Livres de comptes et états finaux

Dans cet article, nous discuterons des livres de comptes et des états finaux tenus par l'entité commerciale dans le cadre des règles comptables: 1. Journal 2. Grand livre 3. Livre de caisse 4. Solde de vérification 5. Compte de résultat et bilan .

Journal:

Un journal est un livre de saisie d'origine dans lequel les transactions sont enregistrées dès qu'elles se produisent. Parfois, les revues sont aussi appelées cahiers. Toutes les transactions commerciales sont enregistrées dans le journal dans l'ordre dans lequel elles ont été effectuées. Il s’agit du principal registre de toutes les transactions financières d’une entreprise.

Pour chaque transaction, il y aura deux entrées dans le journal ou le livre: un débit et un crédit. Les débits et les crédits sont déterminés par les règles d'or expliquées ci-dessus. Le système de comptabilité en partie double commence ici.

Exemple:

M. Babu Bhai a commencé ses activités le 1er mars 2007 et les transactions suivantes ont eu lieu au cours du même mois:

2007

1er mars Babu Bhai a commencé ses activités avec des liquidités de 25 000 roupies et des bâtiments d’une valeur de 50 000 roupies

3 mars, il achète de Shiva des prix dont le prix affiché est de 20 000 roupies au rabais de 20% et paie la moitié du prix au rabais de 10%.

5 mars, il vend la moitié des marchandises susmentionnées au prix de catalogue à Govinda avec une remise de 5%.

7 mars Salaire versé au comptable Rs 2000

10 mars Govinda règle son compte avec une remise de 5%

15 mars Dépenses personnelles payées Rs 500

20 mars: Les marchandises retournées valent 200 roupies à Shiva.

28 mars: Commission de Amin Bhai, 400 roupies

28 mars Loyer payé 500 roupies

Les transactions ci-dessus doivent être inscrites dans le journal ou le journal comme suit:

Grand livre:

Quand un journal est le livre d’entrée principale, le grand livre est appelé le livre d’entrée finale. Un compte général peut être défini comme un état récapitulatif de toutes les transactions relatives à une personne, des actifs, des dépenses ou des revenus intervenant au cours d’une période donnée et de leur effet net. Par exemple, dans une entreprise, les matières premières sont achetées à «X Co. Ltd.». et les fournitures sont reçues de temps en temps et les paiements sont donc également versés par l'entreprise tous les quinze jours. Cette transaction aboutit à un débit du compte d'achat et au crédit du compte personnel de X Co. Ltd.

De même, lorsque la même entreprise vend les produits finis à un commerçant "Y & Co." les transactions par débit de Y & Co. et par imputation des ventes ont lieu. À partir du journal ou du livre du jour, tous les achats à différentes dates de X Co. Ltd. doivent être inscrits dans le compte général de X Co. Ltd. et au fur et à mesure que les paiements sont effectués à X Co. Ltd. débiter X Co. Ltd. et créditer des fonds ou un compte bancaire.

De la même manière, lorsque des paiements sont reçus de Y & Co., les transactions sous forme de débit en espèces ou sur un compte bancaire et de crédit de Y & Co. ont lieu. Au cours d’une période donnée, toutes les transactions relatives à un compte particulier, qu’elles soient personnelles, réelles ou nominales, sont enregistrées dans le compte particulier et, à la fin d’une période, le solde net des agrégats des débits et des crédits de ce compte est élaboré.

Cela montrera le montant réel dû ou possédé par l'entreprise dans ledit compte. De même, les soldes finaux de tous les comptes doivent être tirés à une date donnée.

Exemple:

Les écritures de journal mentionnées précédemment sont maintenant entrées dans les comptes respectifs du grand livre comme suit:

De la même manière, d’autres transactions peuvent être enregistrées dans les grands livres respectifs et indiquer le solde débiteur ou créditeur net à la fin du mois.

Livre de caisse:

L’argent ou le solde du compte bancaire est l’article le plus sensible pour toute entreprise et, à tout moment, le nombre de transactions affectant l’argent ou le compte bancaire - par débit ou par crédit - est supérieur à tout autre type de transaction. . Les transactions en espèces ou sur un compte bancaire sont très fréquentes.

En raison de la nature très fréquente des transactions, chaque fois qu’une des étapes de la transaction est l’argent comptant ou un compte bancaire, l’entrée est directement enregistrée dans le livre de caisse qui est considéré à la fois comme journal et comme grand livre. Supposons que, dans une entreprise, les espèces versées à un fonctionnaire à des fins de voyage et la transaction relative doivent être enregistrées en tant que "frais de déplacement par carte de débit" et "compte au comptant" à crédit.

Cette transaction ne sera pas enregistrée séparément dans le journal, car elle doit être enregistrée dans le livre de caisse car l'une des branches de la transaction est l'argent. À partir du livre de caisse, les entrées de débit des frais de déplacement seront enregistrées dans le livre des comptes nominaux des frais de déplacement.

Il est pertinent de mentionner ici que l’argent peut être détenu sous la forme d’espèces ou que la même ou une partie de celle-ci peut être déposée à la banque. Comme les deux sont des formes liquides, un livre de caisse combiné ou à double barillet est tenu dans la plupart des unités fonctionnelles et le livre de caisse contient deux colonnes, l'une pour le fût, l'autre pour le hank, au lieu d'une seule colonne de trésorerie indiquée ci-dessus. Cependant, le principe de débit et de crédit est identique à celui en espèces. Il s'agit de la combinaison de deux grands livres dans un format avec une colonne distincte pour la trésorerie et la banque.

Balance d'essai:

Comme cela a déjà été discuté, à la fin d'une période donnée, le solde net de chacun des comptes du grand livre, y compris le livre de caisse (caisse et banque, séparément), doit être utilisé, ainsi que tous ces soldes nets avec leurs noms respectifs. sont énumérés dans deux colonnes différentes - l’une pour le débit et l’autre pour le crédit.

S'agissant d'un système à double entrée, le total des colonnes de débit et de crédit doit correspondre, ce qui prouvera que les entrées effectuées étaient généralement correctes.

À partir des soldes nets de tous les comptes du grand livre, une balance de vérification peut être tirée comme suit:

Compte de profits et pertes et bilan:

À partir des soldes de divers comptes du grand livre apparaissant dans la balance de vérification, nous pouvons procéder à la préparation des comptes finaux, à savoir, Profit and Loss A / c. pour le mois terminé le 31 mars 2007 et le bilan au 31 mars 2007.

Il est à noter que les soldes de tous les comptes nominaux de la balance de vérification sont enregistrés dans le compte de résultat. Ce compte est préparé pour déterminer les résultats nets de l’entreprise concernée, c’est-à-dire le bénéfice net ou la perte nette que l’entreprise a réalisée ou encourue au cours d’une période donnée.

Le solde de ce compte représente le bénéfice net si le total du côté débit est inférieur à celui du côté crédit ou à la perte nette si le total du côté débit est supérieur à celui du côté crédit. Le montant du résultat net est transféré au bilan.

Tous les soldes de comptes réels et de comptes personnels (débiteurs et créanciers) de la balance de vérification sont les éléments du bilan. Un bilan est un état des actifs et des passifs d'une organisation à une date donnée. C'est l'instantané que l'entité commerciale doit et possède à une date donnée.

Un bilan n'est pas un compte, mais seulement un relevé des biens et des dettes de l'entreprise à une date donnée. Cela ne reflétera pas la situation réelle des actifs et des passifs de l'entreprise le lendemain, car une seule transaction après le 31 mars 2007 modifiera la position des actifs et des passifs.

Le bilan peut également être appelé état des sources et affectation des fonds. Alors que le passif représente les sources, l'actif présente les différentes applications des fonds. Le bilan peut également être établi sous une forme verticale présentant les sources de financement (dettes) en haut et l'utilisation des fonds (actifs) ci-dessous:

Il est à noter que le capital initial est épuisé par les tirages et la perte nette encourue au cours du mois. S'il y avait eu un profit, le montant du capital aurait augmenté dans la mesure du bénéfice.

Mme. Babu Bhai a exercé ses activités pendant toute l’année à compter du 1er avril 2007 et, une fois le journal, le grand livre, la balance d’essai et le compte de profits et pertes terminés, le bilan suivant au 31 mars 2008 a été préparé comme suit:

Les comptes finaux, à savoir, les comptes de résultat, et les bilans sont étudiés et interprétés par différentes parties prenantes pour parvenir à des décisions financières. Les parties intéressées sont les propriétaires, les créanciers, les investisseurs, les banquiers, les ministères, etc. Avant de décider de prêter à une entreprise, les banques et les institutions financières contrôlent toujours leurs états financiers, en particulier les comptes de pertes et profits et les bilans des années précédentes. deux / trois ans.

Outre les bilans des deux / trois dernières années, les banques demandent également le bilan prévisionnel pour la ou les années suivantes. Les divers aspects de la situation financière de l'emprunteur, y compris les niveaux projetés pour l'année suivante, sont examinés et examinés par les banques afin de déterminer si elles aboutissent à une décision.

En examinant le bilan ci-dessus au 31.03.2008, les paramètres suivants peuvent être définis:

1. Fonds de roulement:

L'excédent de l'actif à court terme sur le passif à court terme est appelé fonds de roulement. Cela représente la position de liquidité de l'entreprise. Le fonds de roulement pour M / s. Babu Bhai au 31.03.2008 est de (-) Rs 20, 275 / -. Cela signifie M / s. Babu Bhai n'est pas en mesure de respecter les obligations actuelles en cédant ses actifs actuels. Cela signifie également que des ressources à court terme ont été déployées à long terme.

2. valeur nette:

Ceci est représenté par la somme du capital, des réserves et du surplus moins les actifs incorporels. Pour l’activité susmentionnée, la valeur nette au 31.03.2008 est de 77 725 Rs.

3. Ratio d'endettement:

Ceci est calculé en divisant les dettes à long terme par la valeur nette. Dans le bilan ci-dessus, la dette à long terme est de Rs. 78000 et la valeur nette est de Rs 77 725 et le ratio d'endettement est donc de 1: 1.

De même, différentes personnes intéressées examinent et interprètent le compte de résultat et le bilan de différentes manières en fonction de leurs objectifs.