Importance des systèmes bureautiques pour les entreprises

Importance du système de bureautique pour les entreprises!

Avec la proportion croissante de travailleurs du savoir dans les entreprises commerciales, l’amélioration de l’environnement de travail suscite de plus en plus d’inquiétude. La productivité des travailleurs du savoir peut être améliorée en fournissant une aide de secrétariat et de meilleures installations de communication. Ceci peut être réalisé à l'aide de l'automatisation des systèmes bureautiques.

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Les systèmes de bureau facilitent généralement les activités suivantes:

a) Production de documents sortants (à l'aide d'un traitement de texte)

b) Stockage et récupération de documents (à l'aide de systèmes de gestion de documents)

c) Transmission de messages (à l'aide de systèmes de communication de messages)

d) Planification et gestion des réunions (à l'aide de systèmes de vidéoconférence).

Une variété de dispositifs de bureautique sont utilisés dans les bureaux modernes. Ces produits comprennent les télécopieurs, les copieurs, les EPBX, etc. Cependant, la plupart de ces périphériques sont des machines autonomes servant leurs objectifs. Ils ne sont ni liés à d'autres appareils ni partagés à distance.

Cela entraîne une perte de temps considérable de la part des cadres pour rassembler les documents et les informations, les emmener à l'endroit où se trouve l'appareil et attendre dans la file d'attente l'utilisation de l'équipement. Comme ces équipements ne doivent pas être partagés automatiquement, ils sont sous-utilisés pendant la majeure partie des heures de travail et surchargés pendant les heures de pointe.

La bureautique sur ordinateur gagne en popularité parmi les gestionnaires, car cette automatisation offre des solutions intégrées pouvant être partagées automatiquement. Ils sont plus efficaces et gèrent toute une gamme d'activités et de données de bureautique.

Ces systèmes de bureautique utilisent du matériel, des logiciels et des ressources humaines pour collecter, traiter, stocker, récupérer et communiquer des messages entre particuliers, groupes de travail et organisations. Ces messages peuvent être sous forme de documents ou de mots parlés ou exprimés sous d'autres formes telles que des images, des images fixes ou vidéo, etc.

Les systèmes de bureautique sur ordinateur répondent non seulement aux besoins en communication des responsables de bureau de la société, mais également à des entités externes telles que des clients, des fournisseurs, des investisseurs, etc.

Les éléments constitutifs d'un système de bureautique typique sont représentés à la figure 10.7.

Systèmes de traitement de texte:

Les systèmes de traitement de texte sont les composants les plus couramment utilisés des systèmes de bureautique. En effet, une grande partie de la communication de bureau se fait par écrit en utilisant des mots d’une langue naturelle. La proportion de communication écrite est plus élevée en cas de communication externe.

Les systèmes de traitement de texte automatisent le processus de développement de documents tels que des lettres, des rapports, des mémos, etc. Ils permettent d'utiliser des informations stockées standard pour produire des documents personnalisés. Cette automatisation réduit les efforts de saisie et réduit les risques d'erreur dans le document. Généralement, les processeurs de texte peuvent obtenir des informations directement à partir des bases de données et des tableurs et les incorporer dans un document.

Les systèmes de traitement de texte peuvent être assistés par les systèmes de dictée. Ces systèmes consistent en des systèmes de reconnaissance vocale «formés» à reconnaître la voix de l'exécutif. Après la «formation», ces systèmes écoutent la dictée de l'exécutif et développent le texte sur le traitement de texte. De tels systèmes aident le secrétaire à réduire le temps passé à saisir le texte une fois que le texte a été dicté sur le dictaphone.

Ils permettent également à l'exécutif de préparer le document à tout moment, éliminant ainsi la dépendance du secrétaire. Ainsi, les documents peuvent être produits à tout moment de la journée et pas nécessairement pendant les heures de bureau.

Le traitement de texte peut être un simple système de traitement de texte ou un système de publication assistée par ordinateur. Les systèmes de publication assistée par ordinateur aident à la production rapide de plusieurs copies du document avec une impression de qualité. Ces exigences sont assez courantes dans le cas de la préparation de l'ordre du jour et des documents de référence pour les réunions.

Plusieurs copies peuvent également être nécessaires pour documenter divers plans tels que les budgets, les politiques, les règles, les procédures, etc. Les systèmes de publication assistée par ordinateur sont souvent compatibles avec les imprimantes laser, les imprimantes à jet d'encre, les scanners et autres appareils similaires pour la production de documents de bonne qualité. Avec la forte baisse des prix de ces appareils, l’utilisation des systèmes de publication assistée par ordinateur dans les bureaux ne peut qu’augmenter.

Systèmes de gestion de documents:

Les systèmes informatisés de gestion de documents visent à capturer les informations contenues dans les documents, stockés pour une référence future, et à communiquer les parties pertinentes aux utilisateurs en fonction des besoins. Ces systèmes sont liés aux autres systèmes de bureautique tels que les systèmes de traitement de texte, les systèmes de communication de messages électroniques, etc.

Ces systèmes sont très utiles pour l’accès à distance aux documents, ce qui est presque impossible avec les systèmes de gestion manuelle des documents. Par exemple, un client peut avoir une réclamation concernant une livraison de marchandises non conforme aux instructions de livraison figurant dans la commande.

L’exécutif en déplacement aurait besoin d’un accès au document de commande pour établir que le client n’avait donné aucune instruction particulière pour la livraison des marchandises. Le système informatisé de gestion des documents permettrait au dirigeant d'accéder au document via son ordinateur bloc-notes connecté à une ligne téléphonique et de le montrer au client, son document de commande dans son bureau.

Même dans le cas d'une communication interne, les systèmes de gestion de documents peuvent s'avérer très utiles. Par exemple, le responsable des sanctions peut consulter le formulaire de demande de prêt déposé dans une succursale d'une banque pour qu'il soit examiné au siège ou dans n'importe quel bureau chargé d'examiner les demandes de prêt.

L'accès électronique aux documents facilite non seulement l'accès plus rapide aux documents, mais réduit également le travail sur papier en éliminant le besoin de copies multiples. Le stockage des documents se fait sur un support magnétique, ce qui permet de réduire l'espace de stockage nécessaire. Avec les systèmes informatisés de gestion de documents, l'emplacement de l'exécutif n'a plus d'importance pour l'accès aux documents.

Ainsi, ces systèmes peuvent être très utiles dans un environnement de bureau où les cadres itinérants partagent un espace de travail au bureau. Avec l’augmentation du coût des espaces de bureau, les systèmes d’accès aux documents basés sur ordinateur gagneront probablement en popularité.

La disponibilité du logiciel de lecture optique de caractères (OCR) a rendu les systèmes de gestion de documents informatisés encore plus populaires. Ces progiciels convertissent les images de documents en texte pouvant être utilisé pour un traitement ultérieur à l'aide de tout traitement de texte.

Systèmes de communication de messages:

Les entreprises utilisent divers systèmes de communication pour envoyer et recevoir des messages. Ils comprennent le téléphone, le courrier, les télécopies, etc. Les systèmes de communication par message informatisés offrent une économie importante non seulement en termes de réduction du temps d’envoi ou de réception du message, mais également en termes de fiabilité du message et de coût de communication. .

Les trois composants de base des systèmes de communication informatisés sont les suivants:

je. Courrier électronique

ii. Messagerie vocale

iii. Facsimilé

Courrier électronique:

La différence entre le courrier normal, la communication interpersonnelle d'informations sous forme de texte et d'images par rapport aux autres formes de communication interpersonnelle telles que le courrier électronique est sa communication non simultanée dans laquelle la présence du destinataire n'est pas essentielle. l'heure de transmission.

Le courrier est utilisé depuis longtemps par les entreprises et reste l’un des moyens de communication non simultanés les plus populaires. Cependant, le courrier électronique a considérablement modifié la manière dont les messages sont échangés entre particuliers et entreprises.

Le courrier électronique, plus communément appelé E-mail, est un système de messagerie électronique basé sur ordinateur permettant la transmission électronique d'informations, y compris de messages, de documents et d'images, entre deux ou plusieurs individus.

Les principales caractéristiques de la messagerie électronique sont les suivantes:

a) Transmission électronique:

La transmission des messages avec E-mail est électronique et la livraison des messages est très rapide, presque instantanée. La confirmation de la transmission est également rapide et la fiabilité très élevée.

b) Développement et édition en ligne:

Le message électronique peut être développé et édité en ligne avant la transmission. Le développement et l'édition en ligne suppriment le besoin d'utiliser du papier dans la communication. Il facilite également le stockage des messages sur des supports magnétiques, réduisant ainsi l’espace requis pour stocker les messages.

c) Diffusion et réacheminement:

L'e-mail permet d'envoyer un message à un grand nombre de destinataires cibles. Ainsi, il est facile d’envoyer une circulaire à toutes les succursales d’une banque par courrier électronique, ce qui permet d’économiser beaucoup de papier. Le courrier électronique peut être réacheminé vers les personnes ayant un intérêt direct dans le message, avec ou sans modification ou ajout des informations connexes au message.

Par exemple, le courrier électronique reçu par le responsable marketing d'un client qui enregistre une plainte concernant la qualité d'un produit peut être redirigé vers le service de contrôle de la qualité pour commentaires et action à cet effet.

d) Intégration avec d'autres systèmes d'information:

Le courrier électronique présente l’avantage d’être intégré aux autres systèmes d’information. Une telle intégration permet de garantir l'exactitude du message et l'accès rapide aux informations requises pour le message.

e) la portabilité:

L'e-mail rend l'emplacement physique du destinataire et de l'expéditeur non pertinent. Il est possible d'accéder à l'e-mail à partir de n'importe quel ordinateur personnel équipé du matériel de communication, du logiciel et des fonctions de liaison appropriés. Un responsable du siège social peut accéder à ses courriers électroniques tout en se trouvant dans une succursale située dans une région éloignée ou même dans un lieu de vacances, en utilisant des liens tels que des lignes téléphoniques.

f) économique:

Les progrès des technologies de communication et la concurrence entre les fournisseurs de services de communication ont fait du courrier électronique le mode d’envoi de messages le plus économique. La vitesse de transmission augmentant, le coût en temps des supports de communication par page diminue encore, ce qui accroît la popularité du courrier électronique.

Le courrier électronique s'avère très utile non seulement pour la communication formelle, mais également pour la communication informelle au sein de l'entreprise. Les informations sur le marché et les opinions personnelles des dirigeants trouvent maintenant des empreintes dans les messages électroniques adressés à leurs chefs et à leurs groupes de pairs.

La communication au sein des groupes de travail peut être considérablement améliorée par une utilisation appropriée des installations de courrier électronique. Cependant, le succès de la messagerie électronique pour améliorer la communication intra-organisationnelle dépendra dans une large mesure de la culture de travail de l'organisation.

Facsimilé:

Télécopie (Fax) est la communication électronique d'images de documents sur des lignes téléphoniques. La technologie de télécopie informatisée automatise la communication par télécopie et permet le partage des installations de télécopie. Il utilise un logiciel spécial et des serveurs de fax pour envoyer et recevoir des messages de fax en utilisant des ressources de communication communes.

Ces serveurs ont la possibilité de recevoir des messages de télécopie et de les rediriger automatiquement vers le destinataire prévu après les avoir visionnés sur l'ordinateur central. De même, les responsables d'une entreprise peuvent laisser le message de télécopie au serveur, qui l'enverra automatiquement au destinataire.

Les systèmes de télécopie informatisés permettent de gagner du temps d’exécution, sinon de passer du temps dans les files d’attente du centre de télécopie commun, de composer et de se connecter au télécopieur du destinataire. Ces systèmes permettent également de réduire les coûts d'envoi du message, car les serveurs peuvent composer automatiquement un numéro pendant les heures où les tarifs sont bas.

La fonction de visualisation aide également à contrôler le problème du courrier indésirable provenant de différents fournisseurs. L'élimination de ce courrier aide beaucoup à réduire le temps requis pour parcourir les messages de télécopie et permet de se concentrer uniquement sur les messages importants, en redirigeant les messages les moins importants à traiter aux niveaux inférieurs. Bien entendu, l'utilisation de papier est également réduite grâce à ces systèmes.

Messagerie vocale:

La messagerie vocale est une variante du courrier électronique. La messagerie vocale transmet les messages sous forme de voix numérisée. Le destinataire de la messagerie vocale doit composer un service de messagerie vocale ou accéder à la boîte aux lettres électronique à l'aide de l'équipement spécifié. Il peut alors entendre le message parlé dans la voix de l'expéditeur.

Le type de service de messagerie vocale sécurisé peut obliger le destinataire à entrer un code d'identification avant que l'accès aux informations stockées ne soit accordé. La messagerie vocale est très utile dans les systèmes d’information répondant aux besoins d’informations d’entités externes.

Par exemple, les clients peuvent poser des questions sur le statut d'exécution de leurs commandes en utilisant le service de messagerie vocale connecté au système d'information de production de l'entreprise.

Systèmes de téléconférence et de vidéoconférence:

La téléconférence organise une réunion d’affaires à laquelle participent plus de deux personnes et se situant à au moins deux endroits différents. La téléconférence permet de réduire le temps et les coûts de réunion car les participants ne doivent pas se déplacer pour assister à la réunion. La téléconférence peut être une conférence audio ou vidéo avec ou sans utilisation de systèmes informatiques.

La téléconférence informatisée présente l'avantage de la flexibilité en termes de présentations préenregistrées et d'intégration avec d'autres systèmes d'information. Avec les progrès des technologies multimédias, les systèmes de téléconférence de bureau sont maintenant disponibles à des prix abordables.

Ces systèmes sont basés sur des ordinateurs personnels dotés d'un appareil photo numérique et exécutés sur un logiciel de communication visuelle. Les liaisons de communication restent assez coûteuses, ce qui rend la vidéoconférence de bureau utile uniquement pour certaines applications. Les réunions les mieux adaptées à la téléconférence / vidéoconférence sont celles où le nombre de conflits est faible, car elles ne sont pas aussi efficaces que les réunions de contact personnel.

Toutefois, l’efficacité peut être améliorée en fournissant aux utilisateurs une formation appropriée concernant les systèmes et les gestes faisant partie du langage corporel. Les applications les plus courantes de la téléconférence par ordinateur comprennent les communications et la formation en gestion, les réunions budgétaires, les consultations techniques, les examens de projets, les négociations de contrats, etc.

Avantages des systèmes de bureautique:

Les systèmes de bureautique, autrefois considérés comme triviaux, font maintenant l'objet de toutes les attentions en raison du coût croissant de la main-d'œuvre qualifiée.

Avec l’amélioration des technologies de la communication et du multimédia, les systèmes de bureautique contribueraient à:

je. Améliorer la communication au sein d'une organisation et entre organisations.

ii. Réduisez le temps de cycle entre la préparation des messages et la réception des messages par le destinataire.

iii. Réduisez les coûts de communication de bureau en termes de temps passé par les dirigeants et de coût des liaisons de communication.

iv. Assurer la précision des flux de communication.

Bien entendu, les systèmes de bureautique, comme tout autre système d’information, doivent être soumis à des contrôles appropriés. Les problèmes de courrier indésirable, de courrier offensant, d'implication de dirigeants dans des communications sans rapport avec la nature de leur travail, de sécurité et de confidentialité des informations sont assez fréquents. Des systèmes de contrôle permettant de résoudre ces problèmes doivent être développés pour tirer pleinement parti des systèmes de bureautique.

Besoin de correspondance de ressources:

Chaque type de système d’information a son propre domaine d’application et s’est avéré bénéfique pour les entreprises. Toutefois, les coûts et l’impact de chaque type de système d’information sont susceptibles de varier d’une organisation à l’autre.

Il est donc impératif qu’un responsable étudie le coût et l’impact éventuel de la BRI sur l’organisation avant de choisir un type de système d’information donné pour la mise en œuvre.

Les aspects suivants doivent être pris en compte lors du choix du portefeuille de systèmes d’information dans une entreprise:

Ligne mince de démarcation:

On peut noter que la ligne de démarcation entre différents types de systèmes d’information est très fine et floue. Dans certains cas, il peut être difficile de classer un système d’information donné en DSS ou EIS. Certains EIS peuvent également utiliser des outils BES.

Les différents types de systèmes d’information peuvent avoir des fonctions communes. Il représente la relation et le chevauchement de certains des systèmes d’information. Comme on peut le constater, les diverses caractéristiques distinctives de tout système d’information peuvent également être considérées comme importantes dans un autre système d’information.

Structures de coûts:

Les structures de coûts varient pour chaque type de système d’information. Par exemple, le système de planification des ressources d'entreprise coûterait entre 10 et 50 roupies, alors que tout système de traitement des transactions peut impliquer des dépenses proches de 1% du coût d'un système ERP. Le choix d’un système d’information pour l’entreprise serait grandement influencé par des considérations de coût.

Avantages variables:

Les avantages d’un système d’information donné seraient différents pour différents types d’entreprises et d’entreprises. Par exemple, le système d'information d'entreprise peut être plus utile dans les organisations impliquées dans de nouveaux types d'activités et le système de sécurité par satellite offrirait plus d'avantages dans le cadre duquel la direction de niveau supérieur dispose de beaucoup de liberté en matière de prise de décision. Les progiciels de gestion intégrés seraient plus utiles dans des organisations relativement grandes qui sont plus disciplinées dans le respect des instructions, etc.

Evolutivité:

De nombreux systèmes d'information offrent une grande flexibilité en termes de composants logiciels et de profondeur d'analyse de l'information. Par exemple, les progiciels de gestion intégrés sont généralement très évolutifs et, à ce titre, divers processus et outils d’analyse peuvent être exclus au stade initial de la mise en œuvre. De ce fait, le coût du système d’information ne peut être déterminé avec un degré raisonnable d’exactitude que lorsque le périmètre du système d’information est clairement défini.

La plupart des systèmes d’information offrent une grande flexibilité en termes de portée et de coûts. Il est donc essentiel d’identifier les besoins en informations de l’entreprise et de faire correspondre les ressources du système d’information aux besoins en information, en tenant compte des facteurs de coût.