Tenue de documents: importance et processus de la tenue de documents

Dans notre économie d'échange actuelle, la gestion de l'argent d'une famille devient un processus compliqué. En pratique, l’argent est versé pour tous les biens et services. Un certain nombre de petites dépenses quotidiennes dans une famille sont faites avec de l'argent. Dans ces circonstances, on ne peut pas compter sur la mémoire pour fournir des enregistrements utilisables. Lorsque le budget est en cours d'exécution, le moyen le plus courant de savoir comment l'argent est dépensé dans la famille est de tenir des registres et des comptes. Même de simples registres tenus avec soin et avec soin contribueront à faciliter le processus de financement d'une famille.

Importance de la tenue des dossiers:

La tenue des registres financiers aide la famille de plusieurs manières:

1. Il est plus facile de savoir comment le revenu de la famille est dépensé.

2. Les familles qui tiennent des registres ont une idée plus précise du prix de divers articles et peuvent prendre des décisions éclairées lors de l'achat d'articles.

3. Les dépenses actuelles peuvent être comparées à celles du passé.

4. Différents moyens peuvent être trouvés pour équilibrer le revenu total et les dépenses de la famille.

5. Les enregistrements sont utiles comme antécédents pour montrer les dépenses d'urgence. Cela donnera une indication pour l'avenir.

6. Cela peut aider à faciliter le processus de financement d'une famille.

7. Ils sont également utiles pour la préparation des déclarations de revenus et l’ajustement des demandes d’assurance.

8. Il est facile de faire des économies en tenant des registres.

9. Le dossier fournit un ensemble de livres de référence prêts.

10. Record peut servir à contrôler le budget familial.

Un ensemble de documents entièrement satisfaisants pour une famille peut ne pas l'être pour une autre. Chaque famille peut adopter un modèle de comptabilité adapté à ses propres besoins. Une famille dans laquelle les membres sont prudents et méticuleux peut conserver les registres détaillés. Certaines familles peuvent conserver un minimum d'informations car elles n'aiment pas ce processus, car il est répétitif et prend parfois beaucoup de temps.

Processus de tenue des dossiers :

La famille peut adopter trois types de processus d’archivage:

(1) Le compte des revenus et dépenses

(2) livre de famille

(3) Bilan

1. Le compte des revenus et dépenses:

Ceci est un compte courant quotidien de la famille. Il peut être maintenu sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Dans ce compte, le revenu du mois est enregistré aux dates auxquelles il est reçu. Tous les postes de dépenses sont notés. Les articles d'une tête doivent être notés séparément. Les dépenses hebdomadaires pour chaque article et les jours supplémentaires du mois doivent être notés clairement. À la fin du mois, le total des dépenses doit être calculé et déduit du revenu total. S'il y a un solde, il peut être reporté au mois suivant.

Un spécimen pour l'enregistrement des dépenses mensuelles est donné ci-dessous:

(1) Solde d'ouverture (du mois dernier)

(2) Montant du revenu (pendant le mois)

(3) Dépenses (au cours du mois)

(4) Solde (reporté au mois prochain)

2. Livre de famille :

L'enregistrement de toutes les dépenses peut être enregistré dans un grand livre. Cela inclut les paiements effectués lors de l’achat d’une propriété, d’une construction, d’une voiture, d’un réfrigérateur, de meubles, de primes d’assurance, de dépôts bancaires, de prêts à des tiers, etc., qui sont considérés comme les avoirs de la famille.

Tous les emprunts de la famille sont également enregistrés dans le livre de famille. Les prêts contractés auprès des banques, de toute autre institution financière ou de particuliers doivent être clairement indiqués dans le grand livre. Les factures à payer pour des biens achetés à crédit ou des acomptes à payer doivent être notées. Tous les types d’emprunts et de paiements à effectuer sont des engagements de la famille.

3. Bilan:

Le bilan est un état annuel des actifs et des passifs établis en fin d’année. La responsabilité est le côté paiement alors que l'actif est le côté destinataire des archives familiales. Les soldes des emprunts, des compétences non acquittées et des échéances impayées à la fin de l'année figureront au passif. La valeur des divers actifs achetés par la famille, tels que le terrain, le réfrigérateur, la machine, les meubles, la construction, les prêts payés aux autres, les fonds en caisse et la banque, sera du côté des biens. La responsabilité signifie que la famille doit payer et que l'actif comprend les choses que la famille doit recevoir.

La tenue de comptes et d’enregistrements a pour but d’examiner périodiquement la manière dont l’argent est dépensé, les économies réalisées et les avoirs constitués. En comparant les dépenses précédentes et actuelles, le bilan contribue à améliorer les économies réalisées. La tenue des dossiers est comme un livre de référence. La tenue des dossiers crée un sentiment de discipline chez un individu, car elle crée une prise de conscience contre les dépenses extravagantes et inutiles.