) le prix des produits reçus - les éléments à inclure dans leur coût:

(viii) l'enregistrement du matériel reçu - les formulaires de cartes bin et le grand livre des magasins;

(ix) les personnes autorisées à tirer des matériaux des magasins;

(x) la méthode à suivre pour la tarification des émissions;

xi) la manière dont le contrôle physique sera effectué; et

(xii) l'analyse des documents publiés au travail et leur enregistrement; etc.

Le manuel des coûts précisera le devoir de chaque personne du service des coûts et précisera comment il effectuera le travail qui lui est confié et à qui il confiera son travail à la fin. De plus, tous les formulaires à utiliser sont donnés dans le manuel.

La façon dont tous les formulaires doivent être remplis et la personne qui les remplira sont tous indiqués; le manuel indiquera également à qui le formulaire doit être envoyé une fois rempli. La date à laquelle un formulaire particulier doit être rempli et envoyé est également spécifiée.

Le manuel des coûts contiendra donc les procédures à suivre par l'entreprise concernée. C'est une façon de savoir quels sont les bouts qui sont, puis de les attacher; c’est aussi une façon de s’assurer qu’il n’ya pas de double emploi et que tout le travail est effectué de manière intégrée et sans délai.

Obligation légale:

Normalement, le fait qu'une entreprise installe un système de comptabilité analytique ou non dépend de ce qu’il en est et qu’il le fait donc en fonction des avantages qu’elle espère tirer du système. La loi de 1956 sur les sociétés habilite toutefois le gouvernement central à ordonner aux entreprises de tous secteurs d'activité de conserver des livres contenant des informations spécifiées.

L’article 209 exige que les livres comptables soient tenus de manière à donner une image fidèle des caractéristiques de l’utilisation des matériaux, de la main-d’œuvre ou d’autres éléments de coût pouvant être prescrites par le gouvernement central dans le cas où la société appartient à la catégorie spécifiée de sociétés fabrication, transformation et extraction minière.

Cela signifie que si l'entreprise appartient à une industrie pour laquelle le gouvernement central a ordonné la conservation des informations indiquées ci-dessus, l'entreprise doit tenir des livres de calcul des coûts appropriés. Le gouvernement central a déjà prescrit la tenue de tels livres dans le cas de plusieurs industries, telles que le ciment, les textiles de coton, les pneus, le sucre, etc. Ainsi, en Inde, la mise en place d'un système de calcul des coûts est obligatoire dans de nombreux cas. .