Lettres d'affaires: signification, qualités et mise en page
Lisez cet article pour en savoir plus sur les lettres d’affaires. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. La signification des lettres commerciales 2. Les qualités d'une bonne lettre d'affaires 3. Les parties 4. La mise en page.
Signification des lettres commerciales:
En ces temps de télécommunication, la lettre est toujours la principale méthode de transmission du message.
Letter conserve la touche personnelle, sert d’enregistrement et permet également d’obtenir plusieurs copies, si nécessaire.
Chaque entreprise, grande ou petite, doit entretenir des contacts avec ses fournisseurs, ses clients et ses gouvernements. départements etc.
Une grande partie du travail de vente d’une entreprise se fait au moyen de lettres; par exemple, répondre aux demandes de renseignements, accuser réception des commandes, contacter les clients potentiels, exécuter les commandes, envoyer les relevés de compte aux débiteurs, demander le règlement des comptes, rechercher de nouveaux produits, etc.
Les activités liées à l’achat, telles que l’enquête, la passation de commandes, les plaintes relatives à un retard dans la fourniture de biens et autres, sont effectuées par courrier.
De toutes les formes de communication écrite, les lettres sont les plus courantes et les plus personnelles. C'est le principal moyen de rester en contact avec ceux qui sont séparés par la distance. Les lettres peuvent être des lettres amicales, des lettres sociales, des lettres commerciales, etc.
Dans toutes les entreprises, les lettres jouent un rôle important. Par le courrier, un homme d’affaires tente d’ouvrir et de maintenir des relations commerciales, d’introduire, de promouvoir et de conclure des transactions. Une lettre sert de moyen d’acheter des marchandises, de vendre des marchandises, de recouvrer des dettes, de gagner la bonne volonté des clients et de régler tous les problèmes importants.
C'est par le biais de la rédaction d'un courrier qu'un homme d'affaires peut être en contact avec tout le monde sur la planète. Il peut facilement trouver un marché dans le monde entier en s’asseyant sur sa chaise. La rédaction de lettres revêt donc une importance vitale dans les affaires.
Une lettre représente l'écrivain. Il parle au destinataire de la part de l'auteur. Les défauts d'une lettre vont certainement compromettre les chances de gagner l'attention du lecteur. Par conséquent, une lettre doit être soigneusement rédigée et envoyée au destinataire. L'écriture de lettres est un art. Le style de l'en-tête, le papier sur lequel la lettre est écrite, la netteté de l'écriture, etc. créeront une bonne impression dans l'esprit du lecteur.
Qualités d'une bonne affaire Lettre:
1. Clarté:
Une pensée claire et une expression simple sont les deux vertus importantes d'une écriture efficace. Une bonne lettre doit montrer son idée directement et clairement. Chaque phrase doit être aussi simple que possible. Le lecteur ne devrait avoir aucune difficulté à comprendre ce que l’écrivain veut dire. Lorsque le lecteur obtient le même sens du message que l'intention de l'expéditeur, c'est une bonne lettre.
2. Concision:
La transmission d'un maximum d'informations en utilisant un minimum de mots devrait être l'objectif de la rédaction de lettres. Les détails inutiles et les expressions circulaires doivent être évités. Les gens sont occupés et reçoivent chaque jour un certain nombre de lettres. À moins de dire rapidement ce que l'on souhaite dire, il ne sera pas en mesure d'attirer l'attention du lecteur et de le centrer sur le message. Par conséquent, une lettre doit être simple et brève.
3. Complétude:
La lettre doit contenir tous les points essentiels qu'un lecteur est censé connaître. Par exemple, une lettre de vente doit inclure la description des marchandises, le prix, la qualité, comment et où acheter, la date de livraison, les remises, etc. S'il ne donne qu'une information partielle, il ne s'agit pas d'une lettre complète.
4. exactitude:
L’exactitude n’exige aucune erreur de grammaire, de langage, d’orthographe et de ponctuation. En outre, les informations fournies dans la lettre doivent être exactes; sinon, cela ébranlera la confiance du lecteur. Le message ne doit pas être transmis à moins que l'expéditeur ne soit certain de son exactitude.
5. Courtoisie:
La courtoisie signifie la politesse. Il est toujours avantageux d'être courtois dans les affaires. Il adoucit la piqûre d'un élément d'information déplaisant, crée de la bonne volonté et produit une réponse favorable. La bonne volonté est un atout majeur pour une organisation et la courtoisie dans la correspondance est l’un des moyens les plus naturels et économiques de la construire.
6. gaieté:
Il ne devrait y avoir aucune approche négative dans une lettre. Cela doit commencer par une note positive et optimiste. L'approche doit être amicale et convaincante.
7. promptitude:
La promptitude à répondre à une lettre est absolument nécessaire. La pratique courante est de répondre à une lettre le jour même de sa réception. Lorsqu'il est connu qu'une réponse à une lettre nécessite du temps, il est nécessaire d'accuser réception de la lettre reçue et de préciser le temps probable requis pour l'envoi d'une réponse complète.
8. Pertinence:
L’adéquation fait référence à l’écriture ou à la réponse de lettres en tenant compte de la relation et de la psychologie du lecteur ainsi que du besoin de l’occasion. Le ton, le style et la langue doivent être modifiés en fonction des occasions.
9. L'attitude du "vous":
Dans les lettres commerciales, il faut mettre l’accent sur l’intérêt du lecteur et non sur celui de l’expéditeur. Pour que les lettres soient efficaces, évitez les mots tels que T et «nous» et utilisez-en autant que vous. Le «vous attitude» peut être utilisé efficacement dans toutes sortes de lettres commerciales.
10. Intégrale:
Le but de la communication d'entreprise est de créer une compréhension, de susciter la coopération et de lancer des actions constructives. Par conséquent, toute communication devrait être conforme aux objectifs généraux de l'organisation.
Parties d'une lettre commerciale:
Les parties suivantes constituent généralement la structure d’une lettre commerciale:
1. Rubrique
2. date
3. Adresse intérieure
4. Ligne d'attention
5. Salutation
6. Sujet
7. référence
8. corps
9. Fermeture gratuite
10. Signature
11. Boîtier.
1. Rubrique:
De nombreuses entreprises utilisent du papier à en-tête pour la correspondance. L'en-tête contient le nom, l'adresse, le secteur d'activité, l'adresse télégraphique, les numéros de téléphone, les numéros de télex, l'adresse électronique, etc.
2. Date:
La date doit être indiquée dans le coin supérieur droit de la feuille de lettre. Il est généralement écrit deux ou trois espaces sous la dernière ligne du papier à en-tête.
Il existe deux méthodes pour indiquer la date:
(i) Dans l'ordre du jour, du mois et de l'année - 10 juillet 1999.
(ii) Dans l'ordre du mois, du jour et de l'année - 10 juillet 1999. Les deux méthodes sont acceptables.
Il est conseillé d'écrire les noms du mois au complet.
3. Adresse intérieure:
L'adresse interne comprend les noms et l'adresse de la personne ou de l'entreprise à qui la lettre est écrite. Il est généralement écrit deux espaces au-dessus de la ligne d'attention et deux espaces en dessous du niveau de la date. S'il n'y a pas de ligne d'attention, elle est indiquée au-dessus de la salutation dans la marge de gauche. L’adresse complète, c’est-à-dire le nom de la personne, de l’entreprise, de la rue, de la route, etc., doit être écrite comme indiqué dans la source de votre adresse. Les détails ne doivent pas être abrégés.
Lorsqu’on s’adresse à une entreprise, «Messers» est utilisé avant le nom. Si l'entreprise porte un titre personnel, il faut utiliser des messers. Si la lettre est adressée à un officier nommément, écrivez M. ou Shri avant le nom. Si l'officier est une femme célibataire, ajoutez Mlle et si elle est mariée, Mme ou Smt. devant son nom.
4. Ligne d'attention:
Lorsqu'une lettre est adressée à une entreprise de manière à ce qu'elle parvienne à un bureau particulier par son nom ou par un département particulier, une ligne de mise en garde est tapée en dessous de l'adresse intérieure. Cette ligne est généralement soulignée.
5. Salutation:
Salutation signifie salutations. Cela montre le respect, l'affection ou la politesse que vous introduisez dans une lettre. Le choix de la salutation dépend de la relation personnelle entre l'écrivain et le lecteur. Il est placé deux espaces sous la ligne d'attention ou deux espaces sous l'adresse intérieure. Lorsque vous vous adressez à une entreprise, à une entreprise, à un club, etc., utilisez la mention "Chers Messieurs".
6. Sujet:
L'objet de la ligne de sujet est d'informer immédiatement le lecteur du contenu du message. En voyant cela, le lecteur peut comprendre d'un coup d'œil en quoi consiste la lettre. La pratique habituelle est de taper cette ligne dans un double espace entre la salutation et la première ligne du corps.
Chers Messieurs,
Sujet: Paiement de la facture.
7. Référence:
Dans une réponse à une lettre antérieure, les numéros de référence, la date, etc. peuvent être mentionnés sous le sujet. Le sujet et la référence doivent être séparés et doivent ressortir clairement pour attirer l'attention du lecteur.
8. Corps de la lettre:
Le corps est la partie la plus importante d'une lettre. Le but de cette partie est de transmettre le message et de produire une réponse appropriée dans le lecteur. Il est donc important d’organiser et d’arranger le matériel avec le plus grand soin.
Généralement, le corps est constitué des éléments suivants:
(i) Paragraphe d'ouverture.
ii) Paragraphe principal.
(iii) Paragraphe de clôture.
Le paragraphe d'introduction doit être écrit de manière à attirer l'attention du lecteur et à le faire parcourir la lettre.
Le paragraphe principal contient le sujet. Il devrait couvrir tous les points pertinents que l'auteur veut transmettre. Il devrait être écrit en termes simples, clairs et non ambigus.
Le dernier paragraphe devrait indiquer les attentes, les intentions et les souhaits de l'expéditeur.
9. Clôture gratuite:
La clôture complémentaire est une manière polie de terminer une lettre. Il est tapé deux espaces en dessous de la dernière ligne du corps de la lettre.
10. Signature:
La signature est l'assentiment de l'auteur à l'objet de la lettre. Il est placé en dessous de la clôture complémentaire.
11. Boîtier:
Parfois, des documents tels que liste de prix, catalogue, brouillon peuvent être joints à la lettre. Ceci est indiqué après la signature et dans la marge gauche. En règle générale, la forme abrégée «End.» Est utilisée pour indiquer le nombre de boîtiers.
Mise en page d'une lettre d'affaires:
L'aspect général de la lettre créera une impression favorable dans l'esprit du lecteur.
Il est donc conseillé de rappeler les points suivants en ce qui concerne la présentation ou l'apparence de la lettre:
1. Papeterie:
Pour faire une première impression, il est nécessaire d’utiliser du papier de bonne qualité. L'utilisation de la meilleure papeterie est un bon investissement. Le papier blanc est préférable car les lettres y ressortent clairement et facilitent la lecture. La taille du papier peut être fonction de la convenance de chaque organisation.
2. Dactylographie:
Taper permet de gagner du temps et donne une belle apparence. Il est donc nécessaire de bien taper les lettres. Dactylographier une lettre implique des dépenses supplémentaires. Mais l’apparition de la lettre rapportera de riches dividendes.
3. marge:
La marge dans une lettre ajoute à son attrait. Un pouce (2, 54 cm) sur tous les côtés correspond à la marge standard. La marge peut être modifiée en fonction de la taille du papier et doit donner l’apparence d’un cadre.
4. pliage:
Des précautions doivent être prises lors du pliage d'une lettre. Cela doit être fait avec un nombre minimum de plis et la lettre ne doit pas paraître volumineuse lorsqu'elle est placée dans une couverture. Les plis doivent être bien pressés. Lorsqu'une lettre est placée sur une couverture, elle doit donner un aspect élégant.
5. Enveloppe:
La couleur et la qualité de l'enveloppe doivent correspondre à la lettre à l'intérieur. L'enveloppe doit correspondre à la taille du papier sur lequel la lettre est tapée.
