10 fonctions principales d'un président lors d'une réunion

Cet article met en lumière les dix tâches principales d'un président lors d'une réunion. Les tâches sont les suivantes: 1. La réunion est en ordre 2. Selon les règles 3. L'ordre du jour est suivi 4. Dans le cadre de la réunion 5. Discussion sur les motions uniquement 6. Maintien de l'ordre du jour 7. Possibilité de prendre la parole 8. Vote précis 9 Les procès-verbaux sont conservés 10. Autres tâches.

Fonction n ° 1. La réunion est en ordre:

Tout d'abord, le président veillera au bon déroulement de la réunion et à la prise en compte des éléments suivants:

a) Un avis en bonne et due forme a été envoyé à toutes les personnes autorisées à recevoir un avis.

(b) Seules les personnes habilitées sont présentes à la réunion (y compris les invités éventuels).

c) Que sa propre nomination est en règle.

(d) Que le quorum des membres est présent.

(e) S'il n'y a pas quorum au début et que le quorum n'est pas atteint dans une demi-heure, le président doit s'assurer que la séance est levée.

Devoir n ° 2. Selon les règles:

Il incombe au président de veiller à ce que les débats se déroulent dans le strict respect des règles.

Le devoir # 3. L' ordre du jour est suivi:

Le président veille à ce que les travaux de la réunion se déroulent dans l'ordre indiqué dans l'ordre du jour. Il peut modifier l'ordre avec le consentement de la réunion. Lorsqu'il constate qu'un élément important est placé en bas de l'ordre du jour et doit être discuté le jour même et en présence du plus grand nombre de participants, mais que beaucoup de temps s'est écoulé pour aborder quelques points en haut, il modifie la ordre.

Devoir # 4. Dans le cadre de la réunion:

Il est de son devoir de veiller à ce que les participants ne soulèvent pas de discussions ni ne suggèrent d’amendements ou d’autres moyens sur des questions ne relevant pas de la réunion.

Fonction no 5. Discussion sur les motions seulement:

En outre, le président veillera également à ce que les participants ne discutent de rien pour lequel une motion spécifique n'est pas devant le parlement.

Fonction n ° 6. Maintien de la commande:

Une des tâches majeures du président est de veiller à ce que l’ordre parfait et la tranquillité prévalent lors de la réunion. Sans ordre parfait, les travaux de la réunion ne peuvent se dérouler sans heurts et dans les délais. Les participants peuvent causer du désordre en se faisant des remarques adverses, en s'entretenant personnellement pendant le débat, en désobéissant aux ordres ou décisions du président, en enfreignant le règlement de la réunion, etc. Le président a le pouvoir (voir ci-dessous). prendre des mesures pour maintenir l'ordre, la discipline et le décorum lors de la réunion.

Devoir # 7. Possibilité de parler:

Le président veille à ce que chaque participant ait une possibilité raisonnable de prendre la parole. En règle générale, il ne permet pas à un individu de parler plus d'une fois sur le même sujet, à moins qu'il ne soit obligé d'expliquer quelque chose de ce qu'il a déjà dit. Le président doit veiller à ce que les personnes appartenant au groupe minoritaire, le cas échéant, et quel que soit leur nombre, ont la possibilité de faire connaître leur point de vue.

Devoir n ° 8. Vote précis:

Une autre tâche importante du président est de veiller à ce que le sens de la séance soit correctement établi. Cela signifie que le vote se déroule parfaitement et que les résultats sont déclarés en conséquence. Au cas où une résolution spéciale serait nécessaire, il verra que la différence de vote est correcte. Il doit demander à la secrétaire d’organiser un scrutin lorsque cela est demandé. Dans le décompte des voix, le président prend l'aide du secrétaire ainsi que des "scrutateurs" désignés par lui.

Fonction n ° 9. Les minutes sont conservées:

Il est du devoir du président de confirmer le procès-verbal en apposant sa signature, préparée par le secrétaire à l'issue de la réunion. De même, le président veille à ce que le secrétaire prenne les notes nécessaires lors d'une réunion afin que les procès-verbaux puissent être établis par la suite. Le président inscrit lui-même des notes sur l'agenda détaillé.

Devoir # 10. Autres devoirs:

Le président a d'autres tâches officielles.

Par exemple:

(a) S'il est élu président par intérim, son mandat est de quitter les fonctions lorsque le président fixe arrive.

b) Il ne fait pas preuve de partialité dans son comportement et exerce sa voix prépondérante, le cas échéant, de manière très sélective.

c) Il accordera une audition patiente à tout le monde, que les opinions exprimées soient appréciées ou non de sa part.

d) Il doit veiller à ce que les travaux de la réunion soient achevés dans les meilleurs délais.

(e) Il se conformera aux demandes des participants concernant l'ajournement de la réunion.

f) Il doit donner des réponses satisfaisantes aux questions éventuellement posées par les membres sur son discours.

(g) Il exerce ses pouvoirs de manière raisonnable.

Non-respect des devoirs:

Si un président ne se conforme pas à ses obligations, les participants dans leur ensemble ou en partie peuvent organiser une sortie pour protester. On le trouve souvent dans une assemblée ou au Parlement. S'il est président temporaire, élu lors de la réunion, il peut être révoqué par les participants.