Préparation de la liste type: code et procédure d'achat (avec spécimen)

Ici, nous détaillons la coopération entre le responsable des achats et d’autres dans la préparation de la liste standard!

Etant donné que le responsable des achats doit acheter des articles destinés à être utilisés par d'autres personnes, il doit exister une coopération totale entre le service des achats et les autres services, notamment le service de la production. Cette coopération prend la forme de la préparation de listes standard dans lesquelles sont répertoriées toutes les exigences de l’usine et des autres départements.

La méthode pour préparer la liste consiste tout d’abord à répertorier les principales matières premières, puis à examiner chaque département, tour à tour, et à répertorier les matériaux à utiliser et les différents magasins nécessaires au bon fonctionnement de ce département. Un examen machine par machine donnera de bons résultats. Une liste des pièces de rechange nécessaires pour chaque machine doit également être établie.

Le responsable des travaux indiquera également la consommation de chaque article par unité de temps ou par échelle de production donnée. Si et lorsque le rapport de consommation change, le responsable des achats doit être informé de ce changement afin qu'il puisse apporter les modifications nécessaires au calendrier des achats.

Code:

Une fois la liste standard établie, il est souhaitable de donner un numéro de code ou un symbole à chaque article. Le code ou le symbole peut être entièrement composé de chiffres ou de lettres de l’alphabet et de chiffres. Un code numérique est nécessaire lorsque des machines à cartes perforées sont utilisées. Dans tous les cas, la fixation du code ou du symbole peut économiser beaucoup de travail de bureau. Par exemple, le symbole pour les baguettes de soudage en acier doux 1/16 peut être WM 64.

L'élève peut voir la différence dans les efforts nécessaires pour écrire ces deux choses. Lors de l’élaboration d’un code numérique, il convient de répertorier les différents départements et d’attribuer les deux premiers chiffres pour indiquer le numéro du département. 05, par exemple, peut indiquer un département de transport. De même, 00 peut être utilisé pour les matériaux et les magasins qui sont utilisés dans tous les départements, par exemple l'huile de kérosène, les déchets de coton, etc. Ensuite, pour chaque département, la liste des matériaux est établie.

Le premier chiffre doit indiquer si le matériau fera partie du produit ou s'il est utilisé simplement pour faire fonctionner les machines ou s'il s'agit d'une pièce de rechange. Je peux être désigné pour les matériaux faisant partie du produit, 2 pour les matériaux d’exploitation des machines et 3 pour les pièces de rechange.

Les deux ou trois chiffres suivants peuvent être attribués aux différents matériaux. Par conséquent, il peut s'agir d'un code à six chiffres - les deux premiers indiquant le service dans lequel le matériau est requis, le troisième indiquant la nature du matériel et le dernier indiquant le nom du matériau. Par exemple, si le code est 042034, cela peut signifier que le matériau n ° 34 (par exemple, de l'huile de lubrification) est utilisé dans le département n ° 4 pour maintenir les machines en marche.

Bien entendu, le code peut être dessiné de manière à décrire le matériel uniquement, mais pas le but pour lequel il est utilisé. Le code consistera alors en un numéro pour indiquer son nom, un autre pour indiquer sa taille ou d'autres détails tels que la nuance, si nécessaire. Par exemple, le nombre attribué aux baguettes de soudage en acier doux peut être 43 et celui aux baguettes de soudage en aluminium 44. La taille peut être indiquée par 1 pour chaque 1/20 cm. Ensuite, le code pour les baguettes de soudure en aluminium 3/10 cm. sera 4406 et pour les baguettes de soudage en acier doux, 1/10 cm sera 4302.

Exemple:

Une usine utilise des barres rectangulaires en acier et en fonte de hauteur et de largeur différentes de 1/10 cm, comprises entre _1/2 et 1 ½ cm de largeur et entre 1/10 cm et 8/10 cm de hauteur.

Deux exemples de code sont:

Acier 1 cm x 2/5 cm: 211004

Fonte 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Quel sera le code pour les barres d'acier de 1 ½ cm 7/10 cm et pour une barre de fer 4/5 cm x 3/10 cm?

Il est clair que les barres d'acier sont indiquées par 21 et la fonte par 22, que la largeur a 1 pour 1/10 de cm et que la hauteur est également indiquée par le même chiffre. Par conséquent, le code pour les barres en acier 1 cm x 7/10 cm sera 21 15 07 et pour les barres en fonte 4/5 3/10 cm. sera 22 08 03.

Si un article a été saisi dans la liste standard, il incombe au responsable des achats de veiller à la reconstitution des stocks lorsque les anciens stocks sont épuisés. Mais si l’échelle de production a été augmentée, il incombe au responsable de travaux d’informer le responsable des achats dans les meilleurs délais afin que des stocks supplémentaires puissent être constitués à temps pour que le travail ne soit pas affecté.

Si le responsable de l'entreprise ou toute autre personne exige un article supplémentaire, il lui incombe d'envoyer une demande d'achat spéciale au responsable des achats. Il devrait être correctement réglé. Vous trouverez ci-dessous un spécimen d’une demande d’achat.

Routine d'achat:

Pour les matériaux qui ont été inscrits sur la liste standard, la procédure pour assurer un approvisionnement continu des matériaux est la suivante:

Quantité minimum et niveau de commande:

Pour chaque article, une quantité minimale est déterminée sur la base du temps nécessaire pour obtenir l'article du fournisseur et de la consommation moyenne par unité de temps. Par exemple, si la consommation d’un article est de 50 unités par semaine et que l’expérience montre qu’il faut six semaines pour obtenir l’article après la commande, il est donc sensé de savoir qu’une nouvelle commande doit sortir lorsque le stock réel est en stock. plus de 300 unités, soit 50 x 6.

Si ce n'est pas le cas et qu'une commande n'est passée, disons, que lorsque le stock est de 200 unités, l'offre actuelle sera épuisée avant l'arrivée des nouveaux stocks et le travail en souffrira, car il n'est pas sûr de dépendre du délai de livraison habituel., une marge de sécurité doit être ajoutée.

Par conséquent, dans l'exemple ci-dessus, la quantité minimale de stocks lors d'une nouvelle commande sera, par exemple, de 300 unités plus 100 unités pour le stock de sécurité ou 400 unités au total. Cette limite est inscrite dans le grand livre (qui est une collection de comptes en ce qui concerne le montant et la quantité de chaque article de magasin). Il est du devoir du commis au grand livre d’informer le responsable des achats lorsque le stock réel approche de la quantité minimum.

Ceci est fait sous la forme, qui est donnée ci-dessous:

Lorsque cela arrive au responsable des achats, il lui incombe de lancer la procédure d'achat décrite un peu plus tard. Certaines entreprises utilisent le terme «levier de commande» au lieu de «quantité minimale», mais certaines entreprises utilisent les deux termes. Dans ce cas, le niveau de commande correspond à ce qui a été écrit ci-dessus en ce qui concerne la quantité minimale. La quantité minimale signifie alors une limite inférieure à laquelle les émissions du matériau concerné peuvent être arrêtées pour des travaux ordinaires, de sorte que seuls les travaux importants soient repris et terminés.

L'autorisation pour la délivrance de tels documents peut également provenir du surintendant et non du contremaître, comme c'est habituellement le cas. Certaines entreprises ont encore un autre niveau, appelé «niveau de danger». Cela signifie une limite à laquelle le responsable des achats doit prendre des mesures spéciales, par exemple, envoyer un homme personnellement pour apporter le matériel et les magasins nécessaires.

Quantité maximale:

L'une des fonctions du responsable des achats est de s'assurer qu'il n'y a pas de surinvestissement en actions. À cette fin, il doit fixer une limite maximale pour les stocks de divers articles. Cette limite maximale ne sera dépassée que dans des cas particuliers. Par exemple, si un article est en rupture de stock, la limite maximale peut être ignorée en toute sécurité si un lot est disponible à des prix raisonnables.

Mais dans l’ensemble, le surstockage doit être évité pour les raisons suivantes:

(a) Il s’agit d’investir dans des fonds très importants pour qu’il y ait perte d’intérêts.

(b) Des stocks très volumineux nécessiteront plus d'espace pour le loyer, de sorte qu'un loyer supplémentaire devra être payé.

c) Les stocks importants peuvent constituer une tentation pour certains travailleurs, les incitant à voler de petites quantités.

d) Comme une partie des stocks sera stockée pendant une longue période, la qualité peut se détériorer.

e) Il existe un risque d'obsolescence.

Cela signifie que le produit peut être abandonné ou que sa méthode de fabrication peut être modifiée. Les vieux matériaux ne seront plus nécessaires car des stocks importants pourraient entraîner de lourdes pertes.

Les facteurs permettant de déterminer la limite ou la quantité maximale sont les suivants:

(i) Finances pouvant être épargnées pour le maintien des stocks.

(ii) Espace disponible ou capacité de stockage disponible.

iii) Estimations précises de la quantité nécessaire à la consommation dans un proche avenir. Cela implique une estimation des ventes et de la production de l'article fini concerné et un examen de tout changement éventuel des matériaux nécessaires à la fabrication de l'article.

iv) mouvement probable des prix; s'il est certain que les prix vont augmenter substantiellement au cours de la période à venir, un stock relativement important sera conservé. Dans le cas contraire, les stocks sont maintenus aussi bas que possible.

(v) Changements probables dans les conditions d'approvisionnement des matériaux. Si l’on s’attend à ce qu’il soit plus difficile d’approvisionner à l’avenir, des stocks importants seront constitués.

Certaines entreprises appliquent la formule consistant à fixer la limite maximale au double de la quantité minimale. Mais ce n'est pas correct. la quantité maximale doit être déterminée en tenant compte des facteurs indiqués ci-dessus. L'objectif fondamental est d'éviter les pertes dues à l'obsolescence et aux dépenses supplémentaires liées à la nature des intérêts sur le capital immobilisé. Pour éviter l'obsolescence, il est essentiel de connaître les plans de production de l'entreprise (plutôt que ceux envisagés); ceux-ci devraient couvrir non seulement les articles à produire, mais également les processus de production à employer; les différentes quantités de l'article et les quantités de chaque qualité qui seront produites devraient également être déterminées. Les matériaux doivent être stockés, ce qui sera nécessaire pour le programme de production défini; pour les plans qui ne sont pas certains, les achats doivent être effectués avec beaucoup de prudence.

Outre cette considération de base, les limites maximales seront généralement fixées en consultation avec le responsable des finances qui décidera généralement des fonds pouvant être épargnés aux fins de l'inventaire. Les fluctuations probables des prix et les conditions d’offre prévues auront certainement une grande influence sur cette question.