Réunions d'entreprise: 8 principaux types de réunions d'entreprise

Cet article met en lumière les huit principaux types de réunions d’entreprise. Les types sont: 1. Assemblée statutaire 2. Assemblée générale annuelle 3. Assemblée générale extraordinaire 4. Assemblée du conseil d'administration 5. Assemblée du groupe 6. Assemblée des créanciers 7. Assemblée des détenteurs de débentures 8. Assemblée des créanciers et contributeurs.

Type de réunion de société 1. Réunion statutaire:

Toute société ouverte à responsabilité limitée par actions - et toute société à responsabilité limitée par garantie et ayant un capital-actions - doit, pendant une période d'au moins un mois et d'au plus six mois à compter de la date à laquelle elle est autorisée à se lancer une assemblée générale des membres qui sera appelée assemblée statutaire.

Lors de cette assemblée, les membres doivent discuter d'un rapport des administrateurs, connu sous le nom de rapport statutaire, qui contient des informations relatives à la constitution de la société.

Les entreprises privées sont dispensées de cette réunion.

Rapport statutaire:

La nature des travaux menés lors de la réunion statutaire implique l'examen et l'adoption du rapport statutaire. Le rapport statutaire est rédigé par les administrateurs et certifié correct par au moins deux d'entre eux. Une copie du rapport doit être envoyée à chaque membre au moins 21 jours avant la date de la réunion. Une copie doit également être envoyée au registraire pour enregistrement.

Le paragraphe 165 (3) prévoit que le rapport statutaire doit contenir les éléments suivants:

(i) le nombre total d'actions attribuées entièrement libérées et partiellement libérées;

(ii) le montant total des liquidités reçues par la société au titre des actions;

(iii) Un résumé des recettes, en les classant par source et en mentionnant les dépenses engagées pour la commission, le courtage, etc.

(iv) Les noms, adresses et professions des administrateurs, auditeurs, directeurs et secrétaires et les changements de noms, adresses, etc.

v) Les détails des contrats qui doivent être soumis à l'approbation de la réunion, avec les modifications proposées, le cas échéant;

(vi) Si des contrats de souscription n’ont pas été conclus, les raisons de ceux-ci;

(vii) les arriérés dus sur les appels des administrateurs et autres;

(viii) Détails des commissions et courtages versés aux administrateurs et aux dirigeants.

Les détails concernant les espèces dans le rapport statutaire doivent être certifiés corrects par les auditeurs de la société.

Les membres de la société présents à la réunion statutaire sont libres de discuter de toute question relative à la constitution de la société ou découlant du rapport statutaire, avec ou sans préavis. Cependant, aucune résolution ne peut être adoptée si aucun avis n'a été donné conformément aux dispositions de la loi.

En cas de manquement aux dispositions de l’article 165, tout administrateur ou tout autre dirigeant de la société défaillant est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à RS. 500

Type de réunion de société n ° 2. Assemblée générale annuelle:

Une assemblée générale d'une entreprise désigne une assemblée de ses membres à des fins déterminées.

Il existe deux types d'assemblées générales:

(i) L’assemblée générale annuelle et

(ii) Autres assemblées générales.

Les dispositions statutaires relatives à l'assemblée générale annuelle sont les suivantes:

a) article 166:

La première assemblée générale annuelle d’une société peut être tenue dans un délai maximum de 18 mois à compter de la date de sa constitution. Si une telle assemblée est tenue dans le délai imparti, il n'est pas nécessaire que la société tienne une assemblée générale annuelle l'année de sa constitution ou l'année suivante.

Sous réserve de la disposition susmentionnée, une société doit tenir une assemblée générale annuelle chaque année. Il ne doit pas s'écouler plus de 15 mois entre la date d'une assemblée générale annuelle et la suivante. Le registraire peut, pour une raison particulière, prolonger la durée d'une assemblée générale annuelle (autre que la première assemblée générale annuelle) d'une période ne dépassant pas trois mois.

L'avis de convocation d'une assemblée générale annuelle doit le spécifier en tant que tel. Chaque assemblée générale annuelle est convoquée pendant les heures ouvrables, un jour qui n’est pas un jour férié, au siège social de la société ou à un autre endroit dans la ville ou le village où se trouve le siège social. Le gouvernement central peut exempter toute catégorie de sociétés des dispositions mentionnées dans le présent paragraphe.

Le moment de la tenue de l'assemblée générale annuelle peut être fixé par les statuts de la société. Une société ouverte ou une société privée qui est une filiale d’une société ouverte peut, par une résolution adoptée en une assemblée générale, fixer la date de ses prochaines assemblées générales. Les autres entreprises privées peuvent le faire par une résolution acceptée par tous leurs membres.

b) article 167:

Si la tenue d’une assemblée générale annuelle n’est pas respectée conformément à la Sec. 166, le directeur régional du Comité du droit des sociétés peut, à la demande de l'un des membres de la société, convoquer ou diriger la convocation d'une assemblée générale. Il peut également donner des instructions concernant la convocation, la tenue et la conduite de la réunion. Une telle réunion est considérée comme une assemblée générale annuelle de la société.

c) article 168:

Si les dispositions des articles 166 et 167 ne sont pas respectées, la société et tous ses dirigeants seront condamnés à une amende.

d) article 171:

Une assemblée générale peut être convoquée moyennant un préavis écrit d'au moins 21 jours. L'assemblée générale annuelle peut être convoquée avec un préavis plus court si tous les membres ayant le droit de voter y consentent. La Cour n'a pas le pouvoir de diriger la convocation de l'assemblée générale annuelle.

Type de réunion de société n ° 3. Assemblée générale extraordinaire:

Toute assemblée générale de la société qui n'est ni une assemblée générale annuelle ni une assemblée statutaire est appelée assemblée générale extraordinaire. Une assemblée générale extraordinaire est tenue pour traiter des affaires de nature spéciale ou extraordinaire qui ne relèvent pas de la compétence de l’assemblée générale annuelle.

Cette réunion a également pour but de traiter certaines affaires urgentes qui ne peuvent être reportées à la prochaine assemblée générale annuelle. Cette assemblée peut être convoquée par les administrateurs ou être convoquée par le membre conformément à l’article.169 de la Loi sur les compagnies, 1956. Le conseil d’administration peut être contraint de

Assemblée Générale Extraordinaire à la demande ou à la demande de celle-ci, dans les conditions suivantes:

a) La demande doit être signée par les membres disposant d'au moins 1 / 10ème du capital versé de la société, dans le cas de sociétés disposant d'un capital-actions; et par les membres détenant au moins 1 / 10ème des voix totales dans les autres cas.

(b) La demande doit exposer les questions qui seront examinées lors de la réunion.

La Commission doit, dans les 21 jours suivant la réception d'une demande valide, émettre un avis de convocation à la réunion à une date fixée dans les 45 jours suivant la réception de la demande. Si le conseil ne tient pas la réunion comme indiqué ci-dessus, les demandeurs peuvent convoquer une réunion à une date fixée dans les trois mois suivant la date de la demande.

Les résolutions, dûment adoptées lors d'une réunion convoquée par les demandeurs, lient l'entreprise.

Type de réunion de société n ° 4. Réunion du conseil d'administration:

La gestion de la société est confiée au conseil d'administration. Par conséquent, les administrateurs doivent se rencontrer fréquemment pour décider des questions de politique et des questions courantes.

Les dispositions concernant la réunion du conseil sont les suivantes:

1. Le conseil d'administration doit se réunir une fois tous les trois mois et au moins quatre fois par an. Cette disposition peut être exemptée par le gouvernement central.

2. La convocation du conseil doit être notifiée par écrit à chaque administrateur en poste en Inde et à son adresse habituelle en Inde.

3. Le collège:

Le quorum désigne le nombre minimum de membres requis pour tenir une réunion. Selon la loi, le quorum est constitué de 5 membres personnellement présents dans le cas d'une entreprise publique et de 2 membres personnellement présents dans le cas d'autres entreprises.

Les articles peuvent prescrire un plus grand nombre. S'il n'y a pas quorum moins d'une demi-heure après l'heure indiquée pour le début de la réunion, celle-ci est dissoute. Aucun quorum n'est nécessaire lors d'une séance ajournée.

Chaque organisation devrait contenir une disposition dans sa constitution, ses statuts ou ses statuts fixant le nombre de membres qui devraient constituer le quorum. Si, toutefois, aucun quorum n'est fixé dans la constitution ou dans les statuts, la première réunion devrait décider de ce qui devrait constituer le quorum de la réunion.

Le quorum des membres doit être présent non seulement au début, mais également être maintenu tout au long de la réunion. Sinon, les affaires traitées lors de la réunion seront invalides. Si le quorum n'est pas présent à l'heure de début, le président peut prévoir un délai supplémentaire (par exemple une demi-heure) pour permettre à la réunion de constituer le quorum.

Si même le quorum n'est pas présent, la séance est levée et se réunit à nouveau à l'endroit, à l'heure et à la date déterminés par le président.

4. L'ordre du jour:

L'ordre du jour signifie «des choses à faire» à la réunion. C'est la liste des entreprises à traiter lors de la réunion. Le secrétaire prépare l'ordre du jour en consultation avec le président. L'avis de chaque réunion doit spécifier les affaires à traiter lors de la réunion.

La loi stipule que l’avis doit annexer un «exposé des motifs» dans lequel certaines affaires spéciales doivent être traitées. La déclaration doit contenir tous les faits matériels relatifs à chaque élément de l'entreprise, indiquant la nature et l'étendue de l'intérêt de chaque administrateur et dirigeant de la société. La déclaration doit mentionner l’heure et le lieu où tous les documents relatifs aux affaires spéciales peuvent être inspectés.

Les affaires traitées lors d'une assemblée des actionnaires peuvent être divisées en deux classes:

(i) Ordinaire et

(ii) Spécial.

Ordinaire signifie la prise en compte des comptes et du bilan; déclaration de dividende; nomination des administrateurs et nomination et fixation de la rémunération des auditeurs. Toute autre affaire est une affaire spéciale.

5. Président:

Sauf disposition contraire des statuts, les membres personnellement présents à la réunion élisent un président parmi eux à main levée. Mais si un scrutin est demandé, il doit être pris immédiatement avec un président élu à cet effet. Chaque administrateur dispose d'une voix mais le président dispose d'une voix supplémentaire appelée voix prépondérante, c'est-à-dire soit pour ou contre la résolution.

6. Proxy:

Tout membre ayant le droit d'assister et de voter à une réunion peut nommer une autre personne pour assister et voter en son nom. La personne nommée s'appelle la procuration. La nomination d'un mandataire doit être effectuée au moyen d'une instruction écrite signée par le responsable du signalement et déposée auprès de la société au plus tard 48 heures avant la réunion.

Une procuration n’a pas le droit de prendre la parole à l’assemblée et de voter uniquement lors d’un scrutin, sauf disposition contraire des statuts. Un mandataire ne doit pas nécessairement être membre de la société. Un membre d'une entreprise privée ne peut désigner plus d'une procuration pour participer à la même occasion, à moins que les statuts n'en disposent autrement.

Une personne morale membre d'une société peut nommer un représentant ou un mandataire par résolution du conseil d'administration. Le président de l'Inde ou le gouverneur d'un État, s'il est membre d'une société, peut désigner toute personne pour le représenter à une réunion.

7. Mode de vote:

Les résolutions doivent être votées, en premier lieu, à main levée. La déclaration du président sur les résultats du vote à main levée est concluante.

Un sondage est à prendre:

(i) si le président en décide ainsi;

(ii) dans tous les cas, si cela est demandé par les membres détenant au moins 1 / 10ème des droits de vote ou du capital versé;

(iii) dans le cas des entreprises publiques si cela est demandé par au moins 5 membres présents et habilités à voter; et

(iv) Dans le cas des sociétés privées si cela est demandé par un membre si 7 membres au plus sont présents et par 2 membres si plus de 7 membres sont présents.

Un vote sur une résolution d’ajournement ou de nomination d’un président doit être organisé immédiatement. Dans d'autres cas, il doit être pris lorsque le président le décide, mais cela doit se faire dans les 48 heures suivant la demande de scrutin.

Un scrutin doit être organisé de la manière décidée par le président. La méthode habituelle est de demander à chaque membre d’enregistrer sa décision sur des bulletins de vote prévus à cet effet. Le président désigne deux scrutateurs chargés de contrôler les bulletins de vote.

Remarquer:

La notification est un moyen d'informer toutes les personnes autorisées à assister à une réunion en ce qui concerne le lieu, la date, l'heure et le but de la réunion.

Les exigences d'un avis valide sont:

(i) L'avis doit être émis conformément aux dispositions de la loi.

(ii) Cela devrait être écrit. Un avis oral peut également suffire.

(iii) L'avis doit préciser la nature de la réunion.

(iv) Un avis doit être donné non seulement aux membres, mais également à toutes les personnes autorisées à assister à une réunion, par exemple, dans le cas d'une assemblée générale annuelle, un avis doit être signifié aux auditeurs de la société.

(v) La durée du préavis doit être indiquée. Une assemblée générale nécessite un préavis écrit de 21 jours. Une réunion peut être convoquée avec un préavis plus court si tous les membres donnent leur consentement.

(vi) L'avis doit être adéquat. Il doit clairement indiquer le lieu, la date et l'heure de la réunion. Un ordre du jour complet est annexé à la notification.

(vii) L'avis doit être signé et émis par l'autorité compétente.

(viii) L'avis n'est pas la même chose qu'une circulaire. Un avis est donné aux membres mais des circulaires sont données aux clients et au public.

Type de réunion de la société # 5. Réunion de classe:

Ces assemblées sont tenues par une catégorie particulière d’actionnaires dans le but de modifier les statuts en ce qui concerne leurs droits et privilèges ou de convertir une catégorie en une autre.

La disposition relative à la modification doit figurer dans le ou les statuts et cette modification ne doit pas être interdite par les conditions d’émission d’actions de cette catégorie. Ces résolutions doivent être adoptées à la majorité des trois quarts des membres de cette classe.

Type de réunion de la société # 6. Réunion des créanciers:

Ces réunions sont convoquées lorsque la société propose de conclure un arrangement avec ses créanciers. Le tribunal peut convoquer une assemblée des créanciers ou une catégorie de créanciers à la demande de la société ou du liquidateur en cas de dissolution d'une société.

Une telle réunion est tenue et conduite de la manière ordonnée par la Cour. Si un arrangement est adopté à la majorité des trois quarts des créanciers et que celui-ci est sanctionné par le tribunal, il lie tous les créanciers.

Type de réunion de société n ° 7. Réunion des détenteurs de débentures:

Ces assemblées sont convoquées conformément aux règles et règlements de l'acte de fiducie ou de l'obligation non garantie. Ces réunions ont lieu de temps à autre, lorsque les intérêts des détenteurs de débentures sont en cause au moment de la réorganisation, de la reconstruction, de la fusion ou de la liquidation de la société. Les règles relatives à la nomination du président, à la convocation, au quorum, etc. figurent dans l'acte de fiducie.

Type de réunion de la société n ° 8. Réunion des créanciers et contributeurs:

Ces réunions ont lieu lorsque la société est en liquidation afin de déterminer le montant total dû par la société à ses créanciers. L’objectif principal de ces réunions est d’obtenir l’approbation des créanciers et des contributeurs au stratagème de compromis ou de réarrangement visant à sauver la société des difficultés financières. Parfois, le tribunal peut également ordonner la tenue d’une telle réunion.

Lorsqu'une société souhaite modifier les droits des détenteurs de débentures, ces réunions se tiennent conformément aux règles énoncées dans l'acte de fiducie relatif aux débentures. Ils sont également détenus pour permettre à la société d’émettre de nouvelles débentures ou de modifier le taux d’intérêt payable aux porteurs de débentures. Le terme «contributif» couvre toute personne susceptible de contribuer aux actifs de la société lors de la liquidation de celle-ci.