Bureaux: 3 Classification principale des bureaux
Cet article met en lumière les trois principales classifications des services de bureau. Les départements sont les suivants: A. Département de bureau B. Autres départements C. Départements spéciaux.
A. Départements de bureau:
(1) service de caisse:
Quels que soient la nature et la taille de l’organisation, il doit y avoir un service des espèces dans le bureau. Les espèces (sous forme d'espèces liquides ou d'instruments négociables) devront être reçues et payées. Les recettes ou revenus doivent prendre la forme de ventes, frais de service, abonnements, investissements, prêts, dons, loyers, intérêts, etc. selon la nature de la transaction.
Les paiements ou les dépenses sont effectués pour les achats, le remboursement du prêt, les services, le loyer, les intérêts, etc., pour les traitements, salaires, pensions, gratifications, etc. Un responsable du département sera mis en place. En cas de problème grave, un caissier principal est assisté par d'autres caissiers.
Il doit y avoir un comptoir ou des comptoirs bien sécurisés pour les reçus et les paiements. Il doit y avoir une chambre forte (lorsque de grandes quantités d’argent sont manipulées, comme dans une banque), un coffre-fort en fer ou une caisse où l’argent est gardé. Les reçus sont émis contre les espèces entrantes et les bons sont conservés pour les espèces sortantes.
Le service de la trésorerie doit fonctionner en totale coordination avec le service de la comptabilité et est généralement placé sous le contrôle général du chef comptable ou du responsable des finances. Différents types de machines comme une caisse enregistreuse, un changeur de monnaie, etc. sont utilisés dans le service de la caisse.
Dans les grandes préoccupations, il existe une section distincte appelée Section de la petite caisse, à partir de laquelle les dépenses de la petite caisse telles que les frais d'affranchissement, de transport, etc. sont effectuées et qu'un petit caissier gère la section.
(2) service comptabilité:
Il s’agit d’un service essentiel dans un bureau destiné à la préparation et à la tenue des dossiers financiers. Les enregistrements financiers sont conservés dans des livres de compte spécialisés contenant les entrées originales et secondaires telles que le journal, le grand livre, le livre de caisse, etc.
Une fois la comptabilité terminée, il faut procéder à une analyse des enregistrements et à la préparation de comptes et d’états tels que le compte de résultat, le compte des recettes et paiements, le bilan, etc.
Ceci est fait pour vérifier les résultats des activités de l'organisation et pour déterminer la position nette des actifs et des passifs de la société à la fin d'un exercice. Le nombre de livres à conserver, la nature et la forme des comptes et des états à établir dépendent de la nature de l’organisation, qu’elle soit commerciale ou non, et très souvent régie par des lois.
Les états prévisionnels sont préparés à l’avance conformément aux plans futurs et à l’appui de ceux-ci. Le chef comptable est généralement responsable du département.
Le service de caisse est en réalité une filiale de, ou du moins, doit fonctionner en relation étroite avec le service de la comptabilité. Le département de la trésorerie a la fonction mécanique des recettes et des paiements. Le service de la comptabilité indique les montants à recevoir ou à payer.
Les comptes doivent être audités ou vérifiés par des hommes qualifiés, appelés auditeurs, comme un comptable agréé ou même un comptable de coût (lorsqu'un audit de coût est nécessaire).
La vérification des comptes est parfois obligatoire, comme dans le cas d’une société ou de tout autre organisme enregistré. Bien que le service de la comptabilité ait la responsabilité directe de vérifier que les comptes sont vérifiés, la responsabilité finale incombe au secrétaire (au nom du conseil d’administration dans le cas d’une entreprise).
Dans un gros souci, le service de la comptabilité est un très gros sous un directeur des finances ou directeur des finances et le département se compose de plusieurs sous-divisions ou sections sous les chefs de section. Il peut s’appeler Division des comptes avec différents départements.
Par exemple:
a) une section (département) distincte pour l'établissement et la tenue des comptes,
(b) une section distincte pour le calcul des coûts,
c) une section distincte pour l'audit interne,
d) Le service des espèces est une section distincte,
e) Il peut exister une section distincte pour le contrôle des stocks,
f) Une section distincte peut être nécessaire pour traiter les traitements et salaires et tous les autres types de rémunération du personnel.
Le service de la comptabilité utilise différents types de machines, telles que les machines à calculer, les machines à facturer, les ordinateurs, les machines à écrire les chèques, etc.
(3) service de classement ou d'archivage:
Le classement concerne la préparation et la conservation de tous types de documents non financiers. Ceci est essentiel pour chaque bureau. Le nombre de fichiers dépend de la nature et de la taille de l'organisation. Le classement est accompagné d’une indexation, c’est-à-dire d’une numérotation des dossiers basée sur leur classification pour le référencement et la localisation des dossiers au bureau. Il existe différents systèmes et méthodes de classement et d’indexation.
Une grande partie du travail de bureau consiste à classer et à indexer. Chaque département nécessite des fichiers. Le classement dans un bureau peut être effectué de manière centralisée pour tous les départements ou de manière décentralisée séparément dans des départements distincts.
Salle des archives:
Un bureau peut avoir une salle séparée pour les archives et une personne responsable qui en est responsable. Tous les fichiers, documents, rouleaux, etc. y sont conservés systématiquement comme une bibliothèque. Toute personne ou tout service souhaitant un fichier doit le demander à ses responsables. La salle des archives doit être bien sécurisée.
(4) service de correspondance:
Le service de correspondance est de loin le service le plus important dans un bureau, car sa fonction principale consiste à communiquer. Le département comprend des sténo-dactylographes et dactylographes ainsi que des commis à la correspondance. Les lettres peuvent être dictées dans leur intégralité par les membres de la haute direction ou rédigées par des commis à la correspondance experts après avoir pris connaissance des directives.
Il peut y avoir un pool de dactylographes où tous les dactylographes sont assis ensemble ou chaque département a ses propres dactylographes. Une grande variété de machines, telles que machines à écrire, duplicateurs, dictaphone, etc. sont utilisées. Une section distincte est là pour gérer le courrier. Le secrétaire a la grande responsabilité de superviser ce département. Il doit gérer personnellement un grand nombre de lettres.
(5) Département des relations publiques:
Une grande préoccupation maintient un département distinct pour les relations publiques, dirigé par un responsable des relations publiques. Le PRO peut s’occuper de la publicité générale ou il peut y avoir un responsable de la publicité distinct avec son propre département. Un réceptionniste qui gère également le système d’intercommunication peut rencontrer les appelants et le secrétaire lui-même peut s’acquitter des fonctions de PRO.
(6) Département des magasins:
Chaque grand bureau doit maintenir un département de magasins distinct pour préserver les magasins. Les magasins sont de types différents. Pour le travail de bureau, une variété de formes et d’articles de papeterie sont nécessaires, ainsi que des pièces de rechange pour les machines et d’autres types d’équipements) ainsi que des raccords (par exemple des raccords électriques).
Chaque article doit être géré de manière classifiée avec des étiquettes et un registre des stocks doit être tenu. Parfois, les marchandises achetées pour l’usine ou une succursale (situées à d’autres endroits) sont temporairement stockées dans le bureau avant de les expédier. Il existe un officier responsable appelé le magasinier, responsable des magasins.
(7) Département juridique:
Un service distinct chargé des questions juridiques peut être géré par un responsable juridique. Ou bien le secrétaire lui-même peut s'occuper des questions juridiques.
(8) Cantine et loisirs du personnel:
Les grandes préoccupations offrent divers types de commodités au personnel. La nourriture est fournie à des prix subventionnés à la cantine du bureau. Une salle séparée peut être réservée aux loisirs du personnel, qui est utilisée pendant la récréation ou après les heures de bureau. Différents types d'articles de sport, à l'intérieur et à l'extérieur, ainsi que des livres et des magazines y sont fournis.
Il peut y avoir une salle médicale séparée, assistée par un médecin, à heures fixes pour les membres du personnel. Une bibliothèque séparée peut être là pour le personnel.
B. Autres départements:
Tous ceux-ci sont les départements communs pour un bureau. Les travaux de bureau dans le vrai sens sont effectués là. Outre ces départements, il existe d'autres départements pour les fonctions de gestion telles que la production, le marketing, le personnel, les achats, etc. Il existe des chambres séparées pour ces responsables.
L'enregistrement général et les travaux de comptabilité sont effectués dans les départements respectifs. Ces départements ne relèvent peut-être pas directement du secrétaire, mais il doit coordonner les fonctions de tous ces départements. En règle générale, le directeur général est responsable du contrôle direct de ces services.
(1) Département de production:
En cas de problème de fabrication ou lié à un type de production autre que manufacturier (exploitation minière, plantation ou laiterie, etc.), il doit exister un service de production ayant une grande importance. Le responsable de la production, qui de préférence doit avoir une connaissance et une expérience directes dans ce domaine, est responsable de cela.
Ce service doit entretenir des relations étroites avec les services des achats, du marketing, des finances et du personnel. Le département de recherche et développement ou de recherche et développement est également étroitement associé au département de production.
Il existe différentes sections telles que la conception de produits et la conception de travaux. De nombreuses activités de ce service peuvent devoir être effectuées à l'usine ou sur le site de production. Le siège doit assurer la coordination. À cet égard, le secrétaire a une grande responsabilité.
(2) Département marketing:
Il est également connu sous le nom de département des ventes. Toute entreprise à but lucratif doit commercialiser ses produits ou ses services. Le succès ou l’échec de l’ensemble de la préoccupation dépend enfin de l’efficacité de ce département. Ce département comprend de nombreuses sections telles que les sections Étude de marché ou Étude de marché, Planification de marché, etc.
Le responsable du marketing, en tant que responsable de ce service, doit fonctionner en liaison étroite avec le service de production.
Un grand nombre de personnes bien formées, formant la force de vente, travaillent sous ses ordres. Le marketing peut être centralisé ou décentralisé. Il peut y avoir plusieurs dépôts, centres de distribution, propre showroom, succursales, magasins (comme dans le cas de plusieurs magasins), etc. relevant du service marketing. Il est difficile de contrôler les agents, concessionnaires, directeurs de succursale, etc.
La coordination et le contrôle sont assurés par le bureau central ou le siège dont le secrétaire est responsable.
(3) Département des achats:
L'achat dans une entreprise a principalement deux aspects:
(a) L'achat des biens dans lesquels l'organisation traite ou des matières premières, machines, pièces de machines, etc. pour la production réalisée par l'organisation. Cette partie des achats peut être confiée à un responsable des achats, qui doit travailler en étroite relation avec le responsable de la production.
(b) Achat des magasins pour gérer le bureau. Cela peut être directement entre les mains du secrétaire. La première partie de l’achat peut devoir être effectuée à différents endroits ou à l’origine des matériaux. Les unités de bureau peuvent devoir être maintenues à ces endroits.
Le secrétaire du siège doit garder le contrôle de ces unités. L'achat des matières premières, etc. nécessaires à la production est très souvent effectué en usine et un service des achats y est rattaché. Les achats peuvent donc être centralisés ou décentralisés.
(4) Département du personnel:
Il faut donner du travail à des personnes pour mener à bien les activités d’une organisation. Toutes les personnes travaillant dans une organisation sont collectivement appelées le personnel. Étant donné que les éléments humains sont plus importants que les éléments matériels, un département distinct appelé Département du personnel doit être maintenu. Le bureau lui-même nécessite le recrutement de personnel.
Le département du personnel sous la responsabilité d'un responsable du personnel qualifié est chargé de s'occuper de tous les types de personnel. Le secrétaire est responsable du recrutement du personnel de bureau. Il peut être assisté par le responsable du personnel. Le secrétaire peut être directement responsable de ce département.
C. Départements spéciaux:
Une grande ou une organisation en développement maintient souvent des départements spéciaux pour un meilleur contrôle et une amélioration des fonctions. Elles sont:
(1) Département O. & M.:
Ce département est mis en place pour effectuer des recherches sur les procédures et méthodes de bureau et pour suggérer des améliorations.
(2) service d'inspection:
Lorsque le nombre d'employés est très important et qu'il existe de nombreuses unités, divisions ou divisions, qui peuvent à nouveau être dispersées à différents endroits, un service distinct appelé Département de l'inspection est créé.
Les inspecteurs ou les équipes d’inspection peuvent être envoyés en différents lieux pour contrôler les activités des différentes unités, divisions ou divisions et pour faire rapport au siège afin de les contrôler efficacement, d’améliorer leurs performances et de prendre des mesures correctives dans les cas suivants: des échecs et des défauts.
